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Como soluções para gestão de serviços em campo criam operações seguras e sustentáveis
Como soluções para gestão de serviços em campo criam operações seguras e sustentáveis
Para gerentes e trabalhadores de serviços em campo, processos manuais e desatualizados representam grandes obstáculos para o sucesso. Esses tipos de processos são demorados e complicados, impedindo que as empresas de serviços em campo se adaptem prontamente aos problemas na cadeia de suprimentos, desfrutem do uso da automação, prevejam resultados e forneçam a melhor experiência possível ao cliente. Uma abordagem manual baseada em papel pode resultar numa alta rotatividade de clientes, erros dispendiosos e até mesmo trabalhadores feridos.
Fonte: Allied Market Research
Também deixa dinheiro na mesa. Com uma taxa de crescimento anual composta (CAGR) de 19,2%, o mercado de gestão de serviços em campo deve valer quase US$ 30 bilhões até 2031 — um enorme crescimento dos US$ 5,2 bilhões em 2021. Organizações ainda alimentadas por quadros brancos, assinaturas e processos manuais têm a oportunidade de desfrutar desse crescimento empolgante digitalizando suas operações usando soluções para gestão de serviços em campo.
Ferramentas digitais ajudam os gerentes a atender às demandas dos clientes, oferecer valor, proteger os funcionários e aumentar a produtividade e taxas de satisfação do cliente para produzir um crescimento constante. Estas também ajudam a garantir que motoristas e entregadores cheguem aos seus destinos com segurança e pontualidade, a manter e gerenciar espaços remotos e inventário externo, além tornar as operações mais sustentáveis.
Nos próximos capítulos, vamos nos concentrar em maneiras específicas através das quais as soluções móveis para gestão de serviços em campo podem ajudar as organizações a minimizar atrasos, cortar custos, melhorar sua segurança e conformidade, simplificar a coleta de dados e aprimorar seus esforços de sustentabilidade.
Garanta a segurança do motorista e entregas pontuais com soluções móveis e automação de fluxo de trabalho
A base de uma gestão de serviços em campo eficaz — quer você trabalhe em telecomunicações, logística ou construção — é a segurança dos motoristas e a entrega de um serviço pontual e profissional.
76% dos executivos e especialistas em logística concordam que a falta de foco das empresas de frete e logística na implementação de recursos digitais colocarão seus negócios em sério risco.
Fonte: Accenture
Muitos clientes tiram um tempo do trabalho para comparecer a reparos e compromissos de manutenção, por isso, é importante respeitar seu valioso tempo. Se seus motoristas não puderem chegar aos seus destinos de maneira segura e pontual, clientes insatisfeitos procurarão serviços em outro lugar.
Processos manuais podem prejudicar a pontualidade e a produtividade. Quanto mais os técnicos tiverem que verificar com os gerentes suas rotas diárias, trabalhos específicos ou inspeções de veículos, menos produtivos eles serão. Estes precisam ser capazes de acessar informações atualizadas da empresa e do cliente de forma rápida e fácil para que possam cair na estrada.
"Processos manuais podem prejudicar a pontualidade e a produtividade. Permita que os técnicos acessem de forma rápida e fácil informações atualizadas da empresa e do cliente com soluções digitais e automação."
Felizmente, com as soluções para gestão de serviços em campo certas, você pode colocar seus técnicos onde eles precisam estar, quando precisam estar lá, sem comprometer a qualidade do serviço. Confira alguns exemplos de como você pode usar soluções móveis para gestão de serviços em campo para simplificar seus processos de entrega e a segurança dos motoristas.
