Przedstawiamy Inteligentne Formularze PDF Jotform

Inteligentne Formularze PDF wspierają niemal wszystkie funkcje i integracje Jotform, pozwalając Ci projektować płynne procesy, automatyzujące uciążliwe i czasochłonne zadania.

To kompleksowe narzędzie jest zaprojektowane, by pomóc Ci uniknąć ręcznego wprowadzania danych i sortowania sterty papierów. Wystarczy trochę pomysłowości, by maksymalnie wykorzystać Inteligentne Formularze PDF Jotform, korzystając z nich wraz z innymi ułatwiającymi pracę produktami.

Niezależnie od tego, czy chcesz pozbyć się papieru w swoim biurze, czy uprościć proces zbierania danych medycznych, Inteligentne Formularze PDF oferują prosty i bezpieczny sposób na zbieranie informacji oraz generowanie na ich podstawie dokumentów PDF będących częścią Twoich procesów.

By pokazać Ci, jak to działa, przedstawimy Ci kilka najważniejszych funkcji Inteligentnych Formularzy PDF Jotform oraz strategii, które możesz wykorzystać w celu usprawnienia swoich procesów.

1. Oszczędź czas błyskawicznie przekształcając formularz PDF w formularz online

Dokument PDF jest jak dzieło sztuki. Czasami, dostosowanie formatu, układu i treści może zająć nawet kilka godzin.

Twój formularz musi być przede wszystkim jasny i czytelny. W niektórych przypadkach, musi być także zgodny z regulacjami prawnymi, takimi jak HIPAA i FERPA.

Niegdyś, przenoszenie wszystkich dokumentów do Jotform było żmudnym i wyczerpującym procesem, wymagającym tworzenia formularzy online od zera.

Nawet po przejściu przez tworzenie kopii Twojego formularza PDF w Jotform, może przyjść Ci na myśl coś bardzo ważnego – wszystkie zebrane informacje muszą w jakiś sposób znaleźć się w Twoim dokumencie PDF.

Inteligentne Formularze PDF Jotform znacznie ułatwiają ten proces, umożliwiając błyskawiczną konwersję wypełnialnych formularzy PDF w formularze online.

Po przesłaniu swojego dokumentu w Jotform, możesz wprowadzić zmiany w formularzu online usuwając, dodając i łącząc pola z miejscami na odpowiedzi w Twoim PDF-ie. Po wypełnieniu przez kogoś formularza online, wprowadzone informacje zostaną automatycznie umieszczone we wskazane miejsca.

Jeśli nie chcesz łączyć niektórych pól formularza z dokumentem PDF, możesz po prostu usunąć połączenie. To przydatna opcja, jeśli chcesz zadawać w formularzu online dodatkowe pytania, których nie chcesz umieszczać w dokumencie.

Inteligentne Formularze PDF Jotform pozwolą Ci również całkowicie wyłączyć połączenie pomiędzy Twoim PDF-em a formularzem online.

2. Uprość wypełnianie formularzy przy pomocy logiki warunkowej

Nikt nie lubi wypełniać długich formularzy, a tym bardziej czytania instrukcji opisujących, które z pól przeznaczone są dla kogo.

Te przeszkody utrudniają respondentom udostępnianie Ci informacji i mogą ich do tego zniechęcić. Przesadnie skomplikowane formularze mogą nawet negatywnie wpływać na integralność zebranych danych, powodując, że użytkownicy nieumyślnie podają niedokładne lub nieprawidłowe informacje.

Możesz rozwiązać te problemy, wykorzystując w swoich formularzach logikę warunkową.

Jako, że logika warunkowa pozwala Ci ukrywać pytania w zależności od odpowiedzi na inne pytania, osoby wypełniające Twój formularz będą mogli pominąć te, które nie są przeznaczone dla nich. Innym przykładem wykorzystania tej funkcji może być pokazywanie dodatkowych pytań niektórym użytkownikom, w celu zebrania większej ilości informacji.

3. Twórz i wypełniaj formularze na urządzeniach mobilnych

Jeśli pracujesz poza biurem i potrzebujesz zebrać informacje w miejscu, w którym się znajdujesz, możesz nie mieć dostępu do komputera lub laptopa.

