Kurumsal

TEKNİK İNCELEME

Technology for nonprofits: Building trust and increasing impact

Sivil toplum kuruluşları için teknoloji: güven oluşturmak ve etkiyi artırmak

Nonprofits employ 12.3 million people and spend almost $2 trillion a year in the U.S. — from billions in payroll costs to everyday expenses like food and rent. But inflation, interest rate hikes, and market uncertainty have pushed organizations to make the most of limited resources. With prices on the rise, nonprofits are fighting to meet the needs of those they serve while losing volunteers to high gas prices and scrambling to recruit and retain staff.

Without enough staff to meet their needs, some nonprofits are struggling to deliver on their promises. If nonprofits can’t put donations to good use — or prove they’re using their resources effectively — they’ll lose the trust that keeps them operational.

“The public wants to see nonprofits consistently deliver on their promises. This is the most important trust variable across current and likely nonprofit donors as well as across generations.”

That’s why nonprofits need to leverage the right technology to fill the gaps and help reach their potential. From donation management platforms to online payment processing tools, nonprofits can use no-code online software to prioritize innovation and community-building.

Over the next few chapters, we’ll discuss why digital transformation for nonprofits is essential to control costs, deepen engagement, and prove impact, plus how to create a successful digitization strategy.

How nonprofit technology solutions help control operating costs

Compared to for-profit companies, one of the biggest challenges nonprofits face is a lack of operating funds. According to the Nonprofit Finance Fund, less than 25 percent of nonprofits have more than six months of cash in reserve — and 10 percent have less than a month’s worth. Without consistent, adequate funding, nonprofits may not be able to pay employees fairly or host fundraisers, let alone keep their doors open long enough to impact their community and cultivate donor trust.

Less than 25 percent of nonprofits have more than six months of cash in reserve.

10 percent have less than a month’s worth.

Ne kadar az paranız olursa çalışanlarınızı o kadar az destekleyebilirsiniz. Ne kadar çok çalışan ve gönüllü kaybederseniz (özellikle değişken bir piyasada), o kadar az iş başarabilirsiniz. Ancak sivil toplum kuruluşlarına yönelik teknoloji çözümleriyle kuruluşlar daha verimli çalışabilir.

Kodsuz çözümlerle sistemleri güçlendirin

Doğru teknoloji ile kuruluşunuz, departmanlarınızın çabalarını birleştiren süreçler oluşturabilir. Kodsuz teknoloji çözümleri, sivil toplum kuruluşlarının programlama deneyiminden bağımsız olarak güçlü uygulamalar ve iş akışları oluşturmasına olanak tanıyarak uzman bir BT ekibine olan ihtiyacı sınırlandırır.

Gömülü üçüncü parti entegrasyonları sayesinde, bu programların çoğu mevcut süreçleri ve farklı programları birleştirip herkesin erişebileceği tek bir çözüm olarak hizmet vererek iş birliğini artırır. Bulut tabanlı programlar aynı zamanda sivil toplum kuruluşlarının saldırılara ve yoğun trafik zamanlarında çökmelere karşı savunmasız olan sunuculara güvenmesinin de önüne geçer.

Sivil toplum kuruluşları, bu tür bir teknoloji ile;

  • Sivil toplum kuruluşunun büyüklüğüne, bütçesine ve misyonuna uygun özelleştirilmiş süreçler oluşturabilir,
  • Bağışçıları, gönüllüleri, personeli, envanteri ve bağış toplama etkinliklerini birkaç platform yerine tek bir güvenli platformda yönetebilir,
  • Yinelenen kayıtları azaltarak veya ortadan kaldırarak mevcut sistemleri geliştirebilir,
  • Her zaman, her yerde ve her cihazdan güvenli ve hızlı bir şekilde veri toplayabilir, işleyebilir ve yönetebilir,
  • Zaman ve para israfına neden olan manuel dosyalama sistemlerini değiştirebilir,
  • Bağış kabulü gibi faaliyetler için geri dönüş sürelerini hızlandırarak geliri artırabilirler.

