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Come le soluzioni di gestione dei servizi sul campo creano operazioni sicure e sostenibili
Come le soluzioni di gestione dei servizi sul campo creano operazioni sicure e sostenibili
Per i manager e gli operatori dei servizi sul campo, i processi manuali e obsoleti rappresentano ostacoli al successo. Questi tipi di processi sono dispendiosi in termini di tempo e ingombranti, impedendo alle aziende di servizi sul campo di adattarsi prontamente ai problemi della catena di approvvigionamento, di sfruttare l'automazione, prevedere gli esiti e offrire la migliore esperienza possibile ai clienti. Un approccio manuale e cartaceo può portare a una fuga dei clienti, a errori costosi e persino a infortuni dei lavoratori.
Fonte: Allied Market Research
Si tralasciano anche delle opportunità finanziarie. Con un tasso di crescita annuo composto (CAGR) del 19,2 percento, ci si aspetta che il mercato della gestione dei servizi sul campo valga quasi $30 miliardi entro il 2031, rispetto ai $5,2 miliardi del 2021. Le organizzazioni ancora gestite con lavagne, firme a mano e processi manuali hanno l'opportunità di sfruttare questa crescita entusiasmante digitalizzando le loro operazioni con soluzioni di gestione dei servizi sul campo.
Gli strumenti digitali aiutano i manager a soddisfare le esigenze dei clienti, offrire valore, proteggere i dipendenti e aumentare sia la produttività che i tassi di soddisfazione dei clienti per produrre una crescita costante. Inoltre, aiutano a garantire che gli autisti e le consegne arrivino a destinazione in modo sicuro e puntuale, a mantenere e gestire gli spazi remoti e l'inventario fuori sede e a rendere le operazioni più sostenibili.
Nei prossimi paragrafi, ci concentreremo su modi specifici in cui le soluzioni di gestione dei servizi sul campo possono consentire alle organizzazioni di ridurre i ritardi, tagliare i costi, migliorare la sicurezza e la conformità, semplificare la raccolta dei dati e potenziare gli sforzi di sostenibilità.
Garantire la sicurezza dei conducenti e la puntualità delle consegne grazie a soluzioni mobili e all'automazione del flusso di lavoro.
La base di una gestione efficace dei servizi sul campo, che si tratti di telecomunicazioni, logistica o edilizia, è la sicurezza dei conducenti e un servizio professionale e puntuale.
Il 76% dei dirigenti e degli esperti di logistica concorda sul fatto che le aziende di trasporto e logistica che non si concentrano sulla costruzione delle capacità digitali metteranno seriamente a rischio il proprio business.
Fonte: Accenture
Molti clienti si assentano dal lavoro per essere presenti agli appuntamenti di riparazione e manutenzione, quindi è importante rispettare il loro tempo prezioso. Se i tuoi conducenti non riescono ad arrivare a destinazione in modo sicuro e puntuale, i clienti insoddisfatti cercheranno servizi altrove.
I processi manuali possono danneggiare la puntualità e la produttività. Quanto più i tecnici devono informarsi con i manager su percorsi giornalieri, lavori specifici o ispezioni dei veicoli, tanto meno saranno produttivi. Devono essere in grado di accedere rapidamente e facilmente alle informazioni aggiornate sull'azienda e sui clienti, in modo da potersi mettere in viaggio il prima possibile.
"I processi manuali possono compromettere la puntualità e la produttività. Permetti ai tecnici di accedere rapidamente e facilmente alle informazioni aggiornate dell'azienda e dei clienti mediante soluzioni digitali e automatizzate."
Fortunatamente, con le giuste soluzioni di gestione del servizio sul campo, puoi far arrivare i tecnici dove devono essere, quando devono esserci e senza compromettere la qualità del servizio. Ecco alcuni esempi di come puoi utilizzare le soluzioni mobili di gestione del servizio sul campo per ottimizzare i processi di sicurezza dei conducenti e di consegna.
