Performansınızı yükseltmek için listelere ihtiyacınız YOK

Gelin, size korkunç bir hikâye anlatayım:

Bir gün adamın biri yapacağı işlerin çokluğundan o kadar bunalmış ki kendine bir liste yapmaya karar vermiş. İlk başta birkaç maddeden ibaret olan listesi yavaş yavaş yirmi-otuz maddeye kadar ulaşmış.

Birkaç dakika sonra adam kendini, yaptığı listeyle kıran kırana bir mücadelenin içinde buluvermiş. Madde madde büyüttüğü listesi, upuzun kolları olan devasa bir canavara benziyormuş.

Adam, bütün bir şehri ayıltmaya yetecek kadar kafeinle kendini savaşa hazırlamış ve listenin sonuna doğru bir yolculuğa çıkmış. Bir süre savaşıp yorgun düştükten sonra fark etmiş ki tamamladığı her görev için listenin altına üç madde daha ekleniyor. Listesinin sürekli büyüyen kocaman bir canavara dönüştüğünü görüp dehşete kapılan adam çığlık çığlığa kendini ofisinin camından dışarı atıvermiş.

Neyse ki ofisi giriş katta olduğu için dikenli bir çalının içine düşüp birkaç çizikle kurtulmuş. Tam bu savaştan sağ salim çıktığını düşünüp hıçkıra hıçkıra ağlayacakken ofiste bırakıp kaçtığı canavarın korkunç sesini işitmiş. Sürünerek adamın peşinden giden liste canavarı pençelerini zavallıcığın boynuna geçirivermiş.

Liste canavarının pençelerinde ofisinin karanlığına çekilen adam, kendi yarattığı canavarın kurbanı olmuş.

Listenizin sonuna giden yolda unutmamanız gereken bir şey var: O listenin sonu yok…

Hemen hemen hepimiz hayatımızda en az bir kere liste yapma gafletine düşmüşüzdür. Sonuçta çoğumuza ilkokul yıllarımızdan bu yana, yapılacakların ağırlığı altında ezildiğimiz her anda sığınılacak bir liman olarak “bir liste oluşturmamız ve listedeki maddeleri bir bir çizerek ilerlememiz” öğütlenmedi mi?

Teoride son derece cazip görünse de yapılacakları listelemeye başladıktan kısa bir süre büyük bir sorunla karşı karşıya kalırız:

Listemizin sonuna ulaşmak için giriştiğimiz kıyasıya mücadelede aslında o listenin bir sonu olmadığını fark ederiz.

Bu yüzden, işlerinizi bir liste hâlinde yazmak, verimliliğinizi büyük ölçüde düşürebilir.

Jotform olarak biz, yapılacaklar listesi kavramına temkinli yaklaşmayı tercih ediyoruz. Neden mi? Çünkü…

Genellikle insanlar bir işin ne kadar süreceğini doğru tahmin edemez.

Elon Musk, günümüzün en zeki insanlarından biri ama Musk bile bir işin ne kadar süreceğini yanlış tahmin edebiliyor. Bildiğiniz üzere Musk, birçok kez yeni bir modelin piyasaya sürüleceği tarihi duyurup ürünü bu tarihe yetiştiremedi.

The Washington Post gazetesine verdiği bir röportajda Musk, “Sanırım biraz zaman problemim var… Ben doğuştan iyimser bir insanım. Zaten öyle olmasaydım arabalarla ya da roketlerle uğraşıyor olmazdım. Zamanı mümkün olduğunca ayarlamaya çalışıyorum.” diyor.

Elon’ın kardeşi Kimbal’a göre Elon’ın çocukluğundan beri zamanla ilginç bir ilişkisi var. Şu anda Tesla’nın yönetim kurulunda bulunan Kimbal Musk, Elon’ın geç kalacağını bildiği için okul otobüsünün kalkış saatiyle ilgili kardeşine yalan söylüyormuş.

Çocukken okul otobüsünü kaçıran ve büyüdükten sonra da zamanla ilişkisi ilginç bir hâl alan tek kişi Elon Musk değil elbette.

Yakın zamanda gerçekleştirilen bir çalışmada katılımcıların yalnızca %17’sinin bir işin ne kadar zaman alacağını doğru şekilde tahmin edebildiği sonucuna ulaşılmıştır.

Yapılacaklar listesi oluşturmak, bir işin normalde süreceğinden daha kısa sürede tamamlanacağını düşünmemize neden olur. Bunun sonucunda da bardağımızı kafeinle doldurup listemizdeki işleri bir bir tamamlamaya giriştiğimizde sadece birkaç dakikada halledebileceğimizi “düşündüğümüz” işlerle saatlerce boğuşup dururuz.

Bazı işler hep ertesi güne “kalır”.

En son ne zaman listenizdeki bütün işleri tamamladınız?

Zamanı yanlış tahmin etmemize ek olarak, listemizdeki bazı işlerin sonraki güne kalmasının bir sebebi de her şeyi listeye eklemek üzerine koşullanmış olmamızdır. Listemizi oluştururken hangi işin günümüz üzerinde daha çok etkisi olacağını hesaba katmayı çoğunlukla atlarız.

Ayrıca listeler gün içerisinde ve genel anlamda işlerimiz konusunda bir tamamlanmışlık hissi yaşamamıza engel olur. Listesindeki tüm işleri bitirememiş bir insan akşam eve döndüğünde kendisini günün kazananı gibi değil, o güne yenik düşmüş gibi hisseder.