Örneğin, bir bağış toplama yemeğini planlama sürecini ele alalım. Tek bir platformda etkinlik organizatörleri, tema fikirlerini paylaşabilir ve pazarlamacılar broşürler ve sosyal medya tanıtımları için tasarımları ve yaratıcı materyalleri hızla onaylayabilir. Online formlar otomatik olarak davet yanıtlarını toplarken, çalışanlar da satıcılardan teklif toplamak ve teklifleri karşılaştırmak için aynı programı kullanabilir. Bunun gibi sivil toplum kuruluşlarına yönelik teknoloji çözümleri, manuel süreçleri dijitalleştirerek kuruluşların iletişim, üretkenlik ve yaratıcılıklarını geliştirmelerine yardımcı olur.

Süreçleri ve iş akışlarını otomatikleştirin

Düşük ücret ve yüksek talepler, sivil toplum kuruluşu çalışanlarının yıpranmasına neden oluyor: Sivil toplum kuruluşu çalışanlarının yüzde 45'i 2025 yılına kadar yeni bir iş arayışına girecek (yüzde 23'ü sivil toplum sektöründe kalmamayı tercih edecek). Bir çalışan kalsa bile, bu, kuruluşların başarılı olduğu anlamına gelmiyor. İş stresi, tüm zamanların en yüksek seviyesinde ve iş yerinde endişe, üzüntü ve öfkeyi artırıyor.

Sivil toplum kuruluşu çalışanlarının yüzde 45'i 2025 yılına kadar yeni bir iş arayışına girecek.

Bunların yüzde 23'ü, sivil toplum sektörünü bırakacaktır.

Çalışanlara yardımcı olmanın bir yolu da işi otomatikleştirmektir. Süreç ve iş akışı otomasyonu, önemsiz yükleri ortadan kaldırarak çalışanların kuruluşun misyonuna katkıda bulunan görevleri tamamlamalarına olanak tanır. Örneğin, çalışanlar, bağışçıların hediye tutarlarını bir elektronik tabloya manuel olarak girmek yerine, yerel bir fuar için stant ayrıntılarını onaylayabilir, bir hibe ofisinden gelen bir telefona geri dönebilir veya sürekli büyüyen bir bağış toplayıcılar için yapılacaklar listesini ele alabilir.

Automation empowers workers by giving them more control over how they complete assignments, which can combat feelings of a lack of control, a commonly cited cause of workplace stress. For instance, an organization can streamline various elements of gala planning, including invitation design. Once an employee customizes an invitation template with branded fonts, colors, and messaging, they can instantly send it to the event planner. Automated processes also decrease mistakes — which are time-consuming to correct and cost companies millions per year.

Buna ek olarak, iş akışı sistemleri, çalışan ve gönüllülerin işe alım sürecini hızlandırır. Yeni çalışanlar veya gönüllüler birkaç tıklamayla evrak işlerini tamamlayabilir, oryantasyonları planlayabilir ve eğitim videolarını izleyebilirler, ve bunların hepsini evlerinden yapabilirler. Sonuç olarak, ilk haftaları daha düzenli ve üretken geçer. İşe alım deneyimi ne kadar güçlü olursa, yeni işe alınanların bir kuruluşta kalma olasılığı o kadar yüksek olur ve gönüllüler de hizmetleri boyunca o kadar memnun ve hazırlıklı olurlar.

Kolaylaştırılmış raporlama yapıları, sivil toplum kuruluşları için teknolojinin bir başka avantajıdır. İster bağışları uygun kampanyalara tahsis ediyor ister bağış toplama bütçesini onaylıyor olun, otomatik bildirimler ve onay yönlendirmeleri, dahili operasyonların günlerce gelen kutusunda takılı kalmasını değil, düzenli ve hareketli olmasını sağlar.

Yetenek havuzunuzu optimize edin

Sivil toplum kuruluşlarına yönelik teknoloji çözümleri, çalışanların daha az zamanda daha çok iş yapmasına olanak tanıyarak maliyetleri kontrol etmeye yardımcı olur ve çalışanların yeteneklerinin etkisini artırır.

