Apresentando os Formulários PDF Inteligentes Jotform

Os recursos e integrações da Jotform funcionam de forma integrada com Formulários PDF Inteligentes Jotform, criando fluxos de trabalho sem conflitos e capazes de automatizar tarefas tediosas e demoradas.

O que você ganha é uma solução completa, desenvolvida para eliminar permanentemente a entrada manual de dados e a papelada de seu fluxo de trabalho. Com um pouco de criatividade e conhecimento técnico em suas mãos, você pode aproveitar ao máximo os Formulários PDF Inteligentes Jotform, usando a ferramenta em conjunto com outros produtos e recursos desenvolvidos para tornar seu trabalho mais fácil.

Quer você esteja fazendo a transição para um escritório sem papelada ou padronizando a coleta de dados usando formulários médicos, a ferramenta Formulários PDF Inteligentes Jotform oferece uma maneira integrada e segura de coletar informações online e usá-las para preencher formulários em PDF que fazem parte de seu fluxo de trabalho.

Para que você possa ter uma melhor ideia sobre como isto funciona, apresentaremos alguns dos principais recursos dos Formulários PDF Inteligentes Jotform, destacando algumas estratégias que podem simplificar seu fluxo de trabalho.

1. Economize tempo transformando um formulário em PDF em um formulário online rapidamente

Um PDF é como uma obra de arte. Por vezes, pode levar horas para acertar seu formato, layout e perguntas ideais.

Seu formulário precisa ser de fácil leitura e compreensão. Às vezes, também é preciso estar de acordo com exigências legais, regulatórias ou administrativas, como HIPAA e FERPA.

Recriar todo o seu trabalho duro usando Jotform costumava ser uma tarefa cansativa e frustrante, e que exigia a criação de um formulário online do zero.

Contudo, mesmo após ter passado por todo o processo de replicar seu formulário online usando Jotform, você pode ter percebido algo muito importante: Todas as respostas coletadas através de seus formulários online precisam ser inseridas de alguma forma em seu PDF original.

Formulários PDF Inteligentes Jotform pode remover a dificuldade do processo de migração de dados e compartilhamento de informações, transformando formulários em PDF em formulários online rapidamente.

Ao fazer o upload de seu PDF para Jotform, você pode fazer alterações ao seu formulário online, removendo e adicionando campos, e vinculando-os ao espaço correspondente às suas respostas no formulário em PDF. Desta forma, sempre que alguém preencher seu formulário online, suas respostas serão usadas para preencher automaticamente campos específicos em seu PDF original.

Caso não queira vincular determinados campos em seus formulários online e PDF, você pode simplesmente remover a conexão entre eles. Esta opção pode ser útil caso você queira fazer certas perguntas em seu formulário online, mas não precise inserir suas respostas ao preencher o PDF.

Formulários PDF Inteligentes Jotform também o permite remover completamente todas as conexões entre o formulário em PDF enviado e sua versão online gerada pela ferramenta JotForm.

2. Torne o preenchimento de seus formulários menos assustador usando lógica condicional

Ninguém gosta de preencher formulários muito longos, muito menos de ler e reler instruções só para descobrir se as próximas questões se aplicam a eles.

Estes obstáculos dificultam o preenchimento de informações, podendo ainda desencorajar seu envio. Formulários desnecessariamente complexos podem até mesmo comprometer a integridade dos dados coletados, fazendo com que as pessoas acidentalmente forneçam informações incorretas ou incompletas.

Você pode resolver estes problemas adicionando lógicas condicionais aos formulários online criados a partir de seus PDFs.

Como o uso de lógica condicional o permite ocultar perguntas com base nas respostas coletadas anteriormente, as pessoas que preenchem seu formulário podem pular questões que não se aplicam a elas. Da mesma maneira, você pode coletar ainda mais informações usando lógica condicional para exibir perguntas adicionais sempre que necessário.

3. Funciona em dispositivos móveis

Quando se está trabalhando remotamente e é preciso coletar informações importantes na hora, você pode não ter acesso a um computador ou notebook.

Também não há tempo de sobra quando saindo de um compromisso para outro, ou quando coletando dados de diversas pessoas ao mesmo tempo.

Sim, nestas situações, você pode voltar a utilizar formulários em papel, mas estes são fáceis de se perder, a letra das pessoas pode ser de difícil leitura, e inserir estes dados manualmente em seu computador ao fim do dia pode ser algo demorado.

