Најављујемо Jotform Паметне PDF Обрасце

Функције и интеграције Jotform-а раде са Jotform Паметним PDF Обрасци за креирање процеса рада који аутоматизују досадне задатке који одузимају време.

Оно што добијаш је решење “све у једном“ које је дизајнирано да трајно искључи ручни унос података и бескрајне хрпе папира из твог процеса рада. Уз мало домишљатости и знања, можеш максимално искористити Jotform Паметне PDF Обрасци користећи их заједно са другим производима и функцијама које су дизајниране да олакшају рад.

Без обзира да ли избацујеш папирологију или поједностављујеш прикупљање података помоћу онлајн образаца за здравствену заштиту, Jotform Паметни PDF Обрасци нуде беспрекоран, али безбедан начин за прикупљање информација онлајн и њихово коришћење за попуњавање PDF образаца који су део твог процеса рада.

Да бисмо ти дали бољу представу о томе како то функционише, навешћемо неке од најбољих карактеристика Jotform Паметних PDF Образаца и истаћи неколико стратегија које могу да поједноставе твој процес рада.

1. Уштеди време брзим претварањем PDF обрасца у онлајн образац

PDF је као уметничко дело. Понекад може потрајати сатима да би формат, изглед и питања изгледали исправно.

Твој образац мора да буде лак за читање и разумевање. Понекад такође мора да буде у складу са важним законским, регулаторним или административним захтевима, као што су HIPAA и FERPA.

Поново креирање обрасца у Jotform некада је био напоран и фрустрирајући задатак који је захтевао прављење онлајн обрасца од нуле.

Али, чак и након што си прошли кроз проблеме са реплицирањем PDF обрасца у Jotform-у, можда си схватио нешто веома важно: сви одговори прикупљени путем онлајн образаца морају се некако појавити у твом оригиналном PDF-у.

Jotform Паметни PDF Обрасци могу да уклоне муке процеса миграције образаца и дељења информација брзим претварањем попуњивих PDF образаца у онлајн обрасце за скоро кратко време.

Чим отпремиш PDF у Jotform, можеш да унесеш измене у онлајн образац тако што ћеш уклонити поље, додати ново и повезати га са одговарајућим простором за одговоре на PDF обрасцу. Када неко попуни твој онлајн образац, његови послати одговори ће се користити за аутоматско попуњавање одређених поља у твом оригиналном PDF-у.

Ако не желиш да повежеш одређена поља у својим онлајн и PDF обрасцима, можеш једноставно да уклониш везу. Ова опција може бити од користи ако желиш да поставиш одређена питања у свом онлајн обрасцу, али ти одговори нису потребни у PDF обрасцу.

Jotform Паметни PDF Обрасци ти такође омогућавају да потпуно уклоните све везе између свог отпремљеног PDF обрасца и онлајн верзије коју генерише Jotform.

2. Учини попуњавање образаца мање застрашујућим помоћу условне логике

Нико не воли да испуњава дугачке обрасце, а још мање да чита и поново чита упутства само да би схватио да ли се следећих неколико питања уопште односи на њих.

Ове препреке отежавају људима да деле информације и могу их на крају обесхрабрити да то учине. Непотребно сложени обрасци могу чак поткопати интегритет прикупљених података наводећи људе да ненамерно дају непрецизне или нетачне информације.

Ове проблеме можеш решити додавањем условне логике у онлајн обрасце које креираш из PDF-ова.

Пошто ти условна логика омогућава да сакријеш питања на основу нечијих претходних одговора, људи који попуњавају образац могу прескочити питања која се не односе на њих. Исто тако, можеш прикупити више информација коришћењем условне логике да би приказао додатна питања када то траже одговори корисника.

3. Погоданo за мобилне уређаје

Када радиш на даљину и мораш да прикупиш важне информације на лицу места, можда нећеш имати приступ десктоп или лаптоп рачунару.

Такође нема времена за чекање када треба да пређеш са једног састанка на други или да прикупиш податке од више људи одједном.

Можеш се вратити на папирне обрасце, али папир је лако заметнути, рукопис може бити тежак за читање, а ручно уношење тих података у рачунар на крају дана одузима много времена.

Као свеобухватно решење, Jotform Паметни PDF Обрасци и апликација Jotform Мобилни Обрасци могу да раде у тандему како би креирали изванредан процес прикупљања података за мобилне уређаје који ће ти помоћи да прикупљаш информације у покрету и користиш прикупљене податке за аутоматско попуњавање онлајн копије PDF образаца.

