Formulaires bénévolat

FAQ sur les formulaires de bénévolat

1) Que sont les formulaires de bénévolat ?

Les organisations utilisent des formulaires de bénévolat pour recruter leurs bénévoles et gérer leurs actions. Ces formulaires recueillent des informations importantes sur les bénévoles potentiels qui permettent de les associer à des rôles et des activités adaptés. Que vous organisiez un événement communautaire, dirigiez une association à but non lucratif ou coordonniez une campagne de charité, les formulaires de demande de bénévolat peuvent vous aider à recueillir facilement les informations indispensables.

Les organisations peuvent utiliser des formulaires pour s’assurer qu’elles disposent de toutes les informations nécessaires pour gérer efficacement leur personnel bénévole et créer une expérience de bénévolat positive.

2) Types de formulaires de bénévolat

Il existe de nombreux types de formulaires de bénévolat conçus pour permettre aux organisations de gérer leurs programmes de bénévolat efficacement :

• Les formulaires de demande de bénévolat sont utilisés pendant le processus de recrutement initial pour recueillir des informations de base sur les bénévoles potentiels, telles que leurs coordonnées, leurs compétences, leur disponibilité et leurs domaines d'intérêt.
• Les formulaires d'accord de bénévolat décrivent les termes et conditions de l'engagement du bénévole au sein de l'organisation. Cela comprend les attentes en matière de comportement, d'engagement en temps et de responsabilités.
• Les fiches d'inscription des bénévoles permettent aux bénévoles de s'inscrire à des événements, des équipes ou des tâches spécifiques. Cela permet aux organisations d'affecter les bénévoles là où ils sont le plus nécessaires et de suivre qui participe à chaque activité.
• Les feuilles de temps des bénévoles permettent de faire un suivi des heures travaillées par les bénévoles. Cela peut être nécessaire pour les demandes de subvention, les rapports de financement et à des fins de suivi interne.
• Les formulaires de décharge des bénévoles permettent de protéger une organisation de toute responsabilité pour des activités impliquant un travail physique ou un risque physique potentiel en garantissant que les bénévoles reconnaissent et acceptent les risques liés à leur participation.
• Les formulaires de formation des bénévoles attestent qu'un bénévole possède les compétences nécessaires pour effectuer des tâches qui nécessitent une formation spécialisée.
• Les formulaires de feedback des bénévoles sont utiles après un événement ou une activité pour recueillir des commentaires sur l'expérience des bénévoles. Cela permet aux organisateurs d'identifier ce qui s'est bien passé, d'examiner ce qui pourrait être amélioré et de recueillir des suggestions pour les événements futurs.
• Les formulaires de départ des bénévoles documentent le départ d'un bénévole d'une organisation et recueillent des commentaires sur son expérience globale.

3) Éléments clés des formulaires de bénévolat

Un formulaire de bénévolat doit encourager l’engagement envers votre organisation et permettre d'obtenir les informations spécifiques dont votre organisation a besoin.

De nombreux formulaires de bénévolat commencent par une brève description de la mission de votre organisation et des détails sur l'événement que vous organisez. Cela peut aider à montrer aux bénévoles potentiels l'impact que leur travail aura. Incluez votre logo ou des images d'événements précédents pour donner à votre formulaire un aspect professionnel et le rendre plus attrayant visuellement.

Ajoutez une section pour recueillir des informations pertinentes sur les bénévoles, comme leur nom, leurs coordonnées, leur disponibilité et leurs centres d'intérêt. Ajoutez des champs pour que les bénévoles puissent répertorier leurs compétences et leur expérience antérieure afin de pouvoir leur attribuer les rôles où ils seront les plus efficaces.

Selon le type de travail bénévole que vous organisez, vous souhaiterez peut-être demander des détails supplémentaires, tels que des références qui peuvent se porter garantes de leur expérience ou de leurs capacités.

Enfin, n’oubliez pas d’inclure des décharges de responsabilité, des remerciements ou des décharges de responsabilité pour informer les bénévoles des risques potentiels et mieux protéger votre organisation.

4) Quel type d’informations pourraient être collectées à l’aide des formulaires de bénévolat ?

Les formulaires de bénévolat peuvent recueillir un large éventail d'informations pour aider les organisateurs à mieux comprendre et gérer les bénévoles. Il peut s'agir d'informations personnelles et démographiques, comme le nom, l'âge, le sexe et les coordonnées du bénévole, ainsi que ses compétences et ses qualifications. Quelle expérience de bénévolat ou de travail a-t-il déjà acquise ? Parle-t-il d'autres langues ? Possède-t-il un permis de conduire ou toute autre certification pertinente ?

Utilisez les formulaires de candidature pour bénévolat pour sélectionner les nouveaux candidats en leur demandant pourquoi ils souhaitent faire du bénévolat et combien de temps ils prévoient d'y consacrer. Demandez-leur leur emploi du temps et leur disponibilité, et identifiez facilement leurs rôles et activités préférés en leur fournissant une liste de contrôle des événements de bénévolat à venir et des postes disponibles.

Les formulaires sont également utiles pour recueillir les réponses à des événements, formations et orientations spécifiques, ainsi que pour enregistrer la participation et les heures travaillées par chaque bénévole. Vous pouvez même recueillir les détails de paiement des dons et capturer les signatures électroniques sur les formulaires de consentement et les décharges de responsabilité.

Après votre événement, utilisez des formulaires pour recueillir des commentaires afin de pouvoir continuer à améliorer les futures expériences de bénévolat.

5) Créer des formulaires de bénévolat avec Jotform

Utiliser Jotform pour créer et gérer des formulaires de demande de bénévolat et d'autres types de formulaires de bénévolat peut non seulement vous faire gagner du temps, mais également vous assurer de disposer de toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer un programme de bénévolat réussi.

Créer des formulaires de bénévolat avec Jotform est un processus simple et intuitif. Vous pouvez créer vos formulaires à partir de zéro ou choisir parmi la vaste bibliothèque de modèles gratuits et entièrement personnalisables de Jotform pour vous aider à démarrer.

Utilisez le générateur de formulaires par glissé-déposé pour personnaliser votre formulaire en quelques secondes ! Ajoutez, supprimez ou modifiez des champs pour recueillir les informations spécifiques dont vous avez besoin, mettez à jour l'apparence pour qu'elle corresponde à l'image de marque de votre organisation, téléchargez votre logo et ajoutez des intégrations pour synchroniser les données de votre formulaire avec d'autres applications et services, tels que Google Sheets, Dropbox et les outils de e-marketing.

Une fois votre formulaire prêt, vous pouvez facilement le partager avec des bénévoles potentiels en l'intégrant sur votre site web, en le partageant par email ou en le publiant sur les réseaux sociaux.