En tant que gestionnaire, vous avez certainement passé beaucoup de temps à embaucher et intégrer des employés, lesquels devaient essentiellement être les meilleurs des meilleurs. Pour de nombreux managers, cependant, transitionner vers un environnement de travail en distanciel pendant la pandémie de COVID-19 a rendu difficile la tâche qui consistait à se tenir au courant de charge de travail quotidienne de chaque employé, et a posé des questions sur l’évaluation de la productivité.
Vos employés font le travail, mais comment savez-vous vraiment s’ils le font efficacement ? Est-il nécessaire de mettre en place un système de surveillance des employés pour s’en assurer ?
Il y a des avantages et des inconvénients à mettre en place un processus d’observation de la productivité de vos employés, et à fortiori cela s’applique également à un système de surveillance au sens large. Voyons quels sont les avantages et les inconvénients d’un tel système de surveillance des employés.
Qu’est-ce que la surveillance des employés ?
Lorsque vous devenez manager, ou responsable d’une équipe, vous apprenez rapidement que cela nécessite un tout nouvel ensemble de compétences. La gestion nécessite un certain niveau de dévouement envers vos employés, mais elle ajoute également un nouveau niveau de responsabilité à votre rôle.
Votre propre responsable peut vous demander de déléguer du travail à vos employés. Comment savez-vous combien de travail ils peuvent assumer ? Ou comment pouvez-vous vous assurer qu’ils consacrent le temps nécessaire au travail que vous leur confiez ? C’est là que la surveillance des employés entre en jeu.
Le système de surveillance des employés est une forme de suivi et de contrôle utilisé par les employeurs pour effectuer un suivi de ce que font leurs employés au travail. Il peut prendre de nombreuses formes différentes et les gestionnaires l’utilisent le plus souvent pour suivre des éléments tels que le temps qu’une personne consacre à des tâches spécifiques, les sites Web que les employés visitent pendant les heures de travail, les appels qu’ils passent ou même, parfois, les frappes au clavier des employés dans les cas les plus intrusifs.
Si pour certains employeurs, il s’agit d’un élément essentiel de la gestion, surveiller les employés présente de nombreux avantages et inconvénients.
Les avantages de la surveillance des employés
1. Cela peut aider à évaluer les charges de travail et à ajuster les effectifs de l’équipe
Lorsque les entreprises déterminent des objectifs trimestriels ou annuels, elles fixent souvent également des objectifs pour leurs employés. Pour certaines entreprises, cela peut être un quota de vente. Pour les sites de blogs, il peut s’agir d’un certain nombre d’articles publiés. Pour les employés de l’informatique, il peut s’agir d’un nombre spécifique de tickets d’assistance remplis chaque semaine.
Pour fixer un objectif ambitieux mais réaliste, il serait utile d’avoir une idée du temps qu’il faut à vos employés pour atteindre certaines étapes chaque semaine. Par exemple, si vous êtes un éditeur et que vous souhaitez que vos rédacteurs rédigent 40 articles par semaine, mais que vous constatez qu’il leur faut au moins deux heures pour terminer un article, vous allez devoir ajuster vos objectifs – ou embaucher plus de rédacteurs.
Si vous vous fixez des objectifs trop ambitieux que vos employés ne peuvent atteindre, il peut être utile d’utiliser un système de suivi du travail de vos employés pour voir combien de temps ils consacrent à chaque tâche qui leur est assignée. Les responsables ont souvent des difficultés à évaluer la charge de travail des employés, il peut donc être utile de mesurer avec précision ce à quoi vos employés passent le plus de temps. Cela peut mettre en évidence le besoin de former, ou d’embaucher. Il sera plus facile d’obtenir l’embauche de nouveaux salariés si vous avez des chiffres précis sur la quantité de travail à faire.
2. Cela peut éviter les problèmes de sécurité
Si de nombreux avantages d’un système de surveillance des employés relèvent de la productivité, il existe également un avantage majeur qui affecte tous les aspects de votre entreprise : la sécurité.
Imaginez que vous êtes dans un studio de cinéma, en train de travailler sur un blockbuster estival très attendu. Deux semaines avant la première du film, la fin fuite sur un blog. Cela peut être un revers financier majeur pour le studio, et cela soulève des questions sur qui est responsable de la fuite des informations.
Surveiller ses employés peut être utile pour les entreprises qui ont subi une faille de sécurité majeure. Si un employé partage des informations commerciales confidentielles avec le public, l’entreprise a le droit de savoir.
En surveillant les communications par e-mail et par téléphone, les entreprises peuvent prendre des mesures contre les employés qui rompent leur contrat ou font quoi que ce soit pour causer des problèmes juridiques à l’entreprise. La mise en place d’une forme de surveillance des employés peut souvent protéger une entreprise avant qu’une telle chose ne lui coûte beaucoup de temps et d’argent.
3. Cela peut également protéger vos employés
La surveillance des employés peut sembler surtout favoriser l’entreprise au détriment du salarié, cependant les employés peuvent également bénéficier de certaines formes de surveillance. S’ils ont l’impression que la direction leur donne trop de travail, le fait de pointer leurs heures chaque semaine peut être un bon moyen pour les travailleurs d’exprimer cette préoccupation à la direction.