Yapılacaklar listenizin ardına saklanarak önemli işlerinizi erteleyebilirsiniz.

Bir liste oluşturmak ve her işi bu listeye eklemek, gün içinde tamamlamanız gereken önemli işlerin ikinci planda kalmasına neden olabilir.

Örnek olarak aşağıda verdiğim yapılacaklar listesine bir göz atalım. Bu liste, teknoloji şirketlerinden birinde çalışan bir satış temsilcisinin listesi olsun.

Yapılacaklar listesi:

1. Gelen kutusundaki tüm e-postalara göz at.
2. Slack mesajlarını oku.
3. Mert ile yarınki öğle yemeğini görüş.
4. Pazarlama ekibiyle “beyin fırtınası” yap.
5. Markete uğra.
6. Potansiyel müşterilerden “50” tanesini ara.
7. Birkaç makine çamaşır yıka.
8. Evi temizle.

Bu listeye bakınca, listedeki en önemli işin “potansiyel müşterilerle telefon görüşmesi yapmak” olduğunu görmek çok zor olmasa gerek. Evi temizlemek, çamaşır yıkamak, market alışverişi yapmak, Mert ile görüşmek ya da gelen kutusuna göz atmak gibi işleri tamamlamanın güzel olabileceğini kabul ediyorum ama bu tarz işlerin gününüz üzerinde en büyük etkiyi yaratmayacağı ortada.

Her zaman olmasa da bazı durumlarda insanlar yapılacaklar listelerini, yapmak istemedikleri işlerden kaçmak için kullanabiliyor. Genellikle yapmak istemediğimiz işlerin, yapmak zorunda olduğumuz işler olduğunu düşünürsek bu yaklaşım pek de yararlı olmasa gerek.

Yapılacaklar listesinin yakışıklı kardeşi

Size faydalı gelen bir planlama şekli bir başkası için uygun olmayabilir. Yapacağınız işleri listelemek sizin işinize yarıyorsa liste oluşturmaya devam edin. Ama yapılacaklar listesiyle arası iyi olmayanlar için alternatif bir yola ihtiyaç var. Ben bu alternatif yola “avcı” stratejisi diyorum.

Yıllar önce, günün her saati yanı başımızda bir dolap dolusu yiyeceğimiz yokken insanlar avcılıkla hayatta kalıyordu. Avcı, o gün güzel bir av yakalamayı başardıysa ailesiyle birlikte karnını doyurabiliyordu. Ama yakalayamadıysa aç kalıyorlardı. Bu kadar basit.

O avcının; e-postalarını kontrol etmek, insanın ömründen ömür götüren sıkıcı toplantılara katılmak, arkadaşlarına e-posta atmak ya da o gün yapacağı işleri listelemek için ayıracak zamanı yoktu.

Her gün uyanır uyanmaz avcının aklında tek bir hedef olur: Günü başarılı bir avla bitirmek. Avcı için tek önemli şey avıdır.

Bu avcı bakış açısını modern dünyada günlük planlamalarımıza da uyarlayabiliriz. Her gün yapmanız gereken işleri birbiri ardına sıralamak yerine o gün MUTLAKA yapılması gereken ve en büyük etkiyi yaratacak olan tek bir işi seçmeniz gününüzü daha verimli kılar.

Gary Keller, çok satanlar listesinde yer alan Bir Tek Şey adlı kitabında konuyu şu sözlerle ele alıyor:

“Yapılacaklar listesindeki maddeleri bir bir çizerek uzun saatler harcamanın ve günü dolu bir çöp kutusu ve boş bir masayla bitirmenin verimlilikle veya başarıyla hiçbir ilgisi yoktur. Yapılacaklar listesi yerine aslında ihtiyacınız olan şey bir başarı listesidir: başlı başına olağanüstü sonuçlar elde etmek üzerine tasarlanmış bir liste.”

Bu konsepti gözünüzde tam olarak canlandıramıyor olabilirsiniz ama uygulama aşamasında zorluk yaşayacağınızı sanmıyorum.

Öncelikle bugün başarabileceğiniz ve en çok etkiyi yaratacak işi bulun. Bu işi bulmakta zorlanıyorsanız en az yapmak istediğiniz işlere bakabilirsiniz.

İşinizi belirledikten sonra bir sürü not kâğıdı alın ve masanıza koyun.

Ofisinize adım attığınız anda ilk işiniz bu kağıtlardan birini alıp o gün için belirlediğiniz ve en çok etkiyi yaratacağını düşündüğünüz hedefi yazmak olsun. Ardından bu notu görebileceğiniz bir yere yapıştırın.

Dikkatiniz dağıldığında ya da sebepsizce e-postalarınızı kontrol etmek istediğinizde notunuza bakın. Böylece o günün avını yakalamak için çalışmaya yeniden odaklanabilirsiniz.

Bu yöntemi birkaç hafta deneyin ve her gün için belirlediğiniz tek bir büyük hedefi gerçekleştirmeye odaklanın.

Birkaç hafta sonra bu uygulamaya ara verip değerlendirme yapın: Kendinizi daha başarılı hissediyor musunuz? Bu yöntemle daha çok etki yaratabildiğinizi düşünüyor musunuz?

Cevabınız evet ise doğru yoldasınız demektir. Avlanmaya devam…