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Come tagliare i costi e automatizzare le operazioni aziendali con le firme elettroniche

Introduzione

Automatizzare i processi aziendali aiuta le organizzazioni a controllare le spese, migliorare la produttività e aumentare la redditività. Crea inoltre un'esperienza cliente più conveniente ed efficiente. Tuttavia, con l'aumento dei costi operativi odierni, la richiesta di pratiche commerciali più sostenibili e la necessità di una maggiore sicurezza digitale, l'automazione dei processi aziendali è diventata una condizione indispensabile per rimanere competitivi in qualsiasi mercato.

Un processo che è pronto per l'automazione è anche uno dei più laboriosi per qualsiasi organizzazione: la firma. Fortunatamente, la tecnologia delle firme elettroniche sta automatizzando questi processi, semplificando la raccolta di firme, l'archiviazione dei documenti firmati online, la conformità alle normative e la notifica automatica agli interessati sullo stato di un documento.

Queste funzionalità permettono di risparmiare tempo e tagliare i costi in ogni settore e in ogni tipo di processo aziendale, inclusi quelli relativi ai contratti, le vendite, la finanza, l'onboarding, i rilasci e le verifiche.

Aziende come CivilLaw.Tech hanno ridotto il tempo e i costi di molti dei loro processi aziendali semplicemente adottando soluzioni di firma elettronica.

A breve, potrebbe non essere più sostenibile richiedere firme fisiche all'interno della tua organizzazione. Secondo una ricerca del 2022 condotta da McKinsey, il 35 percento dei dipendenti è in grado di lavorare da casa a tempo pieno, mentre il 23 percento è in grado di farlo a tempo parziale. Con così tanti processi di documentazione digitale in atto per permettere il lavoro da remoto, la tecnologia delle firme elettroniche è una parte vitale dell'ecosistema digitale di ogni organizzazione.

Ecco tutto ciò che devi sapere per automatizzare i processi di firma e ridurre i costi.

Che cos'è una firma elettronica?

Una firma elettronica (anche nota come firma digitale) è una versione digitale di una firma su carta, o firma a mano, che consente alle persone di firmare documenti online. Le firme elettroniche sostituiscono le firme su carta per rendere il processo di firma più veloce e conveniente. Infatti, molte transazioni online non sarebbero possibili senza questa tecnologia.

Le firme elettroniche solitamente vengono create con software che permette all'utente di digitare o disegnare la propria firma con il mouse o il touchpad. Sono considerate legalmente vincolanti nella maggior parte dei paesi e ampiamente utilizzate in settori come quello finanziario, immobiliare e sanitario per firmare contratti, accordi e altri documenti legali.

Ad esempio, molte banche e istituzioni finanziarie hanno implementato le firme elettroniche per consentire ai clienti di aprire conti e completare altre transazioni a distanza. Nell'industria immobiliare, le aziende si affidano alle firme elettroniche per agevolare la firma dei contratti senza la necessità di incontri di persona.

Con sempre più persone che lavorano da casa negli ultimi anni, c'è stata una domanda senza precedenti di modi sicuri e convenienti per firmare i documenti elettronicamente. Di conseguenza, le piattaforme di firme elettroniche stanno diventando sempre più parte della vita quotidiana. Infatti, ci si aspetta che le dimensioni del mercato globale delle firme digitali crescano fino a 42 miliardi di dollari entro il 2030, rispetto a soli 4,4 miliardi di dollari nel 2021.

Perché le firme su carta non sono più sufficienti

Fin dagli anni '80 e dall'avvento delle soluzioni digitali per l'ufficio, le operazioni aziendali hanno ridotto progressivamente l'uso della carta. Negli anni '90 e 2000, l'ampia adozione di email, reti di servizio clienti e server web aziendali ha ulteriormente ridotto la necessità di stampare copie cartacee. Con il diffondersi del cloud computing e della tecnologia mobile negli anni 2010, molte organizzazioni sono riuscite a digitalizzare anche i processi critici.

Ora, quasi ogni aspetto della nostra vita può essere gestito senza documenti cartacei, ma abbiamo ancora bisogno di accordi legalmente vincolanti, completi di firme, per condurre gli affari. Anche il governo federale degli Stati Uniti d'America, noto per essere lento nell'adozione della tecnologia, sta abbracciando gli strumenti di firma elettronica.

Alla fine del 2021, il presidente statunitense Biden ha firmato un decreto presidenziale sull'innovazione dei servizi governativi con la tecnologia, ordinando alle agenzie federali di digitalizzare maggiormente le loro interazioni con il pubblico. Il decreto indica inoltre alle agenzie federali di adottare un approccio incentrato sul cliente nella fornitura dei servizi.

