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Comment les solutions de gestion des services sur site favorisent des opérations sécurisées et durables
Comment les solutions de gestion des services sur site favorisent des opérations sécurisées et durables
Les responsables en charge des services sur site jonglent avec de nombreux éléments dispersés, non centralisés. Tout d'abord, les employés eux-mêmes peuvent parfois être déployés sur des sites très éloignés. De plus, les entreprises de services sur site gèrent souvent des centaines, voire des milliers, de pièces d'équipement répertoriées dans leur inventaire, réparties entre les véhicules et les entrepôts. Une gestion plus efficace de ces ressources garantira que vos techniciens disposent de tout ce dont ils ont besoin pour accomplir leur travail correctement et efficacement.
Source : Allied Market Research
Cela représente également une opportunité manquée. Avec un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 19,2 %, le marché de la gestion des services sur site devrait atteindre près de 30 milliards de dollars d'ici 2031, comparativement à 5,2 milliards de dollars en 2021. Les entreprises qui persistent à utiliser des tableaux blancs, des signatures manuscrites et des processus manuels peuvent saisir l'opportunité offerte par cette croissance prometteuse en numérisant leurs opérations avec des solutions de gestion des services sur site.
Les outils numériques aident les chefs d'entreprise à répondre aux attentes des clients, à offrir de la valeur ajoutée, à assurer la sécurité de leurs employés et à accroître à la fois la productivité et la satisfaction des clients, favorisant ainsi une croissance continue. Ils contribuent également à garantir la sécurité et la ponctualité des chauffeurs et des livraisons, à maintenir et gérer les espaces de travail distants et l'inventaire hors site, ainsi qu'à rendre les opérations plus durables.
Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les manières spécifiques dont les solutions mobiles de gestion des services sur site peuvent permettre aux organisations de minimiser les retards, de réduire les coûts, d'améliorer la sécurité et la conformité, de simplifier la collecte de données et d'améliorer les efforts de développement durable.
Tirer parti des solutions numériques pour gérer les espaces de travail distants et l'inventaire hors site
Les responsables en charge des services sur site ont souvent l'habitude de jongler avec de nombreuses pièces détachées qui ne sont pas centralisées au même endroit. En premier lieu, les employés eux-mêmes peuvent être répartis sur des sites éloignés de plusieurs kilomètres. De plus, les entreprises de services intervenant sur site ont des centaines, voire des milliers de pièces d'équipement dans leur inventaire, réparties dans les véhicules et les entrepôts. Une meilleure gestion de ces ressources augmente les chances pour vos techniciens de disposer de tout ce dont ils ont besoin pour effectuer leur travail de manière adéquate et efficace.
Les solutions mobiles de gestion des services sur site les plus performantes permettent de collecter, d'analyser et de stocker une variété de données afin d'améliorer la gestion des stocks, la gestion du travail à distance, l'assistance technique et le service client. À l'aide de formulaires et d'applications en ligne, de codes QR, ainsi que de rapports et de flux de travail automatisés, ces systèmes assurent la connexion entre les responsables des services sur site, les équipes et les données.
« Les systèmes qui activent les formulaires et applications en ligne, les codes QR ainsi que les rapports et flux de travail automatisés assurent la connexion entre les responsables des services sur site, les équipes et les données, où qu'ils se trouvent. »
Voici quelques méthodes spécifiques pour tirer parti des solutions numériques dans vos activités de service sur site, vous permettant ainsi de mieux gérer l'ensemble à distance.
Numérisation des formulaires importants pour une meilleure efficacité et une plus grande précision
Des rapports de sécurité des sites en ligne aux enquêtes de satisfaction de la clientèle, en passant par les listes de contrôle d'inventaire et les formulaires d'inspection des flottes de véhicules, les solutions de gestion des services sur site vous permettent de mieux organiser vos documents importants et de les rendre facilement accessibles dans un emplacement central en ligne. La gestion des opérations à distance devient ainsi plus facile. De plus, grâce à des fonctionnalités telles que la logique conditionnelle et le remplissage automatique, la numérisation augmente également la probabilité que les employés remplissent les formulaires plus rapidement et avec une plus grande précision.
