Comment réduire les coûts et automatiser les processus métier grâce aux signatures électroniques
Introduction
L'automatisation des processus métier aide les organisations à contrôler leurs dépenses, à améliorer leur productivité et à augmenter leur rentabilité. Cela crée également une expérience client plus pratique et rationalisée. Mais avec la hausse actuelle des coûts d'exploitation, la demande de pratiques commerciales plus durables et le besoin d'une plus grande sécurité numérique, l'automatisation des processus métiers est également devenue une exigence pour rester compétitif sur n'importe quel marché.
La signature, l'un des processus les plus longs pour toute organisation, peut être automatisée grâce à la technologie de signature électronique. Cette technologie simplifie la collecte de signatures, le stockage en ligne des documents signés, la conformité aux réglementations et l'information automatique des parties prenantes sur le statut des documents.
Ces fonctionnalités permettent de gagner du temps et de réduire les coûts dans tous les secteurs, quel que soit le type de processus métier, notamment les contrats, les ventes, les finances, l'intégration, les versions et les vérifications.
Des organisations comme CivilLaw. Tech a réduit le temps et les coûts de bon nombre de ses processus métier simplement en mettant en œuvre des solutions de signature électronique.
Bientôt, il ne sera peut-être même plus possible d'exiger des signatures manuscrites au sein de votre organisation. Selon une étude réalisée en 2022 par McKinsey, 35 % des employés travaillent désormais en télétravail à temps plein, tandis que 23 % peuvent le faire à temps partiel. Avec autant de processus de documents numériques en place pour faciliter le travail à distance, la technologie de signature électronique est un élément essentiel de l'écosystème numérique de chaque organisation.
Voici tout ce que vous devez savoir pour automatiser les processus de signature et réduire les coûts.
Qu'est-ce qu'une e-signature ?
Qu'est-ce qu'une e-signature ?
Une signature électronique (également appelée e-signature) est une version numérique d'une signature physique, ou signature manuscrite, qui permet aux personnes de signer des documents en ligne. Les signatures électroniques remplacent les signatures manuscrites pour rendre le processus de signature plus rapide et plus pratique. En fait, de nombreuses transactions en ligne ne seraient pas possibles sans cette technologie.
Les signatures électroniques sont généralement créées à l'aide d'un logiciel permettant à l'utilisateur de saisir ou de dessiner sa signature avec une souris ou un pavé tactile. Elles sont considérées comme juridiquement contraignantes dans la plupart des pays et sont largement utilisées dans des secteurs tels que la finance, l'immobilier et la santé pour signer des contrats, des accords et d'autres documents juridiques.
Par exemple, de nombreuses banques et institutions financières ont mis en place des signatures électroniques pour permettre aux clients d'ouvrir des comptes et d'effectuer d'autres transactions à distance. Dans le secteur immobilier, les entreprises s'appuient sur les signatures électroniques pour faciliter la signature de contrats sans avoir besoin de réunions en personne.
Avec l'ampleur du télétravail ces dernières années, la demande pour des moyens sécurisés et pratiques de signer des documents électroniquement est sans précédent. En conséquence, les plateformes de signature électronique deviennent de plus en plus courantes dans la vie quotidienne. En fait, le marché mondial des signatures numériques devrait se hisser à 42 milliards de dollars d'ici 2030, contre seulement 4,4 milliards de dollars en 2021.
Pourquoi les signatures manuscrites ne suffisent plus
Depuis les années 1980 et l'avènement des systèmes de bureau intégrés, les opérations des entreprises sont devenues de plus en plus dématérialisées. Dans les années 1990 et 2000, l'adoption généralisée du courrier électronique, des réseaux de service client et des serveurs Web d'entreprise a encore réduit le besoin d'imprimer des copies papier. Avec la généralisation de l'informatique dans le cloud et de la technologie mobile dans les années 2010, de nombreuses organisations ont pu numériser des processus encore plus critiques.
Aujourd'hui, quasiment tous les aspects de notre vie peuvent être gérés sans papier. Cependant, nous avons toujours besoin d'accords juridiquement contraignants, avec des signatures, pour mener à bien nos affaires. Même le gouvernement fédéral, réputé pour son adoption lente de la technologie, utilise désormais des outils de signature électronique.
Fin 2021, le Président Biden a signé un décret visant à améliorer les services gouvernementaux grâce à la technologie, obligeant les agences fédérales à numériser davantage leurs interactions avec le public. Ce décret ordonne également aux agences fédérales d'adopter une approche centrée sur le client en matière de prestation de services.
