Come scrivere una e-mail di promemoria per un evento

È davvero gratificante vedere le iscrizioni che arrivano quando si dedica tempo ed energia alla creazione di un evento. Tuttavia, avvicinandosi al giorno dell’evento, è naturale chiedersi cosa si può fare per aumentare il numero di partecipanti.

Anche se le persone erano entusiaste dell’evento al momento dell’iscrizione, è facile che perdano interesse o semplicemente che se ne dimentichino. Sta a te agire in modo proattivo con una strategia di promemoria efficace per mantenere vivo l’evento nella mente dei partecipanti. Anche se i messaggi di promemoria non assicurano la partecipazione completa, sicuramente aumenteranno il numero di persone che effettivamente parteciperanno.

Perché i promemoria per gli eventi sono essenziali

Ecco alcuni motivi per cui ogni organizzatore di eventi dovrebbe utilizzare un sistema di promemoria per gli eventi:

• Invia aggiornamenti sull’evento: Hai bisogno di condividere nuove informazioni su un evento imminente? Invia aggiornamenti e informazioni rilevanti in modo che i partecipanti possano prepararsi per le attività della giornata. Gli aggiornamenti dell’evento possono includere dettagli sul programma, la sede, il parcheggio e sui relatori.
• Mantenere la conversazione: Mantenere un contatto costante può contribuire a creare entusiasmo per l’evento. Mantieni aperte le linee di comunicazione in modo che i partecipanti possano fare domande e conoscere meglio le prossime attività.
• Incrementa la partecipazione: I promemoria mantengono l’evento fresco nella mente delle persone, in modo che non dimentichino di partecipare.

Quando si tratta di promemoria per eventi, la qualità è sempre più importante della quantità. Poche e brevi comunicazioni sono sufficienti per condividere i dettagli necessari dell’evento e invitare le persone a partecipare.

Come scrivere un’e-mail di promemoria per un evento

Tieni conto di questi suggerimenti essenziali quando scrivi un’e-mail di promemoria per un evento:

• Opta per un testo semplice: Se desideri che il tuo promemoria assomigli a un’e-mail personale, allora scegli un messaggio in testo semplice. Evita grafiche o elementi che potrebbero influenzare la formattazione generale o distogliere l’attenzione dal messaggio principale del promemoria.
• Mantieni la semplicità: L’obiettivo di questo messaggio è ricordare a ogni persona dell’evento. Non c’è bisogno di una lunga spiegazione sulla storia dell’evento o di una lunga dichiarazione sul suo scopo. Metti le informazioni essenziali sull’evento all’inizio del messaggio e poi concludi in modo rapido.
• Includi i dettagli necessari: Quali sono le cose fondamentali che ogni partecipante deve sapere per prendere parte all’evento? Condividi l’orario e la data, il luogo e tutto ciò che devono fare per prepararsi.
• Utilizza la forma attiva: Quando utilizzi la forma attiva per il copywriting, rendi il messaggio più chiaro per chi lo legge. Questo stile di scrittura è personale, accogliente e diretto.

5 modelli di e-mail di promemoria per eventi da copiare

Non è necessario partire da zero quando è il momento di scrivere un’e-mail di promemoria per un evento. Come punto di partenza, puoi semplicemente utilizzare uno dei modelli qui sotto, poi personalizza il messaggio in base alle tue preferenze personali.

1. Modello di conferma delle iscrizioni

Programma un messaggio automatico che viene inviato immediatamente dopo che una persona si iscrive per l’evento. Ecco un esempio.

Caro/a [Nome],

Congratulazioni! Ti sei iscritto/a con successo per [nome dell’evento].

Ecco i dettagli dell’evento da salvare sul tuo calendario:

• [Data e ora]
• [Luogo o informazioni di accesso al webinar]

Per trarre il massimo dalla giornata, preparati per l’evento. Ecco alcune cose che puoi fare per assicurarti di essere pronto/a: [informazioni sulla preparazione].

Hai delle domande? Rispondi semplicemente a questa e-mail e saremo lieti di fornirti le informazioni di cui hai bisogno.

2. Modello richiesta di contributo dei partecipanti

Prima dell’evento, potresti considerare di chiedere il contributo dei partecipanti. Includi questa richiesta come parte di un’e-mail di promemoria per avviare una conversazione con gli invitati.

Ciao [Nome],

Non vediamo l’ora che abbia luogo il prossimo evento: [nome dell’evento].

Il nostro obiettivo è offrire il massimo valore possibile. Ci piacerebbe conoscere la tua opinione riguardo alla programmazione che meglio si adatta alle tue preferenze.

Ti chiediamo gentilmente di compilare questo breve sondaggio di due minuti per farci conoscere meglio le tue preferenze: [link al sondaggio].

Come promemoria, ecco i dettagli dell’evento:

• Data
• Ora
• Luogo

Facci sapere se hai qualche domanda!

3. Modello semplice di promemoria per eventi

Invia un breve messaggio di promemoria una settimana prima per ricordare ai partecipanti i dettagli dell’evento.

Ciao [nome],

Ti scrivo per ricordarti che [nome dell’evento] è tra soli sette giorni. Assicurati di segnare la data sul calendario: non vorrai perderti le emozionanti informazioni che condivideremo.

• Data
• Ora
• Luogo

Se hai domande riguardo alla tua registrazione, basta rispondere a questa e-mail e il nostro team sarà lieto di aiutarti. Non vediamo l’ora di vederti!

4. Ultimo modello di e-mail di promemoria per l’evento

Se stai organizzando un evento digitale, invia un’e-mail un’ora prima dell’orario di accesso. In questo modo, le persone avranno il tempo di completare altre attività e avranno un accesso rapido al link del webinar.

Caro/a [Nome],

Ti ricordiamo che [nome dell’evento] inizia tra un’ora, a [ora].

Come partecipare al webinar:

[Informazioni di accesso].

A presto!

5. Modello di e-mail di follow-up post evento

La comunicazione non deve terminare quando l’evento è concluso. Valuta la possibilità di inviare un’e-mail di follow-up e un messaggio di ringraziamento a ogni partecipante.

Ciao [nome],

L’evento di ieri ha avuto un’ampia partecipazione e volevo ringraziarti personalmente per aver preso parte!

Se te lo sei perso, puoi guardare la registrazione della sessione qui: [link alla registrazione].

Ci piacerebbe conoscere il tuo parere sulle presentazioni. Hai qualche feedback da condividere?

Automatizzare le e-mail di promemoria degli eventi

Jotform offre funzionalità integrate per l’invio automatico di e-mail di promemoria per gli eventi. Basta selezionare l’orario desiderato per i promemoria e programmare l’invio delle email. Scopri come impostare e gestire le e-mail di promemoria e come personalizzare i messaggi.