Ces avantages ne sont tout simplement pas possibles avec les formulaires physiques. Par exemple, grâce aux formulaires numériques, un technicien de service sur site qui doit demander un nouvel équipement peut envoyer sa demande via un formulaire dès qu'il en constate le besoin. Les responsables des stocks peuvent alors approuver la demande immédiatement, accélérant ainsi les délais d'approvisionnement.
Respect des normes du secteur
Avec le système de gestion des services sur site adéquat, vous êtes mieux équipé pour conserver des dossiers précis et respecter les réglementations de sécurité du Département des Transports (DOT), de l'Administration de la Santé et de la Sécurité au Travail (OSHA) et de la Gestion des matières dangereuses (HAZMAT).
Ces solutions, notamment celles dotées de capacités de signature électronique, permettent également de maintenir les données et les communications centralisées et fluides, facilitant ainsi les audits. Choisir la solution adéquate peut également aider les responsables en charge des services sur site et les intervenants sur site à se conformer aux normes, telles que :
Améliorer la communication en temps réel avec les fournisseurs
Avec l'augmentation des prix des matériaux, les pénuries et les retards, le secteur des achats a subi de nombreuses perturbations ces dernières années. Alors que mettre l'accent sur les économies de coûts devient moins important que de privilégier une gestion agile de la chaîne d'approvisionnement et d'améliorer les relations avec les fournisseurs, les responsables en charge des services sur site se tournent vers les systèmes numériques pour améliorer leur efficacité. En consolidant leurs liens avec les fournisseurs, ils peuvent également créer de nouvelles opportunités, générant ainsi des solutions innovantes pour des problèmes anciens voire nouveaux. Ces relations plus solides avec les fournisseurs leur permettent également d'atténuer l'impact des hausses de prix répercutées sur les clients.
En fin de compte, les solutions mobiles de gestion des services sur site améliorent la communication et la collaboration avec les fournisseurs et autres tiers, simplifient les processus, facilitent le remplacement des matériaux et permet de générer de la valeur.
Avec la hausse des prix des matériaux, les pénuries et les retards, le secteur des achats a connu de nombreuses perturbations ces dernières années. Alors que l'accent est moins mis sur les économies de coûts et davantage sur une gestion plus agile de la chaîne d'approvisionnement et de meilleures relations avec les fournisseurs, les responsables des services sur site se tournent vers les systèmes numériques pour améliorer leur efficacité.
Inventaire rapide et mise à jour du statut
Élément essentiel de toute chaîne d'approvisionnement, un système de gestion des stocks solide vous aide à stocker, expédier et suivre les produits, à savoir quand commander et réorganiser les stocks et à améliorer l'expérience client. Les processus automatisés de gestion des stocks prennent moins de temps et sont moins coûteux que les processus manuels. Ils permettent aux employés de communiquer entre différents entrepôts et sites, de gérer les stocks en temps réel et d'accéder à des informations importantes en quelques secondes pour améliorer la prise de décision.
Par exemple, pour rester connectés sur 11 000 hectares, le personnel sur site et le personnel en charge de la maintenance du district de Three Rivers Park, dans le Minnesota, a utilisé Jotform, un outil de productivité numérique sur le lieu de travail et un créateur d'applications en ligne. La plateforme Jotform leur a permis de créer leur propre application pour collecter des données importantes, effectuer et enregistrer des inspections quotidiennes, générer des rapports exploitables, créer des flux de travail et recevoir des notifications push instantanées, quel que soit l'endroit où se trouvent les employés, en ligne et hors ligne.
Le district de Three Rivers Park a également mis en œuvre Jotform Entreprise pour automatiser un processus manuel et fastidieux d'inventaire informatique au sein de son système de gestion des actifs. Cette initiative visait à rationaliser les flux de travail et à accroître la visibilité sur les actifs du district. En plus de générer des économies de temps et d'argent, cette transformation numérique renforce la précision des commandes, augmente la productivité sur le lieu de travail et améliore la satisfaction des clients.
Collecte des informations concernant les sites distants
Les formulaires mobiles (tels que les formulaires d'inspection, les rapports d'incident, etc.) et les applications mobiles améliorent la collecte de données, autorisent les signatures électroniques et offrent la possibilité de suivre, de visualiser et de stocker instantanément les soumissions, ce qui améliore la productivité et la collaboration. Par exemple, l'ajout de codes QR aux formulaires - ou les placer sur des ressources physiques - constitue un moyen pratique pour les employés d'accéder à des informations actualisées sur les produits, telles que leur emplacement dans le stock et leur disponibilité. Les codes QR peuvent également faciliter le suivi des colis entre les transporteurs au bureau de poste, permettre de confirmer la réception des marchandises du fournisseur et garantir la tenue de registres de sécurité et les livraisons sur les chantiers.
