Prefill and send my field from another table

Salve,

per conto di un cliente sto cercando un sistema di creazione di semplici rapporti di lavoro.

Nome del tecnico
Data
Cliente (preso da una tabella non modificabile dal tecnico)
Tempo impiegato
Note

Ho provato a crearlo ma mi sono impantanato, sto continuamente girando intorno ai moduli che sembrano vivere di vita propria.

Il risultato finale dovrebbe essere questo:

Il tecnico va dal cliente, a fine lavoro apre il browser, va sulla pagina del rapporto di lavoro, compila i campi e chiude il browser.

L'amministratore a fine mese si tira giù i report dei lavori fatti (nelle varie salse, per tecnico, per cliente, per data, per come vuole lui)

Io sono arrivato a creare le due tabelle collegate (rapportini e clienti), ma non riesco a creare una pagina web di inserimento del rapportino.

Riesco a creare questo scenario?

Esiste già un esempio su cui basare la mia demo?

Grazie!

Hi Robert,

Thanks for reaching out to Jotform Support. Thanks for your feedback. I’ll need a bit of time to look into this. I’ll get back to you as soon as I can.

Thanks for your patience and understanding, we appreciate it.

Hi Robert,

Thank you for patiently waiting, I really appreciate it. Unfortunately, we haven't come up with a solution to the request that you have, but we are still working on this.

We really appreciate your patience and understanding while we’re looking into this.

Hi Robert,

Thanks for patiently waiting. You can use the prefill option of Jotform, so the customer's details will be prefilled using the data in another form. Let me show you how:

1. In your Form Builder, click Add Form element and copy the format of my form.
   
2. Next, click the Gear icon in your Customer Name field.
3. Select Advanced and turn on the toggle button of Read Only.
   
4. Next, you will create a form with the Customer Name. Check the screenshot sample:
   
5. In the Customer Name form, you will add the data of your Customers.
   
6. Next, you will go back to the other form and click on the orange navigation bar at the top of the screen, click on Publish.
7. Click on Prefill on the left side of the screen.
8. Select the Table Prefill.
9. Now, select or connect your Customer Name form. Check out the sample setup below:
   
   
10. Click Save settings.
11. Next, Click Add new prefill.
12. Select the data you want to create a prefill and click Create.
13. Next, you can choose if you will Send Invitation or Copy URL so you can send it to your technician.
    

This step-by-step procedure will allow you to prefill the Customer name field.

You can check out this Demo Form so you can try it by yourself. If you want to clone the form, you can check out this guide about How to Clone an Existing Form From a URL.

If that’s not exactly what you’re looking for, can you explain a bit more so I can help you better?

Give it a try and let us know if you need any other help.

Hi,

I created this module (Rapporto di lavoro (jotform.com)) linked with Clienti (Clienti (jotform.com)) but it doesn't work.

I cannot view the content of the linked table

Thanks

Hi Robert,

Thanks for getting back to us. May I verify if you create another submission table of the form Rapporto di lavoro and insert the Clienti on the table? Can you please try to create a new table again? Let me show you how to do it:

1. In Jotform Tables, click on the Add Tab, and in the window that opens up, choose Table.
   
2. In the next window, click on Connect to Form and then choose your form.
   
3. Lastly, select the Form Fields that you want to see in Table and click Create.
   

Please check out the screenshot below:

Can you please explain a bit more about the linked table, so I can get a better idea of what's happening?

It would help us to understand what’s happening if you could take a screenshot and send it to us. We have a guide here explaining how to do that.

Give it a try and let us know how it goes.

Hi Camila,

Even though I followed your instructions step by step, but it doesn't work!

I noticed that if I remove the read-only flag from the field and insert one first and last name, the table is populated with that name (then the connections are correct), but if I put that flag back on, I can no longer see the data in the table.

You can see my account?

I authorize that you work with my account

Hi Robert,

Thanks for getting back to us. I've tested the solution that my colleague provided, and it is working as expected. If you created a Tables prefill, you can access the prefilled link in the Prefill section. Check out my screencast below:

But as you've said, the table was not populated by names. Can you explain more about this? Are you looking to pre-populate the submission table and not the form? It would also help us to understand what’s happening if you could take a screenshot and send it to us. We have a guide here explaining how to do that.

Once we hear back from you, we'll be able to help you with this.

Hi, sorry for my bad explain the thing.

I resend the original request.

I have 3 forms:

1) Work relationship

2) Operators

3) Customers

Form2 fields:

Last name/First name

Telephone

Form3 fields:

Last name/First Name

Email

Form1 fields:

Operatore - Nome (last/first) (selected from the dropdown list dinamically populated by the connection with Form2-Field Last name/First name)

Cliente - Nome (last/first) (selected from the dropdown list dinamically populated by the connection with Form3-Field Last name/First name)

Note - Free description field

Thanks for patience

Hi Robert,

Thanks for getting back to us. I’ll need a bit of time to work out a solution. I’ll get back to you shortly.

