Comment envoyer différents documents PDF par email en fonction des réponses reçues

Supposons que vous créez un formulaire d’inscription à des événements avec plusieurs dates d’inscription ou d’autres options, et que vous souhaitez envoyer par email les formulaires de soumission spécifiques aux répondants du formulaire en fonction de leurs choix.

Heureusement avec notre nouvel Éditeur de PDF, vous pouvez automatiquement transformer les soumissions de formulaires en PDF élégants. De plus, vous pouvez ajouter plusieurs modèles de document PDF à un seul formulaire, puis les envoyer par courrier électronique en fonction d’une logique conditionnelle de formulaire. Par exemple, il peut s’agir de fichiers PDF avec différentes informations de localisation, de divers contrats en PDF, de fichiers PDF avec des données limitées envoyés par email à différents services, etc.

Pour illustrer cela, nous utiliserons un formulaire avec une question Sélectionner un événement.

Ajouter de nouveaux documents PDF à un formulaire

La première chose à faire est d’ajouter de nouveaux documents PDF pour chacun des évènements que vous avez. Pour ajouter ces nouveaux PDFs, vous devez accéder à l’Éditeur PDF. Voici comment procéder :

1. Depuis le Générateur de formulaires, cliquez sur le Sélecteur d’applications (icône en forme de flèche) à côté du logo Jotform.
2. Cliquez sur l’Éditeur PDF parmi les options.

3. Dans l’Éditeur PDF, cliquez sur le bouton + Nouveau PDF.
4. Choisissez Nouveau document PDF pour créer un nouveau document PDF qui pourra être attaché aux e-mails de votre formulaire.

Effectuez la même étape pour ajouter de nouveaux documents. Si vous avez quatre événements, ajoutez autant de documents. Vous pouvez ajouter votre propre contenu personnalisé et styliser les modèles de PDF. Nous vous recommandons également de renommer chaque document PDF en fonction du nom de l’événement.

Ajouter et configurer des emails de réponse automatique

L’ étape suivante consiste à ajouter et configurer des emails de réponse automatique avec différents paramètres de pièce jointe PDF. Voici comment procéder:

1. Dans le Générateur de formulaires, accédez à l’onglet Paramètres.
2. Cliquez sur Emails dans le panneau de gauche.
3. Cliquez sur le bouton Ajouter un email pour ajouter un nouveau modèle, puis choisissez Email de réponse automatique parmi les options. Si votre formulaire possède déjà un e-mail de réponse automatique, cliquez dessus pour le modifier et configurer votre pièce jointe.

4. Accédez à l’onglet Avancé de votre email de réponse automatique.
5. Ensuite, activez l’option Pièce jointe PDF en la basculant sur la position activée.
6. Sélectionnez votre document PDF dans la liste. Voici un exemple avec le premier email de réponse automatique :

Répétez les mêmes étapes pour créer un email de réponse automatique pour chacun des autres PDF.

Configuration de la logique conditionnelle pour envoyer chaque e-mail de réponse automatique.

La dernière étape consiste à ajouter une logique conditionnelle pour envoyer chaque email de réponse automatique à l’utilisateur selon l’événement qu’il a choisi dans le formulaire.

1. Toujours depuis le Générateur de formulaires, cliquez sur l’onglet Paramètres.
2. Cliquez sur l’inglet Conditions dans le menu de gauche.
3. Choisissez Modifier le destinataire de l’email parmi les options.

4. Configurez votre logique conditionnelle pour envoyer l’email en fonction de l’événement choisi. Assurez-vous que la condition correspond au modèle d’email, par exemple le premier email de réponse automatique pour le premier événement.

Répétez la même configuration pour les autres événements. Vous devriez avoir des paramètres similaires comme indiqué dans l’image ci-dessous :

Lorsque vous retournez aux emails du formulaire, vous verrez également que chaque e-mail de réponse automatique est maintenant accompagné d’une icône qui indique qu’il est envoyé de manière conditionnelle.