7 activités utiles à la planification de projet pour se faciliter les choses

Gérer un projet peut être un processus complexe et difficile : les projets impliquent souvent plusieurs personnes, que ce soit au sein d’une équipe, des fournisseurs externes ou des sous-traitants ; et tous essaient de travailler ensemble avec un budget défini et un calendrier précis pour atteindre un objectif spécifique.

Il n’est donc pas surprenant que les projets échouent parfois ; et il peut y avoir de nombreuses raisons à cela. En fait, 70% des projets sont susceptibles d’échouer, et 50% des projets qui échouent ont un budget supérieur à 1 million de dollars. Voilà un gaspillage non négligeable de ressources !

Cependant, ce n’est pas une fatalité, il existe de nombreuses façons d’augmenter les chances de voir un projet aboutir. L’une des méthodes parmi les plus importantes pour favoriser l’obtention de meilleurs résultats est de bien planifier ses projets.

Planifier correctement un projet en amont de sa mise en œuvre permet de définir les attentes de l’équipe de projet, de se préparer aux problèmes qui peuvent survenir et de mieux gérer les ressources disponibles. Jetons un coup d’œil à sept activités de planification de projet qui peuvent vous aider à créer un plan à toute épreuve pour votre projet.

1. Définir les facteurs critiques de succès

Planifier un projet s’accompagne généralement de beaucoup de bruit de fond. Chacun a sa propre opinion sur le sujet et sur les diverses contraintes de budget, de temps et de ressources ; ce qui peut compliquer la planification et l’exécution d’un projet.

L’une des principales activités de planification de projet sur lesquelles vous devez vous concentrer est de définir les facteurs absolument essentiels pour obtenir le résultat souhaité. Par exemple, imaginons qu’un projet est soumis à une date d’achèvement spécifique, mais qu’il n’y a pas suffisamment d’employés qualifiés pour le gérer dans les temps. La date d’échéance est-elle flexible ? Sinon, embaucher du personnel supplémentaire pour respecter la date limite est-il une option ? Si oui, le budget supplémentaire requis pour embaucher est-il disponible ?

Si le délai n’est pas négociable, être en mesure de le respecter est un facteur critique pour la réalisation du projet. L’entreprise peut maintenant décider si cela en vaut la peine de réaffecter des ressources pour embaucher du personnel supplémentaire.

Identifier les facteurs critiques de succès vous aidera à clarifier ce que vous devez absolument faire pour mener le projet à bien, ce dont vous pouvez vous passer et ce qui n’est pas essentiel mais qui vous facilitera la tâche.

2. Se focaliser sur les sous-tâches

Le flux de travail d’un projet est basé sur diverses tâches qu’une équipe doit accomplir pour obtenir le résultat souhaité. Plus le projet est complexe, plus il comprendra de tâches.

Il est particulièrement important de décomposer les tâches importantes en sous-tâches plus faciles à gérer. Par exemple, si le projet prévu est d’organiser un événement, l’une des tâches consistera à envoyer des invitations aux participants potentiels à l’événement. Il est préférable de diviser cette tâche en tâches plus petites : par exemple rédiger des invitations, générer un graphisme, créer une liste d’invités et enfin distribuer les invitations. Lorsque vous vous concentrez sur les sous-tâches, il est beaucoup plus facile de créer un calendrier précis, de définir des délais raisonnables et de prévoir les coûts afférents à chaque tâche avec plus de précision.

3. Imaginer les meilleurs comme les pires scénarios

Un élément essentiel dans la planification de projet est d’évaluer les risques : chaque projet en comporte. Par exemple, si une équipe passe des mois à développer un produit, réaliser une bonne étude de marché en amont pour déterminer quelle demande existe sur un tel produit  permettra de déterminer en quelle quantité le produit sera fabriqué lors du premier cycle de production ; ce qui réduit le risque de perdre de l’argent avec des invendus.

Au cours de la phase de planification du projet, prenez le temps d’imaginer les différents scénarios qui pourraient se présenter et les ramifications de chacun. Imaginez le meilleur des cas : vous avez terminé le projet avant la date limite. Comment pouvez-vous utiliser ce temps supplémentaire qui vous reste pour améliorer le résultat final du projet ?

À l’inverse, imaginez le pire des cas. Si vous devez annuler complètement un événement, par exemple à cause d’une météo défavorable, combien cela vous coûtera-t-il pour retarder ou déplacer l’événement ? Dans quelle mesure cela affecte-t-il la réputation de l’entreprise organisatrice ? Imaginer les meilleurs et les pires scénarios possibles est un excellent moyen de se préparer à un large éventail de contingences.