L'un des moyens par lesquels le décret atteindra cet objectif est la promotion de l'utilisation élargie de la technologie de signature électronique. En adoptant des solutions de signature électronique, les agences fédérales peuvent réduire la nécessité de documents papier, tout en facilitant l'accès et la réalisation des services en ligne pour les citoyens.
ROI de la e-signature : comment la technologie réduit les coûts
L'optimisation des transactions en ligne fait plus qu'améliorer l'expérience client : elle aide les organisations à économiser beaucoup de temps et d'argent. Les e-signatures réduisent les coûts et cela peut aider toute organisation à améliorer sa rentabilité. Voici comment.
Cinq façons dont les e-signatures permettent aux entreprises de réaliser des économies :
- Reduced paper and printing costs
- Lower filing and storage costs
- Fewer disposal and recycling costs
- Faster document processing times
- Reduced risk of security breaches
Réduction des coûts de papier et d'impression
Chaque année, les entreprises dépensent en moyenne 1 200 $ en frais d'impression par employé. Bien que de nombreuses organisations aient déjà numérisé une grande partie de leurs documents pour réduire l'utilisation du papier, les solutions de signature électronique peuvent aider à réduire davantage les coûts d'impression en éliminant le besoin de signatures manuscrites sur des copies papier. Réduire le temps consacré à l'impression, à la photocopie et à d'autres processus de gestion du papier améliore également l'efficacité et permet aux employés de se concentrer sur des tâches plus importantes.
Réduction des coûts d'archivage et de stockage
Business.com estime que chaque employé a besoin de 12 m² d'espace pour travailler, bien que chaque poste de travail ne nécessite en réalité que 5 m² pour répondre à leurs besoins. Les 7 m² supplémentaires sont généralement utilisés pour d'autres fins, comme l'archivage et le rangement. En réduisant la quantité de documents papier, notamment les contrats ou formulaires signés, il est possible de diminuer le besoin en espace de bureau coûteux.
À l'heure où de nombreuses entreprises optent pour le télétravail, la dématérialisation totale des documents grâce aux solutions de signature électronique pourrait également éliminer le besoin de stockage coûteux de documents papier par des tiers.
Réduction des coûts d'élimination et de recyclage
Les documents papier contenant des informations sensibles, y compris des signatures, doivent être éliminés avec soin pour prévenir le vol d'identité. Le déchiquetage interne peut nécessiter une main-d'œuvre considérable, en plus des coûts d'achat et d'entretien de l'équipement. Faire appel à des services tiers peut également se révéler onéreux. Les estimations relatives aux grandes entreprises peuvent atteindre plus de 1 500 $ par mois.
Étant donné que les signatures électroniques éliminent le besoin de documents papier, elles atténuent également les coûts d'élimination en aval.
Accélération du traitement des documents
Obtenir une signature manuscrite nécessite d'imprimer des documents, de planifier une réunion pour les signer en personne ou d'envoyer un document par email au format PDF. Le signataire doit soit assister en personne à la réunion, soit imprimer le PDF pour le signer, puis le numériser et le renvoyer par email. Mais la gestion des documents n'est toujours pas terminée, car les documents papier doivent être numérisés pour un stockage numérique sécurisé.
Les e-signatures éliminent la quasi-totalité de ces tâches manuelles et de ces démarches en permettant la signature sur une plateforme en ligne sécurisée, accessible de n'importe quel endroit disposant d'une connexion Wi-Fi.
Sécurité renforcée
Les documents papier nécessitent un stockage physique sécurisé, ainsi qu'une élimination longue et coûteuse pour éviter le vol et protéger les informations sensibles. Les documents numériques, y compris ceux qui nécessitent des signatures, sont plus difficiles d'accès pour les pirates informatiques, même lorsqu'ils sont stockés dans le cloud. Cela peut protéger les consommateurs contre l'usurpation d'identité et les organisations contre les amendes liées aux failles de sécurité.
Automatisation de la e-signature : comment ça marche
Traditionnellement, la collecte et l'archivage des signatures nécessitent de nombreuses étapes et beaucoup de travail manuel. L'une des raisons pour lesquelles les solutions de signature électronique permettent des économies impressionnantes est qu'elles automatisent une grande partie de ce travail. De plus, les solutions de signature électronique peuvent créer des flux de signatures à partir de zéro ou s'intégrer aux processus automatisés déjà en place dans l'entreprise.
