Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist ein digitales Dokument, das die Arbeitsunfähigkeit einer Person aufgrund von Krankheit oder Verletzung bestätigt. Sie ersetzt die traditionelle Krankschreibung in Papierform und dient als offizieller Nachweis für Arbeitgeber, Krankenkassen und Behörden. In Deutschland gibt es ein System namens “Krankschreibung” oder “Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung”. Allerdings können sich das Verfahren und die Vorschriften seither weiterentwickelt haben. Es ist immer ratsam, die neuesten Informationen zu prüfen oder sich bei einer örtlichen Behörde oder einem Arzt nach den neuesten Richtlinien zu erkundigen.

Wenn ein Arbeitnehmer in Deutschland aufgrund von Krankheit arbeitsunfähig war, musste er früher eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen. Die Krankschreibung dokumentiert die Dauer der Krankheit und die Unfähigkeit des Arbeitnehmers, seine Aufgaben zu erfüllen.

Was die elektronische Krankschreibung betrifft, so wurde in Deutschland über die Einführung elektronischer Versionen diskutiert, um den Prozess zu optimieren und den Verwaltungsaufwand zu verringern. Die Einführung und Verfügbarkeit elektronischer Krankschreibungen kann jedoch je nach Region und Gesundheitsdienstleister variieren.

Um die genauesten und aktuellsten Informationen über elektronische Krankschreibungen in Deutschland zu erhalten, empfehle ich Ihnen, sich an Ihren Arbeitgeber oder die örtlichen Gesundheitsbehörden zu wenden oder mit einem deutschen Facharzt zu sprechen, von dem Sie die neuesten Informationen und Richtlinien erhalten können.

Wer kann die eAU erhalten?

Die eAU kann von Personen beantragt werden, die in Deutschland beschäftigt und krankenversichert sind. Arbeitnehmer, die krank sind oder sich verletzt haben und eine Auszeit von der Arbeit benötigen, können eine eAU bei Ihrem behandelnden Arzt anfordern. Bitte beachten Sie, dass sich die Einführung der elektronischen Krankschreibung weiterentwickelt hat. Wir empfehlen Ihnen daher, die neuesten Informationen Ihres Arbeitgebers, der örtlichen Gesundheitsbehörde oder Ihres arztes zu berücksichtigen, um die genauesten und aktuellsten Informationen über die Berechtigung und Verfügbarkeit der elektronischen Krankschreibung in Deutschland zu erhalten.

Unterschiede zwischen AU und eAU

Die Unterschiede zwischen AU (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) und eAU (Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) liegen im Format und der Art der Ausstellung. Hier sind die wichtigsten Unterschiede:

Format: Die AU ist ein physisches Dokument, in der Regel ein Attest auf Papier, das von einem Arzt ausgestellt wird, um die Arbeitsunfähigkeit einer Person aufgrund einer Krankheit oder Verletzung zu bescheinigen. Im Gegensatz dazu ist die eAU eine elektronische Version der Krankschreibung, die digital erstellt und übermittelt wird.

Ausstellungsverfahren: Die AU wird in der Regel persönlich in einer Arztpraxis oder einer Gesundheitseinrichtung ausgestellt.  Der Arzt füllt das AU-Formular aus, unterschreibt es und händigt dem Patienten eine physische Kopie aus. Im Gegensatz dazu wird die eAU elektronisch vom Arzt oder Gesundheitsdienstleister erstellt und digital an den Patienten oder die zuständigen Behörden übermittelt.

Übermittlung: Die AU wird dem Patienten in der Regel in physischer Form ausgehändigt und es liegt in der Verantwortung des Patienten, sie an den Arbeitgeber oder die zuständigen Stellen zu übermitteln. Im Falle der eAU kann sie direkt von der Arztpraxis aus elektronisch an den Arbeitgeber der Patienten oder die zuständige Behörde übermittelt werden.

