Comment créer une checklist pour l’intégration des employés qui travaillent à distance

Structurer l’entrée des nouveaux employés au sein d’une entreprise peut être critique pour une bonne intégration. De nombreux employeurs se tournent désormais vers des personnes qui travaillent à distance, il est donc essentiel de prendre en compte les exigences et les situations uniques liées à l’intégration à distance.

Chaque employé bien intégré contribue à la réussite de l’entreprise

La clé du succès de l’intégration est de définir des limites et des attentes claires. Les nouveaux employés doivent connaître les politiques et les valeurs de l’entreprise. Votre processus d’intégration donne le ton, en particulier lorsque les employés n’ont pas d’interaction avec les gestionnaires et leurs collègues en présentiel.

Lorsque vous établissez une checklist pour réaliser une intégration à distance, assurez-vous de suivre les étapes suivantes :

• Rassemblez toutes les informations nécessaires auprès de chaque personne ;
• Aidez les employés virtuels à surmonter les défis courants du travail à distance ;
• Donnez aux employés à distance l’occasion de développer des liens avec des coéquipiers et des managers ;
• Présentez les outils, les systèmes et les plates-formes de communication de l’entreprise aux nouveaux employés ;
• Renforcez la culture d’entreprise et l’engagement même à distance.

Le problème avec l’intégration à distance est qu’il est fréquent que les petits détails passent entre les mailles du filet. Lorsqu’une personne n’est pas physiquement au bureau, la possibilité que les RH et la direction oublient potentiellement certaines des parties parmi les plus importantes du processus d’intégration augmente. Vous pouvez éviter ces omissions en concevant un processus étape par étape pour l’intégration à distance.

1. Communiquez avec votre nouvel employé

Créez un système pour identifier qui est responsable de la communication avec le nouvel employé. Partagez des informations avec le nouvel employé avant son premier jour afin qu’il sache à quoi s’attendre dès sa prise de poste.

Voici quelques éléments que vous pourriez inclure dans la communication avec vos nouveaux employés :

• Donner des liens de vers les outils de vidéoconférence et instructions d’accès
• Offrir Un agenda détaillé pour la première semaine
• Donner des informations sur les technologies et les équipements utilisés
• Donner les heures de réunion pour chaque session d’intégration
• Donner une version numérique de votre manuel de l’employé
• Donner de la littérature sur les valeurs de l’entreprise
• Donner les coordonnées des responsables et des membres de l’équipe

Pensez également à fournir des instructions spécifiques sur tout ce que l’employé doit faire pour se préparer. Par exemple, si vous organisez des réunions d’intégration par vidéoconférence, le nouvel employé doit disposer d’une connexion Internet solide et d’un espace calme pour pouvoir échanger.

Gardez à l’esprit que cela peut être la première fois que l’employé travaille à distance. Il est préférable de fournir autant de détails que possible lorsque vous fournissez des instructions pour les réunions et vos attentes dans le travail.

2. Recueillez les informations sur les nouveaux employés

Auparavant, les nouveaux employés remplissaient des formulaires lors de leur premier jour de travail, lesquels étaient conservés dans des dossiers, avec les informations personnelles et les informations afférentes au contrat.

Si vous embauchez des gens qui travaillent de chez eux, il n’est pas logique de leur faire remplir des formulaires papier. Les formulaires en ligne offrent un moyen plus simple et plus efficace de collecter des informations sur les nouveaux employés, où qu’ils soient. 

Jotform propose des modèles de formulaires que vous pouvez personnaliser pour les faire correspondre aux informations de chaque poste. Voici quelques-uns des nouveaux formulaires de recrutement parmi les plus populaires pour l’intégration à distance :

• Intégration des nouveaux employés
• Cheklist pour les nouveaux employés

Il existe aussi d’autres modèles Jotform supplémentaires qui pourront vous aider à rationaliser votre nouveau processus d’embauche. Consultez ces formulaires d’informations sur les employés pour trouver le bon modèle pour vous aider à démarrer.

3. Recueillez des formulaires supplémentaires

En plus des informations personnelles concernant l’employé, votre équipe RH a également besoin d’informations supplémentaires. Il vous faudra différents documents pour déterminer l’admissibilité à un poste d’un employé : vous pouvez utiliser d’autres formulaires pour collecter des informations additionnelles.

Jotform dispose d’autres modèles de formulaires que vous pourriez inclure dans votre nouveau processus d’intégration employé. Par exemple, vous pouvez demander à chaque employé de remplir un formulaire de contact d’urgence. Ou vous pouvez trouver que poser certaines questions aux nouveaux employés est un bon moyen d’en savoir plus sur chaque personne à des fins de consolidation de l’équipe.

4. Faites un suivi des commentaires des employés

Demander à chaque nouvel employé de remplir un formulaire de commentaire peut être très utile pour mesurer l’efficacité de votre processus d’intégration à distance. Ces informations vous aideront à identifier les lacunes du processus. Vous pouvez aussi les utiliser pour améliorer votre checklist d’intégration dans le futur.

Pensez à communiquer avec votre nouvel employé à l’issue de sa première semaine, de son premier mois et de son premier trimestre. Ces appels vous donneront un aperçu des difficultés auxquelles l’employé pourrait être confronté. Vous devez vous assurer que chaque personne s’installe dans ses nouveaux rôles et reçoit la formation appropriée pour l’aider à réussir et s’intégrer en tant que membre productif de l’équipe. Pour plus d’informations sur l’intégration à distance, vous pouvez consulter notre guide ultime sur l’intégration de nouveaux employés. Ces informations pourront vous aider à créer un système d’intégration efficace et à tirer parti des formulaires numériques – un incontournable pour tous les employeurs.

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