TEKNİK İNCELEME
Saha servis yönetimi çözümleri güvenli ve sürdürülebilir operasyonlar oluşturmanızı nasıl sağlıyor?
Saha servis yönetimi çözümleri güvenli ve sürdürülebilir operasyonlar oluşturmanızı nasıl sağlıyor?
Saha servis yöneticileri ve çalışanları için manuel, modası geçmiş süreçler başarının önündeki engellerdir. Bu tür süreçler zaman alıcı ve külfetlidir, saha servis şirketlerinin tedarik zinciri sorunlarına kolayca uyum sağlamasını, otomasyondan yararlanmasını, sonuçları öngörmesini ve mümkün olan en iyi müşteri deneyimini sunmasını engeller. Manuel ve basılı evrakların kullanıldığı bir yaklaşım müşteri kaybına, maliyeti yüksek hatalara ve hatta çalışanların yaralanmasına neden olabilir.
Kaynak: Allied Pazar Araştırması
Ayrıca para kaybına da neden olur. Yıllık bileşik büyüme oranı (CAGR) yüzde 19,2 olan saha servis yönetimi pazarının, 2021'de 5,2 milyar dolardan 2031'e kadar yaklaşık 30 milyar dolara ulaşması bekleniyor. Hâlâ beyaz tahtalar, ıslak imzalar ve manuel süreçlerle çalışan kuruluşlar, operasyonlarını saha servis yönetimi çözümleriyle dijitalleştirerek bu heyecan verici büyümeden yararlanma fırsatına sahip.
Dijital araçlar, istikrarlı bir büyüme sağlamak için yöneticilerin müşteri taleplerini karşılamasına, değer sunmasına, çalışanları korumasına ve hem verimliliği hem de müşteri memnuniyeti oranlarını artırmasına yardımcı olur. Ayrıca sürücülerin ve teslimatların varış noktalarına güvenli ve zamanında ulaşmasını sağlamaya, uzak alanları ve tesis dışı envanteri koruma ve yönetmeye yardımcı olarak operasyonları daha sürdürülebilir hale getirir.
Sonraki birkaç bölümde, mobil saha servis yönetimi çözümlerinin, gecikmeleri en aza indirme, maliyetleri düşürme, güvenlik ve uyumluluğu iyileştirme, veri toplamayı basitleştirme ve sürdürülebilirlik çabalarını geliştirme konusunda kuruluşları güçlendirebileceği belirli yollara odaklanacağız.
Mobil çözümler ve iş akışı otomasyonu ile sürücü güvenliğini ve zamanında teslimatı sağlayın
İster telekomünikasyon, ister lojistik veya inşaat sektörlerinde çalışıyor olun, etkili saha servisi yönetiminin temeli, sürücü güvenliğinin sağlanması ve profesyonel, dakik hizmettir.
Lojistik yöneticilerinin ve uzmanlarının %76'sı, nakliye ve lojistik şirketlerinin dijital çözümler geliştirmeye odaklanmamasının işlerini ciddi şekilde tehlikeye atacağını düşünüyor.
Kaynak: Accenture
Birçok müşteri, bakım onarım işleri için işlerinden zaman ayırır, bu nedenle müşterilerin değerli zamanlarına saygı duymak önemlidir. Şoförleriniz gidecekleri yere güvenli bir şekilde ve zamanında varamazlarsa, memnun olmayan müşteriler başka yerlerde hizmet arayacaktır.
Manuel süreçler dakikliğe ve verimliliğe zarar verebilir. Teknisyenler, günlük rotalar, belirli işler veya araç muayeneleri ile ilgili olarak yöneticilerle ne kadar çok görüşme yapmak zorunda kalırsa, o kadar az verimli olurlar. Teknisyenlerin yola koyulabilmeleri için güncel şirket ve müşteri bilgilerine hızlı ve kolay bir şekilde ulaşabilmeleri gerekir.