Verfügbarkeit: Die AU ist ein greifbares Dokument, das der Patient aufbewahren und vorlegen muss, wenn er von seinem Arbeitgeber oder den Sozialversicherungsträgern dazu aufgefordert wird. Andererseits kann die eAU vom Patienten oder dem Gesundheitsdienstleister digital gespeichert werden, so dass sie für eine spätere Verwendung oder Überprüfung leichter zugänglich ist.

Sind Krankschreibungen auf Papier vollständig verschwunden?

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU) in Papierform sind in Deutschland immer noch im Gebrauch. Die Umstellung auf elektronische Krankenscheine (eAU) hat jedoch an Dynamik gewonnen und einige Gesundheitsdienstleister und Regionen haben bereits elektronische Systeme eingeführt oder sind dabei, sie einzuführen. Auch wenn die eAU inzwischen die bevorzugte Methode ist, kann es immer noch Fälle geben, in denen Krankschreibungen auf Papier verwendet werden. Erfahren Sie mehr über den Übergangsprozess und die Faktoren, die zur allmählichen Abschaffung von Krankschreibungen auf Papier beitragen.

Was müssen Arbeitgeber bezüglich der elektronischen Krankmeldung tun?

Wenn in Deutschland elektronische Krankmeldungen (eAU) eingeführt werden, müssen Arbeitgeber bestimmte Schritte unternehmen, um sie angemessen zu berücksichtigen und zu behandeln. Während die spezifischen Anforderungen variieren können, finden Sie hier einige allgemeine Überlegungen:

1. Machen Sie sich mit dem System vertraut: Informieren Sie sich über die Einführung und Umsetzung der eAU in Ihrer Region. Verstehen Sie die Vorschriften, Richtlinien und Anforderungen der zuständigen Behörden.
2. Aktualisieren Sie die Richtlinien und Verfahren: Überprüfen und aktualisieren Sie die Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens in Bezug auf Krankentage und ärztliche Bescheinigungen, um Bestimmungen für die Annahme von elektronischen Krankmeldungen aufzunehmen. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern diese Richtlinien klar und deutlich.
3. Anerkennung der eAU: Legen Sie die akzeptablen Formate, die Übermittlungskanäle und alle erforderlichen Informationen zur Überprüfung fest.
4. Verifizierung: Entwickeln Sie ein System zur Überprüfung der Authentizität und Gültigkeit der von Ihren Mitarbeitern erhaltenen eAU. Dies kann eine Gegenprüfung der Informationen mit dem ausstellenden Gesundheitsdienstleister oder die Verwendung elektronischer Überprüfungssysteme beinhalten, je nach den verfügbaren Optionen.
5. Vertraulichkeit und Datenschutz: Stellen Sie sicher, dass Sie Maßnahmen ergreifen, um elektronische Krankmeldungen sicher zu handhaben und zu verwahren, die Vertraulichkeit zu wahren und die Datenschutzbestimmungen einzuhalten.
6. Aufbewahrung von Unterlagen: Richten Sie ein System ein, mit dem Sie elektronische Krankmeldungen ordnungsgemäß aufzeichnen und aufbewahren können. Bestimmen Sie die Dauer, für die Sie die elektronischen Aufzeichnungen aufbewahren müssen, und legen Sie Protokolle für die sichere Aufbewahrung fest.
7. Kommunikation: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter klar und deutlich über das Verfahren zur Einreichung elektronischer Krankmeldungen, die zulässigen Übermittlungswege und alle besonderen Anforderungen, die Sie beachten müssen.
8. Schulung und Unterstützung: Schulen und unterstützen Sie Ihre Personalverantwortlichen und Manager, damit sie die neuen Verfahren verstehen und elektronische Krankmeldungen effektiv bearbeiten können. Dazu gehört auch die Aufklärung über die Aspekte des Datenschutzes und der Privatsphäre.

Was müssen Krankenversicherungen bezüglich elektronischer Krankmeldungen tun?