Cela dit, les employés sur site ne bénéficient pas toujours d'un accès instantané à Internet. Un outil mobiles de gestion des services sur site tel que Jotform Entreprise pour Mobile permet de collecter les réponses aux formulaires à tout moment et en tout lieu, même sans accès à Internet. Les réponses sont enregistrées sur l'appareil mobile et automatiquement synchronisées avec un serveur lorsque la connexion est restaurée. Vous pouvez transférer des fichiers, recevoir des signatures électroniques, effectuer des inspections de sécurité, partager des demandes d'approbation et recevoir des notifications instantanées lorsque des données ont été soumises, dans tous les sites distants et zones blanches sans accès Wi-Fi.
Améliorer les prévisions de la demande
Les perturbations de la chaîne d'approvisionnement ont généré de l'inflation, des pénuries et des fermetures d'usines ces dernières années. Mais grâce à l'utilisation de solutions de gestion des services sur site dotées de fonctionnalités intégrées de contrôle des stocks, certaines entreprises s'en sortent mieux que d'autres. La combinaison des fonctionnalités d'enregistrement des données et d'inventaire permet aux entreprises de réduire les coûts, d'éviter les ruptures de stock, d'automatiser les réapprovisionnements, de réduire les besoins de main-d'œuvre et les dépenses d'inventaire et d'éviter le gaspillage de produits.
Rendre les opérations plus durables
En plus d'attirer des employés et des clients, l'amélioration de vos pratiques en matière de développement durable vous permet également d'améliorer votre image de marque, de profiter d'allégements fiscaux, d'utiliser moins de ressources et de créer moins de déchets.
Tirer parti d'une solution mobile de gestion de services sur site robuste vous permet de trouver un bon équilibre entre le fait de satisfaire la demande des clients tout en vous efforçant d'atteindre vos propres objectifs de développement durable.
Les employés tout comme les clients privilégient les organisations qui accordent la priorité à la durabilité. Selon l'étude d'IBM sur les consommateurs en 2022,
68 % des personnes interrogées étaient plus enclines à chercher un emploi auprès d'organisations respectueuses de l'environnement, tandis que 62 % des consommateurs indiquaient leur volonté de réduire l'impact environnemental en modifiant leurs habitudes d'achat.
Source : IBM
Réduction de l'empreinte carbone
L'adoption de solutions de gestion des services sur site est l'une des décisions les plus judicieuses que vous puissiez prendre pour réduire l'impact environnemental de vos opérations. Passer des documents physiques aux formulaires, rapports et enregistrements en ligne est bien plus respectueux de l'environnement que simplement sauver les arbres. La fabrication du papier utilise également une quantité importante de produits chimiques et d'eau et contribue à la pollution due aux émissions de carbone et à l'élimination des déchets.
Grâce aux journaux de bord en ligne, aux suivis d'itinéraire et à d'autres fonctionnalités qui simplifient le télétravail, les plateformes mobiles de gestion des services sur site peuvent remplacer tous les documents papier, réduisant ainsi les déchets quotidiens et les coûts des fournitures de bureau.
Optimiser l'efficacité énergétique et réduire les coûts de réparation des véhicules
Avec des coûts de carburant élevés et une inflation record, vous devez réduire les coûts autant que possible. Les solutions de gestion des services sur site fournissent des informations basées sur les données qui peuvent vous faire gagner du temps, de l'argent et vous éviter un stress inutile au niveau de la pompe et de l'atelier de réparation.
Supposons, par exemple, que vos journaux de bord des chauffeurs en ligne indiquent une consommation de carburant inhabituellement élevée, alors que vos techniciens suivent leurs itinéraires habituels. La comparaison de vos données collectées sur le kilométrage été et hiver peut identifier des problèmes que vous avez peut-être négligés, tels qu'une utilisation plus élevée de la climatisation en été. Vous pouvez ensuite tenir compte de l'activité saisonnière dans votre budget estival ou ajouter davantage d'arrêts aux itinéraires des conducteurs afin qu'ils puissent tirer le meilleur parti de chaque trajet.
