Wie benutzt man QR-Codes, um die Anwesenheit mit Google Forms zu erfassen?

Das Erfassen der Anwesenheit ist eine wichtige, jedoch zeitaufwändige Aufgabe, egal ob für das Klassenzimmer, ein Event oder ein Seminar. Jedoch wie mit den meisten Prozessen, gibt es auch hier einen einfacheren Weg als Teilnehmer mit Stift und Papier aufzuschreiben.

Die Automatisierung der Anwesenheit benötigt keine besonderen Fähigkeiten. Sie können es mit QR-Code-Anwesenheitserfassung mit Google Forms machen. Google Forms ermöglicht es Ihnen, online Formulare zu erstellen, die Sie Teilnehmern senden können, mit welchen sich diese als anwesend markieren können.

Aber bedeutet das, dass Sie jede einzelne Einladung versenden müssen?

Nicht, wenn Sie QR-Codes benutzen. QR-Anwesenheitserfassung mit Google Forms ermöglicht es Ihnen, einen Code zu generieren, den Teilnehmer mit ihrem Smartphone scannen können, um Zugriff auf das Teilnahmeformular zu bekommen. Und so gehts.

Was sind QR-Codes und wie werden sie benutzt?

QR-Anwesenheitserfassung mit Google Forms funktioniert durch QR-Code-Technologie. Obwohl das vermutlich kompliziert klingt, ist es nicht viel komplizierter als ein normaler Strichcode im Supermarkt. QR-Codes sind einfach Strichcodes, die Information sowohl horizontal als auch vertikal speichern.

Diese extra Dimensionen bedeuten, dass Sie mehr Information in einen QR-Code stecken können, als in einen Barcode. Darüber hinaus haben moderne Smartphones fast immer die Funktion, QR-Codes mit der Kamera lesen zu können. Deshalb nutzen so viele Unternehmen in den letzten Jahren QR-Codes als kosteneffektive Art, um mit ihren Kunden zu interagieren.

Während der Pandemie, als Restaurants physische Speisekarten loswerden mussten, begannen sie mit der Nutzung von QR-Codes, um ihren Kunden kontaktlosen Zugriff auf Ihre Speisekarte zu ermöglichen. Alles, was die Gäste tun mussten, war einen QR-Code am Tisch scannen und auf ihrem Handy durch die Speisekarte zu scrollen. Diese Strategie war so effektiv, dass viele Restaurants sie weitergeführt haben, anstatt zu physischen Speisekarten zurückzukehren.

Wenn Sie die gleiche Technologie benutzen, ermöglichen Formulare zur QR-Anwesenheitserfassung mit Google Forms Ihnen, einen einzigartigen QR-Code zu generieren, den Teilnehmer scannen können, um auf Teilnahmeformulare innerhalb weniger Sekunden zugreifen zu können, sodass sie auf nervige Papierformular verzichten können.

QR-Anwesenheitserfassung mit Google Forms: Ein Schritt-für-Schritt-Prozess

Jetzt, da Sie verstehen, wie man QR-Codes für die Anwesenheit verwenden kann, erfahren Sie, wie Sie es mit Google Forms machen können.

1. Erstellen Sie Ihr Formular

Gehen Sie zur Google Forms Startseite und erstellen Sie ein neues Formular. Sie können aus einigen der dort vorhandenen Vorlagen wählen oder einfach Ihr eigenes Formular mit Feldern für Kontaktinformationen wie Name, E-Mail und ID-Nummer erstellen.

Mit Google Forms kann jede Person ihre Antworten einzeln einreichen, ohne die Antworten der anderen Teilnehmer zu sehen.

2. Generieren Sie einen URL Link für das Formular

Klicken Sie den Button Senden oben im Formular und dann das Link Symbol. Sie bekommen automatisch einen Link, den Sie kopieren können.

3. Wandeln Sie diesen Link in einen QR-Code um

Finden Sie ein Programm, das URLs in QR-Codes umwandeln kann (Google Forms hat ein Add-on, das Sie installieren können) und generieren Sie einen Code, der zu Ihrem Formular URL verlinkt.

4. Zeigen Sie den Code, wo Teilnehmer ihn sehen können

Jetzt, wo Sie ein QR-Code Bild haben, müssen Sie es nur an Ihre Teilnehmer verteilen. Sie können es auf einem großen Bildschirm im Veranstaltungsraum, auf einem Schild am Eingang oder sogar auf ausgedruckten Flyern für Beutel anzeigen.

5. Sammeln Sie Anwesenheitsdaten

Sobald das Event vorbei ist, können Sie die Anwesenheit mit dem Tab Antworten in Ihrem Google Formular prüfen. Dann können Sie die Daten in Google Sheets exportieren oder sie als .csv Datei herunterladen, indem Sie das grüne Spreadsheet-Symbol ganz oben klicken.

Eine Alternative zum QR-Code-Anwesenheit-Tracking mit Google Forms

Dienste wie der Online-Formulargenerator Jotform sind attraktive Alternativen zu Google Forms, wenn Sie eine andere Plattform verwenden oder den Prozess noch weiter vereinfachen möchten. Jotform bietet Hunderte von Formularvorlagen, die Sie verwenden können, um die Anwesenheitserfassung noch einfacher zu gestalten.

Unabhängig vom Anlass hat Jotform mit großer Wahrscheinlichkeit eine vorgefertigte Vorlage, die Ihren Anforderungen entspricht, von Formularvorlagen (wie Vorlagen für die Anwesenheit von Studenten und Mitarbeiter-Stundenzettel) bis hin zu Vorlagen für Tabellen (wie Vorlagen für die Anwesenheit von Schülern, Mitarbeitern und die tägliche Anwesenheit) und mehr.

Darüber hinaus können Sie dieselben Schritte, die für Google Forms funktionieren, auch für Jotform nutzen – ohne ein Add-on installieren oder einen Drittanbieter-QR-Code-Generator finden zu müssen.

Klicken Sie einfach auf den Tab Veröffentlichen im Jotform Formulargenerator. Sie werden einen Link zum Teilen des Formulars, sowie die Option zum Herunterladen eines QR-Codes mit diesem Link sehen oder Sie können ein Snippet des Codes kopieren, um es auf einer Website einzubetten. Jotform verfügt sogar über ein Widget, dass QR-Codes ganz einfach in Ihre Formulare einfügt. 

Es gibt einen Grund, wieso Jotform einer der beliebtesten Google Forms Alternativen auf dem Markt ist. Sobald Sie die Anwesenheit erfassen, können Sie auch erkunden, wie Sie Jotform Formulare mit Google Funktionen wie Google Drive und Google Kalender integrieren können. Sie können es Teilnehmern sogar ermöglichen, mit demselben Formular, mit dem Sie auch die Anwesenheit erfassen, für Dinge zu bezahlen.

Wie auch immer Sie sich entscheiden, die Automatisierung Ihrer Anwesenheitserfassung kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, organisiert zu bleiben und sich auf die Planung großartiger Veranstaltungen, Schulungen und mehr zu konzentrieren.