Registre as horas do motorista
Para otimizar a segurança dos motoristas e a qualidade da entrega, gerentes de serviços em campo podem usar as planilhas para registro de motoristas online. Estes modelos personalizáveis podem incluir informações de contato e registro do veículo utilizado, estatísticas de quilometragem, solicitações de folga e planilhas de horas semanais para rastrear todos os dados do motorista em um só lugar. Com um sistema que incorpora planilhas móveis para registro de motoristas, tanto os técnicos de serviços em campo quanto os gerentes podem se comunicar rapidamente sobre as viagens do motorista, mesmo em trânsito. Em vez de digitar um e-mail, um motorista pode enviar uma atualização de viagem enquanto estiver em campo com um clique de um botão e um gerente a verá instantaneamente em sua fila de aprovação.
Gerencie a segurança de alunos e passageiros
Poucas ferramentas para gestão de motoristas são tão vitais quanto os formulários avaliativos para motoristas. Por exemplo, se você supervisiona motoristas de ônibus urbanos ou escolares, sua principal responsabilidade é garantir a segurança dos passageiros. Estes formulários o ajudam a avaliar as habilidades cognitivas e físicas de seus motoristas, permitindo que você avalie sua capacidade de fazer curvas, operar portas de ônibus, parar completamente nas placas de parada, estacionar e interagir com outras pessoas para manter os passageiros e alunos seguros.
Estes formulários não apenas podem ajudá-lo a treinar e monitorar seus motoristas de ônibus, mas também a manter registros de segurança ao longo do tempo. O uso de um sistema para gestão de serviços em campo capaz de coletar, organizar e armazenar automaticamente dados de formulários (acerca dos pontos fortes e fracos do motorista, por exemplo) lhe permite acessar dados atualizados sempre que realizar auditorias trimestrais ou anuais.
Documente as inspeções de rotina da sua frota
Sem uma inspeção adequada dos veículos da frota, você corre o risco de falhas no serviço, reparos de emergência e responsabilização por negligência dos veículos — resultando em perda de tempo e aumento de custos. Embora você possa concluir uma inspeção manualmente, é mais prático usar uma solução para gestão de serviços em campo móvel que lhe permita executar, gerenciar e armazenar inspeções na palma da sua mão. Digitalizar seus processos de inspeção veicular também permite que você pesquise rapidamente por seu banco de dados de veículos. Por exemplo, você pode pesquisar pelo número de placa, marca, modelo ou data de inspeção para encontrar dados como quilometragem ou datas de renovação do seguro.
Ao personalizar os campos do formulário e adicionar novos sugeridos pelos funcionários, você pode usar o formulário de inspeção da frota para garantir que todos os sistemas do veículo estejam em boas condições de funcionamento — desde as luzes de freio até as travas das portas. Com uma variedade de formatos de perguntas, você pode incluir informações do veículo, checklists de inspeção, caixas de texto para observações adicionais, fotos e até mesmo um espaço para inspetores e motoristas assinarem para certificar uma inspeção. Este recurso, possível com ferramentas de assinatura eletrônica como Jotform Assinaturas, fornece um registro oficial da inspeção e garante que seus formulários sejam legalmente obrigatórios.
Rastreie remessas em trânsito
A conexão de formulários para rastreamento de remessas com aplicativos para entrega de carga ajuda os gerentes de serviços em campo a rastrear cada produto ou entrega de serviço do começo ao fim — incluindo nome e endereço do cliente, descrição do item ou serviço, bem como datas para a realização dos serviços. Essa digitalização dos processos internos de rastreamento permite que os gerentes recebam atualizações de campo sobre cronogramas de embarque, atrasos e danos, para que possam alertar os clientes e tomar as medidas necessárias.
Receba relatórios sobre reparos de veículos necessários e inspeções de segurança
Mesmo os melhores e mais bem treinados motoristas podem se envolver em acidentes. Além disso, se a sua organização emprega dezenas ou centenas de motoristas, avarias nos veículos são inevitáveis. Um sistema que permite que os trabalhadores enviem e recebam formulários onde estiverem permite que eles corrijam imediatamente os problemas internamente ou por meio de terceiros.