We appreciate your patience and understanding.

Hi Robert,

Thanks for patiently waiting. If I understand the flow correctly, you want to pass the names of the Operators and Customers from Form 2 and Form 3. For that, you can use the URL parameters to pass the data from one form to another. Here's a guide you can check out for more details.

The flow I created is when the forms have been filled out by the Operators and Customers. Then, the names will automatically pass from one form to the next. You can also check out my demo below:

If that works for you, you can clone my demo form here. You can check out the Thank You Page to clone the other forms. We have a guide here explaining how to clone an existing form from a URL.

Give it a try and let us know if you need more help.

Where is the difficulty in understanding what I need?

I have a table (operators) already filled in by Maria (the only person who can fill it in)

A customer table already filled in by Marco and Maria (the only ones who can fill it in)

And then I have the form rapportino to be filled out by the operators who, when they click on the customer field, are shown the records in the customer table where they can choose the customer they have worked on.

Simple and linear

Thanks for patience

Buonasera Roberto,

Grazie per averci contattato nuovamente e per le informazioni aggiuntive. Mi sembra di capire che quando il modulo due (Customer 240744487681062) è stato compilato e inviato, il nome del cliente dovrebbe essere automaticamente inserito nel menu a discesa del modulo tre (Rapportino di lavoro 240745070493052). Se così fosse, purtroppo non è possibile aggiungere automaticamente delle opzioni a un menu a discesa dopo l'invio di un modulo. Le opzioni di quel campo possono solo essere caricate manualmente.

In alternativa per il modulo Rapportino di lavoro potrebbe utilizzare la nostra funzione Precompila. In questo modo il suo operatore può selezionare una risposta del modulo Customer e compilare il modulo Rapportino automaticamente. Le mostro come fare:

1. Nel Costruttore di Moduli, eliminare il campo Menu a Scorrimento, facendo clic sull'icona a forma di cestino sulla sua destra.
2. Successivamente, fare clic sul pulsante + Aggiungi elementi nella parte superiore sinistra dello schermo.
3. Nella scheda Di Base, individuare il campo Nome e Cognome e aggiungerlo al modulo. Volendo può aggiungere anche il campo Email.
4. Adesso, nella barra di navigazione arancione in cima alla pagina, fare clic su Pubblica.
5. Nella colonna sulla sinistra, fare clic sulla scheda Precompila.
6. Selezionare l'opzione Precompilazione Tabella e poi selezionare la tabella Customers sotto la voce Selezione una Tabella.
7. Poi sotto la voce Abbina i tuoi campi, mappare i campi del modulo con quelli della tabella, dunque fare clic su Salva Impostazioni.
8. Infine, fare clic su Aggiungi un nuovo preriempimento, selezionare una o più voci per creare gli URL di prefill e fare clic sul pulsante Crea in alto a Destra.

Ecco fatto, in questo modo i suoi operatori potranno selezionare un URL con i dati di un Cliente e questi verranno automaticamente inseriti nel modulo Rapportino di lavoro. Dia un'occhiata alla registrazione video sottostante per vedere i miei risultati:

Provi e ci faccia sapere se ha bisogno di ulteriori chiarimenti.

Vincenzo mi perdoni, faccio l'ultima domanda ma temo che dovrò migrare ad un programma diverso.

Quello che a me occorre è la praticità di poter precompilare dei campi in maniera semplice, mi trovo di fronte ad operatori poco pratici e dovrei semplificare loro la vita.

L'iter descritto sopra va bene per chi ha una certa manualità.

Passiamo all'ultima domanda:

Faccio un'ipotesi diversa, passando su più videate per arrivare comunque al risultato finale.

Il link che condivido punta già al campo del nome dell'operatore già precompilato (fin qui ci siamo senza problemi)

Videata 1 - l'operatore si trova di fronte ad una lista (solo una lista, senza altri campi che possono distrarlo) di Clienti

Sceglie il cliente sul quale ha lavorato

La "procedura" gli compila il campo cliente (va bene anche nella videata/scheda successiva) dove trova un campo "Tempo impiegato" e "Note"

Una cosa semplice.

Le liste dei clienti e degli operatori sono compilate dal titolare e possono essere modificate/integrate solo da chi è designato a farlo.

Hi Roberto,

Thanks for getting back to us. I understand how upsetting this is. I’m going to do my best to resolve it for you. However, as my colleague said that feature is currently not available at the moment. If you want the operator to have the option to choose the client you must have a Dropdown or Single choice element for them to choose their client.

Can you explain a bit more about the issue, so I can get a better idea of what's happening? It would help us to understand what’s happening if you could take a screenshot and send it to us. We have a guide here explaining how to do that.

Once we have a better idea of what’s going on, we’ll be able to come up with a solution.