Un modo per raggiungere questo obiettivo è promuovere un uso più diffuso della tecnologia delle firme elettroniche. Grazie all'adozione di soluzioni di firma elettronica, le agenzie federali possono ridurre la necessità di documenti cartacei e semplificare l'accesso e il completamento dei servizi online da parte dei cittadini.

Benefici economici delle firme digitali: Come la tecnologia riduce le spese

La semplificazione delle transazioni online non migliora solo l'esperienza dei clienti, ma aiuta anche le organizzazioni a risparmiare una quantità considerevole di tempo e denaro. Il modo in cui le firme elettroniche riducono i costi può aiutare qualsiasi organizzazione a migliorare la sua redditività. Ecco come.

Cinque modi in cui le firme elettroniche consentono alle organizzazioni di risparmiare denaro:

Reduced paper and printing costs
Lower filing and storage costs
Fewer disposal and recycling costs
Faster document processing times
Reduced risk of security breaches

Riduzione dei costi di carta e stampa

Ogni anno, le aziende spendono in media $1,200 per dipendente in costi di stampa. Sebbene molte organizzazioni hanno già digitalizzato gran parte dei loro documenti per ridurre l'uso della carta, le soluzioni di firma elettronica possono contribuire ulteriormente a ridurre i costi di stampa eliminando la necessità di firme su carta. La riduzione del tempo dedicato alla stampa, alle fotocopie e ad altri processi di gestione della carta migliora inoltre l'efficienza e consente ai dipendenti di concentrarsi su lavori di maggiore impatto.

Riduzione dei costi di archiviazione e conservazione

Business.com stima che un dipendente medio abbia bisogno di 11 metri quadrati di spazio per lavorare, ma ogni postazione di lavoro deve misurare solo 4.5 metri quadrati per soddisfare le esigenze dei dipendenti. Gli altri 6.5 metri quadrati servono in genere per altri scopi, come lo spazio di archiviazione. Ridurre la quantità di documenti cartacei, in particolare i contratti o i moduli firmati, può ridurre la necessità di costosi immobili ad uso ufficio.

In un momento in cui molte aziende stanno diventando completamente remote, adottare soluzioni di firma elettronica completamente prive di supporti cartacei potrebbe eliminare anche la necessità di costosi servizi esterni di archiviazione di documenti cartacei.

Meno costi di smaltimento e riciclaggio

I documenti cartacei che contengono informazioni sensibili (comprese le firme) devono essere smaltiti con cura per evitare il furto di identità. La triturazione interna dei documenti può richiedere una notevole quantità di manodopera, per non parlare dei costi di acquisto e manutenzione delle attrezzature. I servizi di terze parti possono essere altrettanto costosi, con stime che per le grandi aziende raggiungono i 1.500 dollari al mese.

Poiché le firme elettroniche eliminano la necessità di documenti cartacei, attenuano anche i costi di smaltimento successivi.

Tempi di elaborazione dei documenti più veloci

Ottenere una firma su carta richiede la stampa dei documenti, la programmazione di un incontro per firmarli fisicamente o l'invio di un documento via email in formato PDF. Il firmatario deve o partecipare fisicamente all'incontro o stampare il PDF per firmarlo, quindi scansionare nuovamente il documento e inviarlo via email. Ma la gestione dei documenti non è ancora completa, poiché i documenti cartacei devono essere scansionati per essere archiviati in modo digitale.

Le firme elettroniche eliminano quasi tutto questo lavoro manuale e burocratico, consentendo la firma tramite una piattaforma online sicura e accessibile ovunque ci sia Wi-Fi.

Maggiore sicurezza

I documenti cartacei richiedono un'archiviazione fisica sicura, oltre a un'eliminazione dispendiosa e costosa per evitare i furti e per proteggere le informazioni sensibili. I documenti digitali, compresi quelli che richiedono le firme, sono più difficili da accedere per le persone non autorizzate, anche quando sono memorizzati nel cloud. Ciò può proteggere i consumatori dal furto di identità e le organizzazioni dalle multe per violazioni della sicurezza.

Automazione delle firme elettroniche: Come funziona

Di solito, raccogliere e archiviare le firme richiede molti passaggi e lavoro manuale. Una delle ragioni per cui le soluzioni di firma elettronica sono in grado di generare risparmi così impressionanti è perché automatizzano gran parte di questo lavoro. E il bello è che le soluzioni di firma elettronica possono creare flussi di lavoro per la firma da zero o integrarsi nei processi automatizzati che un'azienda ha già stabilito.