“Manuel süreçler dakikliğe ve üretkenliğe zarar verebilir. Dijital çözümler ve otomasyon ile teknisyenlerin güncel şirket ve müşteri bilgilerine hızlı ve kolay bir şekilde erişmesini sağlayın.”
Neyse ki doğru saha servis yönetimi çözümleriyle, servis kalitesinden ödün vermeden, teknisyenlerin olmaları gereken yerde, olmaları gereken zamanda olmasını sağlayabilirsiniz. Sürücü güvenliği ve teslimat süreçlerinizi kolaylaştırmak için mobil saha servis yönetimi çözümlerini nasıl kullanabileceğinize dair birkaç örneği burada bulabilirsiniz.
Sürücü saatlerinin kaydını tutun
Saha servis yöneticileri, sürücü güvenliğini ve teslimat kalitesini optimize etmek için online sürücü kayıt tablolarını kullanabilir. Bu özelleştirilebilir şablonlar, sürücü verilerini tek bir yerden izlemek için sürücülerin iletişim ve araç kayıt ayrıntılarını, yolculuk mesafe istatistiklerini, mola isteklerini ve haftalık zaman çizelgelerini içerebilir. Mobil sürücü kayıt tablolarını içeren bir sistemle, hem saha servis teknisyenleri hem de yöneticiler, her yerden sürücü gezileri hakkında hızlı bir şekilde iletişim kurabilir. Bir sürücü, bir e-posta yazmak yerine, sahadayken tek bir düğmeyi tıklatarak yolculuk güncellemesi gönderebilir ve bir yönetici bunu anında onay kuyruğunda görebilir.
Öğrenci ve yolcu güvenliğini sağlayın
Çok az sürücü yönetim aracı, sürücü değerlendirme formları kadar önemlidir. Örneğin, şehir veya okul otobüsü sürücülerini denetlerseniz, temel sorumluluğunuz yolcu güvenliğini sağlamaktır. Bu formlar, sürücülerinizin bilişsel ve fiziksel yeteneklerini değerlendirmenize yardımcı olarak dönüş yapma, otobüs kapılarını çalıştırma, dur işaretlerinde tamamen durma, park etme ve yolcuları ve öğrencileri güvende tutmak için başkalarıyla etkileşim kurma becerilerini derecelendirmenize olanak tanır.
Bu formlar yalnızca şoförlerinizi eğitmenize ve takip etmenize yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda zaman içinde güvenlik kayıtlarını tutmanıza da yardımcı olabilir. Form verilerini (örneğin sürücülerin güçlü ve zayıf yönleri hakkında) otomatik olarak toplayan, düzenleyen ve depolayan bir saha servis yönetim sistemi kullanmak, üç aylık veya yıllık denetimler gerçekleştirdiğinizde güncel verilere erişmenizi sağlar.
Rutin filo denetimlerini belgeleyin
Uygun bir filo araç denetimi olmadan iş başında arıza, acil durum onarımları ve araç ihmali sorumluluğu riskine girersiniz, bu da zaman kaybına ve artan maliyetlere neden olur. Bir denetimi manuel olarak tamamlayabilirsiniz ancak denetimleri çalıştırmanıza, yönetmenize ve depolamanıza olanak tanıyan, elinizin altında bulunan bir mobil saha servis yönetimi çözümü kullanmak daha pratiktir. Araç muayene süreçlerinizi dijitalleştirmek, araç veri tabanınızda hızlı bir şekilde arama yapmanızı da sağlar. Örneğin, mesafe veya sigorta yenileme tarihleri gibi verileri aramak için plaka numarası, marka veya model veya denetim tarihine göre arama yapabilirsiniz.
By customizing form fields and adding new ones employees suggest, you can use your fleet inspection form to make sure all vehicle systems are in good working order — from brake lights to door locks. With a variety of question formats, you can include vehicle information, inspection checklists, textboxes for additional notes, pictures, and even a space for inspectors and drivers to sign to certify an inspection. This capability, possible with e-signature tools like Jotform Sign, provides an official record of the inspection and ensures your forms are legally binding.
