Appointment element: Change Email Content and Time To Send?

Bonjour,

J'ai réalisé un formulaire avec prise de rendez-vous pour 4 dates différentes. J'ai mis donc 4 blocs RDV. Pour chacun des blocs j'ai indiqué que je souhaitais un mail de rappel avec des consignes et un texte précis. Une fois que les RDV étaient complets, j'ai modifié ce texte et l'heure de l'envoi.

Le mail de confirmation est quand même parti hier à 00.32 (donc 16h à l'avance) au lieu de 48h à l'avance et avec le mauvais texte au lieu de celui qui y figure maintenant et depuis 1 semaine.

Pouvez-vous m'aider ?

Merci,

Aurélie

Bonjour Aurélie,

Merci de joindre l'assistance Jotform. A priori ce comportement est normal. Si vous avez changé le texte et l'heure d'envoi des emails dans le Générateur de formulaire, ces changements seront effectifs pour les soumissions suivantes. Les soumissions faites avant ces changements, et leurs données associées, tels que le contenu de l'email prévu d'être envoyé, demeurent inchangées. Par ailleurs, actuellement, l'email sera quand même envoyé même si vous supprimez la soumission du Tableau des soumissions. Il n'est donc pour l'instant pas possible d'annuler l'envoi d'un email déjà programmé.

Vous pouvez seulement désactiver, dans les Propriétés du rendez-vous, à l'onglet Avancés, la fonction générale Envoyer des e-mails de rappel.

Comme la fonctionnalité dont vous auriez besoin n'existe pas encore, je fais suivre votre demande auprès de nos développeurs. Je ne peux cependant pas vous dire une mise à jour sera disponible. Cela dépend de sa viabilité, de la demande et des développements en cours. Lorsqu'une mise à jour sera disponible, nous reviendrons sur cet échange et vous en serez informée.

N'hésitez pas à revenir vers nous si vous avez encore besoin d'aide.

Bonjour,

Je ne suis pas certaine de bien comprendre :

Pouvez-vous me confirmer que si je désactive maintenant, dans les Propriétés du rendez-vous, à l'onglet Avancés, la fonction générale Envoyer des e-mails de rappel, les gens qui se sont inscrits au préalable ne recevront pas cet email que je ne peux plus corriger ?

Par ailleurs, c'est anormal que ceux qui ont été supprimé reçoivent quand même le mail. C'est le cas de la souscription de Madame Landauro.

Hi communicationlasne,

Thanks for reaching out to Jotform Support. Unfortunately, our French Support agents are busy helping other Jotform users at the moment. I'll try to help you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd rather have support in French, let us know and we can have them do that. But, keep in mind that you'd have to wait until they're available again.

Now, let me help you with your question. Please note that when you configure an email alert to send later, the emails are scheduled as soon as the submission is received in a form that triggers an email alert. Deleting a submission record will not delete the scheduled email and that is the reason why the emails were still sent. Once you disable the Reminder Email, it will affect the new submission it will not send a reminder email.

Reach out again if you have any other questions.

Hi,

Thanks for your feedback.

It seems incredible to me that I can no longer stop sending these emails or correct the initial text.

Do you really confirm that I can not stop the confirmation emails from sending? Can't you intervene either? If this is the case, I admit that I will change platforms because it is not convenient for making appointments. THANKS

Bonjour Aurélie,

Merci de revenir vers nous. Mon collègue vous confirme bien, qu'en effet, il n'a pas été prévu de pouvoir annuler l'envoi de l'email de confirmation tel que programmé au moment de la soumission faite.

Comme je vous l'indiquais, cette fonctionnalité est à l'étude, et une mise à jour dépend de la viabilité cette fonctionnalité, laquelle peut avoir des effets de bords qu'il convient d'étudier. Je ne puis actuellement que relancer nos développeurs sur ce sujet. Lorsqu'une mise à jour sera disponible, nous reviendrons sur cet échange et vous en serez informée, aussitôt que possible.

Merci de votre patience et de votre compréhension, nous apprécions.

C'est très décevant que vous n'ayez pas pensé que l'utilisateur pourrait avoir besoin de supprimer ce mail ou de le corriger et le pire, c'est que l'envoi se fasse pour des souscriptions annulées !

Nous travaillons dans une administration communale et les citoyens qui ont annulé leur RDV vont recevoir ce mail ???

Chère Aurélie,

Je comprend bien. Comme je vous disais, pour le rendre possible, il nous faut envisager notamment les cas où cela pourrait contrarier d'autres utilisateurs qui ont l'utilisent aussi.

Pendant que votre demande est étudiée, permettez moi de vous montrer comment vous pouvez envoyer un nouvel email informant, le cas échéant, aux soumissionnaires.

1. Allez à la page Tableurs de votre formulaire.
2. Cliquer sur + Ajouter dans l'en-tête de la dernière colonne.
3. Sélectionnez Boutons.
4. Puis Envoi email.
5. Nommez la colonne où sera ajouté un bouton d'envoi d'email puis cliquez sur Suivant.
6. Cliquez sur Créer un e-mail.
7. Puis choisissez Répondeur.
8. Vous êtes alors amenée à cette page pour rédiger votre nouvel email, lequel peut demander d'ignorer l'email à venir. Le destinataire ser apar défaut celui de chaque soumissionnaire.
9. Et, pour chaque soumission requise, envoyer le nouvel email en cliquant sur le bouton intégré au sein de la nouvelle colonne.

Et voilà.

Essayez et dites-nous si vous avez encore besoin d'aide en attendant la mise à jour.