Opção 'Reiniciar fluxo' não disponível

Olá pessoal, boa tarde. Tudo bem?

Recentemente tive aprovação na minha empresa e contratei o plano de vocês, por um período de testes. Isto permitiu que eu trabalhasse melhor o módulo de 'Aprovações'. Hoje, eu tenho um formulário com 40 respostas e um novo fluxo criado. Porém, a opção 'Reiniciar fluxo' não está disponível no sistema, com todos os participantes com status de 'Terminado'.

Eu preciso reiniciar o fluxo para que eles entrem no processo novo. Poderiam me ajudar? Pela quantidade e tempo (resultado final neste final de semana), não consigo solicitar uma atualização dos participantes.

Desde já, muito obrigado.

Hi rca_administracao,

Thank you for reaching out to Jotform Support. Our Portuguese Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Portuguese, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question,. Are you referring to form 221167380858664? If so, the Restart Approval option is enabled on the approval flow.

Now, if you want them to edit their submission and restart the approval flow, then you will add an edit link to the autoresponder email sent to the user. Let me show you how:

1. Open your form in Form Builder, and in the orange navigation bar at the top of the page, click on Settings.
2. In the Settings menu, click on Emails and hover your mouse over the Autoresponder Email.
3. Click on the Pencil icon, and in the window that opens, click on the Form Fields dropdown menu and select Edit Link.
4. After adding the link, click on Save, and you're done.

After submitting the form, the submitters will get an email like the one below:

After that, you will resend the autoresponder email with edit link to the respondents through the send email button in the Jotform Tables. Let me show you how:

1. On your My Forms page, select your form and click on Submissions at the top of the page.
2. In Jotform Tables, click on the Add button at the end of the rows, and go to the Buttons tab.
3. Now, select Send Email, click on Next, and select the Email template.
4. Now, just click on Create and you're done.

Now, when you click on the Send Email button, an email that includes the submission information will be sent to the email address you selected.

Give it a try and let us know if you need any other help.

Olá Mafe_M, muito obrigado pelo o retorno.

I will translate using Google Translate into English; I hope it helps:

Unfortunately, my issue is related to the need to avoid external edits in order to restart the approval request process.

My form was created on the free plan, which limited the number of 'Approvers', and as a result it was not used properly from the start. However, with purchasing a new plan, I would like to take advantage of the review and approvals process for my application as you specified.

Currently, the majority of responses on the form have a status of 'Finished', and I am unable to request external changes due to the large number of registrants. I would like to restart the approval process for all applicants to speed up the review.

Would you help me out of this?

Infelizmente, o meu problema está relacionado a necessidade em evitar uma edição externa para reiniciar o processo de solicitação de aprovação.

Meu formulário foi criado no plano gratuito, que limitava o número de ‘Aprovadores’ e, como resultado, não foi utilizado adequadamente desde o início. No entanto, com a aquisição de um novo plano, gostaria de aproveitar o processo de análise e aprovações para o meu formulário, conforme você especificou.

Atualmente, a maioria das respostas no formulário está com o status de ‘Terminado’, e não consigo solicitar alterações externas devido ao grande número de inscritos. Gostaria de reiniciar o processo de aprovação para todos os inscritos, a fim de acelerar a análise.

Você poderia me ajudar com isso?

Hi rca_administracao,

Unfortunately, there is no option to restart the approval process for all submissions in your form at once. The only way for the submissions to be part of the new approval flow is to edit them one by one so that they trigger the new approval flow. Let me show you how:

1. In Jotform Tables, open the entry’s menu on the left.
2. Select Edit Entry.

Just make sure that the Restart on Approval Flow on Submission Edit option is enabled in your Approval Flow. 

Reach out again if you have any other questions.

Agradeço pelo retorno. Consegui resolver a situação dos itens finalizados e compreendi melhor o processo da plataforma em relação a esse assunto.