Transit halindeki sevkiyatları takip edin
Sevkiyat takip formlarını kargo teslimat uygulamalarına bağlamak, saha servis yöneticilerinin her ürün veya hizmet teslimatını baştan sona (müşteri adı ve adresi, ürün veya hizmet açıklaması ve hizmet tarihleri dahil) izlemesine yardımcı olur. Dahili izleme süreçlerinin bu şekilde dijitalleştirilmesi, yöneticilerin sevkiyat programları, gecikmeler ve hasarla ilgili yoldan güncellemeler almalarını sağlar, böylece müşterileri uyarabilir ve gerekirse harekete geçebilirler.
Gerekli araç onarımları ve güvenlik muayeneleri hakkında raporlar alın
En güvenilir, en iyi eğitimli sürücüler bile kaza yapabilir. Buna ek olarak, kuruluşunuz düzinelerce veya yüzlerce sürücü çalıştırıyorsa, araç arızaları kaçınılmazdır. Çalışanların yoldayken form gönderip almalarını sağlayan bir sistem, çalışanların sorunları şirket içinde ya da üçüncü parti yükleniciler aracılığıyla anında çözmelerini sağlar.
With vehicle tracking or motor vehicle accident report forms, your drivers can notify you of vehicle or driver issues — including their location and situation. Managers receive a text, email, or mobile notification of a completed form, so they can quickly provide the proper assistance (e.g., by sending a new driver, new vehicle, or towing service) to minimize delivery delays and prioritize tasks based on delivery distance.
Teslimat yönetimi iş akışlarını otomatikleştirin
Good field service management solutions let you create and store customizable forms for the above use cases. But the best ones automatically route forms and data to the right workers for optimal efficiency. With online forms as the foundation, automated workflows streamline processes, reduce errors, improve collaboration, and, most importantly, alert managers when issues arise. Completely digital approval processes reduce the need for manual, administrative emails and keep workers focused on providing quality service.
Sürücü planlamasını otomatikleştirin
One of the most time-consuming yet necessary tasks for field service managers is scheduling workers — whether based on availability, route optimization, or specialized skills. However, by investing in field service management software that includes automated scheduling capabilities, you can increase productivity, reduce travel times, improve resource use and allocation, and boost employee morale — all without reinventing the wheel.
— by investing in field service management software that includes automated scheduling capabilities, you can increase productivity, reduce travel times, improve resource use and allocation, and boost employee morale —
Kaynak: Bain
Uzak alanları ve tesis dışı envanteri yönetmek için dijital çözümlerden yararlanın
Field service managers track many moving parts that aren’t centralized in one location. First off, workers themselves may be spread out over miles. In addition, field service companies have hundreds or even thousands of pieces of equipment in their inventory spread across vehicles and warehouses. The better you manage these resources, the more likely your technicians will have what they need to complete a job properly and efficiently.
En iyi mobil saha servis yönetimi çözümleri, envanter yönetimi, uzaktan yönetim, teknisyen desteği ve müşteri hizmetlerini iyileştirmek için çeşitli verilerin toplanmasına, analiz edilmesine ve depolanmasına yardımcı olur. Online formlar ve uygulamalar, QR kodları, otomatik raporlar ve iş akışları sayesinde bu sistemler saha servis yöneticilerini, ekipleri ve verileri birbirine bağlı tutar.
“Online formlar, uygulamalar, QR kodları, otomatik raporlar ve iş akışları sağlayan sistemler, saha servis yöneticilerini, ekipleri ve verileri bulundukları her yerde bağlı tutar.”
Uzaktan her şeyi daha iyi yönetebilmeniz için saha servis operasyonlarınızda dijital çözümlerden yararlanmanın bazı özel yollarını burada bulabilirsiniz.