Düşük ücret ve zorlu çalışmanın yanı sıra, profesyonel gelişim eksikliği de birçok kişinin sivil toplum sektörünü terk etmesine neden olmaktadır. İnsanlar, özellikle mesleki gelişimin ve liderlik gelişiminin başkalarına hizmet etmek için daha fazla fırsatla sonuçlanabileceği sivil toplum kuruluşlarında yaptıkları işten tatmin olmak isterler. Kullanıcı dostu bir arayüze sahip kodsuz teknoloji, çalışanlara yeni topluluk merkezleri açmaktan yerli öğrencilere burs fırsatları sağlamaya kadar bir amaca yönelik tutkularını sonuçlara dönüştürmeleri için araçlar sunar. Örneğin, sürükle-bırak işlevi, bir çalışanın hibe başvuruları için birden fazla şablon oluşturmasını ve çoğaltmasını sağlar. Özelleştirilebilir bir çalışan kontrol paneli, bir hibe yazma ekibindeki herkesin ilerlemeyi görüntülemesine ve birden fazla başvuruyu yönetmesine olanak tanır.

Bazı sivil toplum kuruluşları, artık birçok çalışanın beklediği uzaktan çalışma seçeneklerini sunarak çalışanların zamanını en verimli şekilde kullanmasını sağlayabilir ve genel giderleri azaltabilir. Hatta işe bağlı olarak uzaktan çalışma fırsatlarını gönüllülere bile sunabilirsiniz.

Çalışanlarınızın her yerden çalışmasına izin vermek, çalışanların memnuniyeti ve kurumda kalmaları için faydalı olacaktır. Online araçlar ve dahili mobil uygulamalar sayesinde gönüllüler ve çalışanlar, her gün ofise gitmeden de fark yaratabilir. Bu, özellikle bir ilçe veya eyalet genelinde birden fazla yerde faaliyet gösteren sivil toplum kuruluşları için faydalıdır.

How technology solutions for nonprofits improve transparency and donor engagement

Sivil toplum kuruluşlarınızın uzun ömürlülüğünü ve etki alanını belirleyen finansmanın çoğunu bağışçılar sağlar. Sonuç olarak, bağışçılar ile ilişkilerinizi iletişim ve güven çerçevesinde sürdürmeniz gerekir.

Amerikalı yetişkinlerin yaklaşık yüzde 60'ı sivil toplum kuruluşlarına güveniyor olsa da bu güveni hafife almamak gerekir. Bu kuruluşlar şeffaflığı artırarak sürekli olarak güven kazanmalı ve kuruluşa olan bağlılığı derinleştirmelidir. Bağışçılar sivil toplum kuruluşlarının etik davrandığını ne kadar çok algılarsa, bir kuruluşa güvenme ve bağış yapmaya devam etme olasılıkları da o kadar artar. Sivil toplum kuruluşları, hem bağışçılar hem de genel kamuoyu arasında güveni geliştiren şeffaflığı sürdürmeye yardımcı olmak için teknolojiyi kullanabilir.

Amerikalı yetişkinlerin yaklaşık yüzde 60'ı sivil toplum kuruluşlarına güvenmektedir.

Bağışçı Anketleri

Online anketler, mevcut ve potansiyel bağışçılarla daha fazla etkileşim kurmanın en kolay yollarından biridir. Geri bildirim taleplerinden etkinlik değerlendirmelerine kadar, anketler, bağışçılarınız hakkında daha fazla bilgi edinmenize ve potansiyel yeni bağışçıları belirlemenize yardımcı olur. Daha sonra bağışçılarınızın endişelerine hitap eden ilgili çağrıları uyarlayabilirsiniz. En önemlisi de bağışçılarınıza görüşlerinin sivil toplum kuruluşunuzu nasıl yönettiğinizi doğrudan etkileyecek kadar önemli olduğunu hatırlatabilirsiniz.

Online Formlar

Formların dijital ortama aktarılması, gönüllü alımını ve bağış işlemlerini anında kolaylaştırır. Sivil toplum kuruluşlarının, online formlar oluşturmak ve paylaşmak için doğru programları kullanarak zamandan, paradan ve depolama alanından tasarruf edebilir. Online formlar (online ödeme işleme sistemleri aracılığıyla) elektronik bağışları da mümkün kılar, bu da bağış yapmayı daha kolay hale getirir. ABD'de 300 milyondan fazla kişinin akıllı telefonu olduğundan, mobil uyumlu formlar oluşturan bir online form oluşturucu, bağışçılara hizmet vermek için kritik öneme sahiptir.