Wie einfach die Einführung elektronischer Krankmeldungen (eAU) für Versicherungen ist, kann von mehreren Faktoren abhängen. Im Folgenden finden Sie einige Überlegungen, die sich auf die Einfachheit der Einführung von eAU auswirken können:

Integration in bestehende Systeme: Versicherungen müssen eAU in ihre bestehenden Schadenbearbeitungs- und Verwaltungssysteme integrieren. Wie einfach die Integration ist, hängt von der Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Systeme des Unternehmens ab.  Wenn die Systeme leicht geändert oder aktualisiert werden können, um eAU zu unterstützen, kann die Implementierung reibungsloser verlaufen. Wenn die Systeme jedoch komplexer oder starr sind, kann es mehr Aufwand und Ressourcen erfordern, eAU effektiv zu integrieren.

Zusammenarbeit mit Gesundheitsdienstleistern: Die Versicherungen müssen effektive Kommunikations- und Kooperationskanäle mit den Leistungserbringern im Gesundheitswesen einrichten, um die eAU zeitnah und korrekt zu erhalten. Wie einfach die Umsetzung ist, hängt von der Bereitschaft der Gesundheitsdienstleister ab, elektronische Systeme zu übernehmen und eAU elektronisch zu übermitteln. Eine enge Zusammenarbeit und Koordination mit den Leistungserbringern im Gesundheitswesen kann einen reibungsloseren Einführungsprozess ermöglichen. 

Datensicherheit und Datenschutz: Versicherungen müssen sicherstellen, dass die Umsetzung der eAU mit den Vorschriften zur Datensicherheit und zum Datenschutz in Übereinstimmung steht. Dazu gehört die Einführung zuverlässiger Maßnahmen zum Schutz elektronischer Daten und zur Gewährleistung der Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze. Die Implementierung geeigneter Sicherheitsprotokolle und -verfahren kann den Implementierungsprozess verkomplizieren, ist aber für den Schutz sensibler Informationen unerlässlich.

Rechtliche und behördliche Erwägungen: Versicherungen müssen sicherstellen, dass die rechtlichen und behördlichen Anforderungen in Zusammenhang mit der Einführung der eAU eingehalten werden. Dazu gehört das Verständnis und die Einhaltung der spezifischen Richtlinien der Aufsichtsbehörden. Die Komplexität und Einfachheit der Implementierung kann je nach geltenden Vorschriften variieren.

Insgesamt kann die Einfachheit der eAU-Implementierung für Versicherungen von der vorhandenen technologischen Infrastruktur, den Integrationsmöglichkeiten, der Zusammenarbeit mit Gesundheitsdienstleistern, der Einhaltung von Datenschutzvorschriften und dem verständnis der rechtlichen und behördlichen Anforderungen abhängen. Während es für einige Versicherungen relativ einfach sein kann, eAU zu implementieren, stehen andere möglicherweise vor größeren Herausforderungen, die eine sorgfältige Planung, die Zuweisung von Ressourcen und die Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen erfordern.

Verwenden Sie Jotform für Ihren eAU-Prozess

Jotform kann für Versicherungen bei ihrer Arbeit im Zusammenhang mit elektronischen Krankmeldungen (eAU) von Nutzen sein. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Jotform und ähnliche Plattformen zur Formularerstellung Versicherungen unterstützen könnten:

Benutzerdefinierte eAU-Formulare: Mit Jotform können Versicherungen benutzerdefinierte elektronische Formulare erstellen, die speziell für die eAU entwickelt wurden. Diese Formulare können so angepasst werden, dass sie alle notwendigen Felder und Informationen enthalten, die für die Bearbeitung und Überprüfung von Krankmeldungen erforderlich sind. 

Elektronische Unterschriften: Jotform unterstützt Felder für elektronische Unterschriften, die für die Validierung von eAU-Formularen unerlässlich sind. Versicherungen können diese Funktionen aktivieren, so dass die Versicherten ihre digitale Unterschrift leisten können, wie es die Vorschriften verlangen.