Como uma solução completa, Formulários PDF Inteligentes Jotform e o aplicativo Jotform – Formulários Móveis funcionam em conjunto para criar um incrível fluxo de trabalho para a coleta de dados móveis que o ajudará a coletar informações onde quer que esteja e a usar estes dados para preencher cópias online de seus formulários em PDF automaticamente.

automaticamente.

 automaticamente.

Tudo o que você precisa é fazer o upload de um formulário em PDF para o Jotform, personalizar sua versão online, e abri-la no aplicativo Jotform – Formulário Móveis em seu celular ou tablet. Você também pode atribuir formulários online a outras pessoas, as quais poderão acessá-los a partir do aplicativo em seus próprios dispositivos móveis.

Caso campos específicos em suas duas ferramentas para a coleta de dados estejam vinculados, respostas enviadas a partir de seu formulário online serão então usadas para preencher uma cópia de seu PDF.

Como o aplicativo Jotform – Formulários Móveis o permite acessar um formulário, preenchê-lo e submeter suas informações online, você não precisa se preocupar em perder seus dados coletados.

4. Localize informações coletadas facilmente

Às vezes, não há nada pior que não saber onde encontrar algo.

Limitar sua pesquisa a uma área específica é a parte relativamente fácil. A parte difícil é repassar e conferir manualmente todas as informações para encontrar a agulha no palheiro.

A mesma analogia pode ser aplicada aos pequenos fragmentos de informação em um formulário em PDF armazenado juntamente com dezenas e centenas de outros iguais a ele. Pode levar horas para conferir todos os formulários arquivados em seu computador antes de finalmente encontrar aquele que procura.

A Caixa de Envios Jotform torna esta tarefa muito mais fácil, permitindo que você pesquise por informações específicas a partir das respostas submetidas em um determinado formulário.

A Caixa de Envios Jotform o permite até mesmo filtrar as respostas ao seu formulário para encontrar informações que se encaixam em determinados parâmetros. Você poderia, por exemplo, pesquisar envios submetidos em um determinado dia ou localizar respostas que incluem uma resposta específica para uma determinada pergunta.

Uma vez que tenha feito o upload de seu formulário em PDF para Jotform, crie sua versão online personalizável e compartilhe-a com outras pessoas. Quaisquer informações submetidas serão então armazenadas juntamente às informações daquele formulário específico em sua Caixa de Envios JotForm.

5. Baixe respostas aos seus formulários online como arquivos CSV e Excel

Quando coletando dados online, a coleta em si é apenas metade da batalha.

Mesmo com Jotform automatizando este processo para você, ainda é preciso transferir estes valiosos dados para as diversas ferramentas de software que mantêm sua organização funcionando.

Você poderia inserir seus dados nestes sistemas manualmente ou baixar todas as respostas individuais aos seus formulários uma a uma. E, se tudo der errado, temos sempre um método testado e comprovado: copiar e colar os dados em suas ferramentas.

Mas isto é uma grande perda de tempo.

Além da opção de usar uma das integrações oferecidas pela Jotform para encaminhar envios de formulários para softwares de terceiros, a Caixa de Envios Jotform o permite baixar estes dados de forma parcial ou total como arquivos de formato CSV ou Excel.

A Caixa de Envios Jotform também oferece a opção de baixar cópias de seu formulário original em PDF preenchido automaticamente usando informações coletadas através do formulário online que você criou usando JotForm.

6. Colete dados em qualquer lugar atribuindo seus formulários online

A ferramenta Formulários PDF Inteligentes Jotform torna fácil transformar um formulário em PDF em um formulário online, além de seu compartilhamento com pessoas específicas, de forma que estas possam submeter suas próprias informações ou coletar dados para você. Você pode então usar o recurso de Atribuição de Formulários da Jotform para compartilhar seu formulário online através de um link ou e-mail de convite.

Este recurso também o permite controlar quem pode visualizar seu formulário e o que podem fazer com ele.

Você pode até mesmo cortar o acesso ao seu formulário a qualquer momento gerando um novo link ou configurando uma data de vencimento para o link original.

O recurso para Atribuição de Formulários da Jotform também o permite monitorar quem possui acesso ao seu formulário e modificar seu tipo de acesso a qualquer momento.

Você também pode visualizar todas as informações coletadas por uma única pessoa e submetidas através de seus formulários, e agendar lembretes por e-mail para que os dados sejam coletados de forma rápida e consistente.

Este recurso em particular pode ser útil se você precisa atribuir formulários de inspeção, formulários de consentimento, formulários para negócios, formulários médicos ou formulários em resposta ao coronavírus a colegas em sua equipe trabalhando remotamente ou em campo. Por sua vez, estes podem preencher seu formulário ou coletar informações de pacientes, consumidores, clientes, compradores e quaisquer outras pessoas que precisam compartilhar informações com você.

