Comment automatiser les processus de ressources systèmes humaines

Bien gérer les ressources humaines est indispensable au succès des entreprises. Des processus et des  RH organisés sont essentiels aussi bien en termes d’embauche, de formation que de respect du droit du travail. Beaucoup de ces activités sont traditionnellement effectuées manuellement, mais la technologie offre désormais de nombreuses opportunités d’automatisation des processus RH.

Si automatiser les processus RH ne remplace pas les employés RH, ces systèmes peuvent réduire la charge de travail de chacun et optimiser la productivité des employés. Automatiser les processus est possible dans de nombreux aspects de l’administration des ressources humaines et peut changer radicalement la façon de travailler des entreprises.

Que signifie concrètement l’automatisation pour l’avenir des RH ? Comprendre ces changements maintenant permettra à votre entreprise d’avancer plus vite. Automatiser ses processus RH va très vite devenir un aspect essentiel dans la gestion des employés.

En quoi consiste l’automatisation des processus RH ?

L’automatisation des processus RH exploite la technologie pour remplacer les tâches traditionnellement manuelles. Dans le passé, candidatures imprimées et paperasserie encombrante contenant les informations des employés remplissaient des classeurs entiers. Les entreprises remplacent désormais ces systèmes sur papier par des processus numériques, en déplaçant tout vers un cloud.

Quels sont les avantages de l’automatisation des processus RH ?

L’objectif de l’automatisation des processus RH est de libérer les employés RH des tâches manuelles les plus fastidieuses. L’automatisation a un impact indéniable sur les résultats. Au lieu de passer du temps sur la paperasse et son organisation, les employés peuvent se concentrer sur des activités plus importantes telles que l’élaboration de stratégies et l’analyse des données.

Lorsque les entreprises transfèrent des tâches RH qui nécessitent des heures de traitement manuel vers un système automatisé, cela libère les employés pour qu’ils travaillent sur d’autres projets. Ces gains d’efficacité jouent un rôle important dans l’augmentation de la productivité globale du service des ressources humaines.

La réduction du temps nécessaire pour effectuer les tâches n’a pas d’impact sur la qualité du travail. De nombreuses entreprises ont pu remarquer que la précision s’améliore avec l’automatisation des RH. L’erreur humaine est inévitable avec les processus manuels, mais l’automatisation peut permettre d’éliminer ces problèmes.

Exemples concrets d’automatisation des tâches RH

La technologie offre des possibilités infinies d’automatisation des processus RH. Jotform peut vous aider avec des modèles dans de nombreuses tâches RH :

• Recrutement. Attirer les bons candidats est un aspect crucial du recrutement de nouveaux personnel en entreprise, c’est pourquoi le recrutement systématisé est une responsabilité RH essentielle. Les formulaires en ligne permettent de concevoir et de mettre en œuvre un processus de recrutement éprouvé. Les chargés de recrutement peuvent utiliser des outils tels que le formulaire de demande de recrutement et le formulaire de candidature.
• Intégration. La création d’un formulaire d’intégration des employés est un moyen intelligent de s’assurer que les nouveaux employés reçoivent tout ce dont ils ont besoin pour s’intégrer, par exemple, une copie du manuel de l’employé. Ce système d’intégration peut inclure des documents pertinents pour les tâches et le flux de travail. Il aide à intégrer tout ce qui est essentiel, tel que, par exemple, les formations à la sécurité, la vérification des antécédents, etc.
• Données personnelles des employés. La collecte de données concernant les nouveaux employés est l’une des premières étapes à mettre en place lors de l’intégration d’un nouvel employé. Ces formulaires en ligne pour les nouveaux employés permettent de tout rassembler en un seul endroit.
• Feuilles d’heures. Suivez et enregistrez les heures travaillées par les employés, puis consolidez ces informations dans une feuille de calcul pour pouvoir les analyser plus facilement. Ces formulaires de feuille d’heures peuvent vous aider à mieux gérer votre paie.
• Planification du travail des employés. Planifier et suivre les rotations des employés est essentiel pour s’assurer que l’entreprise tourne de manière optimale tout au long de la journée. Ce modèle de planning des employés permet de voir facilement quand les employés doivent travailler. Intégrez un formulaire de demande de demande de planning pour répondre aux besoins changeants de votre main-d’œuvre.
• Évaluation des performances. La gestion continue du rendement et la possibilité de faire entendre leur voix aident les employés à s’épanouir et à évoluer dans leur poste. Utilisez ce guide d’évaluation des performances pour créer un processus d’évaluation des performances efficace. Les formulaires d’évaluation aident les évaluateurs à appliquer un calendrier formalisé et à recueillir les autoévaluations des employés ainsi que les commentaires des gestionnaires.
• Départ d’un employé. Collecter des informations lorsqu’un employé quitte une entreprise est essentiel pour identifier les opportunités d’amélioration. Vous pouvez systématiser ce processus à l’aide d’un formulaire de départ sous forme de checklist ainsi que d’un formulaire de commentaire employés.
• Suivi des absences. Les RH doivent aussi faire un suivi des absences des employés, qu’il s’agisse de congés maladie ou de congés payés. Utiliser une feuille de calcul de suivi des congés payés et des congés maladie peut rationaliser ce système en regroupant les demandes et les heures non-travaillées dans une seule feuille de calcul personnalisable.
• Dépenses. Vous voulez savoir où va l’argent jusqu’au moindre centime ? Utiliser un formulaire de remboursement des dépenses facilite l’enregistrement des transactions et la gestion du budget. Des calculs mathématiques sont intégrés au modèle pour fournir des détails en temps réel sur les dépenses et les flux de trésorerie.
• Dossiers de formation. Utiliser une checklist pour le suivi de la formation des employés peut aider à rationaliser les premières semaines de travail d’un employé. Concevez ces formulaires pour inclure les heures de formation obligatoire auxquelles chaque employé doit satisfaire. Les formateurs peuvent aussi noter leurs progrès tout au long de la période de formation.

Personnalisation des formulaires en ligne pour l’automatisation

Votre service des ressources humaines utilise-t-il des formulaires en ligne pour l’embauche, le départ et la gestion des employés ? Si vous ne tirez pas encore parti de la puissance de l’automatisation des ressources humaines, alors de nombreuses opportunités sont disponibles pour vos services. Exploiter des formulaires et automatiser la collecte de données rationalisent le processus de gestion des employés et constituent un moyen efficace d’améliorer la productivité et d’optimiser l’expérience de chaque nouvel employé.