Datenerfassung und -verwaltung: Jotform bietet eine einfach zu bedienende Schnittstelle für die Erfassung und Verwaltung von Übermittlungen von eAU-Formularen. Versicherungen können alle relevanten Informationen von den Versicherten erfassen, einschließlich ihrer persönlichen Daten, des Krankheitdatums, der voraussichtlichen Dauer der Abwesenheit und aller zusätzlichen Informationen, die für die Bearbeitung von Ansprüchen erforderlich sind.

Integrationen und Automatisierung: Jotform bietet Integrationen mit anderen Werkzeugen und Plattformen, wie Tabellen, Cloud-Speicherdiensten oder CRM-Systemen. Dadurch können Versicherungen ihre Prozesse optimieren, indem sie die Daten des eAU-Formulars automatisch an die gewünschten Zielorte übertragen und so die Verfolgung und effiziente Bearbeitung von Schadensfällen erleichtern.

Datensicherheit und Konformität: Jotform legt großen Wert auf Datensicherheit und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Jotform stellt sicher, dass sensible Informationen, die über eAU-Formulare gesammelt werden, in Deutschland geschützt sind, und achtet dabei auf sichere Datenspeicherung, Verschlüsselung und Standards wie DSGVO und HIPAA.

Zusammenarbeit und Kommunikation: Jotform bietet Optionen für die gemeinsame Nutzung von eAU-Formularen über verschiedene Kanäle, z. B. die Einbettung in Websites, die gemeinsame Nutzung von Formularlinks oder den direkten Versand von Formularen per E-Mail. Dies erleichtert die Kommunikation zwischen Versicherungsunternehmen, Versicherten und Gesundheitsdienstleistern, die am eAU-Prozess beteiligt sind. Neben diesen Akteuren können auch die staatlichen Arbeitsagenturen einbezogen werden.

Arbeitsablauf-Automatisierung: Jotform bietet Funktionen zur Arbeitsablauf-Automatisierung, die es Versicherungen ermöglichen, automatisierte Prozesse für die Bearbeitung von eAU-Formularen zu erstellen. Dies kann die Weiterleitung von Formularen an die entsprechenden Abteilungen, Personen oder auch die Agentur für Arbeit,  die Einrichtung von Benachrichtigungen und die Erstellung von Auslösern für bestimmte Aktionen auf der Grundlage von Formularantworten umfassen.

Jotform Approvals vereinfacht und automatisiert den Genehmigungsprozess und reduziert den Bedarf an manueller Koordination und Formalitäten.Jotform Approvals bietet Transparenz, verantwortlichkeit und eine effiziente Kommunikation zwischen den am Genehmigungsprozess beteiligten Personen und ermöglicht es Unternehmen, ihre Entscheidungsprozesse zu straffen. Die Genehmiger können verschiedene Aktionen für die Übermittlung von Formularen durchführen, z.B. genehmigen, ablehnen oder weitere Informationen anfordern. Die verfügbaren Aktionen können je nach spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Alle Formularantworten, Genehmigungsaktionen und zugehörigen Daten werden sicher in Jotform gespeichert. Benutzer können auf die erfassten Daten zugreifen und sie für weitere Analysen oder die Integration in andere Systeme exportieren.

Jotform kann Versicherungen zwar bei der Verwaltung von eAU-Formularen unterstützen, aber es ist wichtig zu beachten, dass die spezifische Implementierung und Integration in eAU-Prozesse zusätzliche Schritte und Überlegungen erfordern kann, die auf die Anforderungen und Konformitätsstandards der jeweiligen Versicherung abgestimmt sind. Es ist ratsam, sich mit den jeweiligen Akteuren, einschließlich Rechtsberatern und IT-Experten abzustimmen, um die Einhaltung der spezifischen Vorschriften für eAU in Ihrer Region sicherzustellen.