Voici quelques-unes des possibilités d'automatisation offertes par les solutions de signature électronique :
7 avantages d'adopter la signature électronique
- Automate requests, updates, and confirmations
- Trigger communications from workflows
- Identify and remove bottlenecks
- View and share embedded digital paper trails
- Avoid version control with digital updates
- Experience faster overall processing times
- Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage. This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
- Trigger e-signature requests automatically. Many onboarding processes and other workflows that involve a lot of documents have already been automated with various platforms, but still require in-person signatures. When organizations add an e-signature solution to the mix, they can set e-signature requests to trigger automatically during the workflow, so recipients can sign on the spot. E-signature solutions allow organizations to fully automate entire document workflows instead of disrupting processes for wet signature collection.
- Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review. Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
- Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted. The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
- Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign. Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
- Enhance accessibility independent of location and time. Modern e-signature solutions are cloud-based, so users can access them anywhere they have a Wi-Fi connection. All documents and signing tools are available only online rather than on a computer-based software platform, so users can manage and sign documents whether they’re on their desktop computer, laptop, tablet, or smartphone.
- Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail. All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
- Enable easier version control. Traditionally, when PDFs of documents are emailed to recipients, senders must distribute a new version if they update it. On any cloud-based platform, there’s only one live version of a document, regardless of how many times it’s been distributed and to whom. Users simply make changes to the one document file on the platform, and the changes automatically update for whoever has the link.
- Speed up processing times. All of these automations streamline and speed up every aspect of signature collection and document management. Automatic notifications eliminate delays that can occur while distributing documents, enabling faster response times. Filing happens automatically after the final signature is accepted, preventing bottlenecks from stopping next steps in a process.
Où tirer parti des signatures électroniques
En raison de leur commodité, de leur efficacité et de leur sécurité, les plateformes de signature électronique peuvent être avantageuses dans bien des secteurs. Elles sont adaptées à pratiquement tous les domaines nécessitant la signature de documents. Voici quelques exemples d'utilisation courants.
Ressources humaines
La technologie de signature électronique est précieuse pour les services des ressources humaines, facilitant la signature électronique des lettres d'embauche, des accords de non-divulgation et des manuels des employés. Elle permet de gagner du temps et des ressources en éliminant le besoin d'imprimer, de signer et de numériser ces documents pour les retourner signés. De plus, cette technologie peut être utilisée pour recueillir les signatures nécessaires lors des évaluations de performances, des formulaires d'inscription aux avantages sociaux et des mises à jour des politiques d'entreprise.
Les services des RH peuvent également exploiter la technologie de signature électronique pour suivre la progression de l'intégration d'un employé. Les plateformes de signature électronique intègrent souvent des fonctionnalités qui permettent aux RH de visualiser quels documents ont été signés et par qui, assurant ainsi que tous les documents requis sont complétés en temps voulu.
Service commercial
Les commerciaux sont parfaitement conscients de l’importance d’éliminer autant d’obstacles que possible lorsqu’ils tentent de conclure une affaire. Grâce à la technologie de signature électronique, les commerciaux peuvent suivre rapidement l'état des propositions, réviser et renvoyer les contrats et les addenda, et désigner le(s) signataire(s) approprié(s) en fonction du montant de l'achat ou d'autres critères.
L'automatisation des processus de vente avec la technologie de signature électronique a comme avantage supplémentaire de donner aux vendeurs davantage de temps pour générer des revenus en se connectant et en convertissant les prospects. Fournir une expérience de signature fluide et élégante permet également de bien démarrer les nouvelles relations avec les clients.
Éducation
Les établissements d'enseignement, tels que les écoles et les universités, peuvent tirer parti de la technologie de signature électronique pour gérer électroniquement une grande variété de documents, notamment les relevés de notes, les accords d'inscription, les formulaires d'inscription et les formulaires d'aide financière.
Les services des affaires académiques peuvent utiliser des plateformes de signature électronique pour simplifier la signature des documents d'accueil et d'inscription des nouveaux étudiants. Cela permet à toutes les parties concernées de ne pas avoir à prendre des rendez-vous en personne pour examiner ces documents.
La technologie de la signature électronique permet de recueillir des signatures pour les formulaires d'autorisation sans que les élèves aient à rapporter des documents papier à leurs parents. Les enseignants et les administrateurs peuvent envoyer des liens vers les formulaires d'autorisation directement aux parents par email et obtenir leurs signatures en ligne. Cette méthode est non seulement plus économique et pratique, mais elle empêche également les élèves de falsifier la signature de leurs parents.
