Links in email to uploaded files don't work

Bonjour,

Lorsqu'une personne valide le formulaire nous recevons bien le mail de notification, en revanche les fichiers sont ajoutés en tant que lien uniquement, alors que j'ai bien coché l'option "Envoyer des fichiers téléversés en tant que pièces jointes"

Le problème est que les liens ne fonctionnent pas toujours.

Exemple d'aujourd'hui les liens ci-dessous renvoient sur une page 404.

CNI Jean Michel .pdf

image_67179777.JPG

image_67505153.JPG

Après avoir ouvert les PJ depuis la soumission, les liens sont actifs.

pouvez-vous regarder d'où vient le problème ?

D'avance merci.

Olivier COSTE

Je viens d'avoir un utilisateur qui me confirme que les liens ne fonctionnent toujours pas chez lui : page 404.

Merci

Bonjour Olivier,

Merci de venir vers nous. Je suis désolé que vous n'arriviez à accéder à certaines pièces jointes depuis les mails envoyés. Il est possible que ce soit là une mifestation de deux questions un peu différentes: les mails et leurs pièces jointes d'une part, l'accès aux fichiers via les liens spécifiés dans les emails.

Pour ce qui est des pièces jointes dans l'émail de notification - l'email de réponse ne le permettant pas, il faut savoir que les serveurs d'emails sur internet ont une taille limitée des fichiers joints. Vos emails étant envoyés par défaut par les serveurs de Jotform, les pièces jointes sont envoyées tant qu'elles ne dépassent pas 5 Mo en tout. Différents serveurs ont différentes limites, mais toujours dans cet ordre de grandeur). IL peut donc se trouver que certains emails de notification ne contiennent pas les pièces jointes si leur volume est supérieur à 5 Mo.

Les pièces jointes sont bien-sûr toujours enregistrées dans la table des soumissions du formluaire.

Pour ce qui est des liens spécifiés dans les emails, c'est bien un problème qu'une erreur 404 s'affiche lorsque vous y accédez. J'ai essayé de mon coté avec un clone de votre formulaire et les liens affichés fonctionnenent bien tant pour la réponse automatique que pour la notification.

Afin que nous puissions comprendre ce qui se passe, pouvez vous

• Vérifier si les fichiers introuvables depuis le emails sont bien présents dans le Tableau des soumissions du formulaire ou dans sa Boite de réception.
• Partager ici une copie écran de l'un des emails où un lien au moins ne fonctionne pas, en précisant bien l'URL complète du ou des liens affichés?

Alors nous pourrons avancer vers une solution.

Cher Olivier,

j'oubliai, une troisième question peut se poser eu égard à la place disponible pour les fichiers téléversés dans votre compte, lequel est actuellement limité à 100 Mo et occupé actuellement à près de 70%. Si de gros et/ou nombreux fichiers sont téléversés via votre formulaire, il est possible que des fichiers deviennent introuvables. Une solution est alors de souscrire à un forfait supérieur, ou de télécharger puis effacer (complètement) les soumissions au fur et à mesure.

Nous attendons votre réponse à la question précédente.

Bonjour Frédéric,

OK pour la limitation de taille 5 Mo.

Concernant les liens, j'avais déjà pensé pensé à vérifier que les documents soient bien présents le tableau de la soumission. Je vous envoie un nouveau cas dès qu'il se présente.

Pour le 3ème point, vous me confirmez que tant que nous n'avons pas dépassé le quota, il ne devrait pas y avoir de problème ?

Cordialement

Olivier

Cher Olivier,

Merci de votre compréhension. Au sujet de la taille des fichiers, vous avez déjà limité la taille des fichiers à 8 Mo, ce qui est prudent.

Je confirme que tant que vous ne dépassez pas le quota de 100 Mo que permet actuellement votre compte, vous devriez ouvrir accéder aux fichiers via les liens inscrits dans les emails de notification et de réponse automatique.

Comme je n'ai pu reproduire ce comportement, et comme la syntaxe des URLs des liens que vous avez postés me semble correcte, alors j'espère en savoir plus avec leur contexte, autrement dit les emails par eux-mêmes.

S'il s'agit seulement d'un problème propre au email de réponse automatique - si j'ai bien compris que ceux inscrits dans l'email de notification sont valides, me permettez-vous de faire un test depuis votre propre formulaire ou préferez-vous attendre que l'occasion se présente?

Frédéric,

J'ai identifié le problème. Pour que les liens fonctionnent il faut être authentifié sur le site. Or la personne qui reçoit le mail de notification n'a pas les identifiants pour se connecter.

J'ai fait le test, si je ne suis pas authentifié la page retourne une erreur 404, sinon le document est téléchargé.

Cher Olivier,

Merci pour cette précision qui m'a aidé à trouver la réponse. Il faut en effet désactiver l'option qui demander l'identifcation pour voir les fichiers téléversés.

Permettez-moi de vous montrre comment.

1. Cliquez sur votre Avatar en haut à droite pour accéder aux paramètres de votre compte.
2. Dans le menu qui apparaît, sélectionnez Paramètres.
3. Dans le panneau de gauche, sélectionner Sécurité où vous pouvez désactivez l'option Demander l'identifcation pour voir les fichiers mis en ligne.

L'essai que je viens de faire décrit le comportement que vous observez, ce devrait être votre solution.

Essayez et dites-nous.

Parfait !

Merci beaucoup :)

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