Bağışçılar için özelleştirilmiş ve otomatikleştirilmiş teşekkür mesajları

Her bağışçıya samimi, kişiselleştirilmiş bir teşekkür e-postası veya mektubu göndermek ideal olsa da kuruluşunuz büyüdükçe bu gerçekçi olmayacaktır. Bir sonraki en iyi seçenek, bağışçı teşekkür mesajlarını özelleştirmek için teknolojiyi kullanmaktır.

Sivil toplum kuruluşlarına yönelik çeşitli teknoloji çözümleri, bağışçı teşekkür mektuplarını veya e-postalarını bağış formlarındaki bilgilerle önceden doldurarak ve hatta teslimat bölgelerine göre indirimli posta ücretleri sağlayarak iletişimi kolaylaştırır. Bazı programlar, bağışçıların ilgisini çekmenin ve destekleri için onlara teşekkür etmenin gerçekten kişisel bir yolu olan teşekkür videoları oluşturulmasına olanak tanır.

Dinamik e-bültenler

Sivil toplum kuruluşları için popüler bir iletişim yöntemi olan e-bültenler bağışçılar için çok değerlidir. E-bültenler, amacınıza yönelik tutkuyu harekete geçirmenin ve hedef kitlenizle ilişkilerinizi güçlendirmenin harika bir yoludur, ki bu da düzenli bağış alma şansınızı artırır.

"Bağışçılarla iki yönlü zengin bir iletişimi kolaylaştıran ve bağışçı beklentilerindeki değişimlere ayak uydurmak için gerekli araçları sağlayan teknolojilere yatırım yapın."

Bir e-bülten programı, sivil toplum kuruluşlarının mevcut ve potansiyel bağışçıları daha iyi hedeflemek için içerik oluşturmasına, planlamasına ve çeşitli e-posta listelerini devam ettirmesine yardımcı olur. Kullanıcılar, tamamlanmış projeler, kampanya istatistikleri veya yakın tarihli bir bağış kampanyasından faydalanan kişiler hakkındaki hikayeleri paylaşmak için güçlü ve cesur görüntü ve videoları kolayca ekleyebilirler. Online şablonlar ile tasarım deneyimi olmayanlar bile sene başından bugüne kadarki istatistikleri madde işaretli bir listede vurgulamak yerine öne çıkarmak için göz alıcı açıklama kutuları oluşturabilir.

Özel bağışçı portalları, uygulamaları ve deneyimleri

Sivil toplum kuruluşlarına yönelik teknoloji çözümlerinin birçoğu, bağışçı uygulamaları ve portalları oluşturmak için araçlar sunar. Bu bağışçı yönetim sistemleri, bağışçıların değerli bilgilere, tartışma panolarına ve daha fazlasına erişmesini sağlar.

Bu uygulamalar ve portallar aracılığıyla, zaman içindeki performansınızı, kuruluşunuzun mali durumunun genel bir özetini ve devam eden projeler ile yaklaşan etkinliklerin listelerini paylaşarak bağışçılarınızla bağlantı kurabilirsiniz. Bağışçılarınızı kademelere göre gruplandırırsanız, online portallar belirli gruplara özel bilgiler vermenize olanak tanır ve büyük bağışların insanlara nasıl yardımcı olduğunu veya belirli projelere nasıl katkıda bulunduğunu detaylandırarak onlarla ilişkinizi derinleştirmenizi sağlar.

Özelleştirilmiş bağışçı portalları ayrıca yaklaşan etkinlikler, gönüllü fırsatları, indirilebilir mali tablolar, kurumsal hedeflerdeki ilerleme ve son başarılarla ilgili haberler hakkında bilgiler de içerebilir. Gönüllülerin amacınız için çalıştıkları saatleri takip etmeleri veya çalışmalarının maddi değerini ölçmeleri için portallar oluşturmayı düşünün.

Güvenli bir şekilde bağışçı verilerini toplama

Dijital veri toplama, sivil toplum kuruluşlarının bağışçı veri tabanlarını güncellemelerine ve bağışçı etkileşimlerini kişiselleştirmelerine olanak tanır. İsim ve adres gibi temel bilgilerin ötesinde, bağışçıların bağış yapma alışkanlıkları ve kuruluşunuzla olan diğer etkileşimleri hakkında da veri toplamalısınız. Bağışçılar hakkında ne kadar çok şey bilirseniz, onlarla olan ilişkiniz de o kadar iyi olacaktır.