Możesz również po prostu nie mieć czasu pomiędzy spotkaniami lub potrzebować zebrać dane od kilku osób jednocześnie.

Oczywiście, w takich przypadkach możesz wrócić do papierowych formularzy, jednak łatwo je zgubić, pismo odręczne może być nieczytelne, a późniejsze wprowadzanie danych do komputera jest czasochłonne.

Mamy dla Ciebie kompleksowe rozwiązanie – Inteligentne Formularze PDF Jotform i aplikacja Jotform Mobile Form. Skorzystaj z tego połączenia, by zaprojektować efektywny proces mobilnego zbierania danych, który pozwoli Ci pozyskać potrzebne informacje niezależnie od tego, gdzie się znajdujesz, a następnie wykorzystać je do automatycznego wypełnienia formularzy PDF.

Wystarczy przesłać formularz PDF w Jotform, dostosować wersję online i otworzyć go w aplikacji Jotform Mobile Forms na Twoim telefonie lub tablecie. Możesz także przypisywać formularze online innym użytkownikom, by mogli korzystać z nich na własnych urządzeniach mobilnych.

Jeśli pola Twojego formularza online będą połączone z polami Twojego formularza PDF, przesyłane odpowiedzi będą automatycznie wprowadzane do przesłanego przez Ciebie dokumentu.

Jako, że aplikacja Jotform Mobile Forms pozwala Ci otworzyć, wypełnić i przesłać formularz w trybie offline, nie musisz martwić się o utratę danych.

4. Z łatwością przeglądaj zebrane dane

Nie ma nic gorszego, niż problemy ze znalezieniem czegoś, czego w danej chwili potrzebujesz.

Zawężenie poszukiwań do konkretnego obszaru nie jest dużym problemem. Trudniej jest jednak przeszukać wszystkie możliwe miejsca, by znaleźć tę przysłowiową igłę w stogu siana.

Ma to również zastosowanie w przypadku małych cząstek informacji w formularzu PDF, przechowywanym wśród dziesiątek lub setek podobnych formularzy. Przeszukiwanie wszystkich formularzy na Twoim komputerze może trwać godzinami.

Skrzynka Jotform znacznie ułatwi Ci to zadanie, pozwalając Ci wyszukiwać konkretne informacje wśród wszystkich odpowiedzi zebranych przez formularz.

Skrzynka Jotform pozwoli Ci nawet filtrować odpowiedzi według wskazanych kryteriów. Możesz, na przykład, wyświetlać tylko odpowiedzi przesłane danego dnia lub znaleźć te, które zawierały konkretną odpowiedź na dane pytanie.

Po przesłaniu formularza PDF w Jotform, stwórz i dostosuj jego wersję webową, a następnie udostępnij odbiorcom i archiwizuj zebrane odpowiedzi w Skrzynce Jotform.

5. Pobieraj odpowiedzi w formacie CSV i Excel

Podczas zbierania danych online, samo wypełnianie formularzy przez użytkowników to tylko połowa procesu.

Nawet jeśli Jotform automatyzuje ten proces, nadal musisz przenieść swoje dane do zewnętrznego oprogramowania wykorzystywanego w Twojej firmie.

Możesz wprowadzić je ręcznie lub pobrać wszystkie odpowiedzi jedna po drugiej. Jeśli trzeba, masz również możliwość skopiowania i wklejenia danych.

Jednak to wszystko to strata czasu.

Poza wykorzystaniem jednej z integracji Jotform, pozwalającej Ci przesyłać odpowiedzi do innych programów, możesz także pobrać wszystkie (lub wybrane) dane w formacie CSV lub Excel przy pomocy Skrzynki Jotform.

Skrzynka Jotform oferuje także możliwość pobierania kopii oryginalnego dokumentu PDF, wypełnionego danymi zebranymi przy pomocy formularza online Jotform.

