Como usar QR codes para o controle de presença com o Formulários Google

O registro de presença é uma tarefa necessária, mas que consome muito tempo, seja em um evento, em uma sala de aula ou em um seminário de treinamento no trabalho. No entanto, como na maioria dos processos, existe uma maneira melhor de fazê-lo do que simplesmente anotar os nomes dos participantes com papel e caneta.

A automatização da frequência não requer nenhuma habilidade especial. Você pode fazer isso usando um controle de presença via QR code com o Formulários Google. O Formulários Google permite que você crie formulários online para enviar aos seus participantes, e eles podem marcar sua presença ao chegar.

Mas isso significa que você será responsável por enviar cada um dos convites?

Não se você usar QR codes. O controle de presença via QR com o Formulários Google o permite gerar um código que os participantes podem escanear usando seus smartphones para acessar o formulário de presença. Confira abaixo como fazê-lo.

O que são QR codes e como eles são usados?

O controle de presença via QR usando o Formulários Google utiliza a tecnologia de QR codes. Embora isso possa parecer complicado, na verdade não é mais complexo do que o código de barras padrão usado em supermercados. Os QR codes são apenas códigos de barras que armazenam informações tanto na horizontal, quanto na vertical.

Essas dimensões extras significam que você pode colocar mais informações em um QR code do que em um código de barras. Além disso, os smartphones modernos quase sempre possuem a capacidade de ler esses códigos como funcionalidade da câmera. É por isso que, nos últimos anos, muitas empresas passaram a usar QR codes como uma forma econômica de interagir com seus clientes.

Durante a pandemia, quando os restaurantes tiveram que eliminar os cardápios físicos devido a preocupações com a saúde, eles começaram a usar QR codes para dar aos clientes acesso aos cardápios sem a necessidade de contato direto. Tudo o que os clientes precisavam fazer era escanear um QR code em suas mesas e percorrer o cardápio em seus telefones. Essa estratégia foi tão eficaz que muitos restaurantes continuaram a usá-la em vez de voltar a usar cardápios físicos.

Usando a mesma tecnologia, o controle de presença via QR com o Formulários Google permite que você forneça um QR code personalizado que os participantes podem escanear para acessar um formulário de presença diretamente em segundos, permitindo-lhes evitar o incômodo (ou as preocupações com a saúde) associado a uma folha de frequência física.

Controle de presença via QR com o Formulários Google: Um processo passo-a-passo

Agora que você já sabe como pode utilizar os QR codes para o controle de presença, vejamos abaixo como fazê-lo usando o Formulários Google.

1. Crie seu formulário

Acesse a página inicial do Formulários Google e crie um novo formulário. Você pode escolher entre alguns dos modelos disponíveis ou simplesmente criar seu próprio formulário com campos de informações para contato, como nome, e-mail e número de identificação.

Com o Formulários Google, cada pessoa poderá enviar suas respostas individualmente sem ver as respostas dos demais participantes.

2. Gere uma URL para o formulário

Clique no botão Enviar na parte superior do formulário e, em seguida, no ícone de link. Você verá automaticamente um link copiável.

3. Transforme esse link em um QR code

Encontre um programa capaz de transformar URLs em QR codes (o Formulários Google possui um complemento que pode ser instalado) e gere um código vinculado à URL do seu formulário.

4. Exiba o código em um local onde os participantes possam vê-lo

Agora que você criou a imagem do seu QR code, basta distribuí-la aos participantes. Você pode exibi-la em uma tela grande na sala onde o evento está sendo realizado, em uma placa na entrada do evento ou até mesmo imprimir folhetos e colocá-los em sacolas de brindes.

5. Colete seus dados de presença

Após o término do evento, você pode verificar sua participação usando a guia Respostas no formulário do Google. Em seguida, você pode exportar os dados para o Planilhas Google ou baixá-los como um arquivo .csv clicando no ícone verde de planilha na parte superior da tela.

Uma alternativa ao controle de presença via QR codes usando o Formulários Google

Serviços online como o criador de formulários Jotform são alternativas atraentes ao Formulários Google caso você queira usar uma plataforma diferente ou simplificar ainda mais seu processo. Jotform oferece centenas de modelos para formulários que podem ser usados para facilitar ainda mais o controle de presença.

Seja qual for a ocasião, Jotform provavelmente possui um modelo pronto para atender às suas necessidades, desde modelos para formulários (como modelos para frequência de alunos e de folha de ponto para funcionários) até modelos para tabelas (como modelos para frequência em classe, frequência de funcionários e tabela de frequência diária) e muito mais.

Além disso, você pode usar os mesmos passos listados acima para o Formulários Google para monitorar presença usando Jotform — tudo sem precisar instalar um complemento ou utilizar um gerador de QR codes de terceiros.

Simplesmente clique na guia Publicar no Criador de Formulários Jotform. Você verá um link para compartilhar o formulário, bem como a opção de baixar um QR code vinculado a esse link ou copiar um trecho de código para incorporá-lo ao seu site. Jotform possui até mesmo um widget capaz de adicionar QR codes em seus formulários facilmente.

Existe um motivo para Jotform ser uma das alternativas mais populares ao Formulários Google. Depois de dominar o controle de presença, você também pode explorar como integrar os formulários Jotform aos recursos do Google, como Google Drive e Google Agenda. Você pode até mesmo permitir que seus participantes efetuem pagamentos usando o mesmo formulário com o qual você controla a presença.

Independente da forma como decidir fazê-lo, automatizar o processo de controle de presença pode ajudá-lo a economizar tempo, manter-se organizado e concentrar-se na criação de ótimos eventos, treinamentos, entre outros.