Wie Sie Google Formulare Antworten teilen

Fast jedes Produktivitätstool, das heute hergestellt wird, ist auf Zusammenarbeit ausgelegt. Einfache Tools für Einzelanwender gehören fast der Vergangenheit an.

Google war ein Pionier im Bereich der Collaboration-Tools. Die gesamte Google Workspace Suite begann als einfache Cloud-basierte Alternative zu Microsoft Office, mit einer wichtigen Ausnahme: Sie wurde für die Zusammenarbeit entwickelt.

Kollaborationsfunktionen sind heute Standard, aber damals war das revolutionär. Es macht also Sinn, dass es eine Reihe von Möglichkeiten gibt, die Ergebnisse Ihrer Google Formulare gemeinsam zu nutzen. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie das geht.

Vorhandene Formulare sofort übertragen

Sie brauchen Ihre Online-Formulare nicht von Grund auf neu zu erstellen. Stattdessen übertragen Sie vorhandene Formulare und Beantwortungsdaten mit einem Klick in Ihr Jotform-Konto – so können Sie Daten erfassen, ohne einen Schritt zu überspringen.

Antworten auf einfache Weise teilen

Wenn Sie nur einer oder mehreren Personen ein paar Antworten zeigen möchten, ist das ganz einfach. Google Formulare sendet Ihnen standardmäßig eine E-Mail für jede Beantwortung. Leiten Sie einfach die E-Mail weiter, die Sie mit den Google Formulare Antworten erhalten haben, die Sie weitergeben möchten.

Aber lassen Sie uns sicherstellen, dass Sie alles richtig eingerichtet haben, um dies zu erreichen.

Öffnen Sie zunächst Ihr Formular und klicken Sie auf die Registerkarte Antworten. Die Registerkarten des Formulars befinden sich direkt über dem Formular, und die Registerkarte Antworten ist die mittlere.

Klicken Sie auf der Registerkarte Antworten auf das Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke.

Vergewissern Sie sich, dass im Dropdown-Menü ein Häkchen neben E-Mail-Benachrichtigungen für neue Antworten erhalten gesetzt ist.

Die Antworten werden direkt an das E-Mail-Konto gesendet, das Sie für die Anmeldung bei Google Formulare verwendet haben. Wann immer Sie eine Antwort auf Ihre Formulare in Ihrem Posteingang erhalten, können Sie die Antworten ganz einfach weiterleiten.

Das ist also der einfachste und direkteste Weg, Formularantworten weiterzugeben. Es ist aber auch die mühsamste und zeitaufwändigste Art, dies zu tun. Aber wenn Sie nur hier und da ein paar Antworten weitergeben müssen, ist diese Technik vielleicht alles, was Sie brauchen.

Aber dies ist das Zeitalter der Zusammenarbeit, und bei Google dreht sich alles um Zusammenarbeit. Sehen wir uns also jetzt Techniken an, mit denen Sie Antworten austauschen und mit Formularen und Daten gemeinsam mit anderen Personen interagieren können.

Zusammenarbeiten ist besser als teilen

Wenn Sie bereit sind, tatsächlich zusammenzuarbeiten, hält Google Formulare Ihnen den Rücken frei. Sie können wählen, ob Sie die Verantwortung für die Formularverwaltung, die Datenerfassung oder beides teilen.

Das Formular selbst gemeinsam nutzen

Wenn Sie sich mit anderen Personen zusammentun möchten, um die Verantwortung für die Verwaltung Ihres Formulars zu teilen, können Sie diese einladen, daran mitzuarbeiten. Klicken Sie zunächst auf den Button mit dem Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke neben Ihrem Profilbild.

Klicken Sie dann auf Mitbearbeiter hinzufügen.

Im oberen Feld mit der Aufschrift Personen, Gruppen und Kalenderereignisse hinzufügen können Sie beginnen, Namen und E-Mail-Adressen einzugeben. Google durchsucht automatisch Ihre Kontakte, damit Sie sie finden können.

Sobald Sie alle Personen hinzugefügt haben, mit denen Sie an dem Formular zusammenarbeiten möchten, klicken Sie auf Senden. Sie können auch entscheiden, ob Sie die Personen per E-Mail benachrichtigen möchten, dass Sie sie als Mitbearbeiter hinzugefügt haben oder nicht. Sie können auch eine benutzerdefinierte Nachricht einfügen, wenn Sie sie benachrichtigen.

