Avantages de la construction d'une culture connectée

Tout au long de la pandémie de COVID-19, les entreprises ont dû rapidement comprendre comment et quand leurs employés travaillaient en télétravail. Les entreprises ont commencé à s'appuyer sur des outils de surveillance des employés qui ont précédé le passage au télétravail, comme le note un rapport Gartner de 2019. Ils ont cherché à combiner des méthodes de collecte de données via des enquêtes avec des outils de suivi transparents, même si les employés concernés ont souvent peu apprécié le concept.

Si collecter des données sur les employés était déjà une pratique courante avant la pandémie, elle a explosé au cours des deux dernières années. Le rapport de Gartner de 2021 a montré que 16 % des employeurs utilisent de plus en plus les technologies pour surveiller leurs employés de différentes manières : certains surveillent la productivité tandis que d'autres observent l'engagement ou s'inquiètent du bien-être des employés.

Mais ce type de données est tout aussi important pour améliorer la culture d'entreprise pour les employés que pour mesurer la productivité. En tant que telles, les équipes RH doivent réorienter la conversation sur la collecte de données sur les employés distants pour se concentrer sur la façon dont elle peut être informative plutôt que punitive, en fournissant des informations sur la manière de rendre le nouveau monde du travail plus efficace.

Alors, comment pouvez-vous exploiter correctement le fait de collecter des données ? La meilleure approche passe par la transparence, la communication et une attitude qui place l'employé au centre de la question.

Développez un code d'éthique et de conduite clair sur la manière dont votre équipe RH aborde cet effort de collecte d'informations, comment l'examiner et l'utiliser dans l'intérêt des employés et de votre entreprise dans son ensemble, et les types de données que vous utiliserez. Au-delà de cela, il est essentiel de bien communiquer sur le fait que la collecte de données a un objectif spécifique, et d'indiquer clairement à vos employés que le but de l'effort est d'améliorer le lieu de travail pour leur profit, pas seulement pour vos marges bénéficiaires.

C'est ainsi que vous pourrez accéder à la meilleure compréhension possible du degré de bonheur et de performances de vos employés ; en examinant leur santé, leur sécurité et leur efficacité. Souvent, ces données sont liées entre elles - par exemple, si certaines tâches prennent plus de temps en raison d'une mauvaise technologie ou de mauvaises interfaces, votre personnel passera plus de temps à essayer de terminer une mission et négligera sa santé (mentale, physique). Le résultat ? Ce mot b redouté qui revient si souvent : l'épuisement professionnel, ou burnout.

La "grande démission", laquelle a vu un nombre massif d'employés quitter leur emploi ou changer de carrière à mesure que la pandémie s'est atténuée, s'est propagée rapidement dans toutes les industries et tous les secteurs d'activité. Mais les services RH ont été particulièrement touchés par ce grand changement culturel. La situation a mis une pression excessive sur les équipes de recrutement, lesquelles devaient trouver des talents, non seulement pour combler les lacunes, mais aussi pour créer une équipe RH stable et efficace qui retient ses propres employés ainsi que ceux des autres départements.

Dans son exploration de ces changements à l'embauche, le site d'offres d'emploi Indeed a noté une augmentation globale de 30,5 % des publications par rapport aux chiffres d'avant la pandémie, mais cette statistique a grimpé à 46,9 % pour les publications RH en particulier. Autant les organisations comptent sur les RH pour créer des environnements qui retiennent les employés, autant les équipes RH elles-mêmes se sont avérées être l'un des groupes d'employés les plus stressés et les plus difficiles à retenir de tous.

À cette fin, certaines entreprises ont modifier leurs processus d'embauche afin d'attirer les meilleurs talents RH dans cette période de roulement particulièrement précaire. Dans un rapport sur les tendances salariales des cadres RH de la société de recherche Equilar, 53 % des cadres RH des entreprises du classement Fortune 500 ont déclaré avoir offert des primes de signature aux nouveaux talents. Offrir des opportunités lucratives pour les nouvelles recrues a été justifié par les données recueillies à ce sujet, et la chasse aux meilleures recrues sera plus fructueuse pour ceux qui adoptent une approche calculée et stratégique pour étoffer les RH afin d'assurer la réussite à long terme de leur entreprise.