Plutôt que de dire vaguement : “J’ai l’impression d’en faire trop”, ils peuvent dire avec précision : “J’ai passé 50 heures à travailler sur des rapports la semaine dernière, et je crois que mon contrat stipule que je ne devrais travailler que 40 heures.”
Avoir un système de surveillance en place peut également protéger un employé si quelqu’un l’accuse de se relâcher ou de faire quoi que ce soit d’autre d’inapproprié au travail. Si un employé suit les heures qu’il passe sur chaque tâche, et que l’entreprise peut donc prouver le temps passé sur une tâche, il y a peu de place pour des désaccords sur la productivité.
Bon à savoir
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Les inconvénients de la surveillance des employés
1. Cela soulève des problèmes de confidentialité et peut affecter la satisfaction au travail
La plainte la plus courante entendue contre les systèmes de surveillance des employés est que cela viole le droit à la vie privée d’un employé. Si cela peut sembler injuste pour certains, dans de nombreux pays il est légal pour un employeur de surveiller son employé pendant ses heures de travail. Cependant, le fait que ce soit légal ne signifie pas nécessairement que toutes les entreprises doivent s’adonner à cette pratique.
De nombreuses entreprises sont fières de leur culture, et avec cela, les employés s’attendent souvent à un certain niveau de confiance. Si les employés découvrent que leurs responsables inspectent chacun de leurs e-mails, écoutent leurs téléphones ou même accèdent à leurs webcams, cela pourrait avoir un effet négatif sur leur niveau de confort et leur satisfaction au travail.
Selon une étude récente, 76 % des entreprises qui utilisent un logiciel de surveillance des employés pour suivre leurs employés affirment qu’elles ne disent pas aux employés l’étendue de leur suivi parce qu’elles “craignent leurs réactions”. Si une entreprise est consciente que les employés ne réagiront pas favorablement à la surveillance, cela va peut-être à l’encontre de la culture de l’entreprise.
2. Cela peut signifier plus de travail pour vous ou votre entreprise
Une fois que vous avez décidé qu’il y a davantage d’avantages que d’inconvénients, et que vous voulez essayer d’utiliser un système de surveillance des employés, vous devez déterminer qui effectuera réellement la surveillance. Bien sûr, vous pouvez configurer un logiciel pour suivre certains aspects de la journée de travail de vos employés, mais qu’allez-vous faire des données ?
La mise en place d’un suivi des employés nécessite généralement un petit effort supplémentaire de la part du responsable. Par exemple, demander à vos employés de pointer à l’arrivée et à la sortie à l’aide d’un logiciel de suivi du temps nécessite généralement l’approbation du responsable chaque semaine avant de réaliser les paies. Il est important de se rappeler d’approuver tous les rapports si vous configurez un système qui vous oblige à le faire.
La qualité des données que vous collectez dépend de votre analyse. Si vous décidez de collecter plus de données sur vos employés, vous aurez besoin d’un moyen de les comprendre (et, espérons-le, de les utiliser à l’avantage de votre entreprise).
Vous pouvez choisir d’être franc avec vos employés sur ce que votre entreprise suivra exactement. Cela nécessitera de communiquer avec les employés ainsi que de mettre à jour vos modèles de contrat pour vous assurer qu’ils incluent ces informations pour tous les nouveaux employés.
Comment utiliser Jotform pour mettre en place un système de surveillance des employés
Il y a beaucoup à considérer avant de prendre la décision de surveiller le travail de vos employés. Heureusement, si vous souhaitez essayer une option gratuite, Jotform est là pour vous y aider.
Formulaire de disponibilité des employés
Si vous avez besoin d’un moyen pour vos employés de vous faire savoir quand ils seront disponibles pour travailler chaque semaine, consultez le formulaire de disponibilité des employés de Jotform. Ici, vous pouvez collecter des informations de base, notamment le nom, l’e-mail, le numéro de téléphone, le service et le titre de votre employé. Le formulaire comprend également des entrées d’heure de début et de fin pour chaque jour de la semaine, ce qui facilite grandement la création d’horaires et le suivi des employés pour les gestionnaires, en particulier lorsqu’ils travaillent à distance.
Feuille de temps des employés et outil de reporting
Suivre les heures de vos employés ne nécessite pas automatiquement l’utilisation d’horloges ou la surveillance des ordinateurs portables des employés. De nombreuses entreprises font confiance à leurs employés pour suivre leur propre temps et le saisir dans un outil de reporting chaque semaine.
Jotform dispose de la feuille de temps et de l’outil de reporting parfaits pour les employés, lesquels peuvent saisir les heures travaillées chaque semaine dans un formulaire. Il leur permet également de télécharger une feuille de frais si nécessaire – et ils peuvent même signaler le déroulement de leur semaine avec une échelle de notation et une boîte de commentaires.
Rapport de fin de journée des employés
Si vous souhaitez collecter des points de données avant que vos employés ne se déconnectent en fin de journée, essayez le rapport de fin de journée des employés de Jotform. Les employés peuvent entrer l’heure à laquelle ils ont commencé et arrêté de travailler, les progrès qu’ils ont réalisés par rapport à leurs objectifs, un résumé quotidien et même une évaluation de leur propre productivité.
Les outils de Jotform vous fournissent les données dont vous avez besoin en tant que responsable, mais sans les intrusions potentielles dans la vie privée ni le coût élevé des outils de surveillance des employés plus consistants.
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