6. Zbieraj dane będąc poza biurem, przypisując formularze online

Inteligentne Formularze PDF Jotform pozwalają w prosty sposób przekształcić formularz PDF w formularz online i udostępnić go współpracownikom w celu wprowadzenia danych lub zbierania informacji w Twoim imieniu. Skorzystaj z funkcji przypisywania formularzy, by udostępnić swój formularz przy pomocy spersonalizowanego linku lub wiadomości e-mail.

Funkcja ta pozwoli Ci także kontrolować, kto może zobaczyć Twój formularz i co może z nim zrobić.

Możesz nawet w dowolnym momencie odebrać dostęp, tworząc nowy unikalny link lub ustalając datę wygasania.

Funkcja przypisywania formularzy Jotform pozwoli Ci śledzić, kto ma dostęp do Twojego formularza i zmieniać uprawnienia przypisanych osób.

Możesz także wyświetlić wszystkie odpowiedzi konkretnej osoby i skonfigurować przypomnienia e-mail, by upewnić się, że żadna z przypisanych osób nie zapomni przesłać swoich danych.

Funkcja ta może być przydatna, jeśli chcesz przypisywać formularze inspekcyjne, biznesowe lub medyczne swoim współpracownikom. Będą oni mogli wtedy wypełniać je osobiście lub przekazać pacjentom, klientom, kontrahentom i innym osobom, od których chcesz pozyskać informacje.

Nie ma nic gorszego niż poszukiwanie odpowiedzi na Twoje pytanie w poście na blogu, wątku na forum wsparcia lub szczegółowym poradniku omawiającym kilka rzeczy na raz.

Jeśli masz pytania, Jotform ma na nie odpowiedzi – wszystkie w jednym miejscu.

Opracowaliśmy obszerny zestaw poradników, które pomogą Ci dotrzeć do źródła problemu i pozbyć się go w kilka minut. Dokładniej mówiąc, odpowiedzą Ci one na kilka z najczęściej zadawanych pytań, takich jak:

• Jak maksymalnie wykorzystać Inteligentne Formularze PDF?
• Jak zaimportować własny dokument PDF w Jotform?
• Jak mogę połączyć pola formularza online z dokumentem PDF?
• Jak działa łączenie z dokumentem PDF w Inteligentnych Formularzach PDF Jotform?
• Jak odłączyć dokument PDF od formularza online?
• Jak zmienić wykorzystywany dokument PDF?
• Jak ustawić hasło do dokumentów PDF dołączonych do wiadomości e-mail?
• Jak zapisywać PDF-y na dysku w chmurze, np. Dysku Google i Dropbox?
• Jak pobrać wszystkie odpowiedzi w formacie PDF?

Jako, że w każdej podróży warto zadbać o dobry początek, pokażemy Ci jak przesłać formularz PDF i stworzyć formularz online w Jotform.

1. Kliknij przycisk Utwórz formularz w lewym górnym rogu kokpitu Moje Formularze.

2. Wybierz opcję Importuj formularz, by przesłać formularz PDF i wygenerować formularz online Jotform.

3. Kliknij Zaimportuj formularz PDF.

4. Kliknij Prześlij formularz PDF i wybierz formularz, który chcesz przekształcić w formularz online.

Bez wątpienia, dokumenty PDF ułatwiły archiwizację, udostępnianie i porządkowanie danych bez polegania na papierze.

Jest jednak jeden duży problem: informacje przechowywane w PDF-ach są ograniczone do tych PDF-ów.

Standardowe formularze PDF muszą być najpierw wydrukowane. Mimo, że istnieją wypełnialne formularze PDF, pozwalające na przesyłanie odpowiedzi przy pomocy komputera, wszystkie wprowadzone informacje muszą zostać ręcznie przeniesione do narzędzi, z których korzystasz.

Inteligentne Formularze PDF Jotform rozwiązują ten problem poprzez błyskawiczne przekształcenie formularzy PDF w formularze online i wykorzystanie zebranych danych do wypełnienia pierwotnego formularza PDF. Takie formularze online dają Ci możliwość skorzystania z integracji, które automatycznie przeniosą zebrane dane do zewnętrznego oprogramowania.