Usando formulários para rastreamento de veículos ou de relatórios de acidentes com veículos motorizados, seus motoristas podem notificá-lo sobre problemas com veículos ou motoristas — incluindo sua localização e situação. Gerentes recebem uma notificação por mensagem, e-mail ou celular acerca de um formulário preenchido, para que possam fornecer a assistência adequada (por exemplo, enviando um novo motorista, novo veículo ou serviço de reboque) rapidamente para minimizar atrasos nas entregas e priorizar tarefas com base em sua distância.
Automatize fluxos de trabalho para gestão de entregas
Boas soluções para gestão de serviços em campo lhe permitem criar e armazenar formulários personalizáveis para os casos de uso acima. Ainda assim, soluções melhores encaminham formulários e dados automaticamente para os funcionários certos para uma maior eficiência. Com formulários online como base, fluxos de trabalho automatizados agilizam processos, reduzem erros, melhoram a colaboração e, mais importante, alertam os gerentes quando surgem problemas. Processos de aprovação totalmente digitais reduzem a necessidade do envio manual de e-mails administrativos e mantêm os funcionários focados em fornecer um serviço de qualidade.
Automatize os horários dos motoristas
Uma das tarefas mais demoradas e necessárias para os gerentes de serviços em campo é o escalonamento de funcionários — seja com base na disponibilidade, otimização de rota ou habilidades especializadas. No entanto, ao investir em softwares para gestão de serviços em campo que incluem recursos para escalonamento automatizado, você pode aumentar sua produtividade, reduzir tempos de viagem, melhorar o uso e a alocação de recursos e impulsionar a motivação dos funcionários — tudo sem reinventar a roda.
— ao investir em softwares para gestão de serviços em campo que incluem recursos para escalonamento automatizado, você pode aumentar sua produtividade, reduzir tempos de viagem, melhorar o uso e a alocação de recursos e impulsionar a motivação dos funcionários —
Fonte: Bain
Utilize soluções digitais para gerenciar espaços remotos e inventário externo
Gerentes de serviços em campo precisam monitorar muitas variáveis que não estão centralizadas em um só local. Primeiramente, os próprios trabalhadores podem estar espalhados por quilômetros. Além disso, as empresas de serviços em campo possuem centenas ou até milhares de equipamentos em seu estoque, espalhados por diversos veículos e armazéns. Quanto melhor for a gestão destes recursos, maior a probabilidade de seus técnicos terem o que precisam para concluir um trabalho de maneira adequada e eficiente.
As melhores soluções móveis para a gestão de serviços em campo ajudam a coletar, analisar e armazenar uma variedade de dados para otimizar a gestão de estoque, o gerenciamento remoto, o suporte técnico e o atendimento ao cliente. Através do uso de formulários e aplicativos online, QR codes, relatórios e fluxos de trabalho automatizados, estes sistemas mantêm os gerentes de serviços em campo, equipes e dados conectados.
"Sistemas que permitem a utilização de formulários e aplicativos online, QR codes, relatórios e fluxos de trabalho automatizados mantêm os gerentes de serviços em campo, equipes e dados conectados onde quer que estejam."
Confira algumas formas específicas de usar soluções digitais em suas operações de serviços em campo para que você possa gerenciar tudo melhor à distância.
Digitalize formulários importantes para melhorar sua eficiência e precisão
De relatórios de segurança do local e pesquisas de feedback do cliente a checklists para inventário e formulários para inspeção de frota online, soluções para gestão de serviços em campo mantêm seus documentos importantes organizados e facilmente acessíveis em um local online centralizado, facilitando o gerenciamento remoto de suas operações. Além disso, graças a recursos como lógica condicional e preenchimento automático, a digitalização também aumenta a probabilidade dos funcionários preencherem tais formulários com mais rapidez e precisão.
Tais benefícios simplesmente não são possíveis com o uso de formulários físicos. Por exemplo, com formulários digitais, um técnico de serviços em campo que precisa solicitar um novo equipamento pode enviar um formulário no momento em que sentir a necessidade. Gerentes de estoque podem aprovar a solicitação imediatamente, acelerando tempos de compra.
