5 Tipps zur Optimierung des Arbeitsablaufs

Haben Sie jemals Bar Rescue gesehen? In jeder Folge geht es um eine Bar, die einst der angesagteste Ort der Stadt war, jetzt aber im Niedergang begriffen ist und nicht weiß, warum, bis der Star der Sendung, Jon Taffer, einen genauen Blick auf ihre Standardpraktiken wirft. Man könnte sagen, Taffer führt eine Workflow-Analyse durch, die unweigerlich das Geschäft rettet.

Jedes Unternehmen kann von einer Workflow-Analyse profitieren, die Möglichkeiten zur Optimierung und Verbesserung der täglichen Geschäftsabläufe und Prozesse aufzeigt.

Eine gründliche Workflow-Analyse kann aufzeigen, wo Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren, unnötige Schritte in Ihrem derzeitigen Arbeitsablauf eliminieren oder Aufgaben anderen Mitarbeitern zuweisen könnten. Auf diese Weise können Sie Ineffizienzen, Lücken und Engpässe beseitigen, die einen reibungslosen Geschäftsablauf verhindern.

Sobald Sie die Analyse durchgeführt haben, ist es an der Zeit, die gewonnenen Erkenntnisse anzuwenden, um Ihre Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Dies wird als Workflow-Optimierung bezeichnet, deren Ziel es ist, eine reibungslose Arbeitsumgebung zu schaffen, in der Aufgaben ohne vermeidbare Verzögerungen erledigt werden.

Erfolgreiche Workflow-Optimierung bedeutet, dass Sie die Anforderungen interner Stakeholder und Kunden erfüllen können, ohne dass sich Aufgaben wiederholen oder Fristen aufgrund erheblicher Verzögerungen verschoben werden müssen.

Um Ihre eigenen Arbeitsabläufe zu verbessern, sollten Sie diese fünf Tipps zur Optimierung von Arbeitsabläufen beachten.

1. Setzen Sie Ziele für Ihre Arbeitsabläufe

Bevor Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren können, müssen Sie wissen, wie sie funktionieren sollen und welche Ziele sie erreichen sollen. Nachdem Sie Ihre Arbeitsabläufe analysiert haben, können Sie SMART-Ziele (spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert) festlegen, um Ihr Unternehmen voranzubringen.

Sie könnten zum Beispiel feststellen, dass es im Durchschnitt 30 Tage dauert, bis die Mitarbeiter eine Spesenerstattung erhalten. Ihr SMART-Ziel für einen Workflow zur Genehmigung von Spesenerstattungen könnte sein, dass alle Spesenerstattungen innerhalb von 14 Tagen genehmigt und bearbeitet werden, und zwar ab dem nächsten Monat, wenn Sie Ihren optimierten Workflow implementieren.

2. Erwägen Sie den Einsatz von Workflow-Management-Software

Ihre Workflow-Analyse wird wahrscheinlich Aufgaben aufdecken, die automatisiert werden können und feststellen, wo in Ihren aktuellen Prozessen Aufgaben durch die Maschen fallen. So kann es beispielsweise sein, dass bei der Erstattung von Mitarbeiterausgaben ein Manager eine genehmigte Spesenabrechnung per E-Mail an die Lohnbuchhaltung schicken muss, wo sie im Posteingang verschwindet.

Eine Workflow-Management-Software könnte Erinnerungen an die Person senden, die für die Eingabe der Ausgaben in das Gehaltsabrechnungssystem und die Gutschrift des Betrags auf dem Gehaltsscheck des Mitarbeiters zuständig ist.

3. Nutzen Sie die Automatisierung wo immer möglich

Wenn Sie viele sich wiederholende Geschäftsprozesse analysieren, wie z. B. die Erstattung von Mitarbeiterausgaben, werden Sie feststellen, wo Automatisierung hilfreich sein kann. So könnten Sie beispielsweise bestimmte wiederkehrende Ausgaben von Mitarbeitern, wie monatliche Handyrechnungen, automatisch genehmigen lassen, wenn sie einen bestimmten Schwellenwert nicht überschreiten.

Die Automatisierung kann bei vielen anderen Arbeitsabläufen einen großen Unterschied machen, z. B. bei der Erstellung von Verträgen und dem Versand von Rechnungen. Diese Art der Automatisierung kann Dokumente für Sie erstellen und sie mit minimalen manuellen Eingriffen versenden sowie Erinnerungen an die Parteien senden, um den Vertrag zu unterzeichnen bzw. eine Zahlung zu leisten.

Ein wichtiges Ziel der Workflow-Optimierung ist die Verringerung der Zeit, die für die Erledigung wiederkehrender Aufgaben benötigt wird. Mit der Automatisierung erledigt die Software die mühsamen Aufgaben, so dass Ihre Mitarbeiter die Arbeit erledigen können, die nur Menschen erledigen können.

4. Schaffen Sie standardisierte Prozesse 

Die Workflow-Optimierung ist eine gute Möglichkeit, Prozesse zu standardisieren, die Sie in Ihren Arbeitsablauf aufnehmen möchten. Auf diese Weise können Sie prüfen, wie die Dinge ablaufen sollten, damit Sie von Anfang an über Kontrollen verfügen, um die Dinge in Gang zu halten.

Ihr Spesenerstattungsprozess ist vielleicht immer noch informell, d. h. ein Vorgesetzter genehmigt die Spesenabrechnung eines Mitarbeiters und jemand in der Buchhaltung stellt ihm einen Scheck aus.

Dies ist eine gute Gelegenheit, eine standardisierte Spesenabrechnung für Mitarbeiter zu erstellen und die Person zu benennen, an die der Vorgesetzte des Mitarbeiters die genehmigte Spesenabrechnung senden muss. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die richtige Person die Abrechnung erhält und sie umgehend bearbeiten kann.

5. Dokumentieren Sie Ihre optimierten Arbeitsabläufe

Nach Abschluss der Workflow-Optimierung sollten Sie Ihre Arbeitsabläufe gründlich dokumentieren. Damit haben Sie eine gute Ausgangsbasis für künftige Workflow-Analysen. Durch die Dokumentation werden die derzeitigen Mitarbeiter mit den Arbeitsabläufen vertraut gemacht und es wird eine logische Grundlage für die Schulung neuer Mitarbeiter geschaffen.

Es wird immer Raum für die Optimierung von Arbeitsabläufen geben, wenn Ihr Unternehmen wächst, sich Prozesse ändern und sich die Technologie weiterentwickelt. Wenn Sie auf Ihre Arbeitsabläufe achten, werden Sie immer wieder neue Möglichkeiten finden, Ihre Zeit auf strategische Initiativen zu konzentrieren, anstatt auf Prozesse, die weitgehend automatisiert werden können. Eine regelmäßige Analyse und Optimierung der Arbeitsabläufe ermöglicht es Ihnen, Ihr Unternehmen am Laufen zu halten, ohne dass Sie Jon Taffer hinzuziehen müssen, der Ihnen sagt, was Sie tun sollen.