Googleフォームで承認機能付きフォームを作成する方法

組織の中では、一人だけで意思決定が行われることはほとんどないでしょう。ですから、承認を集めるプロセスをできるだけ効率化することが重要です。そこで、承認機能が役立ちます。承認機能の構造化されたプロセスは、組織内の重要な決定や行動を確認し、承認するために必要な手順の概要を示します。

今日のハイテクビジネス環境では、承認機能はプロセス自動化ソフトウェアで管理するのが最適です。Googleフォームは、カスタムフォームを作成し、回答を管理できる人気のアンケートおよびフォーム作成ツールですが、専用の承認機能はありません。しかし、Form Approvalsアドオンを使えばGoogleフォームでも承認機能を構築することができます。

Googleフォームで承認機能を作成する方法

承認機能を用いれば、調達要求、予算承認、休暇申請、プロジェクト提案など、多くの一般的なビジネスプロセスを自動化することができます。1人または複数の関係者からの承認を必要とする申請を含む、あらゆるビジネスプロセスが、承認機能の自動化の恩恵を受けることができるのです。こうした自動化は、効率化を促し、エラーを削減し、経営陣がタイムリーに重要な意思決定を行えるようにします。

Googleフォームに承認機能を付与するには、Googleフォーム自体に加え、アドオンを使う必要があります。ここではその方法をご説明します：

1. Googleドライブを開きます。
2. 画面左上の「＋新規」ボタンをクリックします。
3. 「Google フォーム」を選択して、新しいGoogleフォームを作成します。
4. 休暇申請、予算案、その他関係者の確認が必要な申請の承認など、ニーズに合わせてフォームをカスタマイズしてください。
5. フォームに承認者のメールアドレスを入力するフィールドを追加します。以下の例では、このフィールドに「管理者Eメール」と表示されています。
6. 「必須」ボタンをクリックして、このフィールドを必須にしてください。

7. 次に、画面右上の三点アイコンをクリックします。
8. ドロップダウンメニューから「アドオンを取得」を選択します。

9. 検索バーに「Form Approvals」と入力してEnterキーを押してください。

10. formapprovals.comによる「Form Approvals」アドオンを選択し、「インストール」ボタンをクリックします。
11. 次に「続行」をクリックし、「許可」をクリックしてアドオンのインストールを承認します。
12. 承認機能を付与するGoogleフォームに戻ります。
13. 「設定」タブをクリックし、「回答」をクリックします。
14. 「メールアドレスを収集する」のプルダウンオプションを開き、「確認済み」 (Google にログインするようユーザーに促す) または 「回答者からの入力」(手動でメールアドレスを追加するようユーザーに促す) のいずれかを選択します。ユーザーが回答を送信すると、Form Approvalsアドオンが自動的に確認メールを生成して送信します。

15. 次に、上部メニューのパズルのピースアイコンをクリックし、Form Approvalsアドオンを選択し、「Open the add-on」をクリックします。
16. 画面右下に新しいサブメニューが開きます。網掛けになったプラス記号のアイコンをクリックして、「Add dynamic recipient」を選択します。すると新しいプルダウンメニューが表示されます。

17. 「Select question title」をクリックし、プルダウンで承認者を特定する質問を選択します。この例の場合、管理者にフォームを送信したいので、プルダウンメニューから「管理者Eメール」を選択します。
18. 「SAVE」をクリックします。これで、このフォームに入力があるたびに、管理者Eメールアドレス部分に入力されたメールアドレスに、承認依頼のメッセージが自動的に送信されるようになります。

管理者は、メール内のボタンをクリックするだけで、リクエストを承認または拒否することができます。フォームを送信した人の元には、管理者の決定に関するEメール通知が自動的に送信されます。

Jotform承認機能：Googleフォームの承認機能に代わる強力な機能

Googleフォームは、市場に数多く存在する無料のオンラインフォーム作成ツールのひとつに過ぎません。一方Jotform は、カスタマイズされたプロフェッショナルなアンケートやクイズ、承認リクエストフォームを作成したいユーザーに対し、より多くの機能を提供しています。Jotformは設定も使い方も簡単で、コーディングの知識も必要ありません。また、承認を自動化するための専用ツールも用意されています。

JotformとGoogleフォームの承認機能の違いは以下の通りです：

• 条件ロジック：
  シンプルな承認機能を作成するために、Jotformユーザーは毎日使用するフォームに条件付きロジックを追加することができます。Jotform の条件付きロジック機能は、通知メールや承認申請をトリガーし、適切な関係者に自動的に送信します。回答はJotform のテーブルに記録されます。
• 承認ワークフローテンプレート：
  堅牢な承認機能の作成を支援するために、特別に設計されたJotform Approvalsを使用して承認ワークフローを構築することもできます。また、ユーザーがニーズに合わせてカスタマイズできるワークフローテンプレートも提供されるため、ワークフローを最初から作成する必要がありません。
• グループ承認：
  この機能により、ユーザーは申請をひとつひとつ承認するのではなく、同時に承認または拒否することができます。
• 多階層承認ワークフロー：
  Jotform Approvalsを使えば、管理者が決定したことをさらに上の階層にいる適切な担当者にエスカレーションできるような、多階層の承認ワークフローを構築することも可能です。

効率的な承認機能を構築することは、ビジネスプロセスを合理化し、高い生産性を維持するために非常に重要です。Googleフォームでも基本的な承認機能を作成することはできますが、手作業で多くの設定を行う必要があります。一方、Jotform Approvalsなら、より強固なカスタマイズが可能で、設定も簡単です。使いやすいフォームビルダー、条件付きロジック、さまざまなプロジェクト管理ツールとの統合により、Jotformは承認プロセスを合理化し、あらゆる部門の効率化を実現します。

写真：Karolina Grabowska