Vraag naar de functies en integraties van Jotform

Beste,

Ik heb een bedrijf in het opvolgen van leads voor klanten in de sportbranche. Dus we plannen proeflessen in voor sportscholen. Dit gaat momenteel zo:

• Lead vult formulier in op website of marketing campagne.
• Lead komt in callcenter systeem en we bellen deze lead handmatig om ze in te plannen voor een proefles.
• We zetten de lead in een agenda in een andere software.
• De lead krijgt automatisch SMS en email reminders zodat ze komen opdagen.
• Lead gaat naar de sportschool toe. Mochten ze niet komen opdagen, moet de klant kunnen doorgeven dat ze niet zijn geweest en wij ze nog opnieuw kunnen bellen.

Ik zag jullie software, en dacht wellicht kan het proces beter. Wat zijn de opties als jullie deze case horen? Als er opties zijn om dit te laten bouwen met jullie software of iets hoor ik dit graag. Of als er meer automatisch en goed kan!

Het liefst wil ik het zo hebben:

1. Lead komt binnen en dit start het proces. Dit kan komen via verschillende websites en verschillende formulieren (ook verschillend aantal velden).
2. Wacht 3 minuten.
3. Stuur een WhatsApp bericht met de vraag voor een proefles. De antwoorden die iemand aan moet kunnen klikken zijn (die antwoorden moet het systeem dus ophalen uit een agenda):
4. Proefles optie 1 (dag en tijd die hij uitleest uit een agenda) -> naar stap 4
5. Proefles optie 2 (dag en tijd die hij uitleest uit een agenda) -> naar stap 4
6. Ik wil dit telefonisch inplannen -> naar stap 5
7. Versturen bedankt bericht en nog wat informatie over wat ze mee moeten nemen. De lead moet ook direct in de agenda automatisch komen te staan. Klaar.
8. Lead wordt gestuurd naar bellijst om handmatig te bellen en alsnog in te plannen.
9. Afspraak is op locatie (proefles). Reminder WhatsApp bericht 1 dag en 2 uur van te voren.
10. Kom persoon niet opdagen, dan moet die weer in de bellijst om een 2e opging te doen.

• Opmerkingen: Als iemand 4 uur niet reageert op het WhatsApp bericht, dan moet deze ook naar het Callcenter gestuurd worden om alsnog handmatig te bellen.

Ik ga graag in gesprek over de opties. Alvast bedankt.

Met vriendelijke groet,

Frank Bluyssen

Hi Frank,

Thanks for reaching out to Jotform Support. Our Dutch Support agents are busy helping other Jotform users right now, so I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in Dutch, let us know and we can have them do that. But, it might take a while until they're available again.

Now, coming back to your question, I understand that you are looking for options to automate the lead management process for scheduling trial lessons for gyms. Based on your requirements, there are several features and integrations that can help streamline your process. You can integrate your form with various CRM tools available, which allows you to automatically send new leads and contacts to your CRM. This can help you manage your leads more efficiently. You can check our 170+ CRM Integrations here.

You can also add an Autoresponder Email to automatically send an email to the form filler after they have submitted the form. There is no option to send a WhatsApp message automatically yet, but you can do it manually. You can also share your form via QR code and on social media platforms:

A thank you page is also included in the form, which you can customize as you want. You can check out our guide on that here. If you want to send a reminder email, you can also do that with the Autoresponder Email. You can set it to send it for later. We also have a guide on that here. If they missed their appointment, they can always fill up the form again and choose a date where they are available. Using the Appointment element with this would make scheduling easier.

You can go ahead and try exploring Jotform features for free. Try making your first form to familiarize Jotform's features. You can check out our guide on How to Create Your First Web Form to get you started. If you encounter any trouble along the way, just provide us with the details on what you need help with and we'll assist you with it.

Reach out again if you need any other help.

Thank you for the detailed response!

There are a lot of options, but I am not sure is it is exacly what I search for. I also see AI Agents, that might be an option for the trail lessons. But I also need some details to be possible.

Is there any way to have an appointment to check if we can built our system on Jotform? Becouse of the details like people that call, let them plan in an agenda, connect to a client, etc.

Best regards,

Frank

Hi Frank,

We don’t currently offer live phone support. If you have any questions, just reply to this thread, or you can create a forum thread from the Contact Us page. We’ll be happy to help.

You can train your AI Agent to help them learn and become smarter to answer customers' inquiries. We also have a list of guides about AI Agents which you can check out here. Try to create your AI Agent to familiarize it. If you encounter any issues along the way, let us know and we'll assist you with it.

Let us know if there’s anything else we can help you with.