Atenda aos padrões do setor
Com o sistema para gestão de serviços em campo certo, você está mais bem equipado para preservar registros precisos e atender aos regulamentos de segurança do Departamento de Transportes (DOT), da Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA) e de Gestão de Materiais Perigosos (HAZMAT).
Essas soluções — especialmente aquelas com recursos para assinatura eletrônica — também mantêm dados e comunicações centralizados e transparentes, facilitando auditorias. O software certo também pode ajudar gerentes de serviços em campo e trabalhadores a permanecer em conformidade com padrões, incluindo os seguintes:
Melhore a comunicação em tempo real entre fornecedores e vendedores
Com aumentos nos preços de materiais, escassez e atrasos, o setor de aquisições passou por muitos transtornos nos últimos anos. Com a mudança de foco da economia de custos para um gerenciamento mais ágil da cadeia de suprimentos e melhores relacionamentos com fornecedores, os gerentes de serviços em campo estão se voltando para sistemas digitais para obter suporte. Quando gerentes de serviços em campo fortalecem seus relacionamentos com fornecedores, estes também podem criar mais oportunidades com eles, resultando em soluções inovadoras para problemas antigos ou mesmo novos. Com melhores relacionamentos entre fornecedores e comerciantes, os gerentes de serviços em campo podem mitigar o peso dos aumentos de preços sobre os clientes.
Por fim, os sistemas móveis para gestão de serviços em campo aprimoram a comunicação e a colaboração com fornecedores terceirizados, simplificando processos, facilitando a substituição de materiais e gerando valor.
Com os aumentos nos preços de materiais, escassez e atrasos, o setor de aquisições passou por muitos transtornos nos últimos anos. Com a mudança de foco da economia de custos para um gerenciamento mais ágil da cadeia de suprimentos e melhores relacionamentos com fornecedores, os gerentes de serviços em campo estão se voltando para sistemas digitais para obter suporte.
Acelere o inventário e atualize seu status
Um elemento crítico para qualquer cadeia de suprimentos, um forte sistema de gestão de estoque o ajuda a armazenar, enviar e rastrear produtos, saber quando pedir e reabastecer o estoque e melhorar a experiência do cliente. Processos de gestão de estoque automatizados são menos demorados e caros do que os manuais. Estes permitem que os funcionários se comuniquem em múltiplos armazéns e locais, gerenciem o estoque em tempo real e acessem informações importantes em segundos, melhorando a tomada de decisões.
Por exemplo, para se manter conectado por 27.000 acres, a equipe de trabalhadores de campo e manutenção do Distrito de Three Rivers Park, em Minnesota, usou Jotform, uma ferramenta digital de produtividade no local de trabalho e criador de aplicativos online. A plataforma os permitiu criar seu próprio aplicativo para coletar dados importantes, conduzir e registrar inspeções diárias, gerar relatórios acionáveis, criar fluxos de trabalho e receber notificações push instantâneas — independente de onde os trabalhadores estavam localizados — tanto online, quanto offline.
O distrito de Three Rivers Park também usou Jotform Empresas para automatizar um processo de inventário de computadores manual e demorado em seu sistema de gestão de recursos para um fluxo de trabalho mais simplificado e melhor visibilidade dos bens do distrito. Além de economizar tempo e dinheiro, esse tipo de digitalização melhora a precisão dos pedidos, a produtividade do local de trabalho e a satisfação do cliente.
