Como criar uma lista de verificação para a integração de funcionários remotos

Um processo de integração estruturado é uma etapa crítica na preparação de novos funcionários para o sucesso. Agora que muitos empregadores estão migrando para uma mão de obra remota, é essencial considerar as exigências e situações únicas envolvidas na integração ao trabalho remoto.

Uma boa integração prepara seus funcionários para o sucesso

A chave para uma integração bem-sucedida é definir limites e expectativas claras. Novos funcionários precisam conhecer as políticas e valores da empresa. Seu processo de integração é o que define o tom, especialmente quando funcionários não interagem de forma presencial com gerentes e colegas de trabalho.

Ao desenvolver uma lista de verificação para integração remota, certifique-se de fazer o seguinte:

• Coletar todas as informações necessárias de cada novo contratado.
• Ajudar funcionários virtuais a superar desafios comuns relacionados ao trabalho remoto.
• Oferecer a funcionários remotos a oportunidade de desenvolver conexões com colegas de trabalho e gerentes.
• Apresentar as ferramentas, sistemas e plataformas de comunicação da empresa para os novos funcionários.
• Fortalecer a cultura e engajamento da empresa mesmo à distância.

O problema com o processo de integração remoto é que este permite que pequenos detalhes acabem passando despercebidos. Quando uma pessoa não está fisicamente no escritório, aumenta a possibilidade das equipes de RH e gestão negligenciarem algumas das partes mais importantes do processo de integração. Você pode prevenir tais omissões desenvolvendo um processo passo a passo para a integração remota.

1. Comunique-se com o novo contratado

Crie um sistema para identificar quem é responsável pela comunicação com o novo funcionário. Compartilhe informações com o novo contratado antes do seu primeiro dia para que este saiba o que esperar quando seu turno começar.

Confira aqui alguns pontos que você pode incluir na comunicação com o novo funcionário:

• Links para videoconferências e instruções de acesso
• Uma programação detalhada para sua primeira semana
• Informações sobre tecnologias e equipamentos utilizados
• Horários para cada sessão de integração
• Uma versão digital do seu manual do funcionário
• Materiais escritos sobre os valores da empresa
• Informações para contato de gerentes e membros da equipe

Além disso, certifique-se de fornecer instruções detalhadas sobre qualquer coisa que o funcionário precisa fazer para se preparar. Por exemplo, se você estará realizando reuniões para integração por videoconferência, o novo funcionário precisa dispor de uma conexão estável com a internet e um espaço silencioso para participar.

Tenha em mente que esta pode ser a primeira vez que o funcionário está trabalhando remotamente. É recomendável oferecer a maior quantidade de informações possível ao fornecer instruções para reuniões e ao delinear expectativas de trabalho.

2. Colete informações sobre o novo contratado

Antigamente, novos funcionários preenchiam formulários no escritório em seu primeiro dia de trabalho. Sua organização mantém tais informações arquivadas regularmente, incluindo informações pessoais e situação profissional.

Agora que você está contratando funcionários para trabalhar de casa, não faz sentido enviá-los páginas impressas. Formulários digitais oferecem uma forma eficiente e otimizada de coletar informações sobre seus novos funcionários de qualquer lugar.

O Jotform oferece modelos para formulários que você pode personalizar de acordo com cada vaga de trabalho disponível. Confira aqui alguns dos formulários para novos funcionários mais populares para o processo de integração remota.

• Integração de novo funcionário
• Lista de verificação para novo funcionário

Existem outros modelos do Jotform que o ajudarão a acelerar seu processo de integração de novos funcionários. Confira estes formulários para coleta de informações de funcionários para encontrar o modelo certo para suas necessidades.

3. Colete formulários suplementares

Além de coletar informações pessoais sobre o novo funcionário, sua equipe de RH também precisa de informações suplementares. A papelada principal do novo funcionário é necessária para determinar sua elegibilidade ao trabalho. Formulários suplementares são úteis para a coleta de outras informações.

O Jotform fornece modelos para outros formulários que você pode incluir em seu processo de integração de novos contratados. Por exemplo, você pode exigir que seus funcionários preencham um formulário para contato de emergência, ou descobrir que fazer determinadas perguntas ao novo contratado é uma maneira interessante de conhecer cada pessoa e estimular um melhor trabalho em equipe.

4. Acompanhe a jornada do funcionário coletando seu feedback

Pedir que cada um preencha um formulário de feedback para novos funcionários pode ser incrivelmente útil para mensurar a eficiência de seu processo de integração remoto. Estas informações podem ajudá-lo a identificar lacunas no processo. Você pode usá-las para aprimorar sua lista de verificação no futuro.

Certifique-se de manter contato com o novo membro da sua equipe após sua primeira semana, mês e trimestre. Estas ligações fornecerão informações sobre as dificuldades que estes podem estar enfrentando. Você precisa certificar-se de que cada pessoa está se aclimando às suas novas funções e recebendo o treinamento adequado para ajudá-lo a atingir o sucesso como membros produtivos da equipe. Para mais informações sobre processos de integração remotos bem-sucedidos, confira nosso guia definitivo para a integração de novos funcionários. Estas informações podem ajudá-lo a desenvolver um sistema de integração de sucesso e criar formulários digitais para todas as necessidades de seus funcionários.

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