Све што треба да урадиш је да отпремиш PDF образац у Jotform, прилагодиш његову онлајн верзију и повучеш га у апликацији Jotform Мобилни Обрасци на свом мобилном телефону или таблету. Такође можеш да доделите онлајн обрасце другим људима, који онда могу да приступе твом обрасцу у апликацији Jotform Мобилни Обрасци на својим мобилним уређајима.

Ако су одређена поља у твоја два алата за прикупљање података повезана, послати одговори из онлајн обрасца ће се користити за попуњавање копије PDF-а који си отпремио у Jotform.

Пошто ти апликација Jotform Мобилни Обрасци омогућава приступ обрасцу, попуњавање и слање информација офлајн, нема потребе да се бринеш да ћеш изгубити прикупљене податаке.

4. Лако лоцирајте прикупљене информације

Понекад нема ничег горег од тога да нешто прнађеш.

Сузити претрагу на одређену област је релативно лак део. Тежак део је заправо ручно чешљање по свему да би пронашао иглу у пласту сена.

Ова иста аналогија се може применити на мале делове достављених информација у једном PDF обрасцу који се чува са десетинама или стотинама сличних. Може потрајати сатима да се ручно скролујете кроз све архивиране обрасце пре него што коначно пронађеш прави.

Jotform Пријемно Сандуче може учинити овај задатак много лакшим тако што ти омогућава да тражиш одређене информације у примљеним одговорима одређеног обрасца.

Jotform Пријемно Сандуче ти чак омогућава да филтрираш одговоре обрасца и пронађеш информације које испуњавају одређене параметре. Можеш, на пример, да тражиш одговоре који су достављени одређеног дана или да пронађеш одговоре који садрже конкретан одговор на питање.

Након што отпремиш PDF образац у Jotform, направи његову прилагодљиву онлајн верзију и подели је са људима. Све достављене информације се архивирају под тим специфичним обрасцем у Jotform Пријемном Сандучету.

5. Преузми одговоре обрасца као CSV и Excel фајлове

Када прикупљаш податке онлајн, прикупљање информација је само пола битке.

Чак и ако Jotform аутоматизује овај процес, и даље мораш да пренесеш ове вредне податке у различите софтверске алате који одржавају рад твоје организације.

Можете ручно унети податке у ове системе или преузети све појединачне одговоре обрасца један по један. Ако све друго не успе, постоји испробани метод копирања и лепљења података у софтверске алате.

Али ово је губљење времена.

Осим коришћења једне од Jotform-ових интеграција која шаље одговоре на обрасце софтверским алатима трећих страна, Jotform Пријемно Сандуче ти омогућава да преузмеш неке или све ове прикупљене податке на одједном као CSV или Microsoft Excel фајл.

Jotform Пријемно Сандуче такође пружа опцију за преузимање копија 

оригиналног PDF обрасца, заједно са информацијама прикупљеним путем онлајн обрасца који си креирало у Jotform-у.

6. Прикупљај податке у покрету додељивањем онлајн образаца

Jotform Паметни PDF Обрасци олакшавају претварање PDF обрасца у онлајн образац и дељење са одређеним људима како би они могли да пошаљу своје информације или прикупе податке за тебе. Такође, можеш да користиш Jotform-ову функцију Додељивања Образаца да поделиш свој онлајн образац путем дирекног линка и прилагодљивог имејла.

Ова функција ти такође омогућава да контролишеш ко може да види твој образац и шта може да уради са њим.

Можеш чак и да прекинеш приступ свом обрасцу у било ком тренутку генерисањем новог линка или постављањем датума истека за оригиналну везу.

Jotform-овa функцију Додељивања Образаца ти омогућава да надгледаш ко има приступ твом обрасцу и да измениш врсту приступа који има у било ком тренутку.

Такође можеш да видиш све информације из обрасца које је прикупила једна особа и да закажеш имејлове са подсетницима, како би се подаци прикупљају брзо и доследно.

Ова посебна функција може бити од помоћи ако треба да доделиш обрасце за инспекцију, обрасце за сагласност, пословне обрасце, здравствене обрасце или обрасце за борбу против корона вируса колегама у свом тиму који су на терену или раде на даљину. Ово ће им омогућити да попуне твој образац или да прикупе информације од пацијената, купаца, клијената и било кога другог ко треба да подели информације.