Registrare le ore di guida dei conducenti
Per ottimizzare la sicurezza dei conducenti e la qualità delle consegne, i responsabili dei servizi sul campo possono utilizzare i fogli di registro dei conducenti online. Questi modelli personalizzabili possono includere i dati di contatto e di immatricolazione dei conducenti, le statistiche sul chilometraggio dei viaggi, le richieste di ferie e i fogli di presenza settimanali per tenere traccia dei dati in un unico posto. Con un sistema che incorpora i fogli di registro, sia i tecnici dell'assistenza sul campo che i manager possono comunicare rapidamente sui viaggi dei conducenti, anche quando sono in movimento. Invece di scrivere un'e-mail, un autista può inviare un aggiornamento del viaggio mentre è sul campo con un semplice clic e un manager lo vedrà immediatamente nella sua coda di approvazione.
Gestire la sicurezza degli studenti e dei passeggeri
Pochi strumenti di gestione dei conducenti sono fondamentali come i moduli di valutazione. Ad esempio, se sei il responsabile della supervisione dei conducenti di autobus urbani o scolastici, la tua responsabilità principale è quella di garantire la sicurezza dei passeggeri. Questi moduli ti aiutano a valutare le capacità cognitive e fisiche degli autisti, consentendoti di valutare le loro abilità nell'effettuare le svolte, nell'azionare le porte dell'autobus, nel fermarsi completamente agli stop, nel parcheggiare e nell'interagire con gli altri per garantire la sicurezza di pendolari e studenti.
Non solo questi moduli possono aiutarti ad addestrare e monitorare i conducenti dell'autobus, ma possono anche aiutarti a conservare nel tempo i record di sicurezza. Utilizzare un sistema di gestione dei servizi sul campo che raccolga, organizzi e archivi automaticamente i dati dei moduli (ad esempio, sulle capacità e le debolezze dei conducenti) ti consente di accedere a dati aggiornati ogni volta che effettui gli audit trimestrali o annuali.
Documenta le ispezioni di routine della flotta
Senza una corretta ispezione dei veicoli della flotta, corri il rischio di fallimenti sul lavoro, riparazioni d'emergenza e responsabilità per negligenza dei veicoli, con conseguente perdita di tempo e aumento dei costi. Anche se puoi completare un'ispezione manualmente, è più pratico utilizzare una soluzione mobile di gestione dei servizi sul campo che ti permetta di eseguire, gestire e archiviare le ispezioni direttamente dal palmo della tua mano. Digitalizzare i processi di ispezione dei veicoli ti consente anche di cercare rapidamente nel tuo database dei veicoli. Ad esempio, puoi cercare per numero di targa, marca o modello, o data di ispezione per trovare dati come il chilometraggio o la date di rinnovo dell'assicurazione.
Personalizzando i campi del modulo e aggiungendone di nuovi, suggeriti dai dipendenti, puoi sfruttare il modulo di ispezione della tua flotta per assicurarti che tutti i sistemi dei veicoli siano in buono stato di funzionamento: dalle luci dei freni alle serrature delle porte. Con una varietà di formati di domande, puoi includere informazioni sui veicoli, checklist di ispezione, caselle di testo per note aggiuntive, immagini e persino uno spazio per che gli ispettori e i conducenti firmino per certificare un'ispezione. Questa capacità è stata resa possibile grazie a strumenti di firma elettronica come Jotform Sign, che fornisce un registro ufficiale dell'ispezione e garantisce che i tuoi moduli siano legalmente vincolanti.
Monitorare le spedizioni in transito.
Collegare i moduli di tracciamento delle spedizioni alle app di consegna merci aiuta i responsabili del servizio sul campo a seguire ogni consegna di prodotti o servizi dall'inizio alla fine, incluso il nome e l'indirizzo del cliente, la descrizione dell'articolo o del servizio e le date di servizio. Questa digitalizzazione dei processi di tracciamento interni consente ai responsabili di ricevere aggiornamenti dalla strada riguardo agli orari delle spedizioni, ai ritardi e ai danni, così possono avvisare i clienti e agire se necessario.
Ricevere i report sulle riparazioni necessarie ai veicoli e sulle ispezioni di sicurezza.
Anche i conducenti più sicuri e meglio addestrati possono rimanere coinvolti in incidenti. Inoltre, se la tua organizzazione impiega decine o centinaia di conducenti, i guasti dei veicoli sono inevitabili. Un sistema che consente ai lavoratori di inviare e ricevere moduli ovunque essi siano, dà loro la possibilità di risolvere immediatamente i problemi internamente o tramite appaltatori esterni.