Gouvernement
Les organismes publics peuvent utiliser les signatures électroniques pour faciliter la signature d'un large éventail de documents, notamment les contrats, les formulaires et les demandes d'aide. Cette technologie est particulièrement utile pour rendre plus pratiques des services tels que l'octroi de permis, le versement de prestations, la déclaration d'impôts et le traitement des passeports et licences. Les agences gouvernementales peuvent numériser les formulaires relatifs aux allocations de chômage, à la sécurité sociale et à d'autres types d'assistance, éliminant ainsi le besoin de rendez-vous en personne.
Pour les services nécessitant encore un enregistrement physique, tels que les demandes de TSA PreCheck ou le renouvellement des permis de conduire, les travailleurs peuvent utiliser la technologie de signature électronique sur site afin de capturer rapidement les signatures numériques. Cela évite d'avoir à numériser les documents signés physiquement pour créer un enregistrement numérique.
Prestataires de soins de santé
Les établissements de santé peuvent utiliser des plateformes de signature électronique pour obtenir facilement des signatures sur leurs formulaires de consentement et les dossiers médicaux. Le personnel des cliniques ou d'autres établissements en recourant à des solutions de signature électronique associées à des formulaires tels que des états financiers et des accords de paiement. Plus de bseoin d'imprimer et de numériser des formulaires papier ! En fait, pendant la pandémie de COVID-19, de nombreux prestataires ont commencé à exiger que les patients effectuent les processus d’enregistrement sur les applications mobiles avant même d’entrer dans le cabinet afin d’éviter tout contact physique inutile.
Aux urgences, les signatures électroniques peuvent être utilisées pour signer les rapports de sortie, les comptes-rendus des médecins et d'autres documents relatifs aux patients, facilitant ainsi le suivi de la conformité. Le personnel infirmier et les autres employés peuvent également utiliser cette technologie pour signer des documents internes, réduisant ainsi la paperasserie.
Organisations à but non lucratif
Les organisations à but non lucratif et caritatives peuvent utiliser la technologie de signature électronique pour accepter des dons ainsi que pour les dérogations aux événements, les contrats de bénévolat, et bien plus encore. Les responsables peuvent utiliser cette technologie pour signer des contrats avec des fournisseurs, des partenaires et d'autres organisations sans avoir à envoyer des emails chronophages.
Les plateformes de signature électronique peuvent également faciliter la signature des demandes de subvention, des formulaires de don et d'autres documents importants. Avec de nombreux contrats en cours à tout moment, une plateforme de signature électronique est particulièrement utile pour aider les responsables d'organisations à but non lucratif à suivre le statut de chaque document et à identifier rapidement ce qui doit encore être révisé ou signé.
Dans l'ensemble, les plateformes de signature électronique représentent un outil précieux pour optimiser les processus de signature de documents dans tous les secteurs. Cette technologie peut s'avérer indispensable pour transformer votre bureau en un environnement entièrement numérique et automatisé.
Préparer le processus de signature électronique
Maintenant que vous comprenez l'importance des signatures électroniques pour votre organisation, vous vous demandez probablement comment les intégrer à vos processus de gestion des documents. Pour ce faire, il est essentiel de comprendre ce qui rend les signatures électroniques juridiquement contraignantes et quel type de plateforme est nécessaire pour les gérer efficacement.
Le cadre juridique des signatures électroniques
Les signatures électroniques sont un outil relativement nouveau, et les lois et réglementations qui les soutiennent continuent d'évoluer. Aux États-Unis, la législation concernant la signature électronique repose sur deux lois :
- La loi uniforme sur les transactions électroniques (UETA), adoptée en 1999, reconnaît les signatures électroniques comme équivalentes aux signatures manuscrites à l'encre. Cette loi permet aux parties de conclure des contrats et de faire des affaires en ligne, exactement comme elles le feraient avec des documents papier traditionnels. L'UETA assure la reconnaissance juridique des signatures et des enregistrements électroniques en établissant qu'ils sont admissibles comme preuve devant les tribunaux. Elle stipule également que les signatures électroniques ne peuvent se voir « refuser l'effet juridique ou la force exécutoire » simplement parce qu'elles sont sous forme électronique. En d'autres termes, l'UETA précise qu'un contrat ou autre document juridique signé électroniquement a la même validité qu'un document signé avec une signature manuscrite sur papier.
- The E-Sign Act, la loi américaine sur la signature électronique, adoptée en 2000, réglemente l'utilisation des signatures électroniques aux États-Unis. Elle permet aux parties d'utiliser des moyens électroniques pour créer, stocker et signer des documents, et mener leurs affaires par voie électronique, tout comme elles le feraient avec des documents papier traditionnels. Cette loi recoupe celle de l'UETA. Cependant, l'E-Sign Act s'applique aux transactions impliquant un commerce interétatique ou étranger, tandis que l'UETA s'applique aux transactions qui ont lieu au sein d'un même État.