Colete informações em locais remotos
Combinados, formulários móveis (por exemplo, formulários de inspeção, relatórios de incidentes, etc.) e aplicativos móveis melhoram a coleta de dados, possibilitam a coleta de assinaturas eletrônicas e permitem que você rastreie, visualize e armazene envios instantaneamente — aumentando sua produtividade e colaboração. Por exemplo, adicionar QR codes aos seus formulários — ou em ativos físicos — é uma maneira conveniente de ajudar seus funcionários encontrar informações atualizadas sobre produtos, como onde estão armazenados e sua disponibilidade em estoque. QR codes também podem ajudar a rastrear pacotes entre transportadores nos correios, confirmar o recebimento de mercadorias de fornecedores e garantir verificações de segurança e entrada em canteiros de obras.
Dito isso, os trabalhadores de campo nem sempre têm o benefício do acesso instantâneo à internet. Uma ferramenta para gestão de serviços em campo móvel como Jotform Empresas Móvel pode coletar respostas de formulários a qualquer hora e em qualquer lugar — até mesmo offline. As respostas são salvas no dispositivo móvel e sincronizadas automaticamente com um servidor uma vez restaurada a conexão. Você pode fazer o upload de arquivos, coletar assinaturas eletrônicas, realizar inspeções de segurança, compartilhar solicitações de aprovação e receber notificações instantâneas quando os dados forem enviados — por todos os locais mais remotos e zonas sem Wi-Fi.
Melhore a previsão de demanda
A interrupção da cadeia de suprimentos resultou na inflação, escassez e fechamento de fábricas nos últimos anos. No entanto, usando soluções para gestão de serviços em campo com recursos integrados de controle de estoque, algumas organizações se saíram melhor do que outras. A combinação de recursos de registro de dados e inventário permite que as empresas cortem custos, evitem a falta de estoque, automatizem novos pedidos, reduzam as necessidades de mão de obra e as despesas de estoque e evitem o desperdício de produtos.
Crie operações mais sustentáveis
Além de atrair funcionários e clientes, melhorar suas práticas de sustentabilidade também lhe permite melhorar a imagem da sua marca, desfrutar de incentivos fiscais, usar menos recursos e gerar menos desperdício.
Utilizar um sistema para gestão de serviços em campo móvel robusto permite que você encontre um equilíbrio entre dar aos clientes o que eles desejam enquanto trabalha em direção às suas próprias metas de sustentabilidade.
Ambos funcionários e clientes preferem organizações que priorizam a sustentabilidade. De acordo com o estudo dos consumidores de 2022 da IBM,
68% das pessoas têm maior probabilidade de procurar emprego em organizações ambientalmente responsáveis, enquanto 62% dos consumidores indicam uma vontade de reduzir o impacto ambiental através da mudança de hábitos de compra.
Fonte: IBM
Reduza suas emissões de carbono
Adotar soluções para gestão de serviços em campo é uma das decisões mais sensatas que você pode tomar para reduzir o impacto ambiental de suas operações. Migrar documentos físicos para formulários, relatórios e registros online faz muito mais pelo meio ambiente do que apenas salvar árvores. A fabricação de papel também utiliza uma quantidade significativa de produtos químicos e água, além de contribuir para a poluição devido às emissões de carbono e a eliminação de resíduos.
Através de registros dos motoristas online, rastreadores de rota, entre outros recursos que simplificam o trabalho remoto, as plataformas móveis para gestão de serviços em campo podem substituir todos os documentos em papel, reduzindo o desperdício diário e os custos de materiais de escritório.
Maximize a eficiência de combustível e reduza os custos no reparo de veículos
Com custos elevados de combustível e uma inflação recorde, é preciso cortar custos sempre que possível. As soluções para gestão de serviços em campo fornecem informações baseadas em dados que podem lhe economizar tempo, dinheiro e estresse desnecessário na bomba e na oficina.
Digamos, por exemplo, que os registros dos seus motoristas online mostrem um consumo de combustível excepcionalmente alto, mesmo que seus técnicos estejam dirigindo em suas rotas normais. A comparação dos dados coletados de quilometragem no verão e no inverno pode identificar problemas que você pode ter ignorado, como o uso do ar-condicionado no verão. Você pode contabilizar atividades sazonais em seu orçamento de verão ou adicionar mais paradas às rotas dos motoristas para que eles possam aproveitar ao máximo cada viagem.
