Formulir Registrasi Relawan

FAQ Formulir Relawan

1) Apa itu formulir sukarelawan?

Organisasi menggunakan formulir sukarelawan untuk merekrut, mengelola, dan melibatkan sukarelawan. Formulir ini memuat informasi penting tentang calon sukarelawan yang membantu mencocokkan mereka dengan peran dan aktivitas yang sesuai. Baik Anda menyelenggarakan acara komunitas, mengelola lembaga nirlaba, atau mengoordinasikan kegiatan amal, formulir aplikasi sukarelawan dapat membantu Anda mengumpulkan detail dan ketersediaan sukarelawan dengan mudah.

Organisasi dapat menggunakan formulir untuk memastikan bahwa mereka memiliki semua informasi yang diperlukan untuk mengelola tenaga sukarelawan mereka secara efektif dan menciptakan pengalaman sukarelawan yang positif.

2) Jenis formulir sukarelawan

Ada banyak jenis formulir sukarelawan yang dirancang untuk membantu organisasi mengelola program sukarelawan mereka secara efektif dan efisien:

• Formulir lamaran sukarelawan digunakan selama proses rekrutmen awal untuk mengumpulkan informasi dasar tentang calon sukarelawan, seperti info kontak, keterampilan, ketersediaan, dan bidang minat mereka.
• Formulir perjanjian relawan menguraikan syarat dan ketentuan keterlibatan relawan dengan organisasi. Ini mencakup harapan terkait perilaku, komitmen waktu, dan tanggung jawab.
• Lembar pendaftaran relawan memungkinkan relawan untuk mendaftar pada acara, shift, atau tugas tertentu. Ini membantu organisasi mengalokasikan relawan di tempat yang paling membutuhkan dan melacak siapa saja yang berpartisipasi dalam setiap kegiatan.
• Lembar waktu relawan mencatat jam kerja relawan. Hal ini diperlukan untuk pengajuan hibah, laporan pendanaan, dan tujuan pelacakan internal.
• Formulir pelepasan tanggung jawab sukarelawan dapat membantu melindungi organisasi dari tanggung jawab atas aktivitas yang melibatkan kerja fisik atau potensi risiko fisik dengan memastikan sukarelawan mengakui dan menerima risiko yang terlibat dalam partisipasi mereka.
• Formulir pelatihan sukarelawan mendokumentasikan bahwa seorang sukarelawan memiliki keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas yang memerlukan pelatihan khusus.
• Formulir umpan balik relawan berguna setelah acara atau kegiatan untuk mengumpulkan masukan tentang pengalaman relawan. Ini membantu penyelenggara mengidentifikasi apa yang berjalan dengan baik, memeriksa apa yang dapat ditingkatkan, dan mengumpulkan saran untuk acara mendatang.
• Formulir keluar relawan mendokumentasikan kepergian relawan dari suatu organisasi dan mengumpulkan umpan balik tentang pengalaman mereka secara keseluruhan.

3) Elemen kunci formulir sukarelawan

Formulir sukarelawan harus mendorong keterlibatan dengan organisasi Anda dan menangkap informasi spesifik yang dibutuhkan organisasi Anda.

Banyak formulir sukarelawan diawali dengan deskripsi singkat tentang misi organisasi Anda dan detail tentang acara yang Anda selenggarakan. Ini dapat membantu menunjukkan kepada calon sukarelawan bagaimana pekerjaan mereka akan memberikan dampak. Sertakan logo atau gambar Anda dari acara sebelumnya untuk memberikan formulir Anda tampilan profesional dan membuatnya lebih menarik secara visual.

Sertakan bagian untuk mengumpulkan detail yang relevan tentang relawan, seperti nama, informasi kontak, ketersediaan, dan minat mereka. Tambahkan bidang bagi relawan untuk mencantumkan keterampilan dan pengalaman sebelumnya sehingga Anda dapat menempatkan mereka pada peran yang paling efektif bagi mereka.

Bergantung pada jenis pekerjaan sukarela yang Anda selenggarakan, Anda mungkin ingin meminta rincian tambahan, seperti referensi yang dapat menjamin pengalaman atau kemampuan mereka.

Terakhir, jangan lupa sertakan rilis, pengakuan, atau pelepasan tanggung jawab untuk memberi tahu relawan tentang potensi risiko dan membantu melindungi organisasi Anda.

4) Informasi apa saja yang dapat dikumpulkan dengan formulir sukarelawan?

Formulir relawan dapat mengumpulkan berbagai informasi untuk membantu penyelenggara agar lebih memahami dan mengelola relawan. Informasi ini dapat mencakup informasi pribadi dan demografi, seperti nama, usia, jenis kelamin, dan detail kontak relawan, serta keterampilan dan kualifikasi mereka. Apa saja pengalaman kerja atau relawan sebelumnya yang mereka miliki? Apakah mereka berbicara dalam bahasa lain? Apakah mereka memiliki SIM atau sertifikasi lain yang relevan?

Gunakan formulir aplikasi sukarelawan untuk menyaring pelamar baru dengan menanyakan alasan mereka tertarik menjadi sukarelawan dan berapa banyak waktu yang mereka rencanakan untuk dicurahkan. Mintalah jadwal dan ketersediaan mereka, dan identifikasi peran dan aktivitas yang mereka inginkan dengan mudah dengan memberikan daftar periksa acara sukarelawan mendatang dan posisi yang tersedia.

Formulir juga berguna untuk mengumpulkan RSVP untuk acara, pelatihan, dan orientasi tertentu, serta mencatat kehadiran dan jam kerja setiap relawan. Anda bahkan dapat mengumpulkan rincian pembayaran untuk donasi, dan memperoleh tanda tangan elektronik pada formulir persetujuan dan pelepasan tanggung jawab.

Setelah acara Anda, gunakan formulir untuk mengumpulkan umpan balik sehingga Anda dapat terus meningkatkan pengalaman relawan di masa mendatang.

5) Membuat formulir sukarelawan dengan Jotform

Menggunakan Jotform untuk membuat dan mengelola formulir lamaran sukarelawan dan jenis formulir sukarelawan lainnya tidak hanya dapat menghemat waktu tetapi juga memastikan Anda memiliki semua informasi yang Anda butuhkan untuk menjalankan program sukarelawan yang sukses.

Membuat formulir sukarelawan dengan Jotform adalah proses yang sederhana dan intuitif. Anda dapat membuat formulir dari awal atau memilih dari pustaka lengkap Jotform yang berisi templat gratis dan dapat disesuaikan sepenuhnya untuk membantu Anda memulai.

Gunakan Pembangun Formulir seret dan lepas kami untuk menyesuaikan formulir Anda dalam hitungan detik! Tambahkan, hapus, atau ubah kolom untuk mengumpulkan informasi spesifik yang Anda butuhkan, perbarui tampilan agar sesuai dengan merek organisasi Anda, unggah logo Anda, dan tambahkan integrasi untuk menyinkronkan data formulir Anda dengan aplikasi dan layanan lain, seperti Google Sheets, Dropbox, dan alat pemasaran email.

Setelah formulir Anda siap, Anda dapat dengan mudah membagikannya kepada calon relawan dengan menyematkannya di situs web Anda, membagikannya melalui email, atau mempostingnya di media sosial.