Verimliliği ve doğruluğu artırmak için önemli formları dijitalleştirin
From online site safety reports and customer feedback surveys to inventory checklists and fleet inspection forms, field management solutions keep your important documents organized and easily accessible in a central, online location, making it easier to manage operations remotely. Plus, thanks to features like conditional logic and autofill, digitization also increases the likelihood workers will complete forms faster and more accurately.
These benefits are simply not possible with physical forms. For instance, with digital forms, a field service technician who has to request new equipment can send a form the moment they see the need. Inventory managers can then approve the request immediately, speeding up purchase times.
Meet industry standards
With the right field service management system, you’re better equipped to preserve accurate records and meet safety regulations for the Department of Transportation (DOT), Occupational Health and Safety Administration (OSHA), and Hazardous Materials Management (HAZMAT).
These solutions — especially ones with e-signature capabilities — also keep data and communications centralized and transparent, making audits easier. The right software can also help field service managers and workers remain compliant with standards including the following:
Tedarikçiler ve satıcılarla gerçek zamanlı iletişimi iyileştirin
With material price increases, shortages, and delays, the procurement industry has experienced a lot of disruption in the past few years. As focus shifts from cost savings to more agile supply chain management and better supplier relationships, field service managers are turning to digital systems for support. When field service managers strengthen their relationships with suppliers, they can create more opportunities with them as well, resulting in innovative solutions to long-standing or even new problems. With better supplier and vendor relationships, field service managers can mitigate the brunt of price increases on customers.
Ultimately, mobile field service management systems enhance communication and collaboration with third-party vendors to streamline processes, facilitate substitution of materials, and generate value.
With material price increases, shortages, and delays, the procurement industry has experienced a lot of disruption in the past few years. As focus shifts from cost savings to more agile supply chain management and better supplier relationships, field service managers are turning to digital systems for support.
Speed inventory and update status
A critical element to any supply chain, a strong inventory management system helps you store, ship, and track products, know when to order and reorder inventory, and improve the customer experience. Automated inventory management processes are less time-consuming and expensive than manual ones. They allow workers to communicate across various warehouses and sites, manage inventory in real-time, and access important information in seconds to improve decision making.
For example, to stay connected across 27,000 acres, the staff of field and maintenance workers at the Three Rivers Park District in Minnesota used Jotform, a digital workplace productivity tool and online app builder. The platform empowered them to build their own app to collect important data, conduct and record daily inspections, generate actionable reports, create workflows, and receive instant push notifications — no matter where workers were located — both online and offline.
Three Rivers Park District also used Jotform Enterprise to automate a time-consuming, manual computer inventory process in their asset management system for a more streamlined workflow and better visibility of the district’s assets. In addition to saving time and money, this type of digitization improves order accuracy, workplace productivity, and customer satisfaction.
Gather information in remote areas
Together, mobile forms (e.g., inspection forms, incident reports, etc.) and mobile apps improve data collection, enable e-signatures, and let you instantly track, view, and store submissions — boosting productivity and collaboration. For instance, adding QR codes to forms — or placing them on physical assets — is a convenient way for employees to find current information about products, such as where they are stored and how many are available. QR codes can also help track packages between carriers at the post office, confirm receipt of vendor goods, and ensure safety check-ins and arrivals at building sites.
That said, field workers don’t always have the benet of instant internet access. A mobile field service management tool like Jotform Enterprise Mobile can collect form responses anytime and anywhere — even offline. Responses save to the mobile device and automatically sync to a server when the connection is restored. You can upload files, accept e-signatures, conduct safety inspections, share approval requests, and receive instant notifications when data has been submitted — across all remote locations and Wi-Fi dead zones.
