Votre cabinet de soins de santé perd de l’argent à cause de rendez-vous non honorés ? Une non-présentation ou une annulation de dernière minute peut sonner comme une perturbation mineure de votre flux de travail quotidien, mais ces problèmes s’additionnent et finissent par réduire vos résultats.
Certains prestataires médicaux supposent que les rendez-vous manqués sont inévitables. Cela peut être vrai, mais vous pouvez minimiser ces problèmes avec un système de rappel des rendez-vous, afin que vos patients ne les oublient pas.
Comment les rendez-vous manqués affectent votre entreprise
Lorsqu’un patient ne se présente pas à un rendez-vous programmé, vous ne perdez pas seulement une occasion de gagner de l’argent. En fait, les non-présentations impactent vos résultats de plusieurs manières :
- Perte de revenus potentiels
- Occasion manquée pour un autre patient
- Perte de temps en tâches administratives pour reporter le rendez-vous
- Perte d’efficacité liée à des changements de planning
Que le patient se présente ou non, vous devez toujours payer vos frais généraux : amortissement de l’équipement, salaires du personnel, loyer, etc., il est donc important de minimiser ce type d’événements afin de ne pas perdre trop de revenus.
Le coût des rendez-vous manqués
Un rendez-vous manqué est relativement insignifiant si l’on considère vos revenus sur l’ensemble de l’année. Le vrai problème est la perte sèche que représente ce genre de choses quand cela se répète : ce b la peut se chiffrer en milliers d’euros.
Le coût des rendez-vous manqués dans le secteur médical aux États-Unis a été évalué comme pouvant atteindre 150 000 $ de pertes annuelles pour un seul médecin. Une étude récente a révélé que le système de santé américain perd environ 150 milliards de dollars par an à cause des rendez-vous qui ne sont pas honorés.
Les rendez-vous non honorés affectent également d’autres secteurs de services, y compris les entrepreneurs à domicile, les thérapeutes, les comptables ou les coiffeurs. Dans tous les secteurs, le taux moyen de non-présentation varie généralement entre 10 et 15 pour cent.
Pourquoi les patients manquent leurs rendez-vous
Il y a des moments où des situations légitimes empêchent un patient de se rendre à un rendez-vous. Si la personne est malade ou si elle ne peut pas se libérer, au dernier moment, par exemple.
Mais dans la majorité des cas, les gens ne se présentent pas à leur rendez-vous tout simplement parce qu’ils ont oublié le rendez-vous, ou l’ont mal enregistré.
Et c’est une bonne nouvelle : vous pouvez éviter ces erreurs mineures en utilisant un système de rappel de rendez-vous.
Comment éviter la non-présentation aux rendez-vous
Il est possible d’éviter les annulations de dernière minute et les non-présentations en prenant quelques mesures proactives :
- Mettez en place un système de gestion des rendez-vous en ligne. Mettre en place un système permettant aux patients de faire et modifier leurs réservations en ligne. Lorsque les patients peuvent gérer eux-mêmes leurs propres rendez-vous, cela augmente la probabilité qu’ils modifient la réservation à l’avance en cas de conflit d’horaire.
- Programmez des rappels automatiques. Envoyer manuellement des rappels à chaque patient représente une énorme perte de temps pour le personnel des cabinets médicaux. Essayez à la place d’intégrer un système automatisé dans votre flux de travail afin que les patients reçoivent des notifications pour leurs rendez-vous à venir. Envoyez des e-mails et des SMS pour rappeler à chaque patient l’heure et la date de son rendez-vous.
- Faites un suivi le cas échéant. Faites un suivi des présences aux rendez-vous et réalisez un historique des non-présentations, puis effectuez un suivi auprès des patients si nécessaire. Si vous constatez une tendance à ne pas se présenter de la part d’un patient en particulier, cela peut être utile de demander au patient de procéder à des ajustements pour remédier à ce problème.
Lorsque vous faites preuve de constance dans l’envoi des rappels de rendez-vous, vous réduisez la probabilité de non-présentation et d’annulations de dernière minute, ce qui contribue à rationaliser votre flux de travail quotidien.
Comment configurer des rappels de rendez-vous
Un système efficace de rappel de rendez-vous fournit automatiquement au patient les détails du rendez-vous. Par exemple, si vous utilisez le widget de créneaux de rendez-vous de Jotform, il est possible d’envoyer des e-mails de rappel afin de minimiser la quantité de rendez-vous manqués.
Pour de meilleurs résultats, envoyez des rappels de rendez-vous à des intervalles spécifiques :
- Au moment de la prise de rendez-vous
- Une semaine avant le rendez-vous
- 24 heures avant le rendez-vous
Il n’existe pas de solution générique qui fonctionne pour toutes les entreprises. Certains remarqueront qu’un rappel envoyé une semaine avant le rendez-vous a le même effet qu’un rappel envoyé la veille. L’avantage de faire des rappels bien à l’avance est que vous avez le temps de remplir le créneau de rendez-vous si le patient doit reporter ou annuler.
Si vous vous demandez comment rappeler les rendez-vous aux patients, Jotform représente une excellente option. Consultez nos modèles et formulaires, paramétrables sans aucun codage, qui peut vous aider à optimiser de nombreux processus, y compris la prise de rendez-vous et l’envoi des rappels.
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