Jotform Formular mit einem Outlook Kalender verbinden?

Hello Support

Ist es möglich ein Jotform Formular mit einer Outlook-Kalender Sitzungszimmerbuchung

zu verbinden?

Ich möchte dass jeder der eine Sitzungszimmerbuchung macht, immer mein JotForm- Formular sieht oder automatisch erhält und gezwungen ist es auszufüllen.

Kann ich dann das Formular über den Kalender Posteingang erhalten?

Ist das technisch möglich? Was muss unsere IT machen/einrichten damit es funktioniert?

Merci für euer Feedback!

Hallo,

Ich versuche aus Ihren beiden Tickets ein Bild für mich zusammenzustellen:

Sie haben einen Outlook-Kalender über den Menschen ein Sitzungszimmer buchen können. Korrekt?
Sie möchten jetzt den folgenden Ablauf erzeugen:

1. beim Klick auf den Sitzungszimmer Kalender ein Formular aufrufen
2. dort am liebsten die offenen Termine angezeigt bekommen und dann nach Absenden
3. Den gebuchten Termin im Kalender erscheinen lassen.

Ich hoffe, ich habe das soweit richtig verstanden.

Zu Punkt 1:

Um beim Klick auf den Kalender ein Formular aufzurufen, müsste Ihre IT wohl den Kalender programmieren, das er bei Klick auf die URL des Formulars lenkt. wo-finde-ich-meine-formular-url

Sie könnten alternativ natürlich zur Buchung IMMER direkt auf das Formular und nicht auf den Kalender umleiten. Dieser könnte dann nach Punkt 3 angezeigt werden.

Zu Punkt 2:

Die zu Beginn schon belegten Termine können Sie im Termin-Feld des Formulars eingeben und dort dann auch alle weiteren möglichen Termine auflisten. Schon belegte Termine aus einem Kalender in Jotform zu übernehmen funktioniert leider nicht. hier etwas mehr Information zum Termin-Feld How-to-schedule-an-appointment/

Zu Punkt 3:

Den ausgewählten Termin dann im Kalender erscheinen lassen können Sie mithilfe der Zapier Integration zu Outlook. https://zapier.com/apps/jotform/integrations/microsoft-outlook So können Sie die Termine im Kalender erzeugen und dann anzeigen lassen.

Kann ich dann das Formular über den Kalender Posteingang erhalten?

Sie können von jedem abgeschickten Formular eine Benachrichtigung als E-Mail erhalten. Ich denke auch über die Zapier Integration können Sie eine E-Mail an Sich selbst auslösen lassen. E-Mail-Benachrichtigungen in Jotform einrichten

Ich hoffe, ich konnte Ihnen ein wenig bei der Problemlösung helfen. Bitte kommen Sie gerne mit weiteren Fragen auf uns zu.

Danke für die Info. Ich glaube ich konnte nicht genau beschreiben was ich meine. sorry.

Alle unsere internen Mitarbeiter von mehreren Standorten können Buchungen für unser Sitzungszimmer machen:

Dieses Sitzungszimmer hat eine eigene E-Mail Adresse und einen eigenen Kalender.

Ich bin zuständig für die Organisation und Bereitstellung von Getränken, Lunch-Catering, Material und Buchung von Parkplätzen, deshalb muss ich wissen was für diese Sitzungen/Meetings benötigt wird. Ich habe ein Jotform Formular erstellt auf dem alle für mich erforderlichen Punkte ausgefüllt werden muss, damit ich alles Planen kann.

Mein Wunsch ist dass jede Person die eine Kalenderbuchung z. B. Mr. X bucht von 08:00-16:00 bzw. den Raum bucht, automatisch mein Formular irgendwie bekommt und gezwungen wird es ausfüllen. (Nachdem er seine Kalenderbuchung gemacht hat).

Dieses ausgefüllte Formular muss dann irgendwie in den Mail-Posteingang des Kalenders geschickt werden, damit ich es öffnen und lesen kann, damit ich alle wichtigen Informationen zur Organisation habe.

Hallo,

Vielen Dank für die Erklärung!

Sie könne mit Zapier einen sogenannten Zap erstellen, der nach Erstellung eines Events in einem Outlook Kalender eine E-Mail verschickt. Diese E-Mail enthält dann den Link (unter VERÖFFENTLICHEN) Ihres Formulars. Hier ein Beispiel für einen solchen Zap, der eine E-Mail nach einem Event-Eintrag verschickt: https://zapier.com/shared/48d59e0e62f443aae646d93871cba6db5e9a3ea1

Im Text der E-Mail können Sie vielleicht zusätzlich schreiben, dass es erst eine feste Zusage des Termins gibt, wenn das angehängte Formular ausgefüllt ist ... um die Dringlichkeit zu erhöhen.

Um dann sowohl dem Sitzungszimmer per E-Mail zu benachrichtigen, wenn das Formular ausgefüllt wurde, als auch den Ersteller des Termins können Sie zwei E-Mail-Antworten in Ihrem Formular einrichten, die nach dem Ausfüllen verschickt werden.

An das Sitzungszimmer schicken Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail mit dem Inhalt, der automatisch erzeugt wird. Dort sind alle Formular-Felder mit den passenden Eingaben enthalten. Hier müssen Sie unter Empfänger allerdings die E-mail des Sitzungszimmers angeben. Wie Sie eine E-Mail-Benachrichtigungen-einrichten

An den Ersteller des Events schicken Sie eine automatische Antwort. In dieser können Sie entweder auch die ausgefüllten Felder anzeigen lassen oder den Text der E-Mail so bearbeiten, dass Sie nur die wichtigsten Eingaben wiederholen.
Wie Sie eine-automatische-Antwort-einrichten

Ihre IT muss also wenn überhaupt (Ich denke das können Sie wohl auch) einen Zap in Zapier einrichten und dann kann Ihr Sitzungszimmer E-Mails mit dem gewünschten Formular verschicken.

Melden Sie sich gerne bei weiteren Fragen.