Teknolojiniz, amacınıza daha iyi hizmet eden daha uygulanabilir kararlar almak için tüm departmanlardaki verileri ölçmeye ve analiz etmeye yardımcı olmalıdır. Finans, pazarlama ve etkinlik koordinasyonundan gelen nitel ve nicel verileri görebilmek size hangi girişimlerin iyi gittiğini ve hangi programların kampanya desteğine ihtiyaç duyduğunu gösterir. Daha sonra bu verileri bağışçı desteğini artırmaya veya sürdürmeye yardımcı olacak bir biçime sokabilirsiniz.

Ancak verileri güvenli bir şekilde toplamazsanız, bu durum bağışçıların kuruluşunuza olan güvenini zedeleyebilir. Ayrıca, kendilerini veri ihlallerine karşı savunmasız hale getirecekse inandıkları bir amaca katkıda bulunmakta bile tereddüt edebilirler.

En iyi güvenlik uygulamalarını günlük kullanımınıza dahil eden teknolojiyi uygulayarak, bağışçılara verilerinin şifrelenmiş ve güvende olduğu konusunda güvence verebilirsiniz.

Bu tür bir teknoloji, uygulamalarınızın ve bulut sisteminizin tüm kullanıcılarından güçlü parolalar ve çok faktörlü kimlik doğrulama istemek gibi güvenlik unsurlarını kolaylaştırır. Ayrıca yazılım ve cihazlarınızın sık sık güncellenmesini sağlarlar. Ek olarak, internet bağlantınızı korumak için bir güvenlik duvarı ve e-posta sisteminiz için bir spam ve virüs filtresi kurmalısınız.

Şeffaflığı destekleyen bir web sitesi tasarımı

Birçok program, teknoloji meraklısı olmayanlar için bile web sitesi oluşturmayı zahmetsiz hale getirse de sivil toplum kuruluşları, düzenli bakım ve görsel yenilemelerin kolayca yapılmasını sağlayan ve önemli bilgileri şeffaf hale getiren bir program seçmelidir.

Sivil toplum kuruluşlarını gözlemleyen ve değerlendiren Charity Navigator, sivil toplum kuruluşu web sitelerinde şu beş unsuru arar:

  • Yönetim kurulu üyelerinin listesi
  • Kilit personelin listesi
  • Mali yıl için denetlenmiş mali tablolar. Charity Navigator, sivil toplum kuruluşlarını yalnızca bu bilgilerin yayınlanıp yayınlanmadığına ve erişilebilir olup olmadığına göre derecelendirir, mali tabloların ne gösterdiğine göre değil.
  • IRS Form 990. Denetlenmiş mali tablolara benzer şekilde, en son doldurulan Form 990'ı yayınlamak bağışçıların mali durumunuz hakkında bilgi sahibi olmasını sağlar.
  • Bağışçı gizlilik politikası. Bağışçılar; isimlerinin, adreslerinin veya diğer bilgilerinin değiş tokuş edilmesini veya satılmasını beklemez. Bağışçı gizlilik politikaları, bağışçı verilerini nasıl işlediğinizi açıkça belirtir.

Kullanıcı dostu bir web sitesi oluşturucu ile finansal belgeleri doğrudan sitenize ekleyebilir veya indirilebilir dosyalar olarak yayınlayabilirsiniz.

How nonprofit technology solutions demonstrate impact

Daha kişiselleştirilmiş marka deneyimlerinden veri korumaya kadar, müşteriler, kuruluşlardan daha fazlasını bekliyor. Sivil toplum sektöründe de durum farklı değil.

Bağışçılar, ödeme yapan tüketicilere benzer şekilde, misyonlarını yerine getiren sivil toplum kuruluşlarını desteklemek isterler. Tamamlanan projeler, yeni programlar ve bağışların genel giderler ya da bağış toplama için nasıl harcandığına ilişkin ayrıntılara önem verirler. Ayrıca ilerleme hakkında açık, anlaşılır ve dürüst mesajlar verilmesini isterler.

Sosyal medya, kontrol panelleri ve gerçek zamanlı etki raporlama gibi teknolojiler sivil toplum kuruluşlarının etkilerini hızlı bir şekilde paylaşmalarına yardımcı olabilir.

