Zoom: Include meeting link in the email confirmation.

Goodmorning,

I'm using a zoom integration to set up a reservation form for online meetings.

I acquired a licenced user from zoom in order to be able to register the meeting participant directly from JotForm.

Since this is a one-on-one meeting, the meeting is scheduled directly by the user request when she fills up the Jotform form.

Ideally, the users reserves a certain date and time. By submitting the form, this should create a meeting in Zoom with one registered participant.

However, the systems seems not to work properly.

In particular, I was not able to set up Jotform in order for it to create a Zoom meeting with registered participants. Therefore, even if I map the user email to the field of the registrant user in Jotform (see attached snapshot), the user is not registered to the meeting in Zoom, and does not receive the invitation to join the meeting.

May I ask your help in solving the issue?

Thanks in advance.

Buongiorno,

sto cercando di impostare l'integrazione Zoom per JotForm. Ho acquisito uno user "licensed" in Zoom in modo da poter registrare i partecipanti al meeting direttamente da JotForm.

Nel mio caso d'uso, l'utente prenota un incontro attraverso il form, quindi io devo eseguire lo scheduling del meeting e al tempo stesso la registrazione.

Il problema è che non trovo un'opzione per fare in modo che Jotform crei su zoom un meeting che preveda la registrazione e quindi, anche se imposto l'utente come "registrant", al momento della sottomissione questi non riceve l'invito e la notifica, e nel meeting creato su zoom non risulta come "registrant".

Vi sarei grato se poteste aiutarmi a chiarire questo punto.

Shall you prefer me to repost the request in english, please let me know.

Buongiorno,

Se ho ben compreso la sua richiesta, per aggiungere un utente 'registrant' al suo meeting su Zoom, deve abilitare la registrazione per il meeting sul suo account Zoom. Inoltre deve avere un account Zoom a pagamento.
Su questi link trova maggiori dettagli:
https://www.jotform.com/help/703-how-to-integrate-jotform-with-zoom
https://www.jotform.com/how-to-use-zoom/

Se dovesse continuare ad avere problemi, non esiti a contattarci.

Buongiorno,

le confermo che entrambe le abilitazioni sono attive (lo può vedere anche dallo screen allegato alla precedente richiesta, nel quale si vede abilitato il campo "Registrant email" che on è attivo se non è abilitata la registrazione nell'account zoom).

Come scrivevo però il problema è che io posso fare lo scheduling di un meeting, ma il sistema non genera contestualmente anche la registrazione dell'utente, anche se ho il piano a pagamento, e anche se imposto il campo "registrant" nel form predisposto per lo scheduling (come da screenshot allegato).

In pratica il form deve eseguire due azioni su zoom:

1. Creare il meeting
2. Registrare il partecipante

Ma esegue solo la prima delle due, la seconda resta ineseguita.

Buongiorno,

Grazie per i dettagli forniti.

Per procedere con ulteriori controlli le chiedo cortesemente di disinstallare e installare nuovamente la integrazione Zoom al suo modulo.
Potrebbe trattarsi di un problema temporaneo.

Attendiamo un suo gentile cenno di riscontro.

Appena fatto.

Il problema persiste.

Questo è il meeting generato in zoom:

Ma, come può vedere qui sotto, l'utente non viene registrato, e dunque non riceve il link di invito:

Buongiorno,
Vedo che nelle impostazioni dell'integrazione Zoom con Jotform ha selezionato l'azione "Schedule a meeting":

Dovrebbe invece selezionare "Register a partecipant for a meeting" coma da immagine:

Provi cortesemente a riconnettere l'integrazione selezionando l'azione corretta e fare un test d'invio.
Restiamo a sua disposizione in caso avesse bisogno di ulteriore assistenza.
Cordialmente.

No, mi scusi ma non posso.

Se seleziono "register for a meeting" posso solo selezionare un meeting che sia stato già creato in zoom. Ma in questo caso il meeting viene generato apposta in base all'orario e alla data selezionata dall'utente, quindi non esiste ancora quando io imposto il form.