Ecco alcune delle funzionalità di automazione delle soluzioni di firma elettronica:

7 Benefici dell'adozione della firma elettronica

Automate requests, updates, and confirmations
Trigger communications from workflows
Identify and remove bottlenecks
View and share embedded digital paper trails
Avoid version control with digital updates
Experience faster overall processing times

Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage. This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
Trigger e-signature requests automatically. Many onboarding processes and other workflows that involve a lot of documents have already been automated with various platforms, but still require in-person signatures. When organizations add an e-signature solution to the mix, they can set e-signature requests to trigger automatically during the workflow, so recipients can sign on the spot. E-signature solutions allow organizations to fully automate entire document workflows instead of disrupting processes for wet signature collection.
Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review. Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted. The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign. Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
Enhance accessibility independent of location and time. Modern e-signature solutions are cloud-based, so users can access them anywhere they have a Wi-Fi connection. All documents and signing tools are available only online rather than on a computer-based software platform, so users can manage and sign documents whether they’re on their desktop computer, laptop, tablet, or smartphone.
Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail. All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
Enable easier version control. Traditionally, when PDFs of documents are emailed to recipients, senders must distribute a new version if they update it. On any cloud-based platform, there’s only one live version of a document, regardless of how many times it’s been distributed and to whom. Users simply make changes to the one document file on the platform, and the changes automatically update for whoever has the link.
Speed up processing times. All of these automations streamline and speed up every aspect of signature collection and document management. Automatic notifications eliminate delays that can occur while distributing documents, enabling faster response times. Filing happens automatically after the final signature is accepted, preventing bottlenecks from stopping next steps in a process.

Come trarre vantaggio dalle firme digitali

Data la comodità, l'efficienza e la sicurezza che offrono, le piattaforme di firma elettronica possono essere utili in molti settori diversi. Possono essere utilizzate praticamente in qualsiasi settore che richieda alle persone di firmare documenti. Ecco alcuni dei principali casi d'uso.

Risorse umane

I dipartimenti delle risorse umane possono utilizzare la tecnologia di firma elettronica per facilitare la firma di lettere d'offerta, accordi di non divulgazione e manuali dei dipendenti. Questo può risparmiare tempo e risorse eliminando la necessità per i team HR di stampare, firmare e scannerizzare questi documenti. La tecnologia di firma elettronica può anche essere utilizzata su moduli per la valutazione delle prestazioni, di iscrizione ai benefit e di aggiornamenti delle politiche aziendali per raccogliere firme e consensi necessari.

Un altro modo in cui i dipartimenti delle Risorse Umane possono utilizzare la tecnologia di firma elettronica è monitorare il progresso di un dipendente durante l'inserimento in azienda. Le piattaforme di firma elettronica spesso includono funzionalità che consentono ai dipartimenti HR di vedere quali documenti sono stati firmati e da chi, garantendo che tutti i documenti necessari siano completati tempestivamente.

Dipartimenti commerciali

I dipartimenti commerciali sono ben consapevoli dell'importanza di eliminare il maggior numero possibile di ostacoli nel tentativo di concludere una vendita. Utilizzando la tecnologia di firma elettronica, i team di vendita possono rapidamente monitorare lo stato delle proposte, revisionare e rispedire contratti e allegati e designare il firmatario o i firmatari appropriati in base all'importo d'acquisto o ad altri criteri.

Il vantaggio dell'automazione dei processi di vendita con la tecnologia di firma elettronica è che offre ai venditori più tempo, che potranno impiegare per convertire nuovi lead. Fornire un'esperienza di firma fluida ed elegante rende inoltre professionali e all'avanguardia agli occhi dei clienti.

Istruzione

Le istituzioni scolastiche e universitarie possono sfruttare la tecnologia di firma elettronica per gestire una vasta gamma di documenti in modo elettronico, tra cui registri accademici, accordi di iscrizione, moduli di registrazione, moduli per l'assistenza finanziaria e altro ancora.

I dipartimenti accademici possono utilizzare piattaforme di firma elettronica per agevolare la firma di nuovi documenti di ammissione e iscrizione degli studenti. Ciò può risparmiare a tutte le parti coinvolte l'ingombro di fissare appuntamenti di persona per la revisione dei documenti.

La tecnologia di firma elettronica può anche raccogliere le firme per i moduli di autorizzazione, senza che gli studenti debbano portare a casa un foglio da far esaminare ai genitori. Infatti, gli insegnanti e gli amministratori possono inviare via e-mail il link del modulo di autorizzazione direttamente ai genitori e raccogliere le loro firme online. Questa soluzione non solo è più economica e comoda, ma può anche impedire agli studenti di falsificare le firme dei genitori.