Gostaria de pedir ajuda com outra questão que mencionei no início da nossa conversa: Durante uma etapa do meu processo, o aprovador pode encaminhar o participante para uma fase de solicitação de edição do formulário. No entanto, ao revisar as configurações de e-mails nos fluxos de aprovação, não encontrei a opção específica para 'Edição' do formulário. Minha intenção é enviar um e-mail ao participante informando sobre a reprovação e solicitando que ele atualize os dados conforme requisitado.

Seria possível me auxiliar com isso?

Hi rca_administracao,

To which part of the approval flow are you trying to make the participant edit the submission? It would help us to understand what’s happening if you could take a screenshot and send it to us. We have a guide here explaining how to do that.

Keep us updated and let us know if you need any more help.

Oi Mafe,

Obrigado pelo retorno.

No meu fluxo, há uma opção na etapa 'Análise de inscrição (Assistente)' chamada 'Reanálise', que permite solicitar alterações nos dados inseridos pelo candidato. A proposta é enviar um e-mail com um link para edição, junto com os comentários do Aprovador anterior no fluxo.

O aprovador, ao clicar em 'Reanálise', o e-mail deve ser encaminhado para o participante, com o botão de edição do seu formulário.

Análise de inscrição (Assistente)
1) Aprovado
2) Reprovado
3) Reanálise >> E-mail solicitando alterações dos dados especificados >> Reanálise de inscrição >> FIM

Hi Rca_administracao,

Our Portuguese support agents are busy helping other Jotform users at the moment. I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Portuguese, let us know and we can have them do that. But, keep in mind that you'd have to wait until they're available again.

As for your question, you do that in the Approval Flow. Let me show you how:

1. In Form Builder, click on Settings from the top bar menu, and click on Approval Flows.
2. Then, hover your mouse over the Approval Flow and click on the Pencil icon.
3. Next, click on the Email element, and click on the Envelope icon.
4. Under the Email Content, click on Form Fields and then select Edit Link, and click on Save. The Edit Link will give your users the option to edit their submissions.

If you do not want to Restart the Approval Flow after the user edits the amount, you need to Disable the Restart Approval Flow on Submission Edit.

Reach out again if you have any other questions.

Olá Paolo, boa tarde.

Muito obrigado pelo retorno.

Como mostrado na imagem abaixo, a opção 'Edit link' não aparece no meu formulário:

Poderia verificar?

Hi Rca_administracao,

It looks like the edit link is not available within the approval flow. The only way to restart the approval flow is to have the participants edit the submission, or you will edit the submission, then after that you can approve or deny the submission as required. The only way to add an edit link for submission edit is through the autoresponder email.

Keep us updated and let us know if you need any more help.

Hi Mafe,

Obrigado pelo retorno.

Entendo que esse recurso não está disponível para meu usuário, mas Paolo (em suas capturas de tela) mostrou que a funcionalidade existe. Este recurso será disponibilizado aos usuários finais do Jotform?

A opção ‘Solicitei mais informações’ não é prática para mim porque não consigo salvar modelos de e-mail para este envio e configurar o e-mail é complicado. Em todos os envios, a formatação apresentou erros.

Hi Rca_administracao,

When I cloned and tested your form, the same thing happened for me. After investigating it a bit, I found a solution. We can manually add an edit link to the notification email in the approval flow. Let me show you how:

1. In Form Builder, click on Settings from the top bar menu, and click on Approval Flows.
2. Then, hover your mouse over the Approval Flow and click on the Pencil icon.
3. Next, click on the Email element, and click on the Envelope icon.

4. Under email content, place your cursor in the editor, then select the link icon.

5. In the Insert link dialog, enter the following under URL:

https://www.jotform.com/edit/{id}

6. Enter your desired text under Text to display.

7. Select OK to close the dialog.

8. Select Save at the bottom to save the changes.

Give it a try and let us know how it goes.

Hi Mafe,

I would like to thank you for your support on the previous issue. I managed to make the change as instructed, and the workflow responded perfectly. Thank you so much for your patience and support since the beginning.

Gostaria de agradecer seu apoio na questão anterior. Consegui fazer a alteração conforme as instruções e o fluxo de trabalho respondeu perfeitamente. Muito obrigado pela paciência e apoio desde o início.