7 outils d'analyse des écarts

Il n’y a pas de technique universelle pour réaliser une analyse des écarts.

Réaliser une analyse des écarts consiste à évaluer où se situe une entreprise au jour J, quels sont ses buts futurs et où elle veut aller et ce qui manque pour combler l’écart. Ce sont des questions simples, et il y a des dizaines de raisons pour lesquelles une analyse des écarts peut être nécessaire et des dizaines de façons d’en entreprendre une.

La théorie des affaires, la théorie de l’organisation et même la psychologie ont joué un rôle dans le développement de méthodologies d’analyse des écarts. Mais les outils d’analyse des écarts aideront à transformer la théorie en solutions utilisables pour combler les écarts et réussir en affaires.

Voici sept outils et modèles d’analyse des écarts qui vont permettre de déterminer si les objectifs de planification visés correspondent ou non aux résultats effectivement atteignables. 

Analyse SWOT

L’analyse SWOT est l’un des outils de planification d’entreprise parmi les plus populaires et les plus connus, datant des années 1960, date à laquelle elle a commencé à être utilisée au Stanford Research Institute. L’analyse SWOT examine quatre aspects différents d’une entreprise, d’un processus ou d’un projet : les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces.

L’analyse SWOT est efficace, car elle repose sur une structure simple. Sous forme de grille à quatre quadrants, c’est essentiellement un tableau de comparaison, lequel permet d’examiner les points positifs et négatifs du sujet analysé.

Cependant, les informations que vous obtenez d’une analyse SWOT sont tout sauf simples à comprendre. Les deux premiers éléments – forces et faiblesses – sont dirigés vers l’intérieur de l’entreprise. Quelles sont les valeurs de l’entreprise ? Quelle est la proposition de valeur du produit ?

Les deux éléments suivants – menaces et opportunités – sont dirigés vers le paysage concurrentiel. Où en sont les concurrents ? Quelles sont les forces extérieures (c.-à-d. L’évolution des habitudes de consommation, des réglementations, de l’état de l’économie) qui affectent l’entreprise ?

Une analyse SWOT fournit aux analystes une analyse réaliste de la situation actuelle. Cet outil visuel clair les aide à prendre de meilleures décisions stratégiques afin d’arriver là où ils veulent aller.

PERT

Lorsqu’un projet est complexe, multiforme et fortement dépendant d’un délai donné, de nombreuses grandes organisations se tournent vers le PERT (en anglais Program Evaluation and Review Technique). Le concept du PERT, que la marine américaine a développé à la fin des années 1950, examine le temps prévisionnel établi pour terminer un projet basé sur trois options : optimiste, réaliste et pessimiste. Il s’appuie sur des statistiques pour planifier la chronologie d’un projet et attribuer des estimations de la durée du projet dans chacun de ces scénarios.

La technique PERT repose sur deux types de jalons : les activités et les événements. Les activités représentent le travail qu’une organisation doit accomplir pour terminer une tâche. L’événement est l’achèvement d’une tâche qui permet à l’organisation de passer à l’étape suivante du projet. Les responsables estiment le temps nécessaire pour chaque activité et événement et le comparent au “chemin critique”, lequel représente le temps estimé le plus long pour atteindre l’objectif.

En comparant les différents scénarios à l’estimation correspondant au “chemin critique”, les analystes peuvent ainsi parvenir à établir le scénario optimal en termes de gestion des délais.

Bien que cela puisse paraître compliqué, vous pouvez facilement créer des graphiques PERT à l’aide de logiciels tels que Microsoft Visio .

Modèle de congruence de Nadler-Tushman

Il existe de nombreuses façons d’analyser les écarts de performance. Alors que l’analyse PERT examine les délais et les plannings, l’outil de Nadler-Tushnman examine de manière plus large comment les différents éléments afférents à une organisation se collisionnent pour affecter les résultats.

Plus spécifiquement, le modèle de la congruence Nadler-Tushman – du nom de deux théoriciens de l’organisation qui l’ont développé dans les années 1980 – examine quatre aspects d’une organisation qui transforme les intrants en extrants : le travail, la culture, la structure et le personnel.

Une étude approfondie de chacun de ces éléments aide les gestionnaires à comprendre comment leur organisation fonctionne et comment les parties interagissent les unes avec les autres – en d’autres termes, la “congruence” de toutes les parties qui travaillent ensemble et qui composent le flux organisationnel.

Par exemple, vous pouvez avoir trouvé les bonnes personnes à affecter à un projet, mais si la structure de l’équipe ne permet pas de réaliser des opérations efficaces, le projet en souffrira.

Une fois que vous avez examiné en profondeur comment les quatre éléments interagissent, vous pouvez identifier les lacunes et développer un plan d’action pour y remédier. La puissance de cet outil d’analyse des écarts réside dans la façon dont il prédit comment les changements dans un domaine spécifique – comme la culture ou la structure – peuvent avoir un impact sur d’autres domaines de l’entreprise.

Le diagramme en arête de poisson

Si vous recherchez un outil d’analyse des écarts pour vous aider spécifiquement à la conception d’un produit ou au contrôle de la qualité, le diagramme en arête de poisson pourrait bien vous convenir. Le théoricien de l’organisation japonais Kaoru Ishikawa l’a développé sous forme de diagramme causal – autrement dit, il l’a conçu pour montrer où les facteurs d’un processus peuvent causer des problèmes, ou des défauts, plus tard dans le temps.

