Receiving incorrect data after form modification

Bonjour,

j'ai modifié mon formulaire, j'envoie la version modifiée, le client reçois bien le formulaire avec mes modifications mais lorsqu'il me soumet le formulaire c'est une ancienne version que je reçois, mes nouvelles modifications n'apparaissent pas.

En gros mon client signe mon formulaire avec des informations erronées. Que faire svp? merci

Hi NCLEAN,

Thanks for reaching out to Jotform Support. Unfortunately, our French Support agents are busy helping other Jotform users at the moment. I'll try to assist you in English using Google Translate, but you can reply in whichever language you feel comfortable using. Or, if you'd prefer to receive support in French, let us know and we can have them do that. But, keep in mind that you'd have to wait until they're available again.

Now, I'll help you with your question. To confirm, are the information not showing correctly in email, inbox, and tables? Or is the PDF report that is showing incorrect information? Can you explain a bit so I can help you better?

I cloned your form and I could not replicate the issue. All the fields are updated when I received the email notification, in inbox and tables.

Once we hear back from you, we'll be able to move forward with the solution.

Bonjour,

Merci beaucoup pour votre message. Je vais tenter de vous expliquer mon problème. Mon formulaire est un contrat que j'envoie à signer à mes clients .

Il peut arriver que je fasse des modifications en fonction de mes besoins, par exemple ce matin j'ai ajouté dans le corps de mon texte 2 informations :

• "Entretien piscine et entretien des plantes" :(voir les images)
• et également la modification dans le texte de la commission, j'ai mis "15% HT" (voir les images)

J'ai fait une simulation en complétant le formulaire, j'ai téléchargé le formulaire complété, aucune de mes modifications n'apparrait sur le PDF; ce sont des anciennes modifications qui apparaissent.

Je vous envoie 4 images (2 images avec mes modifications sur le formulaire) et 2 images (la version PDF où les modifications n'apparaissent pas.

Je suis perdue, j'ai même recréé un formulaire (en dupliquant mon formulaire existant) mais les mêmes anciennes modifications apparaissent sur la version PDF. je ne comprends rien.

merci pour votre aide

Hi NCLEAN,

Thanks for getting back to us. I checked your form's email notification settings, and it seems that there's no PDF document was selected to be attached to the email. So, to set to ON the Attach PDF options, in your email notification, please follow these steps:

1. In the orange navigation bar, click on Settings.
2. Select Emails from the left column.
3. Click on the Pencil icon to edit the Email notification settings.
4. Select the Advanced tab.
5. Scroll down and set to On the Attach PDF option.
6. Finally, click on the Save button at the bottom of the page.

Also, I cloned your form, set to ON the Attach PDF option in the email notification settings, and tested it to see if I could replicate the issue, but everything was working properly. I could see your editing reflected in the PDF file attached to the notification email. Check out the screencast below to see my results:

If the issue still persists on your end. Please consider clearing your browser cache and cookies and then test again your form. Below are the guides on how you can do it:

• Clear Cache – Google Chrome
• Clear Cache – Mozilla Firefox
• Clear History – Safari

Also, I have cleared your form cache as a precaution, this usually solves minor glitches. You can check this guide on How to Clear Your Form Cache.

Give it a try and let us know how it goes.

Bonjour,

Merci pour votre message et explications. Ce matin, j'ai appliqué vos conseils, ensuite j'ai fait un test en complétant mon formulaire mais les informations "Entretien piscine..." et "15% commission" n'apparaissent toujours pas :

Je ne comprends pas, est ce qu'une personne qui parle français peut m'appeler et m'expliquer ce qu'il ne va pas sur le formulaire. Je dois envoyer le formulaire aujourd'hui à un client. merci

Bonjour Nclean,

Merci pour les informations supplémentaires, mes collègues m'ont signalé votre soucis. Je n'ai pas fait de soumission sur votre formulaire comme je n'ai pas reçu votre feu vert. Je me suis permis de créer un PDF séparé nommé Test et je l'ai attaché à votre mail de notification:

Est-ce que vous pourriez faire une soumission de test? Cela attachera les deux PDFs dans le mail et nous pourrons voir si celui de test suit bien vos modifications.

Au plaisir de vous assister.

Bonjour Gaetan,

Merci beaucoup pour votre retour. Je viens de faire un test : j'ai complété moi même le formulaire, je l'ai soumis et j'ai téléchargé le PDF sur la version "Test" et j'ai bien le bon formulaire avec mes modifications. (Le PDF sur la version "Document" ne me donne pas la bonne version de mon formulaire actuel).

Vous avez mon accord pour faire les soumissions, mon but est que vous puissiez m'aider, j'ai besoin de finir avec ce problème.

Je peux donc transmettre mon formulaire aujourd'hui à mon client svp ? Que dois je faire désormais ? Le transmettre a mon client et lorsque je recevrai le formulaire signé, il faudra que je télécharge la version "Test" et pour toutes mes autres soumissions suivantes (la version test sera mise à jour) ? Avez vous d'autres manipulations à faire sur mon formulaire svp ? merci

Je suis joignable par téléphone au 0668370993, pouvez vous m'appeler svp ? échanger par téléphone ira beaucoup plus vite pour clôturer mon problème. merci

Cordialement,

Bonjour Nclean,

Je n'ai malheureusement pas la possibilité de parler. Si le PDF Test est bon, c'est parfait. Il n'y a plus qu'a le renommer comme Test n'est pas très représentatif comme nom et l'attacher au mail envoyé automatiquement. Et c'est tout!

Si vous avez un doute, dites le moi, je peux le faire pour vous.