Le «ressources humaines» évoque de nombreux aspects du travail quotidien - souvent, les parties frustrantes de l'entreprise comme essayer de répondre à des questions sur les soins de santé ou un 401 (k). Mais COVID a montré que les RH ont un rôle à jouer pour protéger les employés sur le lieu de travail et les aider à naviguer dans des environnements plus complexes.

Alors que certaines industries ont commencé à utiliser largement le travail à distance après le COVID, d'autres avaient encore besoin de personnes pour travailler en personne dans des domaines tels que le travail industriel, la fabrication, le commerce et l'exécution de la chaîne d'approvisionnement. Les travailleurs de ces zones étaient les plus à risque de contracter le COVID pendant les opérations quotidiennes. En conséquence, les équipes RH ont dû se renforcer afin d'assurer le niveau de sécurité nécessaire aux employés. Cela comprenait le respect strict de l'évolution de l' Occupational Safety and Health Administration (OSHA) directives.

Les équipes RH étaient également responsables de la protection des données des employés et des informations médicales. Ces équipes ont appris à suivre à la fois les recommandations du U.S. Department of Health and Human Services (HHS) et du U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) sur la conformité des vaccins, le tout en respectant également la loi HIPAA concernant la protection des données sensibles.

Dans ces deux exemples, les ressources humaines ont joué un rôle de premier plan dans le soutien et la défense des travailleurs. Lorsqu'ils sont bien faits, de tels efforts permettent aux gens de se sentir en sécurité lorsqu'ils viennent travailler, de travailler plus efficacement et augmentent le degré de confiance dans l'entreprise.

Le thème récurrent de l'ère COVID en milieu professionnel est le recours à la technologie numérique et ses transformations associées. De plus, la gestion des RH est un domaine clé dans lequel les entreprises doivent investir et s'améliorer. Mais parce que les RH sont un service souvent enlisé dans une bureaucratie inutile, la mise en œuvre de nouveaux systèmes de gestion des RH peut s'avérer délicate. L'objectif ici est d'identifier comment et pourquoi ces technologies doivent être utilisées, dans le but d'améliorer l'expérience des employés et, par la suite, la qualité globale du travail.

Des domaines comparables, comme les soins médicaux, qui sont également motivés par l'interaction humaine, ont utilisé avec succès des méthodes numériques comme l'intelligence artificielle (IA) et l'automatisation, en particulier pendant la pandémie. La technologie peut aider les employés à naviguer dans une crise sanitaire comme le COVID sans nuire à la qualité du service, en utilisant des opérations automatisées pour aider à combler les lacunes qui nécessitaient auparavant l'intervention d'un représentant des RH.

La gestion des ressources humaines a cette même opportunité de se développer grâce à la technologie. Les leaders du domaine sont impatients d'en profiter, 40 % des chefs de service RH citant la transformation technologique comme objectif principal pour les 12 prochains mois, selon une enquête et un rapport de Grant Thornton. Tout comme d'autres domaines ont bénéficié de l'analyse de données, les RH doivent se familiariser avec ces types d'informations afin d'utiliser les informations pour mieux gérer les flux de travail.

En particulier, les chargés de gestion des ressources humaines devraient rechercher une plate-forme qui :

Pour comprendre comment aborder au mieux la santé et le bien-être, les entreprises doivent procéder à une évaluation transparente de leurs efforts actuels pour comprendre quels aspects du bien-être de leurs employés sont négligés. Il est tout aussi important d'identifier les facteurs sous-jacents qui contribuent à des problèmes tels que l'épuisement professionnel et le sentiment d'insécurité en milieu professionnel ; des mesures qui ont toutes connu une forte augmentation tout au long de la pandémie.

Un manque d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée représente un facteur clé d'une mauvaise santé. La catégorisation de l'épuisement professionnel par l'OMS comme un phénomène strictement professionnel suggère un manque de séparation entre le temps de travail et le temps libre dans le cadre du problème. Travailler à distance depuis chez soi a brouillé les frontières entre vie privée et vie professionnelle en supprimant le temps de trajet et les bureaux, et a rendu cette séparation encore plus difficile maintenir.