Koniec końców, jeśli dane po prostu leżą sobie na Twoim koncie Jotform, nie czerpiesz z nich żadnych korzyści.

Na przykład, integracje Jotform z Box, Dropbox, Dyskiem Google i innymi usługami do przechowywania plików, pomogą Ci zarchiwizować ważne dokumenty, takie jak umowy, formularze inspekcyjne i formularze medyczne, w bezpiecznym miejscu.

Integracje Jotform mogą nawet przesyłać wprowadzone informacje, takie jak imię i nazwisko, adres e-mail i inne dane kontaktowe, do platform marketingu e-mail, takich jak Constant Contact, Mailchimp, ActiveCampaign i inne.

Możesz również pobierać płatności bezpośrednio w formularzu, konfigurując jedną z integracji usług płatniczych, jak Square, Stripe i PayU.

Niegdyś, wszystkie informacje musiały być zbierane, udostępniane i archiwizowane na papierze.

W dzisiejszych czasach, zarówno małe firmy, jak i wielkie korporacje poszukują sposobu na zredukowanie śladu węglowego i przeniesienie operacji do sieci.

Dokumenty PDF to popularny i efektywny sposób na dystrybucję, przechowywanie, udostępnianie i porządkowanie danych, jednak nie są one najlepszym narzędziem do samego zbierania danych. W wielu przypadkach, nadal będzie trzeba wydrukować papierowe formularze.

Wypełnialne PDF-y nieco ułatwiają to zadanie, pozwalając ich użytkownikom wprowadzić dane, zapisać dokument i wysłać go we wiadomości e-mail. Niestety, proces ten wymaga wykorzystania oprogramowania (czasem nawet płatnego), takiego jak Adobe Acrobat, w celu wyświetlenia i wypełnienia formularza.

Co więcej, jeśli zbierasz informacje w trasie, prawdopodobnie będziesz musiał(-a) go wydrukować i wypełnić, a dopiero po powrocie do biura wprowadzić zebrane dane do formularza PDF.

Inteligentne Formularze PDF Jotform pozwolą Ci całkowicie pozbyć się papieru, przekształcając formularze PDF w formularze online, które możesz z łatwością udostępnić. Jeśli połączysz pola swojego formularza online i formularza PDF, wszystkie wprowadzone informacje zostaną automatycznie wstawione do dokumentu.

Wypełnialne PDF-y umożliwiają zebranie dowolnego rodzaju danych, jednak niekoniecznie sprawiają, że proces wypełniania formularzy staje się prostszy. Na przykład, jeśli formularz zawiera kilka pól przeznaczonych dla szczególnej grupy odbiorców, wypełniający będą musieli uważnie przeczytać instrukcję i przejść przez niego krok po kroku.

Inteligentne Formularze PDF Jotform pozwolą Ci ukryć lub pokazać dowolne pola w zależności od odpowiedzi udzielonych na poprzednie pytania. Opcja ta pozwoli Ci zaoszczędzić czas i zapobiec pomyłkom, pozwalając wypełniającym pominąć niezwiązane z nimi pytania.

Wypełnialne PDF-y są także dość ograniczające, jako, że możesz zbierać odpowiedzi wyłącznie na pytania znajdujące się w uprzednio stworzonym formularzu. A co, jeśli potrzebujesz zebrać dodatkowe dane?

Wyobraź sobie, że potrzebujesz dodatkowych informacji kontaktowych od uczniów i opiekunów, którzy wypełniają formularz rejestracji na zawody sportowe. Te dane nie muszą się jednak znajdować na kopiach udostępnianych Twoim współpracownikom.

Możesz poprosić te osoby, by wypełniły kolejny formularz lub skontaktować się z nimi przez e-mail – są to jednak dość niewygodne, marnujące Twój cenny czas opcje.

Po wypełnieniu formularza online, możesz udostępnić kopię dokumentu zarówno wypełniającym, jak i Twoim współpracownikom, którzy mogą potrzebować tych informacji.

Odpowiedzi na zawarte w formularzu online pytania, które nie są połączone z Twoim dokumentem PDF zostaną zapisane na Twoim koncie Jotform. Możesz skorzystać z wybranych integracji, by przesłać dane do zewnętrznego oprogramowania, niezależnie od tego, czy pochodzą one z pól połączonych z pierwotnym dokumentem PDF.