Не постоји ништа горе од тражења одговора који је закопан у посту на блогу, тикету за корисничку подршку или детаљном водичу за помоћ са гомилом других тема.

Ако имаш питања, Jotform има све одговоре, на једном месту.

Направили смо широк спектар туторијала који ће доћи до корена твојих проблема и показати ти како да их решите за кратко време. Тачније, покривамо нека често постављана питања, као

• Како користити Jotform Паметнe PDF Обрасцe и извући најбоље из њих?
• Како могу да увезем свој PDF у Jotform?
• Како повежеш поља онлајн обрасца са PDF-ом?
• Како PDF веза функционише са Jotform Паметним PDF Обрасцима?
• Како могу да одвојим свој PDF од онлајн обрасца?
• Како да ажурирам PDF који је већ у употреби?
• Како да поставим лозинку за PDF прилог?
• Како да сачувам PDF-ове у сервисима за складиштење у облаку, као што су Google Drive и Dropbox?
• Како да преузмем своје одговоре у оригиналном PDF изгледу?

Пошто је први корак увек најваћније, брзо ћемо илустровати како да отпремиш PDF образац и креираш онлајн образац у JotForm-у.

1. Започни тако што ћеш кликнути на дугме Направи Образац у горњем левом углу странице Моји Обрасци у JotForm-у.

2. Изабери опцију Увези Образац да отпремиш PDF образац и креираш његову онлајн верзију у JotForm-у.

3. Изабери Увези PDF Oбразац.

4. Кликни на Отпреми PDF Образац да пронађеш PDF образац који желиш да претвориш у онлајн образац.

Нема сумње да су PDF-ови олакшали архивирање, дељење и организовање података без ослањања на папир.

Међутим, постоји велики проблем: све информације које уђу у PDF остају тамо.

Стандардни PDF обрасци морају да се одштампају, и иако они који се могу испунити омогућавају људима да пошаљу своје одговоре на рачунару, све информације морају се ручно пренети у софтверске алате који покрећу твој процес рада.

Jotform Паметни PDF Обрасци могу решити овај проблем брзим претварањем PDF образаца у онлајн обрасце и коришћењем прикупљених података за попуњавање оригиналног PDF обрасца. Такође можеш да повежеш било коју од Jotform-ових интеграција са својим онлајн обрасцем тако да ће се долазни одговори аутоматски делити са софтверским алатима треће стране који ти помажу да обавиш посао.

На крају крајева, ако подаци само стоје на твом Jotform налогу, то ти неће донети ништа корисно.

На пример, Jotform-ове интеграције Box, Dropbox, Google Drive и друге са услугама за складиштење фајлова ти могу помоћи да архивираш важне записе, као што су уговори, обрасци за инспекцију и обрасци за медицинске примену, на чување.

Jotform-ове интеграције могу чак да шаљу достављене информације, укључујући имена, имејл адресе и друге контакт информације, са онлајн образаца на Constant Contact, Mailchimp, ActiveCampaign и друге платформе за имејл маркетинг.

Такође можеш да прикупљаш уплате преко свог обрасца тако што ћеш га повезати са једном од Jotform-ових интеграција система за плаћања, укључујући Square, Stripe, and Authorize.Net.

Постојала су времена када си морао да прикупљаш, делиш и архивираш информације на папиру.

Ових дана, компаније свих величина траже начине да смање употребу папира и пребаце пословне операције на интернет.

PDF-ови су популаран и ефикасан начин за безбедну дистрибуцију, складиштење, дељење и организовање података, али нису најбољи алати за прикупљање информација. У многим случајевима и даље мораш да одштампаш папирне обрасце.

Попуњиви PDF-ови чине овај посао мало лакшим тако што омогућавају људима да попуне образац, сачувају га и пошаљу имејлом. Проблем је, међутим, у томе што ће људи морати да користе Adobe Acrobat или сличан софтвер (који често није бесплатан) да би приступили обрасцу и попунили га.

Штавише, ако прикупљаш информације у покрету, можда ћеш морати да одштампаш штампану копију, попуниш је и ручно унесете те детаље у PDF образац.

Jotform Паметни PDF Обрасци заувек уклањају папир из твог процеса прикупљања података претварањем PDF образаца у онлајн обрасце које можеш лако да делиш. Ако повежеш поља у својим онлајн и PDF обрасцима, све поднете информације се аутоматски деле између два обрасца.