A meno che non esista un modo per creare un collegamento tra "schedule a meeting" e "reigister for a meeting", così da poterli mettere in sequenza ed eseguire prima lo schedule e poi richiamare il meeting appena creato in "register for a meeting".

Cosa che però non sono riuscito a trovare da nessuna parte.

Grazie

Come può vedere qui, mi chiede di selezionare un meeting per la registrazione.

Se non lo seleziono non mi lascia salvare.

Se clicco per selezionare, mi compare la lista dei test che ho già eseguito, ma ovviamente non posso selezionare qui un meeting che ancora non esiste.

Resto in attesa di riscontro. Grazie.

Buongiorno,
Mi dispiace per il problema che sta riscontrando.

L'integrazione Zoom sul suo modulo aggiunge soltanto le informazioni dell'utente come partecipante al meeting.

Per fornire i dettagli del meeting al partecipante, deve aggiungerle o direttamente sul suo modulo oppure inserirle sulla email di Risposta Automatica del modulo da Impostazioni>Email>Risposta Automatica.

Su questo link trova maggiori dettagli: https://www.jotform.com/help/430-how-to-edit-the-email-template-for-notifications-and-autoresponders

Puo' anche aggiungere una ulteriore email di Risposta Automatica da inviare qualche giorno prima del meeting per ricordare la data al partecipante.

Su questo link trova maggiori dettagli: https://www.jotform.com/help/535-send-emails-later-using-autoresponder-email

Per ulteriori richieste, restiamo a sua disposizione.

La ringrazio,

ma come le dicevo, non esiste la possibilità di inserire il dettaglio del meeting per il partecipante, perché Jotform non ha un campo in cui traccia il meeting appena generato.

La pregerei quindi di segnalare questo come baco agli sviluppatori, perché sostanzialmente io posso avvertire l'utente che ha prenotato il meeting, ma non posso fargli avere in automatico il link per partecipare.

Per farlo, in questo momento devo per forza entrare manualmente in zoom, e aggiungere il partecipante come "registrant".

Dunque, sostanzialmente l'integrazione così com'è al momento non è pienamente funzionante.

Vi sarei grato se in futuro il problema si potesse correggere, e se potesse tenermi aggiornato al riguardo.

Se è utile, posso descrivere il problema in inglese

Buona giornata

Buongiorno,

Provvedo immediatamente a girare la sua richiesta di implementazione dell'integrazione a Zoom al nostro Dev Team.
Ogni aggiornamento da parte del Dev Team sara' pubblicato su questo spazio.
Al momento non siamo purtroppo in grado di confermarle un ETA sul loro aggiornamento.

Grazie per la pazienza.

Grazie. Buona giornata

Buongiorno,

La sua richiesta e' stata inviata.
Non appena riceveremo un aggiornamento a riguardo, sara' pubblicato su questo spazio.
Grazie.

Solo un aggiornamento. Nessuna novità riguardo alla risoluzione di questo problema?

Buon pomeriggio,

Non abbiamo ancora ricevuto aggiornamenti.

Se e quando la funzionalità sarà implementata, riceverà un aggiornamento su questo stesso thread.

Grazie

Buongiorno,

Nessuna novità riguardo alla risoluzione di questo problema?

Vorrei sottolineare che al momento nessuno dell'assistenza è stato in grado di segnalarmi come posso far funzionare l'integrazione senza intervento manuale per la gestione di prenotazione di appuntamenti individuali.

Se l'utente prenota e questo genera un meeting su Zoom, il link al meeting non viene inviato all'utente stesso (lo devo fare io manualmente da Zoom).

Questa è una grande limitazione alla scalabilità del sistema.

E ormai sono diversi mesi che attendo una soluzione.

Grazie

Salve,

Jotform esamina tutte le richieste di funzionalità che riceviamo e dedichiamo molto tempo alla ricerca e al lavoro su nuove funzionalità, ma al momento non ho dettagli su se o quando verranno rilasciate poiché non abbiamo un cartina stradale pubblica. Ogni volta che rilasceremo nuove funzionalità, le annunceremo a tutti i clienti interessati.

Apprezziamo il tuo interesse e il tuo contributo!