Les dirigeants des RH reconnaissent ces problèmes et seraient déterminés à riposter, comme toute entreprise devrait également le faire. Dans l'enquête Grant Thornton de 2021 auprès des responsables des ressources humaines, le groupe a identifié les priorités en matière de santé et de bien-être pour l'année à venir, notamment la résolution des problèmes d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée et les problèmes de santé mentale en général.

Une enquête Grant Thornton de 2021 auprès des responsables des ressources humaines a identifié la santé mentale et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée comme priorités pour l'année à venir.

On pourrait supposer que les problèmes d'anxiété en milieu professionnel sont en grande partie dues à de mauvaises pratiques de gestion, et c'est vrai dans une certaine mesure. Mais le problème va en fait beaucoup plus loin dans le fonctionnement des entreprises, et des équipes RH en particulier, ainsi que dans l'efficacité avec laquelle elles exploitent la technologie pour une communication efficace.

L'OMS pointe spécifiquement les politiques inadéquates ainsi que les mauvaises pratiques de communication et de gestion en tant que principaux générateurs d'anxiété sur le lieu de travail. Pour lutter contre cela, les entreprises doivent mettre en œuvre rapidement et efficacement des solutions technologiques permettant un accès en ligne facile aux politiques et protocoles du lieu de travail, ainsi que des outils d'automatisation pour tenir les employés informés de l'introduction de nouvelles pratiques, plans ou outils.

S'il est peut-être le moins populaire des deux sujets, le « bien-être » dans « santé et bien-être » est un aspect tout aussi important, et souvent plus difficile à quantifier, de la gestion des RH. Le bien-être a tendance à être lié à l'expérience globale du travail et aux aspects intangibles de la création d'un environnement positif et flexible qui retient les employés.

Pour créer un milieu de travail axé sur le bien-être, les entreprises doivent favoriser la « cohésion culturelle », une façon élégante de décrire des relations et des interactions cohérentes et saines avec les employés. Comme toute organisation, une entreprise a la capacité - et à certains égards, le devoir - d'encourager le soutien social et la collaboration entre les employés.

A l'ère du télétravail, c'est encore plus nécessaire. En 2021, une étude Upwork a montré que les travailleurs à distance avaient un fort désir d'interaction sociale au travail, nombre d'entre eux faisant même pression pour des modalités de travail alternatives et hybrides avant la réouverture officielle de leurs bureaux.

Pour les départements RH, la clé n'est pas de forcer les gens à socialiser, mais de leur permettre de le faire librement. Créez une culture où les travailleurs ne se sentent pas surchargés ou supervisés par les gestionnaires afin qu'ils puissent interagir ouvertement avec d'autres services, à la fois socialement et d'une manière qui facilite une communication claire sur le travail lui-même. Le Journal of Management and Organization note qu'un bon point de départ est de créer votre propre manuel numérique sur la culture organisationnelle, que vous pouvez fournir aux employés comme exemple transparent de votre volonté de soutien communautaire.

Lorsque vous envisagez des moyens de créer des opportunités d'interactions sociales, essayez de penser au-delà des happy hours virtuels. Au lieu de cela, les organisations devraient explorer des technologies qui remplacent les intranets existants par des portails en ligne adaptés aux mobiles qui soutiennent et connectent les employés. Examinez les options de création d'applications privées réservées à l'entreprise pour donner aux employés la possibilité de se connecter et de converser sans être entravé par leurs supérieurs.

Le secteur de la santé et du bien-être connaît lui aussi un essor majeur, générant plus de 1500 milliards de dollars d'applications, de services, de produits, et plus encore. Inutile de dire que les entreprises ne manquent pas d'options lorsqu'il s'agit de choisir des outils pour leurs employés.

Dans une étude sur les options concernant la santé mentale dans l'environnement professionnel post-COVID, EY a identifié un large éventail de solutions pour améliorer la santé et le bien-être au travail. Les applications de pleine conscience, les chatbots thérapeutiques et les services de télésanté fournissent des solutions technologiques qui s'intègrent parfaitement aussi bien au télétravail qu'au présentiel. De plus, des outils spécifiques aux RH, tels que les systèmes de conseil et de communication avec l'emplyé, permettent d'échanger plus étroitement avec le personnel et rationalisent les processus de traitement des préoccupations spécifiques.

