Comment créer un PDF ou un Google Doc personnalisé pour vos soumissions

Nous supposons que vous êtes déjà familier avec notre fonctionnalité de personnalisation des rapports PDF. Cependant, si vous aimez explorer de nouvelles options pour créer un rapport PDF personnalisé, vous pouvez utiliser la combinaison suivante d’applications tierces :

• Google Spreadsheet
• Autocrat Add-on

Vous pouvez trouver la documentation et le guide d’aide pour Autocrat sur ce lien.

Voici un formulaire de test que nous avons créé pour vous : https://www.jotform.com/72362058406959. N’hésitez pas à le tester avec votre adresse e-mail active. Une fois soumis, vous devriez recevoir le document PDF en pièce jointe par e-mail.

Vous pouvez utiliser cette solution de contournement pour les scénarios d’utilisation suivants :

• Un contrat hautement personnalisé avec les données de soumission.
• Un certificat que vous souhaitez envoyer à vos utilisateurs en fonction de leurs données de soumission.
• Vous souhaitez une copie PDF de la soumission, mais vous avez votre propre format ou design.
• Vous avez besoin de créer plusieurs fichiers PDF en fonction d’une soumission.

Voici les prérequis pour mettre en place cette intégration :

• Votre formulaire doit être entièrement créé.
• Vous devez intégrer le formulaire avec Google Sheets. Pour effectuer l’intégration, visitez : Comment intégrer des formulaires avec Google Sheets.
• Vous devez installer l’extension Autocrat dans la feuille Google Sheets intégrée au formulaire.
• Votre modèle Google Docs, où vos données de formulaire seront fusionnées et converties en un document PDF.
• Vous devez avoir un dossier dans votre compte Google Drive pour stocker le document PDF créé pour chaque soumission.

Installation de l’extension Autocrat

La première chose à faire une fois que le formulaire est intégré à Google Sheets est d’installer Autocrat. Voici comment procéder :

1. Supposons que vous consultiez le fichier de feuille de calcul du formulaire, cliquez sur le menu Extensions en haut.
2. Cliquez sur l’option Add-ons.
3. Choisissez Get Add-ons dans la liste.

4. Recherchez Autocrat, puis cliquez dessus dans la liste.
5. Cliquez sur le bouton Installer. Vous devrez autoriser la demande d’autorisation à cette étape. Tout est prêt après cela.

Préparation du modèle Google Doc

Avant de configurer l’extension Autocrat, vous devez avoir le Google Doc prêt pour la fusion. Voici comment procéder :

1. Ouvrez votre modèle Google Doc.
2. Allez dans les sections où vous souhaitez fusionner les données de votre formulaire.
3. Maintenant, encadrez l’étiquette de colonne du fichier Google Sheets intégré avec des double chevrons. Par exemple, si l’étiquette est Prénom, placez-la comme <<Prénom>> dans le document. Votre document devrait ressembler à ce qui suit :

Setting up the Autocrat Extension

Après avoir configuré le modèle de base du Google Doc, vous devriez maintenant pouvoir configurer Autocrat pour créer le document PDF et l’envoyer par e-mail. Voici les étapes à suivre :

1. Dans le classeur de votre formulaire, accédez au menu Extensions.
2. Cliquez sur Autocrat dans la liste.
3. Cliquez sur l’option Open.

4. Cliquez sur le bouton Nouveau job. Le terme “job” ici signifie une “tâche” qui s’exécutera en fonction de certaines conditions ou déclencheurs.

5. Donnez un nom à ce job, puis cliquez sur le bouton Suivant.

6. Choisissez le modèle que vous avez préparé précédemment. Une fois le document sélectionné, cliquez sur le bouton Suivant.

7. Faites correspondre la feuille intégrée en tant que source de données avec le modèle de Google Doc. Autocrat le fait automatiquement pour vous, à condition que vous ayez correctement placé les étiquettes de champ à partir de Google Sheets. Cliquez sur Suivant pour continuer.

8. Dans les Paramètres du fichier, saisissez le nom des fichiers que Autocrat créera. Par exemple, vous pouvez utiliser les valeurs dynamiques du formulaire, telles que l’ID de soumission. Dans ce cas, entrez <<ID de soumission>>.
9. Sélectionnez PDF comme type, puis cliquez sur Suivant pour continuer.

10. Choisissez le dossier de destination où le document PDF sera stocké. Cliquez sur Suivant une fois que le dossier est défini.

11. Ignorez à la fois la référence dynamique du dossier et la condition de fusion, et passez à Share docs & send emails. Dans cette fenêtre, configurez ce qui suit :
    • Share doc sur Oui.
    • Share doc as PDF.
    • Autoriser les collaborateurs à re-partager sur Non.
    • Envoyer à partir d’une adresse générique no-reply sur Non.
    • Tapez <<E-mail>> dans la zone To.
    • Entrez un sujet pour l’e-mail.
    • Composez un message.

12. Enfin, sélectionnez Oui pour Run on time trigger. Choisissez Une heure dans la sélection.
13. Cliquez sur le bouton Enregistrer, et vous avez terminé la configuration.

Le rafraîchissement minimal d’Autocrat est d’une heure. Si vous souhaitez exécuter la tâche immédiatement, vous devez ouvrir Autocrat à nouveau dans la feuille intégrée et cliquer sur l’icône Run.

Si vous avez des questions, des suggestions ou des commentaires sur ce guide, n’hésitez pas à les commenter ci-dessous.