Etkinliği ölçün ve paylaşın

Kuruluşların yarattıkları etkileri göstermeleri, toplumun, bağışçıların ve gönüllülerin daha fazla ilgisini çekerek kuruluşun sürdürülebilirliğini artırabilir. Sivil toplum kuruluşları için teknoloji; bağışçılara projenin ilerleyişi, hedeflere ulaşma ve genel güncellemeler hakkında gerçek zamanlı bilgiler sağlayabilir. Bu araçlar, sivil toplum kuruluşlarının çalışmalarını ve bu çalışmaların sonuçlarını ölçmelerine yardımcı olur ve paylaşılabilir elektronik tablolar ve raporlar aracılığıyla bilgileri erişilebilir hale getirir.

"Sivil toplum kuruluşunuz bireylere gerçekten yardım ettiğini, toplumların sorunlarını çözdüğünü ve çevreyi koruduğunu ancak performansını değerlendirdiği takdirde bilecektir."

Ulusal Sivil Toplum Kuruluşları Konseyi, kuruluşların etkilerini ölçmesine yardımcı olmak için dört adımlı bir süreç önermektedir. Teknolojinin her bir adımı nasıl desteklediğini aşağıda görebilirsiniz:

  1. Sivil toplum kuruluşunuz için başarının ne olduğunu tanımlayın. Bu adımda, beyin fırtınası oturumlarındaki fikirleri kaydetmek için teknolojiyi kullanabilirsiniz.
  2. Pratik hedefleri ve son teslim tarihlerini içeren gerçekçi bir plan oluşturun. Paylaşılabilir, düzenlenebilir online belgelerde planı ana hatlarıyla belirtin.
  3. Doğru yönde ilerleyip ilerlemediğinizi görmek için hedefleriniz doğrultusunda çalışırken verileri toplayın ve depolayın. Bunu yapmak için elektronik tabloları güncelleyen online anketleri ve durum raporu formlarını kullanabilirsiniz.
  4. Sonuçları bağışçılarınızla paylaşın. E-posta veya özelleştirilmiş bir bağışçı portalı aracılığıyla bir rapor gönderebilirsiniz. Etkinlik fotoğraflarını ve videolarını paylaşmak için sosyal medyayı, uygulamaları ve e-posta bültenlerini de kullanabilirsiniz.

Verileri birleştirin

Sivil toplum kuruluşlarının projeler ve kilometre taşları hakkındaki bilgileri ölçmenin ötesinde, bu bilgileri paylaşmanın yollarını da bulmaları gerekir. Neyse ki sivil toplum kuruluşlarına yönelik bulut tabanlı teknoloji çözümleri, veri depolamayı merkezileştirmekte ve sivil toplum kuruluşlarında sıkça bulunan siloları yıkmaktadır.

Veriler ve süreçler departmanlar arasında iyi yönetilmiyorsa, muhtemelen iyi organize edilmemiştir veya bağışçılar için de erişilebilir değildir; bu da güveni etkileyebilir ve finansmanı tehlikeye atabilir. Sivil toplum kuruluşlarının güzel raporlar oluşturmasını sağlayan bir sistem, marka imajını güçlendirir ve bağışçıların yanı sıra yönetim kurulları ve hibe ofisleri için de kendi etkilerini kanıtlar.

Marka tutarlılığına öncelik verin

Tutarlı ve tanınabilir bir marka, bağışçılar, gönüllüler ve halk arasında farkındalık yaratacağı için sivil toplum kuruluşlarının yarattığı etkiyi göstermenin temelini oluşturur. İyileştirilmiş, profesyonel markalaşma, sivil toplum kuruluşlarının değerlerini kamu imajını ve bağışçı deneyimini iyileştiren gösterişli bir görsel görünümle uyumlu hale getirerek kendilerini en iyi şekilde göstermelerine yardımcı olur.

Çalışanlar; özelleştirilebilir, paylaşılabilir şablonlarla online formların, bağışçı anketlerinin ve panellerin tümünün aynı logoya, renklere, yazı tiplerine, sese, tona ve stile sahip olmasını sağlayabilir. Bu araçlar ayrıca ekip iş birliğini teşvik eder ve görevleri çalışanlar için daha az karmaşık hale getirir. Sanata yatkın olmayanlar bile birlikte çalışarak sosyal medya platformları, web siteleri, PDF'ler, raporlar ve daha fazlası üzerinden görsel olarak uyumlu mesajlar üretebilir.