Talep tahminini iyileştirin
Tedarik zincirinin aksaması, son birkaç yılda enflasyon, kıtlıklar ve fabrika kapanmalarıyla sonuçlandı. Ancak yerleşik stok kontrol özelliklerine sahip saha servis yönetimi çözümlerini kullanan bazı kuruluşlar, diğerlerinden daha iyi performans gösterdi. Veri kaydı ve envanter özelliklerini birleştirmek, şirketlerin maliyetleri düşürmesine, stok tükenmesini önlemesine, yeniden siparişi otomatikleştirmesine, iş gücü ihtiyaçlarını ve envanter giderlerini azaltmasına, ürün israfını önlemesine olanak tanır.
Daha sürdürülebilir operasyonlar oluşturun
Sürdürülebilirlik uygulamalarınızı geliştirmek, çalışanları ve müşterileri çekmenin yanı sıra marka imajınızı geliştirmenize, vergi indirimlerinden yararlanmanıza, daha az kaynak kullanmanıza ve daha az atık oluşturmanıza da olanak tanır.
Sağlam bir mobil saha servis yönetim sisteminden yararlanmak, kendi sürdürülebilirlik hedefleriniz doğrultusunda çalışırken müşterilere istediklerini verme dengesini bulmanızı sağlar.
Hem çalışanlar hem de müşteriler sürdürülebilirliği ön planda tutan organizasyonları tercih ediyor. IBM'nin 2022 tüketici araştırmasına göre,
İnsanların yüzde 68'i çevreye duyarlı kuruluşlarda iş aramaya daha yatkınken, tüketicilerin yüzde 62'si satın alma alışkanlıklarını değiştirerek çevresel etkiyi azaltmaya istekli olduğunu belirtiyor.
Kaynak: IBM
Karbon ayak izinizi azaltın
Saha servis yönetimi çözümlerini benimsemek, operasyonlarınızın çevresel etkisini azaltmak için verebileceğiniz en doğru kararlardan biridir. Fiziksel belgelerden online formlara, raporlara ve kayıtlara geçmek, çevre için ağaçları kurtarmaktan çok daha fazlasını sağlar. Kağıt üretimi ayrıca önemli miktarda kimyasal ve su kullanır ve karbon emisyonları ve atık imhası nedeniyle kirliliğe katkıda bulunur.
Uzaktan çalışmayı basitleştiren online sürücü günlükleri, rota izleyicileri ve diğer özellikler sayesinde, mobil saha servis yönetim platformları tüm kağıt belgelerin yerini alabilir, günlük atıkları ve ofis malzeme maliyetlerini azaltabilir.
Yakıt verimliliğini en üst düzeye çıkarın ve araç onarım maliyetlerini azaltın
Artan yakıt maliyetleri ve rekor düzeydeki enflasyonla, mümkün olan her yerde maliyetleri düşürmeniz gerekir. Saha servis yönetimi çözümleri, hem pompada hem de tamirhanede zamandan ve paradan tasarruf etmenizi, gereksiz stresten kurtulmanızı sağlayabilecek veri odaklı bilgiler edinmenizi sağlar.
Diyelim ki, online sürücü kayıtlarınız, teknisyenleriniz normal rotalarını kullanıyor olsalar bile alışılmadık derecede yüksek yakıt tüketimi gösteriyor. Toplanan yaz ve kış kilometre verilerini karşılaştırmak, yazın daha fazla klima kullanımı gibi gözden kaçırmış olabileceğiniz sorunları belirleyebilir. Daha sonra yaz bütçenizde mevsimsel aktiviteyi hesaba katabilir veya her yolculuktan en iyi şekilde yararlanabilmeleri için sürücü rotalarına daha fazla durak ekleyebilirsiniz.
Ek olarak, rutin araç muayenelerinin dijital belgeleri, her bir kamyonun bir ayara ihtiyaç duymadan önce ne kadar süre çalışabileceği ve her bir kamyonun ne sıklıkta bozulduğu gibi hayati bilgileri gösterir. Birçok mobil saha servis yönetimi çözümü, bu tür verileri izleyerek, depolayarak ve analiz ederek, büyük onarım maliyetlerini en aza indirmenize ve her bir aracın kullanım ömrü değerini optimize etmenize yardımcı olur.