De plus, la documentation numérique des inspections de routine des véhicules montre des informations vitales, comme la durée pendant laquelle chaque camion peut rouler avant de nécessiter une mise au point et la fréquence à laquelle chaque camion tombe en panne. De nombreuses solutions mobiles de gestion des services sur site permettent de suivre, de stocker et d'analyser ce type de données, vous aidant ainsi à minimiser les coûts de réparation majeurs et à optimiser la valeur à vie de chaque véhicule.
Des chaînes d'approvisionnement plus durables
De nombreuses solutions de gestion des services sur site intègrent des fonctionnalités d'analyse des formulaires, permettant ainsi de comparer les prestataires, d'évaluer leurs initiatives en matière de développement durable, de repérer les opportunités et, au final, de sélectionner ceux qui correspondent à vos objectifs. Ces solutions mobiles de gestion des services sur site peuvent être utilisées pour centraliser les expéditions de multiples fournisseurs vers divers sites ou pour obtenir une vue détaillée des méthodes d'extraction ou de production des matières premières par les fournisseurs. Une visibilité complète des données permet d'exploiter plus efficacement les ressources, de mieux anticiper la demande, d'optimiser les itinéraires d'expédition et de planifier en tenant compte des impacts du changement climatique, des sécheresses et d'autres facteurs environnementaux, même les plus infimes.
Les initiatives de durabilité au sein de la chaîne d'approvisionnement contribuent également à renforcer la réputation de votre entreprise. Des marques mondiales telles que Starbucks, Nike, Apple et Microsoft font toutes des efforts pour s'engager dans un avenir plus durable et pour démontrer l'importance de la responsabilité environnementale, ce qui rehausse la valeur de leur marque. Nike, par exemple, a intégré une culture de la durabilité non seulement dans ses processus de conception, mais également dans la distribution et la vente. L'entreprise a même rendu publique une carte de fabrication pour présenter de manière transparente les lieux de production de ses produits dans le monde entier.
Optimiser votre prise de décision et votre planification stratégique
Un solide système de gestion des services sur site rassemble, gère, stocke et analyse en toute sécurité toutes vos données en temps réel en un seul endroit. Cela conduit à la création d'ensembles de données compréhensibles, accessibles, lisibles par machine et faciles à auditer. En fait, plus vous collectez de données, plus vous obtenez une image complète des points forts et des points faibles de votre entreprise. Dans l'ensemble, les données améliorent votre processus décisionnel en vous permettant d'établir de meilleures bases, de consacrer moins de temps au rapprochement des données, de mieux prévoir les résultats, d'informer les pratiques de la chaîne d'approvisionnement et de réduire les coûts.
Il est peu pratique d'avoir des données cloisonnées dans différentes solutions technologiques et qui ne sont pas interconnectées, ou pire, qui sont dispersées dans des feuilles de calcul manuscrites ou imprimées. En plus de coûter 12,9 millions de dollars par an aux entreprises, une mauvaise qualité des données entraîne des prises de décision erronées.
Source : Gartner
Améliorer l'efficacité de vos centres de données
C'est grâce aux centres de données que les plateformes complètes et puissantes de gestion des services sur site fonctionnent à la fois hors ligne et en ligne, sur site et hors site, et quelle que soit le volume des opérations.
Les centres de données, dotés de différents types d'équipements informatiques et de systèmes, consomment plus de 100 fois la quantité d'énergie que consomment des bureaux de taille similaire. Cette forte consommation d'électricité est non seulement énergivore, mais aussi onéreuse. Pour économiser l'énergie, vous pouvez mettre en œuvre les meilleures pratiques de ce domaine, par exemple en augmentant les températures de l'air d'alimentation des systèmes CVC pour aider les serveurs à rester en ligne plus longtemps et améliorer la durée de vie de votre matériel. Vous pouvez également recycler ou donner des produits électroniques.
La meilleure façon de sécuriser durablement les données est d'utiliser une solution de gestion de services sur site basée sur le cloud, qui stocke les informations sur un serveur dédié. En éliminant les préoccupations liées à l'hébergement des données, vous pouvez vous concentrer sur l'amélioration de vos méthodes de travail.