Bağışçı verilerini ve gizliliğini koruyun

Sivil Toplum Kuruluşları İçin Teknoloji Ağı, bağışçıları olası veri ihlallerinden korumaya yardımcı olmak için hangi verileri topladığınız, verilerin nerede depolandıkları ve bunlardan kimin sorumlu olduğu konusunda bir öz denetim yapılmasını önermektedir. Bunların hepsine ihtiyacınız var mı, yoksa bazılarından kurtularak riski daha da azaltabilir misiniz?

Sivil toplum kuruluşlarının %45'inin verilerini dış kuruluşlarla nasıl paylaşılacağını yöneten dahili politikaları veya prosedürleri bulunmamaktadır.

Ekip üyelerini korumak için kurum genelinde antivirüs teknolojisini kullanın. Kötü amaçlı yazılımdan koruma çözümleri, şüpheli indirmeleri engeller ve sistemleri olası siber ihlallere karşı tararken, veri gizliliği yazılımı verileri yönetmenize ve depolamanıza yardımcı olur. Daha da iyi bir seçenek olarak gömülü antivirüs araçlarına sahip bir çözüm seçebilirsiniz.

Uyumluluk standartlarını karşılayın ve sürdürün

Bağışçı verilerinin korunması, sektörel ve yerel yönetmeliklere uyum sağlanmasıyla paralellik gösterir. Birleşik bir sistem, bağışçılara bilgilerinin güvende olduğunu garanti ederken bu yasalara uymayı kolaylaştırır. Yerel yönetmeliklere uyumlu kalmak, vergiden muaf statüsü ile diğer lisans ve sertifikaları korumak için de kilit öneme sahiptir.

Sivil toplum kuruluşlarına yönelik teknoloji çözümleri, hibeler ve bağışlar da dahil olmak üzere her türlü finansmanı takip ederek yerel, eyalet ve federal mevzuatlara uymanızı sağlar. Bu tür çözümler, özel muhasebe özellikleri sayesinde bütçenizi ve mali raporlarınızı yönetmenize, bağışları takip etmenize, Form 990’ları oluşturmanıza ve hatta gereksiz veri girişini en aza indirmenize yardımcı olur, üstelik hepsi tek bir platformda yapılabilir.

Sivil toplum kuruluşları için teknolojiyi uygulamaya yönelik sonraki adımlar

Sivil toplum sektöründe dijital dönüşümün bunaltıcı olması gerekmez. Daha yumuşak bir geçiş için mevcut süreçlerinizi dijitalleştirerek işe başlayabilirsiniz.

Öğrendiğiniz her şeyi gerçekçi bir stratejiye nasıl uygulayabileceğinizi aşağıda bulabilirsiniz.

Bir teknik denetim gerçekleştirin

Öncelikle neyi iyileştireceğinizi bilmeniz gerekir, bu nedenle bir teknoloji denetimi yapmak, güçlü ve etkili bir dijital stratejinin ilk adımıdır. Mevcut araçlarınızı denetlemek; bu araçların pahalı, karmaşık olup olmadıklarını veya ihtiyacınız olan sonuçları sağlayıp sağlamadıklarını görmenizi sağlar.

Sivil toplum kuruluşları için doğru bir teknoloji değerlendirmesi, personel becerileri, bağışçılarla iletişim ve bütçe dahil olmak üzere kuruluşunuzun tüm bölümlerini dikkate almanızı ve mevcut teknoloji kurulumunuzla nasıl çalıştıklarını (veya çalışmadıklarını) analiz etmenizi gerektirir. Şu anda kullandığınız teknolojilerin bir listesini oluşturun (online gönüllü kayıt formları, otomatik bağışçı bilgilendirme mektupları, online ödeme işleme seçenekleri vb.). Ardından kendinize birkaç soru sorun:

  • Hangi süreçler tek bir çözümde birleştirilebilir?
  • Hangi programlar değiştirilebilir veya güncellenebilir?
  • Mevcut yazılım kısa ve uzun vadeli hedeflerimizle uyumlu mu? Değilse, eksik olan ne?
  • Teknolojiye yılda ne kadar yatırım yapıyoruz? Daha fazla harcamalı mıyız? İndirimler mevcut mu?
  • Sivil toplum kuruluşumuzun bazı teknik yönlerinin acil olarak yenilenmesi gerekiyor mu (web sitemiz, bağışçı yönetim sistemimiz veya ağ güvenliğimiz gibi)?
  • Hangi güncellemelere öncelik vermeliyiz?
  • Mevcut sistemlerimiz geliştirilebilir mi?