Daha sürdürülebilir tedarik zincirleri geliştirin
Many field service management systems include form analytics features, which can help you compare your suppliers, evaluate their sustainability efforts, identify opportunity areas, and, ultimately, choose ones that align with your goals. You can use these mobile field service management solutions to consolidate shipments from several suppliers to multiple locations, for example, or gain visibility into exactly how vendors are extracting or producing raw materials. With full data visibility, even minor data points can help you more efficiently use assets, better predict demand, optimize shipping routes, and plan around the effects of climate change, wildres, and other environmental factors.
Tedarik zinciri sürdürülebilirliği çabaları, şirketinizin itibarını da artırır. Starbucks, Nike, Apple ve Microsoft gibi küresel markaların tümü, daha sürdürülebilir bir gelecek için üzerlerine düşeni yapıyor ve marka değerlerini yükselterek çevresel sorumluluğun önemini gösteriyor. Örneğin Nike, yalnızca tasarım sürecine değil aynı zamanda dağıtım ve satışlarına da bir sürdürülebilirlik kültürü yerleştirmiştir. Şirket, ürünlerinin dünya çapında nerede üretildiğini şeffaf bir şekilde göstermek için bir üretim haritası bile yayınlamıştır.
Karar verme sürecinizi ve stratejik planlamanızı optimize edin
Sağlam bir saha servis yönetim sistemi, tüm gerçek zamanlı verilerinizi tek bir konumda güvenli bir şekilde toplar, yönetir, depolar ve analiz eder. Sonuçlar, anlaşılır, erişilebilir, makine tarafından okunabilen ve denetlenmesi kolay veri kümeleridir. Aslında, ne kadar çok veri toplarsanız, şirketinizin güçlü ve zayıf yönlerine ilişkin resminiz o kadar eksiksiz olur. Genel olarak veriler, daha iyi temeller oluşturmanıza, verileri doğrulamak için daha az zaman harcamanıza, sonuçları daha iyi tahmin etmenize, tedarik zinciri uygulamalarını biçimlendirmenize ve maliyetleri düşürmenize izin verdiği için karar verme sürecinizi geliştirir.
Verilerin birbirine bağlı olmayan farklı teknoloji çözümlerinde saklanması veya daha da kötüsü, el yazısı veya basılı elektronik tablolarda bulundurulması pratik değildir. Zayıf veri kalitesi, işletmelere yılda 12,9 milyon ABD dolarına mal olmasının yanı sıra, hatalı karar almaya da yol açar.
Kaynak: Gartner
Veri merkezlerinizin verimliliğini artırın
Veri merkezleri; kapsamlı, güçlü saha servisi yönetim platformlarının çevrim dışı ve çevrim içi, yerinde veya tesis dışında ve her büyüklükteki operasyonda çalışmasının nedenidir.
Çeşitli BT ekipmanı ve bilgisayar sistemlerine sahip veri merkezi tesisleri, benzer büyüklükteki ofis alanlarının tükettiği enerji miktarının 100 katından fazlasını tüketir. Bu yüksek elektrik kullanımı sadece enerji yoğunluğunu göstermekle kalmaz, aynı zamanda pahalıdır. Sunucuların daha uzun süre online kalmasına yardımcı olmak ve donanımınızın ömrünü uzatmak için HVAC besleme havası sıcaklıklarını artırmak gibi enerji tasarrufu için en iyi uygulamaları uygulayabilirsiniz. Ayrıca elektronik ürünleri geri dönüştürebilir veya bağışlayabilirsiniz.
Verileri sürdürülebilir bir şekilde güvende tutmanın en iyi yolu, bilgileri özel bir sunucuda depolayan bulut tabanlı bir saha yönetimi çözümü kullanmaktır. Veri barındırmayı sürdürme konusunda endişelenmediğiniz zaman, çalışma şeklinizi iyileştirmeye odaklanabilirsiniz.
