Intégrer de nouveaux employés au sein de votre entreprise représente toujours le même ballet fastidieux et chronophage de documents à envoyer, numériser et classer ? Il existe une alternative plus rapide et plus sûre : l’intégration sans papier. Un bon système d’intégration sans papier stockera tous les documents en ligne, dans un seul et unique endroit, ce qui facilitera la recherche quand vous aurez besoin d’un fichier et protégera les documents sensibles.
“La plupart des entreprises peuvent facilement passer à la dématérialisation”, déclare Natalie Morgan, directrice des ressources humaines chez CareerPlug, “et je pense que l’année écoulée le prouve réellement.” Alors que de nombreuses entreprises se sont converties, plus ou moins contraintes et forcées, au télétravail pendant la pandémie COVID-19, cela a aussi représenté l’occasion idéale de totalement dématérialiser les nouveaux processus d’embauche.
Si vous envisagez une intégration sans papier, mais que vous ne savez pas par où commencer, ce petit guide vous expliquera tout ce qu’il y a à savoir pour configurer votre système.
Qu’est-ce que l’intégration sans papier ?
Grâce à “l’intégration sans papier”, que l’on peut aussi appeler “intégration dématérialisée”, les nouvelles recrues remplissent tous les documents obligatoires lors de leur embauche ; et reçoivent en ligne les informations et la formation qu’ils auraient normalement reçues dans un processus d’intégration traditionnel en présentiel. La principale différence est qu’ils réalisent ce processus en remplissant des formulaires en ligne et via des outils logiciels.
La plupart des entreprises incluent les éléments suivants dans leur processus d’intégration sans papier :
- Formulaire fiscaux, par exemple formulaire W-4
- Formulaire de vérification de l’admissibilité à l’emploi, par exemple formulaire I-9 :
- Contrat de travail :
- Accords de confidentialité et de non-concurrence :
- Accords sur les avantages sociaux : congés payés, jours de récupération, assurance maladie et mutuelle
- Informations personnelles des employés et coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence
- Formulaire de demande d’équipement informatique et d’accès :
- Conditions d’accès (par exemple, pour les bases de données ou les boîtes de réception de courrier électronique)
- Informations de paie
- Enregistrement pour l’accès aux bâtiments et aux installations
Pour configurer votre système, choisissez un outil qui vous permettra de créer ces formulaires et documents en ligne, de rassembler les soumissions et les signatures, et de stocker toutes les réponses de manière organisée. La plupart des entreprises travaillent avec une plate-forme logicielle d’intégration dématérialisée spécifique ou créent un processus simplifié avec un générateur de formulaires en ligne. Certains systèmes – y compris Jotform – ont des formulaires d’intégration prêts à l’emploi que vous pouvez personnaliser en fonction de votre entreprise, ou vous pouvez créer vos formulaires à partir de zéro.
Une fois que vous avez configuré vos formulaires, vous pouvez partager le lien avec les nouveaux employés. Tout ce dont ils ont besoin pour commencer est une connexion Internet. Ils peuvent compléter, soumettre, réviser et éditer leurs documents via un portail en ligne.
3 conseils pour configurer votre système d’intégration sans papier
Déplacer tous vos formulaires d’intégration en ligne
“Ce que je suggérerais aux gens qui commencent à faire ces choses sans papier, ce serait de tout faire sur ce même système”, déclare Morgan.
Par exemple, ne proposez pas un formulaire en ligne et un autre au format papier. Pour un nouvel employé, souligne Morgan, ce serait une expérience déroutante de remplir la moitié de ses formulaires en ligne, puis d’avoir un classeur rempli d’autres documents à remplir et à apporter.
Le transfert de l’ensemble du processus vers un format dématérialisé permettra également aux propriétaires d’entreprise et aux chargés de ressources humaines de trouver plus facilement des documents spécifiques s’ils sont tous enregistrés en un seul endroit en ligne, plutôt que de devoir passer des documents en ligne aux documents papier. Et vice-versa.
Soyez conscient de la nécessité de vous conformer au formulaire I-9
Chaque employeur aux États-Unis doit remplir un formulaire I-9 pour chaque employé. Pour traiter ce formulaire de manière dématérialisée, “il est important de comprendre les instructions et de vous assurer que vous êtes toujours en conformité quelque soit la façon dont vous remplissez le formulaire”, explique Morgan.
Bien que vous puissiez remplir le formulaire I-9 en ligne, vous devez toujours inspecter physiquement l’identité et les documents d’admissibilité de chaque employé. En raison de la pandémie COVID-19, le gouvernement autorise temporairement les employeurs à examiner ces documents via des méthodes virtuelles – par exemple, l’employé peut les tenir devant sa webcam ou les scanner. Cependant, ce n’est pas un changement permanent, et vous devrez réexaminer ces documents en personne une fois que les opérations reprendront leur cours normal.
Ne faites pas l’impasse sur l’intégration culturelle
L’intégration ne doit pas se limiter à collecter des informations. Pour aider les nouveaux membres de l’équipe à s’installer dans leur nouveau poste, vous pouvez utiliser des processus dématérialisés pour réaliser une intégration culturelle virtuelle.
Partagez des copies numériques du manuel de votre entreprise et l’organigramme du personnel avec leurs coordonnées pour réduire la consommation de papier. Vous pouvez demander aux nouvelles recrues de remplir un questionnaire en ligne “Apprendre à vous connaître” et de partager leurs réponses avec l’équipe pour briser la glace et entamer des conversations.
Si votre équipe travaille en distanciel, Morgan recommande également de mettre en place des appels vidéo de 15 minutes entre les nouveaux employés et tous les membres de leur service. Au lieu de se reposer sur des conversations spontanées entre les membres d’une équipe au sein d’un bureau, Morgan explique : “Ce que nous avons fait à distance, c’est d’être beaucoup plus intentionnel avec la mise en place de réunions virtuelles.”
La transition vers l’intégration sans papier
La configuration de l’intégration sans papier demande du travail, mais Morgan nous dit qu’il y a une bonne nouvelle : “C’est plus facile que vous ne le pensez.” Votre investissement initial en temps sera rentable en vous offrant un processus d’intégration rationalisé avec un stockage en ligne centralisé.”
“À long terme, cela vous fera gagner beaucoup de temps”, explique Morgan, “et vous rendra plus confiant en votre conformité.”
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