What is a time-off request form?

Online time-off request forms allow employees to submit their requests to take time off of work electronically. These forms consolidate all the necessary information for human resources (HR) to approve or deny a time-off request onto one form, eliminating the need for back-and-forth communication. Electronic time-off request forms offer employees and HR a quick and easy way to streamline the PTO process while still tracking each request. These forms allow employees to submit requests easily, accurately, and in a timely manner, and they open up communication between HR, management, and employees.

Why do employees need to use a time-off request form?

Employees use time-off request forms to create an official record of their requests. When employees take time off, it often impacts their teammates as well as timelines and workflows. Giving employees the ability to submit a formal request helps HR track requests and update payroll, scheduling, and resource allocation information accordingly. These forms also eliminate word-of-mouth agreements that lead to misunderstandings or miscommunication by formalizing and documenting each request. Having a trackable form helps HR calculate the remaining time off an employee has — keeping both employees and managers informed and accountable.

What are the key components of a time-off request form?

Every time-off request form requires some key components to ensure accuracy and consistency. Most time-off request forms include the following fields: Employee name Employee contact information (e.g., email, phone number) Requested days/hours off Total number of hours off requested Reason for request Request type (e.g., PTO, sick time, jury duty, etc.) Approval/denial date Approval/denial checkboxes Signature box The main purpose of time-off requests is to keep track of how many work hours an employee will be off work. However, including these key details also allows HR and management to make informed decisions on whether to approve such a request.

Who should use a time-off request form?

Time-off request forms are useful for anyone working for a business or organization and needs time away from work. These forms apply to any time-off request, regardless of the individual’s position. Even the CEO of a company should submit an official time-off request for tracking and scheduling purposes. In a business, the key users of these forms include Employees who are requesting time off Managers who need to approve the requests HR team members These categories will overlap if an HR employee or manager requests time off. Essentially, anyone who needs time off should use one of these request forms.

What types of information should employees include in a time-off request form?

Filling out all the required information on your time-off request form is crucial for ensuring your manager and HR department have an accurate understanding of your time off. But the most important information revolves around the exact details of your leave, specifically How long you plan to be gone (days, hours, etc.) What type of time-off request you’re submitting Why you need the time off Your employee information, potentially including your department and your manager’s name This information will alert HR and your manager(s) to the urgency of your request and the exact details of your absence. This allows your team to adjust schedules, resources, and workflows to accommodate your time off.

How do you respectfully request time off?

Respectfully asking for time off involves considering the impact of your absence on your team. Be sure to do the following to ensure your time-off request doesn’t create any frustration: Check your company calendar to ensure you’re not leaving your team without the help they need. Consider providing a plan for how you’ll set your team up for success before you leave or provide reassurance that everything will be taken care of, preventing any disruption of workflows. Ask, don’t tell. Don’t seem forceful in your request. You’re asking others to accommodate your schedule, so be considerate of how it will impact them. Ask early, not last minute. Loop your manager in earlier to make sure your request doesn’t catch them off guard. The more lead time you give your team, the more likely your manager will accept your request. Make sure your request aligns with your company’s time-off policy. Ensure you have enough available PTO, rather than asking to borrow time. Taking these points into consideration will set you up for success and ensure others will view your request as respectful and reasonable.

Formulaires de demande de congés

A propos des Formulaires de demande de congés

Éliminez la paperasse et rationalisez votre flux de travail avec l'un des formulaires de demande de congés de Jotform. Les employés peuvent demander des congés payés ou des jours de maladie en appuyant simplement sur un bouton, vous permettant ainsi de visualiser toutes les demandes de congés sur n'importe quel appareil. Utilisez notre générateur de formulaires pour personnaliser nos modèles gratuits. Vous pouvez même ajouter votre logo pour le personnaliser. Vous pouvez également intégrer vos formulaires avec Google Sheets pour voir toutes les soumissions dans une feuille de calcul. En sachant quand vos employés sont en congé, vous pouvez mieux planifier leurs absences. Gagnez du temps dès aujourd'hui en vous organisant avec les modèles de formulaires de demande de congé de Jotform.

Questions fréquentes

1) Qu'est-ce qu'un formulaire de demande de congé ?

Les formulaires de demande de congé en ligne permettent aux employés de soumettre leurs demandes de congé par voie électronique. Ces formulaires regroupent toutes les informations nécessaires aux ressources humaines (RH) pour approuver ou refuser une demande de congé sur un seul formulaire, ce qui permet d'éliminer le besoin d'échanger des emails multiples.

Les formulaires électroniques de demande de congés offrent aux employés et aux RH un moyen rapide et simple de rationaliser le processus tout en faisant un suivi de chaque demande. Ces formulaires permettent aux employés de soumettre des demandes facilement, avec précision et dans les délais impartis, et ouvrent la communication entre les RH, la direction et les employés.