Con i moduli di tracciamento dei veicoli o i moduli di segnalazione di incidenti stradali, i tuoi conducenti possono avvisarti di problemi relativi al veicolo o a loro stessi, e possono anche includere la loro posizione e situazione attuale. I manager ricevono un messaggio di testo, una email o una notifica dopo l'invio del modulo, così possono fornire rapidamente l'assistenza adeguata (ad esempio, inviando un nuovo conducente, un nuovo veicolo o un servizio di traino) per ridurre al minimo i ritardi nelle consegne e dare priorità alle attività in base alla distanza di consegna.
Automatizzare i flussi di lavoro di gestione delle consegne
Le buone soluzioni di gestione del servizio sul campo ti consentono di creare e archiviare moduli personalizzabili per i casi d'uso sopra menzionati. Ma le migliori indirizzano automaticamente i moduli e i dati ai giusti operatori per un'efficienza ottimale. Con i moduli online come base, i flussi di lavoro automatizzati semplificano i processi, riducono gli errori, migliorano la collaborazione e, soprattutto, avvisano i manager quando sorgono i problemi. I processi di approvazione completamente digitali riducono la necessità di email amministrative manuali e mantengono i lavoratori concentrati nel fornire un servizio di qualità.
Automatizzare la pianificazione dei conducenti
Una delle attività più dispendiose in termini di tempo ma necessarie per i responsabili del servizio sul campo è la pianificazione dei lavoratori, che sia basata sulla disponibilità, sull'ottimizzazione del percorso o sulle competenze specializzate. Tuttavia, investendo in software di gestione del servizio sul campo che includa funzionalità di pianificazione automatica, puoi aumentare la produttività, ridurre i tempi di viaggio, migliorare l'uso e l'allocazione delle risorse e aumentare il morale dei dipendenti, tutto senza dover scoprire l'acqua calda.
— investendo in software di gestione del servizio sul campo che include funzionalità di programmazione automatica, puoi aumentare la produttività, ridurre i tempi di viaggio, migliorare l'uso e l'allocazione delle risorse e aumentare il morale dei dipendenti —
Fonte: Bain
Sfruttare le soluzioni digitali per gestire gli spazi remoti e gli inventari esterni
I responsabili del servizio sul campo seguono molte componenti che non sono centralizzate in un'unica posizione. Innanzitutto, i lavoratori stessi possono essere sparsi per chilometri. Inoltre, le aziende di servizi sul campo hanno centinaia o addirittura migliaia di pezzi di attrezzature nel loro inventario distribuito su veicoli e magazzini. Più gestisci bene queste risorse, più è probabile che i tuoi tecnici abbiano ciò di cui hanno bisogno per completare un lavoro in modo corretto ed efficiente.
Le migliori soluzioni di gestione del servizio sul campo aiutano a raccogliere, analizzare e memorizzare una varietà di dati per migliorare la gestione dell'inventario, la gestione remota, il supporto tecnico e il servizio clienti. Attraverso moduli online e app, codici QR, report e flussi di lavoro automatizzati, questi sistemi mantengono connessi i responsabili del servizio sul campo, i team e i dati.
"I sistemi che consentono di utilizzare i moduli e le app online, i codici QR, i report e i flussi di lavoro automatizzati mantengono connessi i responsabili del servizio sul campo, i team e i dati ovunque si trovino."
Ecco alcuni modi specifici per sfruttare le soluzioni digitali nelle tue operazioni di servizio sul campo, in modo da gestire meglio tutto da remoto.
Digitalizzazione di moduli importanti per migliorare l'efficienza e la precisione
Dai report sulla sicurezza del sito online e sondaggi sul feedback dei clienti fino alle checklist dell'inventario e ai moduli di ispezione della flotta, le soluzioni di gestione sul campo mantengono organizzati i tuoi documenti importanti e facilmente accessibili in un'unica posizione online, facilitando la gestione delle operazioni a distanza. Inoltre, grazie a funzionalità come la logica condizionale e il riempimento automatico, la digitalizzazione aumenta anche la probabilità che i lavoratori completino i moduli più velocemente e con maggiore precisione.
Questi vantaggi non sono semplicemente possibili con moduli fisici. Ad esempio, con i moduli digitali, un tecnico del servizio sul campo che deve richiedere una nuova attrezzatura può inviare un modulo nel momento in cui ne vede la necessità. I responsabili dell'inventario possono quindi approvare immediatamente la richiesta, accelerando i tempi di acquisto.