La question est, quel est le meilleur choix parmi ces solutions ? Dans ce même rapport, EY a souligné que la clé d'un véritable bien-être post-COVID est de renforcer la résilience des employés - en leur donnant les avantages et les outils pour subvenir à leurs besoins, à ceux de leurs collègues et à leurs familles, ainsi qu'à créer une attitude généralement favorable à l'égard de la question de la santé mentale.

La clé d'un véritable bien-être post-COVID est de renforcer la résilience des employés - en leur donnant les avantages et les outils pour subvenir à leurs besoins, à ceux de leurs collègues et à leurs familles, ainsi qu'à créer une attitude généralement favorable à l'égard de la question de la santé mentale.

Pour s'attaquer à ce problème de manière proactive et globale, les équipes RH doivent concentrer leur utilisation de la technologie sur les besoins à long terme des employés, en utilisant des outils tels que des sondages, et en communiquant avec les employés pour effectuer des vérifications systématiques. De plus, les responsables RH peuvent utiliser cette même technologie pour mieux sensibiliser les employés concernant les moments qui génèrent un stress commercial encore plus important, comme les grandes campagnes marketing, les lancements de produits ou les ventes promotionnelles ou saisonnières.

Rationaliser les processus RH est également essentiel à la santé et au bien-être, et il existe des des outils en ligne qui donne aux entreprises la possibilité de cibler et de résoudre efficacement ces problèmes internes. Une bonne plateforme fournira à la fois les fonctionnalités de base nécessaires ainsi que des fonctionnalités avancées pour accomplir toutes les tâches indispensables. Automatiser les processus avec des formulaires sans code pour recueillir des informations via des enquêtes ou proposer des inscriptions à des programmes de bien-être peut faire toute la différence pour vos employés.

Les outils numériques dédiés aux RH, comme certains générateurs d'applications et lesmodèles, permettent de consolider tous les aspects des programmes de santé et de bien-être afin de pouvoir y accéder facilement et rapidement. D'autres tirent parti de l'automatisation pour rationaliser les formulaires RH et les transformer en documents intégrés dans des flux de travail afin de s'assurer que les processus restent homogènes et reproductibles facilement. Et avec toutes les informations que ces outils génèrent de vos employés, vous avez également besoin d'un moyen d'agréger les données dans un format accessible afin de générer des rapports vous permettant d'avoir un aperçu rapide des informations essentielles sur les employés.

Lorsque les employés ont l'impression de ne pas être productifs, ils deviennent insatisfaits de leur travail dans l'ensemble et commencent par la suite à chercher ailleurs des opportunités (c'est l'un des principaux moteurs de la « grande démission »). D'un autre côté, investir dans des outils d'amélioration de la productivité et rationaliser les services RH rend les employés plus heureux et plus épanouis, ce qui génère des résultats positifs pour votre organisation.

De nombreux départements RH ont eu du mal à rendre leur travail plus efficace et à mieux soutenir les employés. Les solutions potentielles dépendent de la technologie disponible, mais aussi de comment les services RH peuvent servir au mieux leurs employés. En combinant les meilleures pratiques pour les deux, les organisations peuvent non seulement répondre aux besoins de santé et de bien-être des employés en matière de RH, mais aussi améliorer la qualité de leur travail de manière générale.

Les systèmes RH moins modernes peuvent se sentir enfermés dans des méthodologies obsolètes, ce qui se répercute sur chaque employé et provoque frustration et inefficacité. Les entreprises doivent procéder à des investissements importants dans le passage au numérique des RH pour améliorer la vie des employés et répondre aux préoccupations de ceux qui se sentent mal servis par leurs propres services RH.

Ces préoccupations ne sont pas nouvelles.

Un rapport Gartner de 2020, lequel s'appuie sur des informations collectée auprès de nombreux responsables RH de tous les secteurs ; a révélé que 77 % des employés aimeraient avoir des solutions plus simples pour effectuer les tâches de routine quand 69 % aimeraient disposer de systèmes plus intelligents qui anticipent leurs besoins.

77 % des employés s'attendent à des options plus simples pour effectuer les tâches de routine.

69 % des employés attendent des systèmes plus intelligents qui anticipent leurs besoins.

De même, 73 % de ces dirigeants ont convenu que "adopter de nouveaux systèmes technologiques pour les RH permettra à ce service de mieux fonctionner".

