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Qu'est-ce qu'un formulaire de prise en charge, et comment en créer un ?

Faire une bonne première impression est essentiel lorsque vous cherchez à attirer de nouveaux clients. Vos premières interactions avec eux est généralement considérée comme révélatrice de votre future relation commerciale. L’objectif est donc de créer une expérience positive pour eux.

Non seulement exploiter un système de prise en charge bien pensé facilite les choses pour votre client, mais il simplifie également votre travail. En d’autres termes, lorsque vous disposez d’un processus de prise en charge de vos nouveau client efficace, cela profite à tout le monde.

Un formulaire de prise en charge ?

Exploiter un formulaire de prise en charge permet aux prestataires de services de rationaliser le processus de prise en charge des clients et de recueillir facilement des informations auprès des nouveaux clients.

Ce questionnaire est un moyen pour vous de mieux connaître vos clients dès les premières étapes de votre relation avec eux. Vous pouvez créer des formulaires numériques avec des questions spécifiques liées à vos services et partager ces formulaires lorsque vous commencez à travailler ensemble. De cette façon, vous pourrez gérer toutes les informations client dans un seul emplacement centralisé.

Quels sont les avantages d’un processus de prise en charge simplifié ?

Un formulaire de prise en charge des clients efficace peut aider votre entreprise à effectuer plusieurs tâches clés :

• Déterminer ce qui convient le mieux au client : recueillir des informations auprès des clients dès le départ peut vous aider à déterminer si vos services sont susceptibles de répondre à leurs besoins. De plus, leurs réponses peuvent vous permettre de déterminer si vous pouvez les aider à résoudre des problèmes ou des préoccupations spécifiques.
• Améliorer la qualité des services offerts : exploiter des formulaires pour recueillir des informations sur votre nouveau client peut vous permettre d'améliorer le service que vous offrez en réponse à ses besoins. Le plus important reste toujours la satisfaction client, plus vite vous saurez comment faire pour aider vos clients au mieux, mieux ce sera pour vous et pour eux.
• Partager des informations : vous devez probablement partager une grande partie des mêmes informations avec chaque client. Identifiez les informations pertinentes pour tous les clients et partagez-les dans le cadre du processus de prise en charge. Vous pouvez demander des informations à vos patients et clients, et partager vos propres informations avec eux en même temps.
• Gagner du temps : il peut être fastidieux de recueillir des informations via des appels téléphoniques, des échanges d'emails ou des conversations directes. Recueillir des informations en ligne permet de gagner du temps et de se simplifier la tâche, tout en se donnant la possibilité de mieux cibler ses efforts de service et de mieux prendre ses clients en charge.

Non seulement le formulaire de prise en charge est parfait pour obtenir toutes les informations dont vous avez besoin, mais c'est également un excellent moyen pour découvrir quel groupe démographique correspond à votre marché-cible.

Votre entreprise a-t-elle besoin d’un formulaire de prise en charge ?

Exploiter un formulaire de prise en charge des clients n'est pas indispensable pour toutes les entreprises, mais il constitue un excellent moyen d'améliorer votre système global si vous êtes une entreprise de services entretenant des relations continues avec vos clients. Utiliser des formulaires de prise en charge est un excellent moyen de faciliter la tâche de toutes les personnes impliquées dans le processus de prise en charge des clients.

Les formulaires de prise en charge sont particulièrement utiles pour :

• Les prestataires de soins de santé, notamment médecins, dentistes, kinésithérapeutes, psychologues, etc.
• Les agences de services en ligne qui fournissent de la conception web, du marketing et du référencement
• Les prestataires de services légaux, tels que les comptables, les avocats ou les architectes
• Les prestataires de services en bien-être, dont les coach personnels, les centre de massage, ou les salles de sport
• Les prestataires de services à la personne, nettoyage, jardinage, bricolage, rénovations

Quelles sont les meilleures pratiques pour créer des formulaires de prise en charge des clients ?

La clé d'une bonne prise en charge est de s'assurer que le formulaire de prise en charge des clients est facile à remplir et que les employés le partagent régulièrement avec les nouveaux contacts. Concentrez-vous sur la qualité plutôt que sur la quantité lorsque vous demandez des informations aux clients. Si le formulaire est fastidieux ou trop long, vous risquez de perdre des clients potentiels.

Soyez donc bref et tenez compte de l’expérience utilisateur lorsque vous imaginez un formulaire de recueil d'informations. Voici quelques champs standard que vous pouvez inclure :

• Nom du client
• Nom de l'entreprise
• Coordonnées
• Raisons de solliciter vos services ou problèmes actuels qu’ils rencontrent

Vous pouvez également inclure une description des services que vous fournissez ou des informations supplémentaires pertinentes à votre secteur d'activité dans le formulaire de recueil d'informations. Pensez à ajouter une section de commentaires permettant aux clients de poser des questions ou de demander des informations que vous n'avez pas fournies dans le formulaire.

Comment créer un formulaire de prise en charge avec Jotform

Que vous souhaitiez actualiser d'anciens formulaires clients ou que vous soyez prêt à mettre en place un nouveau système de prise en charge des clients, Jotform vous donne toutes les solutions, et sans code. Il est facile de créer des formulaires de prise en charge avec nos modèles gratuits et le générateur de formulaires personnalisables de Jotform.

Concevez un processus d'intégration client efficace en choisissant un formulaire de prise en charge des clients qui correspond à vos besoins. En plus de ce formulaire principal, vous pouvez aussi envisager d'utiliser d'autres modèles, tels que des formulaires d'inscription, des formulaires de consentement, ou tout autre type de formulaire de prise en charge, en fonction de vos besoins.

L'interface conviviale de Jotform fournit la solution dont vous avez besoin pour collecter les informations client. Utilisez les modèles de tableau de Jotform pour organiser et stocker les soumissions. Faire un suivi de vos données et les gérer sera largement plus faciles.

Investir dans l'automatisation du processus de prise en charge des clients est un excellent moyen de gagner du temps et d'économiser de l'argent en évitant d'avoir à faire manuellement des tâches fastidieuses et répétitives.