Gemeinsame Nutzung der Ergebnisse

Die Zusammenarbeit mit anderen an Ihrem Formular ist eine großartige Möglichkeit, das ganze Team einzubeziehen. Aber das Erstellen und Bearbeiten von Formularen in Google Formulare ist so einfach, dass es in der Regel eine Aufgabe für eine Person ist.

Was Sie wirklich teilen möchten, sind wahrscheinlich die Antworten auf das Formular. Die Zusammenarbeit bei den Antworten ist genauso einfach wie die Zusammenarbeit bei der Erstellung der Formulare.

Um die Formularantworten weiterzugeben, wählen Sie erneut die Registerkarte Antworten. Klicken Sie dann auf Mit Google Sheets verknüpfen.

Jetzt können Sie Ihr Formular mit einem neuen oder bestehenden Arbeitsblatt verbinden. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Erstellen.

Die Tabelle, mit der Ihr Formular verknüpft ist, wird in einer neuen Registerkarte geöffnet.

Jetzt können Sie die Ergebnisse Ihres Formulars mit anderen teilen. Klicken Sie einfach auf den Button Freigeben in der oberen rechten Ecke.

Von dort aus ist das Hinzufügen von Personen dasselbe wie im Formular. Google findet Ihre Kontakte, sobald Sie deren Namen oder E-Mail-Adressen eintippen.

Lassen Sie uns nun über die Berechtigungen sprechen.

Verwaltung von Berechtigungen für die Zusammenarbeit

Nehmen wir an, Sie erheben sensible Daten über Ihr Formular. Sie möchten vielleicht, dass andere Personen die Antworten auf das Formular sehen oder kommentieren können, aber nicht bearbeiten. Oder Sie möchten, dass ein oder zwei Personen die Formulardaten bearbeiten können, aber niemand sonst.

Wenn Sie in Google Tabellen und anderen Google Workspace-Anwendungen arbeiten, können Sie von Fall zu Fall entscheiden, wer was tun darf. Sie können Zugriffsberechtigungen erteilen und Zugriffsstufen in der Option Freigeben in Google Tabellen festlegen, die wir oben besprochen haben.

Wählen Sie im Feld Freigabe aus, ob Einzelpersonen den Text ansehen, kommentieren oder bearbeiten dürfen. Jede Berechtigungsstufe umfasst alle Zugriffsrechte der vorherigen Stufe, d.h. Kommentatoren können anzeigen, Redakteure können kommentieren usw.

Diese Optionen sind jedoch in Google Formulare nicht verfügbar – nur in Google Tabellen. Wenn Sie wirklich gemeinsam an Ihren Formularen und Formularantworten arbeiten möchten, gibt es einen besseren Weg.

Hochentwickelte Tools für die Zusammenarbeit von Jotform

Jotform ist ein Tool zur Formularerstellung, das die Zusammenarbeit fördert.

Hier sehen Sie, wie sich Jotform abhebt:

• Die Funktionen: Google Formulare wurde ursprünglich als Add-on für Google Tabellen entwickelt und hat sich seitdem nicht wesentlich weiterentwickelt. Jotform verfügt über einen ausgefeilten Funktionsumfang mit tiefgreifenden Anpassungsoptionen, automatischer Berichterstellung und vielem mehr.
• Zusätzliche Tools: Jotform wird mit einer Reihe von Business-Tools geliefert, mit denen Sie Ihr Team noch weiter unterstützen können. So erfasst Jotform Tabellen Ihre Daten, ähnlich wie Google Tabellen, verfügt aber über viele weitere Funktionen, mit denen Sie Formulardaten verwalten und gemeinsam nutzen können. Jotform verfügt außerdem über ein Tool für elektronische Unterschriften, einen PDF-Editor und einen Generator für Genehmigungsworkflows, um die Zusammenarbeit noch einfacher zu gestalten.
• Integrationen: Jotform lässt sich dank einer Bibliothek mit mehr als 150 Integrationen mit anderen beliebten Webanwendungen (einschließlich Google Tabellen) verbinden. Das bedeutet, dass Jotform-Nutzer nicht nur untereinander zusammenarbeiten können, sondern dass auch die Plattform selbst mit anderen Tools zusammenarbeitet.

Die Nutzung von Jotform ist kostenlos und Sie können innerhalb weniger Minuten lernen, wie man es benutzt. Es gibt keine begrenzte Testphase und Sie müssen nur dann auf einen kostenpflichtigen Plan upgraden, wenn Sie höhere Limits für Formulare oder Beantwortungen benötigen. Melden Sie sich noch heute für Jotform an. Ihr ganzes Team wird sich darüber freuen.