Au plaisir de vous assister

Bonjour,

Merci. Je vais donc utiliser le document test. Comment faire pour le renommer ? Est ce que je suis la seule à recevoir par mail le formulaire ou bien même la personne qui a signé le formulaire le recevra automatiquement ?

La plupart de mes autres PDF ont été signés par mes clients avec un texte erroné. Comment faire ? peuvent ils être inséré sur le bon PDF ? ou dois je retransmettre le formulaire et le faire signer à nouveau ? merci

Est ce qu'il y a des tutos Jotform pour apprendre à utiliser correctement votre outil svp ? merci

Bonjour Nclean,

Merci pour votre retour. Je vous ai mis une capture écran pour que vous voyez mieux les choses.

Le point numéro 1 est pour le renommage. Si vous double cliquez sur le texte, vous pourrez changer Test en ce que vous souhaitez.

Numéro 2 et 3 sont pour les autres formulaires causant soucis. Cela recréera un PDF et resynchronisera le tout.

Pensez également à modifier le PDF attaché au mail en allant dans les paramètres email du formulaire (passer votre souris sur le mail fera apparaitre un crayon pour modifier ses paramètres).

Et une fois le mail ouvert, sous l'onglet Avancés, vous pourrez décocher l'ancien PDF et cocher le nouveau.

Petite note importante qui devrait vous faire plaisir est que, lorsque vous générez un nouveau PDF, les données existantes sont transférées. Du coup, pas besoin de redemander à tout le monde de signer, tout devrait être porté automatiquement.

Au plaisir de vous assister

Bonjour,

J'ai toujours le même problème, j'ai modifié le formulaire, je l'ai transmis à un client pour signature. Il a signé mais lorsque je souhaite obtenir la version PDF avec la signature de mon client, j'ai un PDF sans les dernières modifications apportées.

C'est très problématique pour moi. Pouvez vous svp me retrouver la bonne version que mon client a signé ? Il s'agit de la dernière soumission.

Je ne dois peut être pas comprendre comment fonctionne JOTFORM. comment utiliser au mieux svp ?

merci

Cordialement,

Bonjour Gaetan,

J'ai toujours le même problème, j'ai modifié le formulaire, je l'ai transmis à un client pour signature. Il a signé mais lorsque je souhaite obtenir la version PDF avec la signature de mon client, j'ai un PDF sans les dernières modifications apportées.

C'est très problématique pour moi. Pouvez vous svp me retrouver la bonne version que mon client a signé ? Il s'agit de la dernière soumission.

Je ne dois peut être pas comprendre comment fonctionne JOTFORM. comment utiliser au mieux svp ?

merci

Cordialement,

Bonjour Nclean,

Je suis désolé que vous renconriez encore ce problème. En visitant votre formulaire, je vois que vous n'avez toujours qu'un seul document attaché à votre email de notification, nommé Document par défaut, qui est certainement l'ancienne version PDF, tandis que vous devriez voir la nouvelle version, nommée Test par mon collègue, comme il a expliqué plus-haut ici.

Permettez-moi de vous montrer comment le refaire vous-même de A à Z.

1. Dans le Générateur de formulaire,
2. Cliquez sur l'onglet Paramètres dans la barre principale orange.
3. Dans le menu à gauche, sélectionnez E-mails.
4. Passez la souris au dessus du champ Notification 1 et cliquez sur l'icone crayon pour changer l'email de notification.
5. Dans cette nouvelle page, vous devriez voir que l'ancien PDF seul apparait:

Dès lors, il vous faut créer une nouvelle version PDF de votre formulaire qui a changé. Pour ce faire,

1. Cliquez sur le menu déroulant principal situé juste à droite de l'icone et marque Jotform.
2. Et choisissez Editeur de PDF.
3. Dans la fenêtre contextuelle qui vous demande d'Ajouter vos données, choisissez Annuler (si vous choisissez Remplir le formulaire, vous serez reconduite vers votre formulaire pour le remplir, ce qui ne semble pas être le but ici).
4. Créez votre nouvelle version PDF en cliquant sur + Nouveau PDF.
5. Vérifiez que ce nouveau PDF est conforme à vos attentes. Les champs à remplir le sont à titre d'exemple, ils seront automatiquement remplis par les données provenant des souscriptions. Puis double-cliquez sur le Titre de l'onglet de ce nouveau PDF pour en changer le nom.
6. Retournez dans le Générateur de formulaire pour mettre à jour l'email de notification en suivants les cinq toute premières étapes décrites précédemment. Vous devriez maintenant pouvoir choisir ce nouveau PDF dans la section Joindre un PDF.

Et voilà.

Essayez et dites-nous si vous obtenez bien le résultat attendu.

Bonjour Frédéric,

Merci beaucoup pour cette procédure détaillée. Je dois donc faire cette procédure à chaque fois que je fais une modification sur le formulaire de base ?

Je viens de faire un test en complétant le formulaire, j'ai bien avec le nouveau PDF que j'ai créé Contrat PS 2023 toutes les informations que j'avais modifiées.

Sur certains contrats signés avec d'autres conditions. comment faire pour générer le bon PDF avec la bonne version du PDF svp ? merci

Merci pour votre aide.

Cordialement,

Bonjour Nclean,

Cela est correct. Comme les PDFs sont statiques, vous devrez créer une variante pour chaque cas que vous avez, afin de pouvoir les lier à différent mails de réponse automatique, ou notification:

Que vous pourrez ensuite lier à des conditions comme montré ci-dessous:

Cela vous permettra de sélectionner quel email avec quel PDF sera envoyé en fonction des choix faits par la personne sur le formulaire.

Essayez et dites-nous si vous obtenez bien le résultat attendu.