Rispettare gli standard del settore.
Con il giusto sistema di gestione del servizio sul campo, sei meglio attrezzato per conservare i registri accurati e rispettare le normative di sicurezza per il Dipartimento dei Trasporti (DOT), l'Amministrazione per la Sicurezza e Salute sul Lavoro (OSHA) e la Gestione dei Materiali Pericolosi (HAZMAT).
Queste soluzioni, specialmente quelle con funzionalità di firma elettronica, consentono inoltre di centralizzare e rendere trasparenti i dati e le comunicazioni, facilitando le verifiche. Il software appropriato può anche aiutare i responsabili del servizio sul campo e i lavoratori a rimanere conformi agli standard, tra cui i seguenti:
Migliorare le comunicazioni in tempo reale con fornitori e venditori
Con gli aumenti di prezzo dei materiali, le carenze e i ritardi, l'industria degli approvvigionamenti ha vissuto molti sconvolgimenti negli ultimi anni. Con l'attenzione che si sposta dal risparmio sui costi a una gestione più agile della catena di approvvigionamento e a relazioni migliori con i fornitori, i responsabili del servizio sul campo si rivolgono ai sistemi digitali per il supporto. Quando i responsabili del servizio sul campo rafforzano le loro relazioni con i fornitori, possono creare più opportunità, risultando in soluzioni innovative a problemi di lunga data o anche nuovi. Con relazioni migliori con i fornitori e i venditori, i responsabili del servizio sul campo possono mitigare l'impatto degli aumenti di prezzo sui clienti.
In definitiva, i sistemi mobili di gestione del servizio sul campo migliorano la comunicazione e la collaborazione con i fornitori esterni per ottimizzare i processi, agevolare la sostituzione dei materiali e generare valore.
Con l'aumento dei prezzi dei materiali, le carenze e i ritardi, l'industria degli approvvigionamenti ha subito molti sconvolgimenti negli ultimi anni. Man mano che l'attenzione si sposta dal risparmio sui costi a una gestione più agile della catena di approvvigionamento e a relazioni migliori con i fornitori, i responsabili del servizio sul campo si stanno rivolgendo ai sistemi digitali per il supporto.
Aggiornare lo stato dell'inventario più rapidamente
Un solido sistema di gestione dell'inventario aiuta a immagazzinare, spedire e tracciare i prodotti, a sapere quando ordinare e riordinare le scorte e a migliorare l'esperienza del cliente. I processi di gestione dell'inventario automatizzati sono meno dispendiosi in termini di tempo e denaro rispetto a quelli manuali. Consentono ai lavoratori di comunicare tra diversi magazzini e siti, di gestire l'inventario in tempo reale e di accedere a informazioni importanti in pochi secondi per migliorare il processo decisionale.
Ad esempio, per rimanere connessi su una superficie di 27.000 acri, il personale dei lavoratori di campo e manutenzione del Three Rivers Park District nel Minnesota ha utilizzato Jotform: uno strumento digitale per la produttività sul posto di lavoro e per la creazione di app online. La piattaforma li ha autorizzati a creare la propria app per raccogliere dati importanti, condurre e registrare ispezioni quotidiane, generare report utili, creare flussi di lavoro e ricevere notifiche push istantanee, sia online che offline, ovunque si trovassero i lavoratori.
Il Three Rivers Park District ha inoltre adottato Jotform Enterprise per automatizzare un processo di inventario manuale e laborioso nel loro sistema di gestione dei beni, al fine di rendere più efficiente il flusso di lavoro e garantire una migliore tracciabilità dei beni del distretto. Questo tipo di digitalizzazione non solo risparmia tempo e denaro, ma migliora anche l'accuratezza degli ordini, la produttività sul posto di lavoro e la soddisfazione del cliente.