2) Pourquoi utiliser un formulaire de demande de congé ?

Les employés utiliseront des formulaires de demande de congés pour créer un enregistrement officiel de leurs demandes. Lorsque les employés prennent congé, cela a souvent un impact sur leurs coéquipiers ainsi que sur les délais et les flux de travail. Donner aux employés la possibilité de soumettre une demande formelle aide les RH à suivre les demandes et à mettre à jour les informations de paie, de planification et d'allocation des ressources en conséquence.

Ces formulaires éliminent également le risque de malentendus découlant de demandes non-formelles ou de problèmes de communication en formalisant et en documentant chaque demande. Disposer d'un formulaire traçable aide les RH à calculer le temps de congé restant d'un employé, ce qui permet à tout le monde d'être plus efficace.

3) Quels sont les éléments clés d’un formulaire de demande de congé ?

Un formulaire de demande de congé requiert l'inclusion de certains éléments clés pour garantir l'exactitude et la cohérence de la demande. La plupart des formulaires de demande de congés comprennent les champs suivants :

Nom de l'employé
Informations de contact de l'employé (email, numéro de téléphone)
Dates et nombre de jours demandés
Nombre total d'heures demandées
Motif de la demande
Type de la demande (par ex. congé payé, rendez-vous médical, juré...)
Date d'approbation/refus
Cases à cocher pour approbation/refus
Boîte de signature

L’objectif principal des demandes de congés est de savoir pendant combien de temps un employé sera absent de son poste. Cependant, l'inclusion de ces détails clés permet également aux RH et à la direction de prendre des décisions éclairées quant à l'approbation ou non d'une telle demande.

4) Qui devrait avoir recours aux formulaires de demande de congé ?

Les formulaires de demande de congé sont utiles pour toute personne travaillant pour une entreprise ou une organisation et ayant besoin de s'absenter du travail. Ces formulaires s'appliquent à toute demande de congé, quel que soit le poste de la personne. Même le PDG d'une entreprise doit soumettre une demande officielle de congés à des fins de suivi et de planification.

Dans une entreprise, les principaux utilisateurs de ces formulaires seront :

Les employés ayant besoin d'un ou plusieurs jours de congé
Les responsables qui doivent approuver les demandes
Le personnel des RH

Ces catégories se chevaucheront si un responsable ou un employé des ressources humaines demande un congé. Dans la pratique, toute personne ayant besoin de congés devrait utiliser l’un de ces formulaires de demande.

5) Quels types d'informations les employés doivent-ils inclure dans un formulaire de demande de congé ?

Saisir toutes les informations requises sur votre formulaire de demande de congés est crucial pour garantir que votre responsable et votre service RH ont une compréhension précise de votre demande. Les informations les plus importantes concernent les détails exacts de votre congé, notamment

Combien de temps vous prévoyez d'être absent (jours, heures, etc.)
Quel type de demande de congé vous soumettez
Pourquoi vous avez besoin de congés
Vos informations employé, y compris potentiellement votre service et le nom de votre responsable

Ces informations alerteront les RH et votre (vos) manager(s) de l'éventuelle urgence de votre demande et des détails exacts de votre absence. Cela permet à votre équipe d'ajuster les horaires, les ressources et les flux de travail en fonction de vos congés.

6) Comment demander respectueusement un congé ?

Demander respectueusement un congé, c'est prendre en considération l'impact qu'aura votre absence sur votre équipe. Assurez-vous de procéder comme suit pour vous assurer que votre demande de congé ne crée aucune frustration :

Vérifiez les plannings de votre entreprise pour vous assurer que vous ne quittez pas votre équipe à un moment où elle a besoin de vous. Envisagez de fournir un prévisionnel sur la façon dont vous préparerez votre équipe à se passer de vous avant de partir ou expliquez pourquoi vous pensez que tout sera bien pris en charge, évitant ainsi toute interruption des flux de travail.
Demandez, n'affirmez pas. Ne soyez pas catégorique dans votre demande. Vous demandez aux autres de s'adapter à votre emploi du temps, alors réfléchissez à l'impact que cela aura sur eux.
Anticipez, n'attendez pas la dernière minute. Informez votre responsable le plus tôt possible pour vous assurer que votre demande ne le surprend pas. Plus vous accordez de délai à votre équipe, plus votre responsable aura de chances d’accepter votre demande.
Assurez-vous que votre demande est conforme à la politique de congés de votre entreprise. Essayez de demander des congé déjà acquis, plutôt que d'en demander par anticipation.

Prendre ces points en considération vous donnera plus de chances de voir votre demande acceptée et garantira que les autres considéreront votre demande comme respectueuse et raisonnable.