Plus important encore, la rationalisation du processus doit être une question d'approche autant que de technologie. À cette fin, le même rapport Gartner a identifié une approche novatrice des RH dans laquelle les employés sont considérés comme les consommateurs de services RH « à la demande ».

Si un tel concept peut sembler générateur de barrières entre les RH et les employés, il s'agit en fait d'un bien meilleur produit final lorsqu'il est exploité correctement. Votre personnel des ressources humaines bénéficie d'une approche technologiquement plus sophistiquée qui lui permet de se concentrer sur les problèmes récurrents des employés, tandis que les employés bénéficient d'un style de travail visant à résoudre leurs problèmes le plus efficacement possible.

Il est essentiel de trouver la plate-forme qui sert le mieux votre entreprise. Pour avoir un impact tangible sur la vie de vos employés, vous aurez besoin d'accéder à une panoplie d'outils pour rationaliser les pratiques RH et la gestion générale des tâches quotidiennes.

Des outils essentiels qui simplifient l'accès aux ressources RH, comme les intégrations d'authentification unique (SSO), associés à des PDF dynamiques, des formulaires et d'autres documents ; permettent aux entreprises de rationaliser et d'accélérer l'expérience RH, en responsabilisant les employés en leur donnant un meilleur contrôle sur les actifs dont ils disposent.

Encore plus utile, les flux de travail automatisés permettent de simplifier les tâches spécifiques aux RH et de répondre aux demandes en quelques clics. En exploitant un système à base d'outils réellement complets, les RH deviennent moins une nécessité redoutée et davantage un système de soutien et d'orientation utile que les employés peuvent exploiter tout au long de leur carrière.

Pour les entreprises disposant de capacités RH plus avancées et souhaitant mettre en œuvre une approche plus structurée, le concept de gestion du capital humain (aussi abrévié HCM) mérite d'être exploré. Les systèmes HCM sont des ensembles définis de pratiques pour la gestion des ressources humaines qui fournissent des compétences dans trois domaines clés :

Au-delà des outils et plateformes traditionnels de gestion des ressources humaines, la HCM joue un rôle stratégique plus important dès lors qu'il s'agit de définir des objectifs pour les employés, d'établir des trajectoires de performance et, finalement, de faire en sorte de retenir vos employés tout en leur offrant un bien-être professionnel à long terme.

Helen Poitevin, l'analyste de Gartner, indique que la mise en place d'un système HCM peut permettre aux organisations "d'améliorer la diversité et l'inclusion ainsi que l'engagement des employés. Autrement dit, améliorer le degré auquel les employés se sentent soutenus par leur entreprise".

À long terme, l'objectif de la HCM est de favoriser une plus grande utilisation des personnes en tant que ressources dans votre entreprise, en amplifiant leurs forces et en leur donnant la possibilité de mieux s'accomplir professionnellement parlant, dans le but ultime d'améliorer l'engagement et de générer de la valeur commerciale. Au plus haut niveau, cela peut permettre à votre entreprise de transformer avec succès votre main-d'œuvre en une machine performante capable de générer de gros revenus.

Depuis que les confinements du COVID ont secoué le monde du travail en mars 2020, tout le monde, des chefs d'entreprise aux employés individuels, des difficultés majeures sont apparues quand il a fallu déterminer le moment idéal pour reprendre le travail en présentiel. Néanmoins, il est vite apparut que la question n'était pas aussi binaire.

Le terme « travail hybride », lequel fait référence à une association de télétravail et de travail en présentiel ; est devenu un mot à la mode, puis une pratique répandue. Aujourd'hui, les entreprises doivent prendre des décisions importantes concernant la manière d'aménager l'avenir de leurs espaces de travail dans un monde où les individus sont plus conscients que jamais de leur sécurité physique et personnelle.

Dans son rapport sur les solutions de santé mentale post-COVID, EY a noté une prédiction intrigante et probable : le travail de bureau communautaire tel que nous le savons ne serait plus obligatoire mais plutôt intentionnel. Lorsque les gens se rassemblent dans des espaces de travail partagés, ce sera pour des activités ou des tâches qui sont moins efficaces dans des environnements distants (comme le réseautage ou le brainstorming).

