Come creare un ordine di acquisto in Google Forms

È finita l’era in cui si doveva perdere tempo a modificare i moduli riga per riga in Word o unire, copiare, e dividere celle in Excel.

I moduli che utilizzi oggi nella tua azienda, soprattutto quelli legalmente vincolanti come gli ordini di acquisto, devono essere facilmente accessibili, professionali e moderni. Fortunatamente, i costruttori di moduli come Google Forms consentono di creare in modo rapido ed efficiente documenti digitali senza dover riformattare fogli Excel, imparare a usare Adobe Acrobat o peggio ancora dover scrivere complicate linee di codice.

Google Forms è utile per coloro che sono agli inizi e hanno bisogno di soluzioni semplici e flessibili per gestire le quotidiane attività aziendali. In quest’ottica, la creazione di un ordine di acquisto con Google Forms è un ottimo modo per semplificare le procedure di acquisto, attraverso la creazione di un flusso di approvazione degli ordini di acquisto.

Che cos’è un modulo d’ordine d’acquisto?

Il modulo d’ordine d’acquisto viene compilato dall’acquirente per comunicare al venditore i prodotti che desidera acquistare, compresa la quantità richiesta e il prezzo preferito. Una volta che il venditore accetta le condizioni di vendita, firma il documento, rendendolo legalmente vincolante. L’ordine di acquisto funziona quindi da registro e da contratto che riporta i termini concordati da entrambe le parti.

Gli ordini di acquisto possono essere considerati come i precursori delle fatture. Le aziende li inviano a venditori e fornitori per stabilire i termini di una vendita prima dell’acquisto, sia che si tratti di acquisti immediati che futuri. Quando i termini dell’ordine di acquisto sono soddisfatti, il fornitore invia una fattura.

Prima di inviare un ordine di acquisto a un fornitore, è necessario che esso venga esaminato da altri soggetti, come il responsabile della contabilità o dell’ufficio acquisti o, se il prezzo è particolarmente ingente, il direttore finanziario.

Un processo di approvazione efficiente permette di prevenire i problemi di liquidità, assicurando che ci sia sempre abbastanza denaro per gli acquisti necessari, mantenendo allo stesso tempo i reparti responsabili delle loro spese. Esistono molti software che permettono di automatizzare il processo di approvazione, risparmiando carta e tempo necessario per inviare infinite serie di e-mail.

Ma, ovviamente, prima di approvare i moduli, è necessario crearli.

Creare un ordine di acquisto con Google Forms

Per iniziare a utilizzare Google Forms, è necessario disporre di un account Google. Una volta effettuato l’accesso, si è pronti per creare un modulo per ordini di acquisto con Google Forms.

Ecco i passaggi da seguire:

1. Vai su docs.google.com/forms.
2. Seleziona un template. Anche se questo passaggio è facoltativo (puoi anche creare un modulo da zero), è possibile trovare online dei template gratuiti da cui partire. Google Forms offre inoltre alcuni modelli gratuiti da personalizzare.

3. Crea un modulo. Se non vuoi utilizzare un template, basterà cliccare sul pulsante Vuoto di Google Forms per generare un nuovo modulo vuoto.

4. Aggiungi i campi necessari, sperimentando i vari tipi di domanda per capire quali sono i migliori per raccogliere le informazioni che ti servono. Probabilmente i campi che userai più spesso, sono quelli a risposta breve, e a scelta multipla. Ad esempio, puoi usare il formato risposta breve per i numeri di carta di credito, e l’opzione scelta multipla per la selezione del tipo di pagamento.

Assicurati di includere tutti i dettagli necessari ai venditori per identificare i prodotti o i materiali e inviare la fattura.

Ecco alcuni dei campi più comuni che è possibile includere:

• Numero dell’ordine di acquisto
• Data e luogo di consegna
• Indirizzi di fatturazione per la tua azienda e per il fornitore
• Termini di pagamento
• Nomi, codici di modello e quantità dei prodotti
• Tasse, sconti, commissioni, e prezzo totale

5. Personalizza il modulo. È possibile aggiungere immagini a Google Forms e modificare colori e caratteri. Puoi inoltre aggiungere il logo della tua azienda per dare al modulo un aspetto più professionale. È possibile infine cliccare sull’opzione di anteprima per vedere come appare il modulo man mano che lo stai creando.

6. Testa il tuo modulo. Invialo ai tuoi collaboratori, in particolare a coloro che si occupano dell’approvazione degli ordini di acquisto all’interno della tua azienda, così da ottenere i loro suggerimenti su come migliorarlo. Rendi la compilazione del modulo il più facile e veloce possibile: i vostri fornitori ve ne saranno grati.

7. Inizia a inviare il tuo modulo.Puoi inviare un ordine di acquisto con Google Forms direttamente a chi deve approvare l’ordine e successivamente ai fornitori tramite e-mail o un link condivisibile.

Utilizzare Jotform per creare ordini di acquisto

Un ordine di acquisto con Google Forms può essere utile per le piccole imprese perché il formato è familiare ai venditori e piuttosto facile da usare per chiunque. Tuttavia, ai Moduli Google mancano funzioni che potrebbero semplificare ulteriormente il processo di acquisto. 

Ad esempio, non c’è un modo immediato per permettere ai venditori di aggiungere firme elettroniche per approvare un ordine di acquisto con Google Forms. Inoltre, riuscire ad ottenere il modulo desiderato potrebbe richiedere del tempo. Tempo che potresti dedicare ad altre attività più importanti.

Per accelerare le cose, puoi provare ad usare uno dei tanti modelli di ordine di acquisto già pronti di Jotform. Potrai modificare facilmente il modulo dal Form Builder, e aggiungere una serie di integrazioni che ti permetteranno di espandere la potenza del modulo, aggiungendo campi per allegare file, raccogliere firme elettroniche o collegarsi ad altri software gestionali.

Quando avrai finito di realizzare il modulo, rendilo ancora più potente con Le Approvazioni Jotform. Personalizzare il processo di approvazione degli ordini d’acquisto sarà un gioco da ragazzi, grazie all’intuitiva interfaccia drag-and-drop. Potrai aggiungere facilmente nuovi addetti all’approvazione, nuove condizioni, e notifiche, per rendere il processo di approvazione perfetto per le tue esigenze.

La funzionalità <Assegna moduli> di Jotform consente di assegnare i moduli ai membri del tuo team, mentre i promemoria predefiniti e le condizioni logiche consentono a tutti di rispettare le scadenze. Sarai in grado di tenere sotto controllo tutti i passaggi attraverso l’applicazione Jotform Mobile Forms su qualsiasi dispositivo.

Gestire gli ordini d’acquisto da un’unica piattaforma semplificherà enormemente il processo di acquisto, a tutto vantaggio della tua attività e dei tuoi fornitori.