Como posso criar um fluxo de aprovação para editar o formulário?

Estou testando o ambiente do Joform para adotar e otimizar a demanda de preenchimento de formulário compartilhado.

Ocorre que hoje, temos um formulário único que é preenchido por 4 setores em momentos diferentes e, a ideia é que eles consigam acessar e preencher a medida que cada um for executando suas atividades.

Como posso deixar o formulário disponível para cada membro/setor e como podemos fazer esse controle do formulário e visualizar os campos preenchidos anterioremente por outro membro?

Ao final, a ideia é que o último membro responsável por preencher ou baixe o arquivo em PDF ou faça a integração do documento e disponibilize em pasta específica no Google Drive.

OIá Elaine,

Obrigado por entrar em contato com o suporte Jotform. Me permita um tempo para verificar a melhor solução para seu caso.

Assim que resolvido, lhe retorno aqui mesmo.

Agradecemos sua paciência.

Obrigada, Eduardo!

Fico no aguardo.

OIá Elaine,

Agradecemos sua paciência. A melhor maneira para realizarmos um fluxo conforme deseja seria criar um formulário e adicionar um fluxo de aprovação. Desta maneira, o setor 1 modifica o formulário e envia. O setor 2 recebe um e-mail informando que o setor 1 finalizou e poderá clicar em um link para modificar esse formulário. E assim por diante até o setor de número 4. É bem fácil de fazer. Permita-me te mostrar como:

1. Em Criador de Formulário, selecione Fluxo de Trabalho.
2. Agora clique no ícone de Configurações.
3. Insira o e-mail do Setor 1, por exemplo.

Agora vamos adicionar os outros setores para aprovação.

1. Elimine o element End.
2. Clique em Adicionar Elementos no canto superior esquerdo.
3. Adicione o elemento Aprovação e altere o e-mail para o Setor 2. E repita o processo para todos os setores necessários.

E pronto. Agora os 4 setores receberão o formulário por e-mail para modificar e aprovar para o próximo setor. Para os setores poderem editar, temos que editar o e-mail que irão receber.

1. Em Fluxo de Trabalho, clique no ícone de Configurações.
2. Selecione Editar E-mail no painel direito.
3. Clique em Form Fields e adicione Link de Edição.
4. Salve seu progresso.

E pronto. Esse será o e-mail que irão receber.

Talvez você também queira conferir este FAQ sobre Jotform Aprovações.

Permanecemos a disposição,

Bom dia, o que seria definir campos no formulário??

Definir qual parte cada aprovador ficará responsável por preencher?

Hi Elaine,

Our Portuguese Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Portuguese, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, it looks like there are form fields or elements that should be added to the form. I tried accessing your Workflow to check it, but I got the error shown in the screenshot below:

Can you take a screenshot of the full screen, showing all the elements in the workflow, so we can have a better idea on what the error is about?

Once we hear back from you, we'll be able to help you with this.

Bom dia!!

Já realizei a integração do Jotform ao Google Drive, como faço para que quando o Formulário estiver preenchido por todas as partes ele já ser direcionado/enviado diretamente para o Google Drive? É possível já colocar em alguma pasta específica?

Olá Elaine,

Quando seus setores clicarem em "enviar" ao final do formulário, ele será enviado para o Google Drive automaticamente. Agora, em relação às pastas, não é possível direcionar as respostas á uma pasta especifica, porém, será criado uma nova pasta em seu Google Drive com as respostas. Com isso, você pode organizá-las da maneira que melhor de adequa as suas necessidades.

Permanecemos a disposição.

Agora estou com outro impedimento,

Nas configurações do formulário, já atribui os membros responsáveis e quando finalizo a minha parte no formulário e encaminho o link para outro membro responder, este recebe a informação de que não tem permissão para preencher, no entanto, o e-mail dele já está atribuído, ele já aceitou o convite e ainda assim não consegue preenhecer. O que faço? E como habilito o meu fluxo de trabalho?

Seria bom que ao finalizar a minha parte no formulário, eu já conseguisse enviar o e-mail para o outro membro sem precisar copiar o link e enviar, ou fizesse de forma automática.

Hi Elaine,

The assigned approvers should actually receive the Approval Email automatically. But for it to happen, you need to fill out your part of the form, and click on the Submit or Enviar button, and not Salvar or Save button. Take a look at the screenshot below:

Let us know if you have any other questions.

Eliza, como faço para conversar com vocês de forma online? É possível agendarmos uma conversa hoje para tirar as dúvidas de forma mais objetiva? De preferência um consultou que fale em Português para facilitar a comunicação.

Hi Elaine,

We do have live chat support. You can find the Live Chat button in the lower right corner of the Jotform page. If you do not see the Live Chat button, that means that all our chat agents are engaged in chats, and are working on a high-volume queue.

While you wait for the live chat button to appear, you can post your questions on this thread. If you prefer support in Portuguese in this Support Forum, just let us know, so we can forward this to the related team.

As soon as we hear back from you, we'll be able to help you with this.