Comme dit plus haut, socialiser est un moteur majeur pour les employés et l'idée que travailler toujours isolé est deviendra la norme est hautement improbable, en plus d'être malsaine. La clé est d'être précis sur comment et quand le travail en présentiel est nécessaire et de reconnaître qu'il faut parvenir à un équilibre.

Cela dit, la santé et la sécurité des employés sont essentielles au succès à long terme grâce à la rétention et à la haute performance. Lorsque les employeurs ne tiennent pas compte du bien-être de leurs employés et n'y investissent pas, ils auront par la suite du mal à conserver leurs travailleurs les plus productifs et seront de fait moins compétitifs face à la concurrence.

A quoi ressemble le lieu de travail du futur ?

Au-delà de la simple question du "où" explorée dans la section précédente, les entreprises ont énormément évolué dans leur fonctionnement, notamment en termes de déconstruction des hiérarchies typiques. Les experts en ont clairement pris note : selon Gartner, la prochaine étape clé pour les responsables RH consiste à réduire la complexité organisationnelle pour simplifier les opérations et les processus tout en déployant de manière flexible les ressources afin que les employés puissent résoudre les problèmes parce qu'ils en ont les compétences plus que parce que leur fiche de poste les y oblige. Cette approche permettra de supprimer un fonctionnement archaïque et évoluera vers un état d’esprit de produit minimum viable, une idée rationalisée du travail qui reflète l’expérience des employés modernes à l'issue d'une pandémie qui a révolutionné notre façon de travailler.

Les possibilités offertes par ces espaces de travail agiles, efficaces et rationalisés grâce à l'excellence des ressources humaines sont bien plus que de simples chimères : ce sont des objectifs générateurs de revenus que toute entreprise devrait viser. Le rapport McKinsey intitulé "The new possible: How HR can help build the organization of the future (Le nouveau possible : Comment les RH peuvent aider à construire l'organisation du futur)", démontre clairement combien des employés heureux représentent la pierre angulaire d’une entreprise prospère, tant culturellement que financièrement.

Dans le rapport, les auteurs notent : « La culture est le fondement sur lequel se construisent des performances financières exceptionnelles. Les entreprises dont la culture se situe dans le quartile supérieur (mesurée par l'indice de santé organisationnelle de McKinsey) affichent un rendement pour les actionnaires supérieur de 60 % à celui des entreprises médianes et supérieur de 200 % à celui des entreprises du quartile inférieur. »

Plus loin dans ce rapport, ce point est mis en exergue par les données, en identifiant les organisations où les RH facilitent une expérience positive des employés. En encourageant ces cultures d'autonomisation des employés, les entreprises sont 1,3 fois plus susceptibles de déclarer que leur organisation dépasse ses objectifs.

Cette information est un indicateur clair d'un changement culturel dans la façon dont les lieux de travail sont structurés et mesurés. Les RH sont le phare de cette transformation, et en mettant correctement en œuvre la technologie associée et les approches ayant pour épicentre les empoyés répertoriées ici, les entreprises peuvent prouver qu'elles sont capables d'adopter cette nouvelle norme de travail.

L'objectif des ressources humaines peut être considéré superficiellement comme la gestion des informations relatives aux employés et des subtilités de leurs avantages. Mais l'ère COVID a démontré que les services RH pouvaient aussi être bien davantage : une ressource pour les personnes mal desservies, une plate-forme à élever et un outil pour se connecter. Les RH ne doivent pas être une réflexion après coup, et les laisser telles quelles n'est plus possible si les entreprises veulent maintenir une réussite à long terme.

Faire de vos RH un service technologique est la clé pour construire une culture connectée à l'épreuve du temps. L'automatisation et les services qui soutiennent vos employés sont essentiels pour générer un lieu de travail moderne, en particulier à la lumière de l'évolution radicale de notre façon de travailler. Grâce à ces ressources, vos équipes peuvent plus facilement interagir et s'engager les unes avec les autres, s'appuyer sur vos processus et programmes internes en cas de besoin et tirer parti de ce support pour générer de meilleures performances de travail globales et une plus grande satisfaction au travail.

La culture connectée, c'est bien plus que simplement supprimer quelques obstacles et exploiter une technologie ou deux : c'est une approche holistique qui favorise le succès organisationnel et, en fin de compte, le succès de vos employés et de votre entreprise.