Amministrazione

Le agenzie governative possono utilizzare le firme elettroniche per facilitare la firma di un'ampia gamma di documenti, inclusi contratti, moduli e richieste di assistenza. La tecnologia è particolarmente utile per rendere più convenienti servizi come la concessione di permessi, l’erogazione di benefici, la presentazione delle tasse e l’elaborazione di passaporti e licenze. Le agenzie possono digitalizzare moduli relativi ai sussidi di disoccupazione, alla previdenza sociale e ad altri tipi di assistenza, eliminando la necessità di appuntamenti di persona.

Per i servizi che richiedono ancora check-in fisici, come il completamento delle richieste TSA PreCheck o il rinnovo delle patenti di guida, i lavoratori possono utilizzare la tecnologia di firma elettronica in loco per acquisire rapidamente firme digitali, anziché dover scansionare documenti fisici firmati per creare un record digitale.

Fornitori di servizi sanitari

Le organizzazioni sanitarie possono utilizzare piattaforme di firma elettronica per facilitare la firma di moduli di consenso e cartelle cliniche. Il personale della reception presso le cliniche e le altre strutture sanitarie può accelerare il processo di accesso utilizzando soluzioni di firma elettronica con moduli come rendiconti finanziari e accordi di pagamento, eliminando la necessità di scansionare documenti firmati a penna. Infatti, durante la pandemia di COVID-19, molte strutture hanno iniziato a richiedere ai pazienti di completare i processi di check-in sulle app mobili prima ancora di entrare in ufficio per evitare contatti fisici non necessari.

Al pronto soccorso, le firme elettroniche possono essere utilizzate per firmare fogli di dimissione, note sui progressi e altri tipi di documentazione del paziente, facilitando il monitoraggio della conformità. Il personale infermieristico e gli altri lavoratori possono utilizzare la tecnologia per completare le proprie autorizzazioni interne e ridurre le pratiche burocratiche.

Organizzazioni no profit

Le organizzazioni no profit e gli enti di beneficenza possono utilizzare la tecnologia di firma elettronica per qualsiasi cosa, dall'accettazione di donazioni alle liberatorie per eventi, ai contratti di volontariato e altro ancora. I manager possono utilizzare la tecnologia per firmare contratti con fornitori, partner e altre organizzazioni senza la necessità di lunghi scambi di e-mail, dispendiosi in termini di tempo.

Le piattaforme di firma elettronica possono anche facilitare la firma di domande di sovvenzione, moduli di donazione e altri documenti critici. Con tanti contratti in corso in un dato momento, una piattaforma di firma elettronica è particolarmente utile per aiutare i manager delle organizzazioni no-profit a verificare lo stato di ciascun documento e a trovare rapidamente ciò che necessita ancora di revisione o firma.

Nel complesso, le piattaforme di firma elettronica sono uno strumento prezioso per semplificare i processi di firma dei documenti in ogni settore immaginabile. La tecnologia può essere la chiave per un ufficio completamente digitale e automatizzato.

Preparazione alla firma elettronica

Ora che sai quali vantaggi possono apportare le soluzioni di firma elettronica alla tua organizzazione, probabilmente ti starai chiedendo come integrarle nei tuoi processi lavorativi. Per fare ciò, è necessario comprendere cosa rende le firme elettroniche giuridicamente vincolanti e quale tipo di piattaforma è necessaria per gestirle.

Il quadro normativo per le firme elettroniche

Le firme elettroniche sono uno strumento relativamente nuovo e le leggi e i regolamenti che le supportano sono in continua evoluzione. Negli Stati Uniti, la legge sulla firma elettronica si basa su due atti:

L'Uniform Electronic Transactions Act (UETA), approvato nel 1999, riconosce le firme elettroniche come equivalenti alle firme autografe. Consente alle parti di stipulare contratti e condurre affari online, esattamente come farebbero con i tradizionali documenti cartacei. L'UETA prevede il riconoscimento legale delle firme e dei documenti elettronici, stabilendo che sono ammissibili come prova in tribunale. Stabilisce inoltre che alle firme elettroniche non può essere “negato l'effetto legale o l'applicabilità” solo perché sono in forma elettronica. In breve, l'UETA specifica che un contratto o un altro documento legale firmato elettronicamente ha la stessa validità di un documento firmato con una firma su carta.
L'E-Sign Act, approvato nel 2000, regola l'uso delle firme elettroniche negli Stati Uniti e consente alle parti di utilizzare mezzi elettronici per creare, archiviare e firmare documenti e condurre affari per via elettronica, proprio come farebbero con i tradizionali documenti cartacei. Questa legge si sovrappone all'UETA. Tuttavia, l'E-Sign Act si applica alle transazioni che coinvolgono il commercio interstatale o estero, mentre l'UETA si applica alle transazioni che avvengono all'interno di un singolo Stato.