4. Demander aux responsables de tâches de fournir des informations spécifiques aux processus

Les projets concernent généralement différentes personnes qui apportent leurs connaissances et compétences spécifiques dans un but commun. Le directeur financier est l’expert des questions budgétaires. L’ingénieur produit sait quels matériaux seront nécessaires pour développer un produit, etc.

Au cours de la phase de planification du projet, vous devez obtenir un tableau le plus clair possible de chaque aspect de chaque tâche. Cela inclut les délais, les ressources et l’équipement, les exigences légales et réglementaires, les coûts, etc. Et les meilleures personnes pour fournir ces informations sont celles qui sont responsables de chaque tâche.

Contactez chaque responsable de tâche et demandez-lui de fournir une liste complète des spécifications, des exigences et des processus liés à ces tâches, en fonction de leurs prévisions éclairées. Vous obtiendrez non seulement les estimations les plus précises possibles en première main, mais vous stimulerez également le travail d’équipe et la collaboration.

5. Organiser des séances de brainstorming

Même si les personnes en charge d’un projet sont souvent des spécialistes de leur sujet, il est indéniable qu’une séance de brainstorming autour d’un projet peut apporter de nombreuses nouvelles idées, aussi bien créatives que innovantes.

Réaliser une séance de brainstorming peut aider les membres d’une équipe à approcher un projet selon un angle auquel ils n’auraient peut-être pas pensé seuls. Cela permet également de mettre sur la table différentes perspectives, ce qui peut déclencher l’émergence de nouvelles idées et orientations. De plus, le brainstorming aide les différents intervenants à comprendre les besoins des autres personnes impliquées ainsi que leur impact mutuel pendant la phase d’exécution. Autant d’éléments qui peuvent être extrêmement utiles dans le processus de planification de projet.

Généralement, effectuer un brainstorming en petits groupes de cinq à huit personnes est plus efficace, car chacun a ainsi l’opportunité de s’exprimer et d’être entendu. Sans compter que cela laisse plus de place aux nouvelles idées. Si l’équipe de projet est trop grande, vous pouvez organiser des sessions multiples en petits groupes ou même organiser plusieurs sessions avec différentes combinaisons de personnel pour obtenir une perspective plus large.

6. Être graphique

Les projets sont généralement suffisamment complexes sans en plus rajouter de longs documents indigestes à lire. C’est pourquoi utiliser des outils graphiques générant des aperçus visuels pendant la phase de planification du projet est tout particulièrement efficace pour aider les membres d’une équipe à assimiler les informations relatives à un projet rapidement et facilement.

L’utilisation d’un calendrier de planification de projet, par exemple, représente un excellent moyen de présenter les différents aspects d’un projet d’une manière visuellement intéressante. Les différents membres ou les différentes tâches peuvent être représentés avec des codes couleurs différents, ou même avec des photos qui s’afficheront sur un axe chronologique ; ce qui permet à chacun de facilement identifier son rôle dans le projet. Vous pouvez présenter l’échéancier sous forme de calendrier ou le budget sous forme de graphique vertical montrant les coûts totaux à différentes étapes du projet.

Utiliser les outils visuels à votre disposition pour créer un plan de projet facilitera la tâche à votre équipe et vous fera gagner un temps précieux.

7. Utiliser un logiciel de gestion de projet

Les projets peuvent parfois sembler confus. Plus le projet est gros, plus il devient complexe ; et plus il est difficile pour les membres de l’équipe de ne pas se perdre en chemin. Cette complexité rend également presque impossible pour le chef de projet de surveiller toutes les tâches en temps réel.

Mais ce n’est pas une fatalité : grâce à l’apparition de nombreux logiciels de gestion de projet sur le marché ces dernières années, gérer un projet n’a jamais été aussi facile. Les logiciels de gestion de projet sont spécialement conçus pour rendre la planification et l’exécution de projet plus faciles et plus rationalisées, grâce à de puissantes fonctionnalités telles que la planification et les alertes automatisées, le partage de documents et l’utilisation de canaux de communication directs pour les membres de l’équipe de projet.

Malgré cela, peu d’entreprises exploitent les logiciels de gestion de projets : seules 22% des organisations les utilisent régulièrement. C’est dommage, car non seulement les logiciels de gestion de projet sont simples à utiliser et rentables ; mais en plus cela fait en fait une énorme différence sur le résultat net d’un projet : 77% des projets définis comme très performants ont été créés par des équipes qui utilisaient un logiciel de gestion de projet afin d’atteindre leurs objectifs.

Facile ?

Se faciliter la tâche avec un projet ne signifie pas compromettre la qualité, les performances ou les résultats du projet. En exploitant ces différentes  activités en lien avec la planification d’un projet décrites ci-dessus, vous pouvez planifier votre projet à l’avance et obtenir des performances optimales tout en réduisant les risques, stimuler le travail d’équipe et permettre à tout le monde de travailler de concert.

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