Попуљиви PDF-ови могу прикупљати информације у формату који желиш, али не морају нужно олакшати процес попуњавања обрасца. На пример, ако неко треба да одговори само на одређена питања која се на њега односе, мора пажљиво да прочита упутства и прође цео образац.

Jotform Паметни PDF Обрасци ти омогућавају да сакријеш или прикажеш било који број питања на основу нечијих претходних одговора. Ова опција штеди време и спречава забуну тако што омогућава људима да прескачу нерелевантна питања док попуњавају образац.

Попуљиви PDF-ови су такође рестриктивни, јер можеш прикупљати само одговоре на питања која су приказана на обрасцу. Шта се дешава ако треба да прикупите додатне информације које нису у PDF-у?

На пример, можда ће ти требати додатне контакт информације од ученика и њихових родитеља кад год попуне образац за регистрацију. Ови детаљи, међутим, не морају да буду укључени у PDF копију која се дели са администраторима у твојој организацији.

Можеш замолити људе да попуне други образац или да их контактираш путем имејла, али те опције су незгодне и могу ти одузети још више времена.

Када људи попуне онлајн образац, копије попуњеног PDF-а се могу се корисницима, колегама или члановима тима којима су те информације можда потребне.

Одговори на онлајн образац који нису повезани са пољима у оригиналном PDF-у биће сачувани на твом Jotform налогу. Можеш да користиш Jotform-ове интеграције да делиш све достављене податке обрасца са софтверским алатима треће стране, без обзира да ли су ове информације повезане са одређеним пољима у твом оригиналном PDF обрасцу.

Пошто Jotform-ови онлајн обрасци могу да се попуне буквално било где и на било ком уређају — десктоп рачунарима, лаптоповима, мобилним телефонима и таблетима — не мораш да се ослањаш на штампане папирне обрасце као резервну опцију.

Апликација Jotform Мобилни Обрасци за паметне телефоне и таблете ти чак омогућава да прикупљаш податке офлајн када немаш приступ интернету. У овим случајевима, прикупљене информације се чувају на твом уређају и преносе на Jotform када пронађеш стабилан сигнал или Wi-Fi.

Онлајн образац, креиран од PDF-а са Jotform Паметним PDF Обрасцима, се овде може видети у апликацији Jotform Мобилни Обрасци.

Када људи попуне твој онлајн образац у мобилној апликацији, њихове информације попуњавају оригинални PDF образац баш као што то чини десктоп верзија Jotform Паметних PDF Образаца.

Слушање игра кључну улогу у генерисању нових идеја и развоју иновативних решења за тврдоглаве проблеме који те успоравају и отежавају ти посао.

То је управо оно што смо урадили у Jotform-у након што су организације свих величина рекле да наилазе на бројне уобичајене, али узнемирујуће баријере које су им отежавале неприметно прикупљање, организовање и дељење информација.

На пример, неким Jotform корисницима је било тешко да

• Користите онлајн обрасце јер њихова организација жели да се сви долазни одговори приказују на унапред одобреном, стандардном PDF шаблону који је већ у употреби
• Пронађе одређене информације у мору достављених PDF образаца
• Попуне дугачке, сложене PDF обрасце
• Ручно пренесу или откуцају достављене информације из онлајн образаца у софтверске алате који помажу њиховом тиму да обави посао
• Поново креирају PDF обрасце у Jotform-у тако што ће направити онлајн образац од нуле
• Поново откуцају сва питања из PDF обрасца и пролагоде дизајн и формат, док праве онлајн верзију у Jotform-у

Током протекле године, разговарали смо са најмање десетак корисника Jotform-а који су понудили вредне увиде о томе шта раде, како прикупљају податке, шта није функционисало, како им Jotform Паметни PDF Обрасци могу помоћи и шта би се могло учинити да производ постане још бољи.

Неколико ових корисника Jotform-а говорило је о потреби да

• Попуне сложене PDF-ове и учине више са подацима који се прикупљају
• Одбаце папирне обрасце и прикупљају податке помоћу онлајн образаца прилагођених мобилним уређајима који такође функционишу када има или нема приступа интернету
• Користе прикупљене податке из уговора о неоткривању података онлајн да би попунили његову стандардну PDF верзију
• Направе онлајн обрасце за сагласност, укључујући одрицање од одговорности и обрасце за ослобађање од одговорности, од PDF верзија које је користила њихова организација

Оно што данас видиш у Jotform Паметни PDF Обрасцима је кулминација њиховог савета, дубоко усађена мисија да се папирни обрасци заувек избаце из процеса рада и наш циљ да твоји онлајн обрасци раде за тебе (а не обрнуто ).