Numerosi altri regolamenti hanno inoltre plasmato le leggi sulla firma elettronica in tutto il mondo. Il Parlamento Europeo ha promulgato il Regolamento eIDAS nel 2014, che definisce il quadro giuridico per l’utilizzo delle firme elettroniche nell’Unione europea, compreso chi e quali entità possono sfruttare la tecnologia e in quali circostanze. In Australia, il governo ha implementato l'Electronic Transactions Act nel 1999, che aggiorna retroattivamente le leggi che richiedono ai cittadini di fornire una firma autografa consentendo loro di firmare elettronicamente.

Qualsiasi organizzazione che opera in Europa, Australia o in altre regioni dovrebbe informarsi sulle leggi locali riguardo alla firma elettronica per garantirne la conformità.

Che cosa cercare in una piattaforma per la firma elettronica

Esistono molte soluzioni software di firma elettronica sul mercato, ma non tutte offrono lo stesso livello di praticità e funzionalità. Mentre valuti le diverse opzioni, cerca una piattaforma di firma elettronica che soddisfi questi criteri.

Simple to adopt. The e-signature platform should be cloud-based and should run on any operating system or mobile device. The software should be no-code so that any user can set it up without any technological expertise and you don’t waste valuable time and resources setting it up and training staff to use it. The user interface should be straightforward and intuitive to navigate.
Easy to integrate. If your organization already uses automation for your business processes, you’ll need an e-signature solution that plays well with your existing systems.
Secure. The platform should have stateof-the-art data encryption and storage capabilities to keep user information secure. Look for platforms that have a demonstrated history of meeting evolving security standards. Check for integrations with your existing single sign-on provider for an added layer of security.
Legally compliant. The software you choose should state whether or not they are compliant with existing regulations for e-signatures. E-signature platforms used in the healthcare industry in the United States should also be HIPAA compliant.
Unlimited. The solution you choose should be able to grow with your organization over many years. Your e-signature solution should allow your organization to collect an unlimited number of signatures, so you are not penalized for your success by paying more as your business grows. Additionally, you should be able to keep an unlimited number of records, so storage is never an issue.
Clear cost structure. Many e-signature vendors have complex pricing structures based on cost per document or the amount of storage space available. These pricing methods can make it challenging to estimate the actual cost of the solution and determine ROI. Look for a solution that offers straightforward and transparent pricing to avoid unexpected fees.
End-to-end. The best e-signature solutions do more than enable users to collect signatures online — they allow organizations to manage and automate many of their document processes. Opting for a full, end-to-end solution will help consolidate vendors and reduce overall operating costs, while eliminating issues that could arise from incompatibility between different software.

Jotform Sign: la piattaforma di firma elettronica del futuro

Le firme elettroniche aumentano la comodità, l'efficienza e la sicurezza di qualsiasi tipo di transazione, per tutte le parti coinvolte nel processo di firma. Incorporare soluzioni di firma elettronica nei processi dell'organizzazione è fondamentale per sfruttare tutti i vantaggi della tecnologia, tra cui una maggiore produttività e una riduzione dei costi.

Jotform Sign consente agli utenti di automatizzare ogni aspetto della raccolta di firme elettroniche, dalla creazione di documenti e flussi di lavoro all'archiviazione sicura sul cloud. Parte della suite di soluzioni di Jotform Enterprise, questa piattaforma versatile può migliorare l'efficienza a tal punto da ridurre la durata dei flussi di lavoro di firma a soli 1,8 giorni in media. Per una configurazione rapida e una distribuzione semplice, la piattaforma si integra perfettamente con molte applicazioni di terze parti che gli utenti potrebbero già utilizzare.

Quando si tratta di firmare e gestire i documenti, le organizzazioni e i loro clienti devono avere a disposizione strumenti comodi. Le soluzioni di firma elettronica offrono molto di più che far risparmiare tempo e denaro: migliorano l'esperienza di firma per tutti i soggetti coinvolti.

The best e-signature solutions enable end-to-end document management and automation.

Disclaimer: Le informazioni fornite in questa guida sono solo a scopo informativo generale e non intendono costituire consulenza legale. Sebbene ci sforziamo di mantenere le informazioni accurate e aggiornate, le leggi e i regolamenti variano a seconda della giurisdizione e possono cambiare frequentemente. Se hai domande legali specifiche su qualsiasi informazione presente su questo sito, dovresti consultare un avvocato autorizzato nella tua zona.