En fonction de l’objectif de l’analyse des écarts, un diagramme en arête de poisson peut inclure différents types de facteurs. Par exemple, dans les processus de fabrication, l’analyse prend en compte les 5M (mindpower, machine, matériau, mesure et méthode), tandis que pour le marketing produit, ce sont les 8P (produit, prix, lieu, promotion, personnes, processus, preuves physiques et performance).

Chacun de ces éléments est représenté par une branche distincte du diagramme en arête de poisson, offrant une expérience visuelle globale qui peut informer sur des lacunes complexes de manière simplifiée. 

Pourquoi appelle-t-on ce diagramme un “diagramme en arête de poisson” ? Tout simplement parce que le diagramme lui-même ressemble à un squelette de poisson. L’utilisateur le plus célèbre du diagramme en arête de poisson est le constructeur automobile Mazda Motors, qui a utilisé l’outil pour contribuer à perfectionner la conception de la Miata, ou MX5.

Modèle McKinsey 7-S

Comme son nom l’indique, le modèle McKinsey 7-S prend en compte sept éléments, lesquels doivent être alignés pour qu’une organisation obtienne le succès. Ce sont deux consultants McKinsey qui l’ont développé dans les années 1970 comme un outil pour aider les organisations à gérer le changement et à atteindre leurs objectifs. Ce qui est intéressant à propos de la méthode, c’est comment elle positionne les 7-S lorsque l’on considère la performance d’une organisation.

L’outil divise les 7-S en éléments “durs”, définis et faciles à définir, tels que la structure, la stratégie et les systèmes ; et en éléments “souples” qui sont moins rigides, par exemple, les compétences, le style, le personnel et les valeurs partagées.

Le modèle place les valeurs partagées au centre, avec les autres éléments autour. Cela montre à quel point le modèle McKinsey accorde une importance à l’impact des valeurs sur tous les autres aspects du fonctionnement d’une entreprise.

Le McKinsey 7-S est un excellent outil d’analyse des écarts, car une entreprise peut l’utiliser pour déterminer comment une organisation se situe par rapport à chacun des 7-S individuels aujourd’hui et où elle veut être pour chaque élément à l’avenir. En comparant ces deux graphiques, il est facile d’identifier ce qui doit changer pour atteindre le niveau d’harmonie qui peut aider à atteindre les objectifs commerciaux.

Le modèle Burke-Litwin

Comme plusieurs autres outils d’analyse des écarts, le modèle Burke-Litwin est apparu dans les années 1960, lorsque gérer une entreprise a commencé à faire appel à des talents plus importants. Ce modèle aborde la question de la gestion du changement, identifiant 12 éléments qui influencent une organisation :

• Environnement externe
• Mission et stratégie
• Leadership
• Culture organisationnelle
• Structure
• Systèmes
• Pratiques de gestion
• Climat de travail
• Tâches
• Besoins et valeurs individuels
• Motivation
• Performance (individuelle et organisationnelle)

Chacun de ces éléments est un moteur essentiel du changement organisationnel et, ensemble, ils forment un modèle d’organigramme montrant comment ils interagissent et contribuent au processus de changement.

En raison du grand nombre d’éléments abordés par le modèle Burke-Litwin, la plupart le considèrent comme l’un des outils d’analyse des écarts les plus complexes, et ce sont souvent les grandes organisations confrontées à de vastes changements qui l’utilisent le plus souvent. Mais le modèle permet d’appréhender tous les éléments constitutifs d’une entreprise, quelle que soit sa taille. Même les plus petites entreprises peuvent utiliser le modèle Burke-Litwin comme base pour réaliser une analyse des écarts.

Tableaux, graphiques et feuilles de calcul

L’analyse des écarts ne nécessite pas de modèle théorique spécifique pour être efficace. Même une feuille de calcul, un graphique ou un tableau est un excellent outil d’analyse des écarts, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin de logiciel ou de méthodologie compliqués.

Analyser des écarts consiste à organiser l’information de manière à pouvoir réaliser une comparaison et une analyse appropriées. Pour cette raison, les outils d’analyse des écarts sont généralement sous forme visuelle, comme la grille SWOT ou le diagramme en arête de poisson.

Vous pouvez créer une analyse visuelle des écarts pour tout type d’évaluation avec de simples compétences de base en matière de mise en page et de conception. Par exemple, vous pouvez créer une analyse des écarts axée sur les nombres, comme une analyse des écarts financiers, avec Excel ou Google Sheets.

Vous pouvez créer un tableau dans PowerPoint ou Word pour cartographier différentes zones de l’analyse et les comparer. Vous pouvez également utiliser l’un des nombreux modèles d’analyse des écarts en ligne comme point de départ. Les possibilités sont infinies et n’ont pas à vous coûter un rein.

Outils pour combler les écarts

L’analyse des écarts est un concept large. Les organisations peuvent l’utiliser pour évaluer un problème simple ou apparemment transparent – par exemple, améliorer un questionnaire de recrutement – ou pour un défi autrement plus important et complexe – par exemple, pour réorganiser l’ensemble du service des ressources humaines.

Quel que soit l’objectif d’une analyse des écarts, il existe forcément un outil qui pourra vous aider à la réaliser. De plus, si les outils d’analyse des écarts existants ne répondent pas tout à fait à vos besoins, vous pouvez créer les vôtres avec une simple feuille de calcul ou un tableau. Et en ce qui concerne l’analyse des écarts, il existe de nombreux outils qui peuvent vous permettre d’être le plus précis possible.