Проналажење ефикасног начина за онлајн прикупљање информација и преношење тих информација у PDF обрасце које већ користиш може бити кључно за твоју организацију.

Ипак, можда неће бити од користи ако су ти потребне строге мере за заштиту свих власничких, поверљивих или осетљивих информација које прикупљаш. Ако било који од ових података буде украден или случајно компромитован, може се рећи да се твоја организација може наћи невољи.

Jotform Паметни PDF Обрасци нуде безбедан начин да једноставно претвориш PDF обрасце у онлајн обрасце, аутоматски попуниш копију оригиналног PDF обрасца користећи податке које прикупљаш и поделиш ове важне фајлове са свима којима су подаци потребни.

Без обзира да ли користиш обрасце за кредитне захтеве за прикупљање осетљивих финансијских информација или прикупљање виталних детаља од пацијената са обрасцима за телездравство, Jotform има снажне мере заштите које могу заштитити твоје податке од нежељених упада.

Дели попуњене PDF обрасце безбедно уз заштиту лозинком

Прикупљање медицинских, правних или финансијских информација може довести до одређених ризика.

Могу постојати правне последице и скупе последице ако се имена, јединствени идентификациони бројеви или други лични подаци ненамерно открију погрешним људима.

Поред претварања PDF обрасца у онлајн образац, Jotform Паметни PDF Обрасци могу заштитити податке које прикупљаш од знатижељних очију и случајног откривања.

Можеш да креираш лозинку да заштитиш копију оригиналног PDF-а који садржи податке одговора из твог онлајн обрасца.

Ко год прими аутоматски одговор или имејл са обавештењем мора кликнути на PDF прилог и унети лозинку коју си поставили да би дешифровао фајл.

Заштитите здравствене информације са HIPAA стандардом

Ако си здравствени радник или неко ко пружа услуге у његово име, чување виталних медицинских информација ти је скоро увек на уму.

И постоји добар разлог за то.

Последице кршења HIPAA стандарда – чак и случајно – су веома скупе и могу да задају велики ударац репутацији здравственог радника. Нажалост, опрезно прикупљање података и предузимање неопходних мера предострожности за избегавање ненамерног откривања неће спречити хакере и друге сумњиве ликове да поткопају твоје напоре.

Jotform ти омогућава да креираш обрасце по HIPAA стандарду и прикупљаш све врсте информација, заједно са онлајн уплатама, без бриге о томе ко прати све ове податке. Jotform чак пружа и потписани BAA који гарантује да твој онлајн образац ради за тебе.

Немој сумњати: Попуњиви PDF обрасци су погодна алтернатива папирним обрасцима.

Али чак и ако креираш Попуњиви PDF образац који не треба да се штампа, прикупљање информација и њихово преношење у софтверске алате који покрећу твој процес рада може бити изазов.

Jotform Паметни PDF Обрасци се могу директно позабавити овим проблемима омогућавајући ти да отпремиш PDF образац и претвориш га у онлајн образац за неколико секунди. Овај новостворени онлајн образац је потпуно прилагодљив, тако да можеш да контролишеш како изгледа без угрожавања оригиналног PDF-а који је отпремљен на Jotform.

Пошто се одређена поља у онлајн и PDF обрасцима могу повезати, Jotform Паметни PDF Обрасци ти олакшавају прикупљање информација путем онлајн обрасца и коришћење ових података за аутоматско попуњавање оригиналног PDF обрасца.

Jotform Паметни PDF Обрасци такође нуди широк спектар опција за дељење образаца тако да можеш да контролишеш како се твој онлајн образац и попуњени PDF образац деле.

На крају, Jotform Паметни PDF Обрасци ти омогућавају једноставно онлајн прикупљање информацијаи попуњавање PDF образаца који играју важну улогу у обављању твог посла.

Ако то још ниси, испробај Jotform Паметни PDF Обрасце данас.

Види како Jotform олакшава прикупљање потребних података, елиминиши папирне обрасце и решавај фрустрирајуће проблеме који те спутавају.