Zahmetli olsalar da teknik değerlendirmeler eksik veya az kullanılan süreçlere ışık tutar. Zamanınızı, paranızı ve çabanızı nereye harcayabileceğinizi (ve harcamanız gerektiğini) daha iyi anlamanın en iyi yollarından biridir.

Personelinize anket yapın

Sivil toplum kuruluşları için bağışçılar hakkında daha fazla bilgi edinmek amacıyla anket yapmak ne kadar önemliyse, çalışanlar ile görüşmek de o kadar önemlidir. Onlara zamanlarını nasıl geçirdiklerini, hangi süreçlerde sorunlu durumlarla karşılaştıklarını ve hangi görevlerin enerjilerini çok fazla tükettiğini sorun. Çalışan geri bildirim anketleri, hem yeni hem de mevcut personele görüşlerinin ve endişelerinin önemli olduğunu hatırlattığı için büyük bir moral kaynağıdır.

Teknik denetiminizin ve çalışan anketlerinizin sonuçlarını birleştirdiğinizde, bir teknoloji çözümünde aranacak özellikleri daha iyi anlayabilirsiniz.

Bir teknoloji ortağı bulun

Dijital stratejiniz için yapılacaklar listesindeki en önemli adım, tercihen inovasyona değer veren ve sivil toplum kuruluşunuzun büyüme hızına uyum sağlayabilecek çözümler sunan güvenli bir servis sağlayıcı bulmaktır. Bir sözleşme imzalamadan önce demolardan, ücretsiz denemelerden ve sektör indirimlerinden yararlanın, müşteri referanslarını ve vaka çalışmalarını inceleyin.

Alışveriş yaparken kurulum, depolama ve kullanıcı ücretleri gibi ek platform maliyetlerine karşı dikkatli olun. Amaç teknoloji ile masrafları azaltmak olmalıdır, daha fazla masraf yapmak değil. Beğendiğiniz bir servis sağlayıcı bulduğunuzda, garantili çalışma süresinden müşteri hizmetleri yanıt sürelerine kadar kendileriyle görüştüğünüz her şeyi özetleyen bir hizmet düzeyi sözleşmesi (SLA) talep edin.

Yavaş başlayın ve işleri büyütün

Sivil toplum kuruluşlarına yönelik yeni teknoloji çözümleri sunmak ve sahip olduklarınızı optimize etmek zaman ve sabır gerektirir. Bu uzun soluklu bir oyundur, bu nedenle ekibinizi bir anda çok fazla değişikliğe boğmamalısınız. Bunun yerine, bir departman veya iş akışıyla başlayın ve yeni veya optimize edilmiş teknolojiyi kademeli olarak kuruluş geneline yayın.

Sivil toplum kuruluşlarının -teknolojiyle desteklenen- geleceği

Sivil toplum kuruluşunuzun odak noktası ne kadar geniş olursa olsun, şimdi teknolojiyi kucaklama zamanı. Dijitalleşme, sizin diğer sivil toplum kuruluşlarından ve kâr amaçlı kuruluşlardan geri kalmamanızı sağlayacak ve ortaklıkları daha verimli hale getirecektir. Teknoloji, toplumunuzdaki beklenmedik acil durumlarla başa çıkarken ve ülke çapındaki belirsizlik veya kapsamlı değişiklikler sırasında tetikte olmanızı sağlar. Teknolojiden güç alan sivil toplum kuruluşunuz daha dayanıklı hale gelecek, itibarınızı artıracak ve iş gücünüze ve gönüllülerinize gurur aşılayacaktır.

Sivil toplum kuruluşları için doğru teknoloji çözümleri ile başkalarına yardım etme ve dünyayı biraz daha iyi hale getirme misyonunuzu daha iyi yerine getirebilirsiniz.