Un certain nombre d'autres réglementations ont également à l'origine des lois sur la signature électronique dans le monde entier. Le Parlement européen a adopté en 2014 le règlement eIDAS, qui définit le cadre juridique de l'utilisation des signatures électroniques dans l'Union européenne, et notamment qui et quelles entités peuvent tirer parti de cette technologie et dans quelles circonstances. En Australie, le gouvernement a mis en œuvre l'Electronic Transactions Act en 1999, qui met à jour rétroactivement les lois exigeant que les citoyens fournissent une signature manuscrite en leur permettant de signer par voie électronique.
Toute organisation qui exerce des activités en Europe, en Australie ou dans d’autres régions doit rechercher les lois locales sur les signatures électroniques afin de garantir leur conformité.
Que rechercher dans une plateforme de signature électronique
De nombreuses solutions logicielles de signature électronique sont disponibles sur le marché, mais toutes n'offrent pas le même niveau de commodité et d'impact. Lorsque vous évaluez différentes options, recherchez une plateforme de signature électronique qui répond à ces critères.
- Simple to adopt. The e-signature platform should be cloud-based and should run on any operating system or mobile device. The software should be no-code so that any user can set it up without any technological expertise and you don’t waste valuable time and resources setting it up and training staff to use it. The user interface should be straightforward and intuitive to navigate.
- Easy to integrate. If your organization already uses automation for your business processes, you’ll need an e-signature solution that plays well with your existing systems.
- Secure. The platform should have stateof-the-art data encryption and storage capabilities to keep user information secure. Look for platforms that have a demonstrated history of meeting evolving security standards. Check for integrations with your existing single sign-on provider for an added layer of security.
- Legally compliant. The software you choose should state whether or not they are compliant with existing regulations for e-signatures. E-signature platforms used in the healthcare industry in the United States should also be HIPAA compliant.
- Unlimited. The solution you choose should be able to grow with your organization over many years. Your e-signature solution should allow your organization to collect an unlimited number of signatures, so you are not penalized for your success by paying more as your business grows. Additionally, you should be able to keep an unlimited number of records, so storage is never an issue.
- Clear cost structure. Many e-signature vendors have complex pricing structures based on cost per document or the amount of storage space available. These pricing methods can make it challenging to estimate the actual cost of the solution and determine ROI. Look for a solution that offers straightforward and transparent pricing to avoid unexpected fees.
- End-to-end. The best e-signature solutions do more than enable users to collect signatures online — they allow organizations to manage and automate many of their document processes. Opting for a full, end-to-end solution will help consolidate vendors and reduce overall operating costs, while eliminating issues that could arise from incompatibility between different software.
Jotform Sign : la plateforme de signature électronique évolutive
Les signatures électroniques augmentent la commodité, l'efficacité et la sécurité de toutes les transactions, tant pour les signataires que pour les destinataires. Intégrer des solutions de signature électronique dans l'ensemble de votre organisation est essentiel pour optimiser les avantages de cette technologie, notamment une productivité accrue et une réduction des coûts.
Jotform Sign permet aux utilisateurs d'automatiser tous les aspects de la collecte de signatures électroniques, depuis la création de documents et de flux de travail jusqu'au stockage sécurisé dans le cloud. Faisant partie de la suite Jotform Entreprise, cette plateforme polyvalente peut améliorer l'efficacité au point de réduire la durée moyenne de nombreux flux de signature à seulement 1,8 jour. Pour une installation rapide et un déploiement facile, la plateforme s'intègre facilement à de nombreuses solutions tierces déjà en place.
Les clients, ainsi que les entreprises qui leur offrent des produits et services, méritent une commodité optimale pour la signature et la gestion des documents. Les solutions de signature électronique vont au-delà des gains de temps et d'argent : elles améliorent l'expérience de signature pour toutes les parties concernées.
The best e-signature solutions enable end-to-end document management and automation.
Décharge de responsabilité : Les informations présentées dans ce guide sont fournies à titre informatif uniquement et ne doivent pas être considérées comme des conseils juridiques. Nous nous efforçons de maintenir ces informations exactes et à jour, cependant les lois et réglementations peuvent varier selon les juridictions et être sujettes à des changements fréquents. Pour toute question juridique spécifique concernant les informations contenues sur ce site, nous vous recommandons de consulter un avocat dans votre région.