Não há nada pior que procurar por todos os lugares por uma resposta que está perdida em alguma postagem em blogs, fóruns de suporte ou guia de ajuda detalhado misturada com um monte de outros tópicos.

Se você tem dúvidas, Jotform tem todas as respostas em um só lugar.

Criamos uma ampla gama de tutoriais que o ajudarão a chegar à raiz de seus problemas e consertá-los rapidinho. Mais especificamente, respondemos algumas perguntas frequentes, como

• Como usar e tirar maior proveito dos Formulários PDF Inteligentes Jotform?
• Como posso importar meu próprio PDF para Jotform?
• Como é possível vincular os campos de um formulário online com PDFs?
• Como funciona a conexão com PDFs usando Formulários PDF Inteligentes Jotform?
• Como posso desconectar meu PDF do formulário online?
• Como posso atualizar um PDF que já está em uso?
• Como posso configurar uma senha para o PDF anexado?
• Como posso salvar PDFs em serviços de armazenamento em nuvem, como Google Drive e Dropbox?
• Como posso baixar minhas respostas no layout do PDF original?

Como começar com o pé direito é um importante primeiro passo em qualquer jornada, ilustraremos rapidamente como fazer o upload de um formulário em PDF e criar um formulário online usando JotForm.

1. Comece clicando no botão Criar Formulário, localizado no canto superior esquerdo da página Meus Formulários, na ferramenta JotForm.

2. Selecione a opção Importar Formulário para fazer o upload de um formulário em PDF e criar sua versão online usando JotForm.

3. Escolha Importar Formulário em PDF.

4. Clique em Faça Seu Upload para localizar o formulário em PDF que você deseja transformar em um formulário online.

Não há dúvidas que o uso de arquivos em PDF tornou mais fácil arquivar, compartilhar e organizar dados sem utilizar papel.

Contudo, surge um grande problema: Quaisquer informações adicionadas em um PDF permanecem lá.

Formulários padrões em PDF precisam ser impressos e, apesar de opções preenchíveis permitirem que usuários insiram suas respostas no computador, quaisquer informações compartilhadas precisam ser manualmente transferidas para as ferramentas de software que fazem seu fluxo de trabalho funcionar.

A ferramenta Formulários PDF Inteligentes Jotform pode resolver este problema, rapidamente transformando formulários em PDF em formulários online, e usando os dados coletados para preencher o formulário original. Você também pode conectar qualquer uma das integrações da Jotform ao seu formulário online, permitindo que envios recebidos sejam automaticamente compartilhados com as ferramentas de software de terceiros que o ajudam a executar seu trabalho.

Afinal, se seus dados estiverem parados em sua conta Jotform, estes não poderão ajudá-lo

Por exemplo, as integrações da Jotform ao Box, Dropbox, Google Drive, entre outros serviços de armazenamento, podem ajudá-lo a arquivar registros importantes, como contratos, formulários de inspeção e formulários para registro médico.

As integrações fornecidas pela Jotform podem até mesmo encaminhar informações submetidas, incluindo nomes, endereços de e-mail e outras informações para contato, de seus formulários online para o Constant Contact, Mailchimp, ActiveCampaign, entre outras plataformas de e-mail marketing.Você também pode coletar pagamentos através de seu formulário conectando-o a uma das integrações a processadores de pagamento da Jotform, como Square, Stripe e Authorize.Net.

Houve um tempo no qual era necessário coletar, compartilhar e arquivar informações em papel.

Neste tempo, empresas de todos os tamanhos buscavam formas de reduzir sua emissão de carbono e transferir suas operações para o meio online.

PDFs são uma maneira popular e eficiente de distribuir, armazenar, compartilhar e organizar dados de forma segura, mas não são a melhor ferramenta para a coleta de dados. Em muitos casos, você ainda acaba por precisar imprimir formulários em papel.

PDFs preenchíveis tornam este trabalho um pouco mais fácil ao permitir que uma pessoa preencha o formulário, salve-o e envie-o de volta por e-mail. O problema, contudo, é que estas pessoas precisarão usar o Adobe Acrobat ou softwares similares (que frequentemente não são gratuitos) para acessar e preencher seu formulário.

Além disso, se você está coletando informações em diferentes locais, pode precisar imprimir uma cópia física, preenchê-la e inserir manualmente estas informações no formulário em PDF preenchível.

A ferramenta Formulários PDF Inteligentes Jotform elimina completamente o uso de papel do seu fluxo de trabalho de coleta de dados, transformando formulários em PDF em formulários online facilmente compartilháveis. E, se você vincular campos em seus formulários online e PDF, quaisquer informações submetidas serão automaticamente compartilhadas entre estes dois formulários.