Além disso, a documentação digital das inspeções veiculares de rotina mostra informações vitais — como quanto tempo cada caminhão pode rodar antes de precisar de um ajuste e com que frequência cada um quebra. Muitas soluções móveis para gestão de serviços em campo rastreiam, armazenam e analisam esse tipo de dados, ajudando você a minimizar grandes custos de reparo e otimizar o valor da vida útil de cada veículo.
Desenvolva cadeias de suprimento mais sustentáveis
Diversos sistemas de gestão de serviços em campo incluem recursos de análise de formulários, os quais podem ajudá-lo a comparar seus fornecedores, avaliar seus esforços de sustentabilidade, identificar áreas de melhoria e, por fim, escolher aqueles que se alinham com seus objetivos. Você pode usar essas soluções móveis para consolidar remessas de vários fornecedores para vários locais, por exemplo, ou obter visibilidade de como exatamente os fornecedores estão extraindo ou produzindo matérias-primas. Com total visibilidade de dados, até mesmo pontos de dados menores podem ajudá-lo a usar ativos de forma mais eficiente, prever melhor a demanda, otimizar rotas de envio e planejar os efeitos das mudanças climáticas, entre outros fatores ambientais.
Esforços de sustentabilidade da cadeia de suprimentos também melhoram a reputação da sua empresa. Marcas globais como Starbucks, Nike, Apple e Microsoft estão fazendo sua parte para um futuro mais sustentável e demonstrando a importância da responsabilidade ambiental, elevando o valor das suas marcas. A Nike, por exemplo, incorporou uma cultura de sustentabilidade não apenas em seu processo de design, mas também em sua distribuição e vendas. A empresa até mesmo publicou um mapa de produção para mostrar de forma transparente onde seus produtos são fabricados em todo o mundo.
Otimize sua tomada de decisões e planejamento estratégico
Um sistema robusto para gestão de serviços em campo é capaz de coletar, gerenciar, armazenar e analisar com segurança todos os seus dados em tempo real em um único local. Seus resultados são conjuntos de dados compreensíveis, acessíveis, legíveis por máquina e fáceis de auditar. Na verdade, quanto mais dados você coletar, mais completa será sua visualização acerca dos pontos fortes e fracos de sua empresa. No geral, os dados aprimoram sua tomada de decisão, pois permitem que você estabeleça melhores linhas de base, gaste menos tempo reconciliando dados, preveja melhor seus resultados, informe as práticas da cadeia de suprimentos e corte custos.
Não é prático ter dados isolados em várias soluções de tecnologia que não se conectam entre si — ou, pior, espalhados em planilhas manuscritas ou impressas. Além de custar às empresas US$ 12,9 milhões por ano, a má qualidade dos dados leva a tomada de decisões errôneas.
Fonte: Gartner
Melhore a eficiência dos seus data centers
Data centers são a razão pela qual plataformas abrangentes e poderosas para a gestão de serviços em campo funcionam offline e online, no local e fora, e em operações de todos os tamanhos.
Data centers com vários tipos de equipamentos de TI e sistemas de computador consomem mais de 100 vezes a quantidade de energia consumida em espaços de escritórios de tamanho similar. Esse alto uso de eletricidade não apenas representa um consumo intenso de energia, mas também é caro. Você pode implementar práticas recomendadas para economizar energia, como aumentar as temperaturas do ar condicionado para ajudar os servidores a permanecer online por mais tempo e melhorar a vida útil do seu hardware. Você também pode reciclar ou doar produtos eletrônicos.
A melhor maneira de manter seus dados seguros de forma sustentável é usar uma solução para gestão em campo baseada em nuvem que armazene informações em um servidor dedicado. Se você não tiver de se preocupar em manter a hospedagem dos dados, poderá se concentrar em melhorar a maneira como trabalha.