Raccogliere informazioni in zone remote
Grazie ai moduli mobili (ad esempio, moduli di ispezione, rapporti sugli incidenti, ecc.) e alle app mobili puoi migliorare la raccolta dati, abilitare le firme digitali e tracciare, visualizzare e archiviare istantaneamente gli invii, aumentando la produttività e la collaborazione. Ad esempio, aggiungere i codici QR ai moduli o collocarli sugli asset fisici è un modo conveniente per i dipendenti di trovare informazioni aggiornate sui prodotti, come dove sono immagazzinati e quanti ce ne sono disponibili. I codici QR possono anche aiutare a tracciare i pacchi tra corrieri in ufficio postale, confermare la ricezione delle merci dai fornitori e garantire il check-in e gli arrivi sicuri nei cantieri.
Detto ciò, i lavoratori sul campo non sempre hanno il vantaggio di un accesso istantaneo a Internet. Un'applicazione mobile per la gestione dei servizi sul campo come Jotform Enterprise Mobile può raccogliere le risposte ai moduli in qualsiasi momento e ovunque, anche offline. Le risposte vengono salvate sul dispositivo mobile e sincronizzate automaticamente con un server quando la connessione viene ristabilita. Puoi caricare file, accettare firme digitali, condurre ispezioni di sicurezza, condividere richieste di approvazione e ricevere notifiche istantanee quando i dati vengono inviati, in tutte le sedi remote e nelle zone senza connessione Wi-Fi.
Migliorare la previsione della domanda
L'interruzione della catena di approvvigionamento ha causato inflazione, carenze e chiusure di fabbriche negli ultimi anni. Tuttavia, utilizzando soluzioni di gestione dei servizi sul campo con funzioni integrate di controllo delle scorte, alcune organizzazioni hanno ottenuto risultati migliori di altre. Combinare la registrazione dei dati e le funzionalità di inventario consente alle aziende di ridurre i costi, evitare la mancanza di scorte, automatizzare il riassortimento, ridurre i bisogni di manodopera e le spese di inventario ed evitare gli sprechi di prodotti.
Migliorare le operazioni per renderle più sostenibili
Oltre ad attrarre dipendenti e clienti, migliorare le pratiche di sostenibilità consente anche di migliorare l’immagine del brand, sfruttare le agevolazioni fiscali, utilizzare meno risorse e creare meno rifiuti.
Sfruttare un solido sistema di gestione dell'assistenza mobile sul campo ti consente di trovare un equilibrio nel dare ai clienti ciò che desiderano mentre lavori verso i tuoi obiettivi di sostenibilità.
Sia i dipendenti che i clienti preferiscono le organizzazioni che danno priorità alla sostenibilità. Secondo uno studio IBM del 2022,
Il 68% delle persone ha maggiori probabilità di cercare lavoro presso organizzazioni responsabili nei confronti dell'ambiente, mentre il 62% dei consumatori indica una volontà di ridurre l’impatto ambientale modificando le abitudini di acquisto.
Fonte: IBM
Riduci le tue emissioni di CO2
L'adozione di soluzioni di gestione dell'assistenza sul campo è una delle decisioni più valide che puoi prendere per ridurre l'impatto ambientale delle tue operazioni. Il passaggio dai documenti fisici ai moduli, ai report e ai registri online fa molto di più per l’ambiente che semplicemente salvare alberi. La produzione di carta utilizza inoltre una quantità significativa di sostanze chimiche e acqua e contribuisce all'inquinamento a causa di emissioni di carbonio e smaltimento dei rifiuti.
Attraverso i registri online degli autisti, gli strumenti di tracciamento dei percorsi e altre funzionalità che semplificano il telelavoro, le piattaforme mobili di gestione dei servizi sul campo possono sostituire tutti i documenti cartacei, riducendo gli sprechi quotidiani e i costi delle forniture per ufficio.
Massimizza l'efficienza del carburante e riduci i costi di riparazione dei veicoli
Con i prezzi elevati del carburante e un’inflazione record, è necessario tagliare i costi ovunque sia possibile. Le soluzioni di gestione dell'assistenza sul campo forniscono approfondimenti basati sui dati che possono farti risparmiare tempo, denaro e stress inutile sia alla pompa di benzina che nell'officina di riparazione.
Supponiamo, ad esempio, che i registri dei conducenti online mostrino un consumo di carburante insolitamente elevato, anche se i tuoi tecnici stanno guidando sui loro percorsi normali. Confrontando i dati raccolti sul chilometraggio estivo e invernale puoi identificare problemi che potresti aver trascurato, come il maggior utilizzo di aria condizionata in estate. Puoi quindi tenere conto dell'attività stagionale nel tuo budget estivo o aggiungere più fermate ai percorsi degli autisti in modo che possano sfruttare al massimo ogni viaggio.