Jako, że formularze online Jotform mogą być wypełnianie na niemal dowolnym urządzeniu – komputerze, laptopie, smartfonie i tablecie – wydrukowane, papierowe formularze nie muszą być Twoją pierwszą opcją awaryjną.

Aplikacja Jotform Mobile Forms na smartfony i tablety pozwala Ci zbierać dane nawet w trybie offline, bez dostępu do Internetu. W takich przypadkach, zebrane dane są przechowywane na Twoim urządzeniu i synchronizowane z Jotform po odzyskaniu połączenia.

Formularz online, stworzony przy pomocy Inteligentnych Formularzy PDF Jotform, wyświetlony przy pomocy aplikacji Jotform Mobile Forms.

Po wypełnieniu formularza online przy pomocy aplikacji mobilnej, dane zostaną wprowadzone do pierwotnego dokumentu PDF, tak samo, jak przy wypełnianiu go na komputerze.

Słuchanie opinii innych odgrywa kluczową rolę w opracowywaniu rozwiązań na uciążliwe problemy, które spowalniają i utrudniają Twoją pracę.

Zgodnie z tym, Jotform zastosował się do sugestii swoich użytkowników, którzy zgłaszali się po pomoc z problemami utrudniającymi proces zbierania, porządkowania i udostępniania danych.

Dla przykładu, niektórzy użytkownicy Jotform mieli trudności z między innymi:

• Korzystaniem z formularzy online ze względu na to, że ich organizacja musi korzystać z uprzednio zatwierdzonego, ustandaryzowanego szablonu PDF
• Zlokalizowaniem konkretnych informacji w gąszczu przesłanych formularzy PDF
• Wypełnianiem długich, skomplikowanych formularzy PDF
• Ręcznym przenoszeniem danych z formularzy online do oprogramowania, z którego korzysta ich firma
• Ponownym tworzeniem formularzy PDF w Jotform poprzez zbudowanie formularza online od zera
• Przepisywaniem wszystkich pytań z formularza PDF oraz dostosowaniem wyglądu i formatu formularza online w Jotform

Przez ostatni rok, skontaktowaliśmy się z dziesiątkami użytkowników Jotform, którzy dostarczyli nam cennych informacji dotyczących tego, w jaki sposób korzystają z Jotform, w jaki sposób zbierają dane, które funkcje nie działają tak, jak powinny, w jaki sposób Inteligentne Formularze PDF mogą im pomóc oraz co możemy zrobić, by usprawnić działanie produktu.

Część użytkowników wymieniła następujące potrzeby:

• Wypełniania skomplikowanych PDF-ów i maksymalnego wykorzystania zebranych danych
• Porzucenia papierowych formularzy i zbierania danych przy pomocy responsywnych formularzy online, działających również bez dostępu do Internetu
• Wykorzystania zebranych danych do wypełnienia standardowych szablonów PDF
• Tworzenia internetowych formularzy zgód, zawierających odpowiednie klauzule, na podstawie wersji PDF, z których dotychczas korzystali

Inteligentne Formularze PDF Jotform to połączenie ich sugestii, naszej misji pozbycia się papierowych formularzy z Twoich procesów oraz przeświadczenia, że formularze online powinny pracować dla Ciebie – a nie na odwrót.

Znalezienie efektywnego sposobu na zbieranie informacji online i przenoszenie ich do formularzy PDF może być krokiem milowym dla Twojej organizacji.

Jednocześnie, mogą one nie przynieść zbyt wiele pożytku, jeśli potrzebujesz rygorystycznych środków ochrony zastrzeżonych, poufnych lub wrażliwych danych. Jeśli jakiekolwiek informacje zostaną wykradzione lub ujawnione, Twoja organizacja może znaleźć się w potrzasku.

Inteligentne Formularze PDF Jotform oferują bezpieczny sposób na przekształcanie formularzy PDF w formularze online, automatyczne wypełnianie kopii pierwotnego dokumentu zebranymi danymi oraz udostępnianie plików każdemu, kto ich potrzebuje.