PDFs preenchíveis podem coletar informações no formato desejado, mas não necessariamente tornam o processo de preenchimento mais fácil. Por exemplo, se alguém precisa responder apenas às perguntas aplicáveis, este precisará ler todas as instruções com cuidado e percorrer todo o formulário.

A ferramenta Formulários PDF Inteligentes Jotform o permite exibir ou ocultar quantas questões forem necessárias com base nas respostas anteriores de seus respondedores. Esta opção economiza tempo para todos, além de prevenir confusões ao permitir que as pessoas pulem perguntas irrelevantes enquanto preenchem seu formulário.

Formulários em PDF também são restritivos, já que você pode coletar apenas as respostas para perguntas que estiverem incluídas nele. O que acontece se você precisar coletar informações adicionais que não estão contidas no PDF?

Por exemplo, você pode precisar de informações para contato adicionais de alunos e seus pais sempre que estes preencherem um formulário para inscrição em esportes. Estes detalhes, contudo, não precisam ser incluídos na cópia em PDF que é compartilhada com administradores em sua organização.

Você poderia pedir às pessoas para preencher um segundo formulário ou entrar em contato por e-mail, mas estas opções são inconvenientes e podem acabar por ocupar ainda mais o seu tempo.

Uma vez que as pessoas preencherem seu formulário online, cópias do PDF preenchido poderão ser compartilhadas com os mesmos, além de colegas ou membros de sua equipe que podem precisar destas informações.

Respostas ao seu formulário online não vinculadas a nenhum campo em seu PDF original serão armazenadas em sua conta JotForm. Você pode usar as integrações da Jotform para compartilhar quaisquer dados submetidos com ferramentas de software de terceiros, independente destas informações estarem ou não vinculadas a campos específicos em seu formulário PDF original.

Como os formulários online da Jotform podem ser preenchidos em qualquer lugar e em quaisquer dispositivos – computadores, notebooks, celulares e tablets – você não precisa ter formulários impressos como uma segunda opção.

O aplicativo Jotform – Formulários Móveis para smartphones e tablets o permite até mesmo coletar dados offline, quando não há acesso à internet. Nestes casos, as informações coletadas serão armazenadas em seu dispositivo e transmitidas para a Jotform uma vez que você encontrar um sinal móvel estável ou conexão Wi-Fi.

Uma vez que as pessoas preencherem seu formulário no aplicativo móvel, suas informações irão popular o PDF original, da mesma forma que acontece usando a versão desktop da ferramenta.

A arte de ouvir desempenha um papel chave na geração de novas ideias no e desenvolvimento de soluções inovadoras para problemas insistentes que atrasam sua vida e tornam o seu trabalho mais difícil.

É exatamente isto que fizemos na Jotform, uma vez que percebemos que organizações de diversos tamanhos estavam enfrentando uma variedade de barreiras comuns, porém irritantes, que dificultavam sua coleta, organização e compartilhamento de informações.

Por exemplo, alguns usuários Jotform consideravam difícil

• Usar formulários online, pois suas organizações querem que todas as respostas coletadas sejam exibidas em um modelo PDF padrão pré-aprovado que já está em uso
• Localizar informações específicas em um mar de formulários em PDF submetidos
• Preencher formulários em PDF longos e complexos
• Transferir ou digitar manualmente informações submetidas através de formulários online nas ferramentas de software que auxiliam no trabalho de suas equipes
• Recriar formulários em PDF usando Jotform para criar um formulário online do zero
• Redigitar todas as perguntas de um formulário em PDF, bem como ajustar seu design e formato, ao criar uma versão online usando Jotform

No último ano, conversamos com, pelo menos, uma dúzia de usuários Jotform, os quais nos ofereceram insights valiosos sobre o que fazem, como coletam dados, o que não estava funcionando, como a ferramenta Formulários PDF Inteligentes Jotform pode ajudá-los e o que poderia ser feito para deixar este produto ainda melhor.

Muitos destes usuários Jotform conversaram conosco sobre a necessidade de

• Preencher PDFs complexos e fazer mais com os dados coletados
• Eliminar formulários em papel e coletar dados usando formulários online otimizados para dispositivos móveis que também funcionem com pouco ou nenhum acesso à internet
• Usar dados coletados em um acordo de não divulgação para preencher uma versão PDF padrão do mesmo
• Criar formulários de consentimento online, incluindo isenções de responsabilidade e formulários de liberação, a partir de versões em PDF que vêm sendo usadas por sua organização

O que você vê hoje na ferramenta Formulários PDF Inteligentes Jotform é resultado destas contribuições, uma missão comum de eliminar formulários em papel de seus fluxos de trabalhos de uma vez por todas, e nossa jornada incansável de fazer com que seus formulários online trabalhem para você (e não o contrário).