Inoltre, la documentazione digitale delle ispezioni di routine dei veicoli mostra informazioni vitali, come per quanto tempo ciascun camion può funzionare prima di aver bisogno di una messa a punto e quanto spesso ogni camion si rompe. Molte soluzioni di gestione dell'assistenza sul campo mobile monitorano, archiviano e analizzano questo tipo di dati, aiutandoti a ridurre al minimo i costi di riparazione importanti e a ottimizzare il valore della vita di ciascun veicolo.
Sviluppare catene di fornitura più sostenibili
Molti sistemi di gestione dell'assistenza sul campo includono funzionalità di analisi dei moduli, che possono aiutare a confrontare i tuoi fornitori, valutare i loro sforzi di sostenibilità, identificare le aree di opportunità e, infine, scegliere quelli in linea con i tuoi obiettivi. Puoi utilizzare queste soluzioni di gestione dell'assistenza sul campo mobile per consolidare le spedizioni da diversi fornitori a più sedi, ad esempio, o ottenere visibilità su come esattamente i fornitori estraggono o producono materie prime. Con la visibilità completa dei dati, anche i punti dati minori possono aiutarti a utilizzare le risorse in modo più efficiente, prevedere meglio la domanda, ottimizzare le rotte di spedizione e pianificare gli effetti del cambiamento climatico, delle aree naturali e di altri fattori ambientali.
Gli sforzi per la sostenibilità della catena di fornitura migliorano anche la reputazione della tua azienda. Marchi globali come Starbucks, Nike, Apple e Microsoft stanno tutti facendo la loro parte per impegnarsi per un futuro più sostenibile e dimostrare l’importanza della responsabilità ambientale, elevando il valore del proprio marchio. Nike, ad esempio, ha incorporato una cultura della sostenibilità non solo nel processo di progettazione ma anche nella distribuzione e nelle vendite. L'azienda ha anche pubblicato una mappa della produzione per mostrare in modo trasparente dove vengono realizzati i loro prodotti in tutto il mondo.
Ottimizza il tuo processo decisionale e la pianificazione strategica
Un solido sistema di gestione dell'assistenza sul campo raccoglie, gestisce, archivia e analizza in modo sicuro tutti i dati in tempo reale in un'unica soluzione. I risultati sono set di dati comprensibili, accessibili, leggibili dalle macchine e facili da controllare. Infatti, più dati raccogli, più completa la panoramica dei punti di forza e di debolezza della tua azienda. Nel complesso, i dati migliorano il processo decisionale in quanto consentono di stabilire linee di base migliori, dedicare meno tempo alla riconciliazione dei dati, prevedere meglio i risultati, informare le pratiche della catena di fornitura e ridurre i costi.
Non è pratico tenere i dati archiviati in varie soluzioni tecnologiche che non si collegano tra loro o, peggio, distribuiti in fogli di calcolo scritti a mano o stampati. Oltre a costare alle aziende 12,9 milioni di dollari all'anno, la scarsa qualità dei dati porta a processi decisionali errati.
Fonte: Gartner
Aumenta l'efficienza dei tuoi data center
I data center sono il motivo per cui piattaforme complete e potenti di gestione dei servizi sul campo funzionano offline e online, in sede e fuori sede e in operazioni di tutte le dimensioni.
Le strutture del data center con vari tipi di attrezzature IT e sistemi informatici consumano più di 100 volte la quantità di energia consumata da uffici di dimensioni simili. Questo elevato consumo di elettricità non è solo ad alta intensità energetica ma anche costoso. Puoi implementare le migliori pratiche per risparmiare energia, come l'aumento della temperatura dell'aria di fornitura HVAC per aiutare i server che rimangono online più a lungo e migliorano la durata del tuo hardware. Puoi anche riciclare o donare prodotti elettronici.
Il modo migliore per mantenere i dati sicuri in modo sostenibile è utilizzare una soluzione di gestione sul campo basata su cloud che archivia le informazioni su un server dedicato. Quando non sei preoccupato di mantenere l'hosting dei dati, puoi concentrarti sul miglioramento del modo in cui lavori.