Niezależnie od tego, czy korzystasz z formularzy podania o pożyczkę, zbierających wrażliwe dane finansowe, czy zbierasz informacje medyczne pacjentów przy pomocy formularzy tele zdrowia, Jotform oferuje zaawansowane opcje bezpieczeństwa, które chronią dane przed wszelkimi naruszeniami.

Udostępniaj wypełnione dokumenty w bezpieczny sposób chroniąc je hasłem

Zbieranie danych medycznych, finansowych lub prawnych może być bardzo ryzykowne.

W przypadku nieumyślnego ujawnienia nazwisk, unikalnych numerów identyfikacyjnych lub innych danych osobowych niewłaściwym osobom, mogą grozić Twojej firmie konsekwencje prawne i finansowe.

Oprócz przekształcania formularzy PDF w formularze online, Inteligentne Formularze PDF Jotform pozwalają Ci chronić zebrane dane przed nieupoważnionym dostępem.

Na przykład, masz możliwość zabezpieczenia hasłem wszystkich kopii PDF zawierających dane odpowiedzi.

Odbiorca powiadomienia lub autoodpowiedzi e-mail będzie musiał wprowadzić hasło, by uzyskać dostęp do załączonego dokumentu.

Chroń wrażliwe dane medyczne zgodnością z HIPAA

Jeśli pracujesz w służbie zdrowia, ochrona wrażliwych danych medycznych na pewno jest dla Ciebie bardzo ważną kwestią.

Nie bez powodu.

Konsekwencje wycieków danych medycznych – nawet tych nieumyślnych – są bardzo kosztowne i mogą negatywnie wpłynąć na Twoją reputację. Niestety, zbieranie i zarządzanie danymi w ostrożny sposób nie powstrzymają hakerów przed próbami włamania się do Twoich systemów.

Jotform pozwala Ci tworzyć formularze zgodne z HIPAA i zbierać przeróżne rodzaje danych, w tym płatności online, nie martwiąc się o ich bezpieczeństwo. Jotform oferuje nawet podpisaną umowę o partnerstwie biznesowym (BAA), zapewniającą, że Twoje formularze online będą działały tak, jak powinny.

Nie ma wątpliwości, że wypełnialne PDF-y to solidna alternatywa dla papierowych formularzy.

Jednak nawet, jeśli stworzysz wypełnialny dokument PDF, który nie musi być drukowany, samo zbieranie informacji i przenoszenie ich do oprogramowania, z którego korzysta Twoja firma może być wyzwaniem.

Inteligentne Formularze PDF Jotform pozwolą Ci stawić czoła tym wyzwaniom, pozwalając na przesłanie formularza PDF i przekształcenie go w formularz online w kilka sekund. Ten nowo utworzony formularz online będzie w pełni dostosowywalny, więc możesz dopasować jego wygląd i funkcjonalność do swoich potrzeb bez wpływu na pierwotny dokument PDF.

Jako, że wybrane pola formularza online mogą być połączone z formularzem PDF, Inteligentne Formularze PDF Jotform pozwalają Ci w prosty i wygodny sposób zbierać informacje przy pomocy formularza online i wykorzystać zebrane dane do automatycznego wypełnienia pierwotnego dokumentu.

Inteligentne Formularze PDF Jotform oferują także kilka opcji udostępniania, dzięki czemu masz pełną kontrolę nad tym, kto ma dostęp do formularza online i powiązanych z nim PDF-ów.

Koniec końców, Inteligentne Formularze PDF Jotform pozwalają Ci mieć ciastko i zjeść ciastko, przynajmniej jeśli chodzi o zbieranie danych online i wypełnianie formularzy PDF, odgrywających integralną rolę w Twoich procesach.

Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś(-łaś), wypróbuj Inteligentne Formularze PDF Jotform już dziś!

Zobacz, w jaki sposób Jotform ułatwia zbieranie potrzebnych danych, pozbywając się papieru i rozwiązując frustrujące problemy, z którymi zmagasz się w pracy.