Encontrar uma maneira eficiente de coletar informações online e adicionar estas informações nos formulários em PDF que você já usa pode mudar tudo para sua organização.

Ainda assim, isto pode não ajudar muito caso você precise aplicar medidas rigorosas para proteger todas as informações proprietárias, confidenciais ou sensíveis que coleta em seu trabalho. Se estes dados forem roubados ou comprometidos de qualquer forma, é seguro dizer que sua organização pode enfrentar grandes problemas.

A ferramenta Formulários PDF Inteligentes Jotform oferece uma forma segura de transformar formulários em PDF em formulários online, preencher automaticamente uma cópia do PDF original usando os dados coletados e compartilhar estes arquivos importantes com qualquer um que precise de acesso a estes dados.

Quer você esteja usando formulários para solicitação de empréstimos para coletar informações bancárias confidenciais de potenciais mutuários, ou coletando informações vitais de pacientes através de formulários para telessaúde, Jotform emprega medidas robustas para proteger seus dados contra intrusões indesejadas.

Compartilhe formulários em PDF preenchidos de forma segura usando proteção por senha

Coletar informações médicas, legais ou bancárias pode acarretar um bom número de riscos.

Podem haver implicações legais e consequências onerosas caso nomes, IDs únicos ou outras informações pessoalmente identificáveis sejam acidentalmente expostas às pessoas erradas.

Além de transformar formulários em PDF em formulários online, a ferramenta Formulários PDF Inteligentes Jotform pode proteger os dados coletados por você de olhares curiosos e divulgações acidentais.

Você pode criar uma senha para proteger cópias de seu PDF original contendo dados de respostas obtidas através de seu formulário online.

Todos aqueles que receberem o e-mail automático ou notificação por e-mail devem clicar no PDF anexo e inserir a senha definida por você para decodificar o formulário.

Proteja dados médicos confidenciais com conformidade com a HIPAA

Se você é um profissional da saúde, ou alguém que realiza serviços em nome de um, a proteção de informações médicas está sempre em sua cabeça.

E há um bom motivo para isto.

Consequências por violações à HIPAA – mesmo que acidentais – são muito onerosas e podem prejudicar seriamente a reputação de um profissional da saúde. Infelizmente, coletar dados de forma prudente e tomar as precauções necessárias para evitar divulgações involuntárias não impedirá hackers e outras pessoas mal-intencionadas de minar seus esforços.

Jotform o permite criar formulários em conformidade com a HIPAA e coletar todos os tipos de informações, além de pagamentos online, sem se preocupar com a segurança destes dados. Jotform até mesmo fornece um BAA assinado para garantir que seu formulário online está trabalhando apenas para você.

Não se confundam: Formulários em PDF preenchíveis são uma boa alternativa aos formulários em papel.

Porém, mesmo que você consiga criar um formulário em PDF que não exija impressão, coletar informações e transferi-las para as ferramentas de software utilizadas em seu fluxo de trabalho pode se provar desafiador.

A ferramenta Formulários PDF Inteligentes Jotform pode encarar estes problemas de frente, permitindo-o fazer o upload de um formulário em PDF e transformá-lo em um formulário online em questão de segundos. Este novo formulário online é totalmente personalizável, de forma que você poderá controlar sua aparência sem comprometer sua versão PDF original.

Como campos específicos nos formulários online e PDF podem ser vinculados, Formulários PDF Inteligentes Jotform facilita a coleta de informações através de seu formulário online e o uso dos dados coletados para o preenchimento automático do formulário em PDF original.

A ferramenta Formulários PDF Inteligentes Jotform também oferece uma grande variedade de opções de compartilhamento, permitindo-o controlar como ambos seu formulário online e PDF são compartilhados.

Por fim, Formulários PDF Inteligentes Jotform o permite ter tudo o que você quer, pelo menos quando se tratando da coleta online de informações e do preenchimento de formulários em PDF, desempenhando assim um papel essencial na realização de seu trabalho.

Caso ainda não o tenha feito, experimente Formulários PDF Inteligentes Jotform hoje mesmo.

Veja como Jotform está facilitando a coleta de todos os dados que você precisa, ajudando-o a eliminar os formulários em papel de sua vida e a resolver problemas frustrantes que estão atrasando seu trabalho.