APPROBATION ET AUTOMATISATION

Bonjour,

Je souhaite mettre en place un processus automatisé et optimisé dans Jotform pour gérer mon activité, tout en centralisant les fonctionnalités sur la plateforme autant que possible. Voici les besoins spécifiques et les fonctionnalités que je souhaite intégrer :

1. Gestion de diagnostics énergétiques :

• Mon formulaire Jotform collecte des informations clés sur les diagnostics, comme :
• Le nom et les coordonnées du client.
• Le code postal (indicateur géographique principal).
• Les détails du diagnostic réalisé.

1. Flux d'approbation basé sur les zones géographiques :

• En fonction des codes postaux saisis, je dois dispatcher les diagnostics à mes partenaires (entreprises ou installateurs).
• Les partenaires sont associés à des groupes de codes postaux correspondant à leurs zones d’intervention.
• Je souhaite configurer un flux d’approbation avancé qui dirige automatiquement les diagnostics aux bons partenaires selon leurs zones.

1. Suivi des paiements et factures :

• Une fois le diagnostic réalisé, une facture personnalisée doit être générée pour chaque partenaire et envoyée automatiquement par e-mail.
• Je dois pouvoir suivre les paiements associés à ces factures directement depuis Jotform, via un tableau ou un champ de suivi (exemple : payé, en attente).

1. Paiement par e-mail :

• Idéalement, je souhaiterais intégrer une fonctionnalité pour que mes partenaires puissent effectuer leur paiement directement depuis l’e-mail qu’ils reçoivent (par exemple, via un lien de paiement).

1. Centralisation sur Jotform :

• Bien que je puisse utiliser Make pour certaines automatisations, je préfère garder l’ensemble du processus dans Jotform autant que possible.

• Mise en place d’un flux d’approbation conditionnel utilisant des groupes de codes postaux.
• Configuration des notifications pour rediriger les diagnostics automatiquement aux partenaires en fonction de leurs zones d’intervention.

• Génération automatique d’une facture PDF à partir des données soumises dans le formulaire.
• Suivi des paiements directement dans un tableau ou champ de statut (exemple : liste des factures avec indication payé/en attente).

• Intégration d’une solution permettant aux partenaires de payer via un lien dans l’e-mail de notification (par exemple, via un paiement par carte ou virement).

• Limitation de l’utilisation d’outils externes comme Make, en utilisant au maximum les fonctionnalités natives de Jotform pour :
• Les flux d’approbation.
• La gestion des notifications conditionnelles.
• Le suivi des paiements.

1. Comment configurer un flux d’approbation conditionnel basé sur des groupes de codes postaux ?

• Existe-t-il une méthode simplifiée pour gérer de nombreux codes postaux, comme des plages ou des groupes ?

1. Comment suivre les paiements dans un tableau ?

• Jotform offre-t-il un moyen natif pour marquer une facture comme "payée" ou "en attente" dans un tableau de gestion ?

1. Paiement par e-mail :

• Existe-t-il une fonctionnalité ou un widget Jotform permettant d’intégrer des options de paiement directement dans les e-mails envoyés aux partenaires (par exemple, via PayPal ou Stripe) ?

1. Simplification et centralisation :

• Quelles solutions Jotform propose-t-il pour éviter de recourir à Make, tout en automatisant les étapes décrites ci-dessus ?

Merci d’avance pour votre aide et vos recommandations pour mettre en place ce système. Je suis disponible pour fournir toute information supplémentaire si nécessaire.

Bonjour Suntest,

Merci de contacter l'assistance Jotform. La plupart de vos exigences, sinon toutes, peuvent être assurées dans votre compte Jotform. Permettez-moi de vous donner les éléments de documentation et cet exemple succinct, et les guides qui vous permettent de construire selon vos besoins. Pour le design, vous pourrez affiner en injectant du code CSS dans le formulaire.

• Commençons par la question du flux d'approbation afin qu'il envoie, selon des groupes de code postal, à différents destinataires les données saisies.

Le champ Adresse ne permettra pas de récupérer facilement le code postal. Il faut donc créer un champ Texte Court avec un masque de saisie dédié au code postal. Ensuite, il nous faut extraire le code postal et l'encoder selon les groupes de codes postaux souhaité. Différentes méthodes sont possibles selon les groupes de code postal. Si vous regroupez par département, on peut prendre d'abord la valeur entière du code postal divisé par 1000 à l'aide du widget Calculatrice pour formulaire, qui sera caché puisqu'il n'intéresse personne d'autre que votre équipe.

Ensuite, pour regrouper les codes postaux par équipe, je suggère d'ajouter dans le formulaire un champ Text Court, également caché, puis de définir une logique conditionnelle qui écrit dans ce champ le nom de l'équipe concernée selon la valeur du département. Dans notre cas, il s'agira de créer autant de conditions que de groupe, chaque condition étant par exemple de la forme suivante:

Ce qui donne:

A ce niveau, avec d'autres conditions au sein du formulaire pour changer les destinataires selon la réponse, vous pouvez envoyer un email de notification à l'équipe sélectionnée sans passer par un flux d'approbation. Ce guide vous indique Comment envoyer un email en fonction de la réponse de l'utilisateur.

Au sein du flux d'approbation, vous pouvez utiliser l'élément Ramification Conditionnelle pour demander l'approbation à l'équipe sélectionnée dans le formulaire, par exemple comme suit:

Ce guide vous indique comment Créer un organigramme du processus d'approbation.

• Pour ce qui est des paiements.

Avec nos intégrations de paiement en ligne, le statut des paiements sont affichés dans la Table des soumissions ou dans la Boite de réception des soumissions. Ils peuvent être marqués soit comme étant Payé, soit comme étant En Attente. Néanmoins ce statut dépend des plateformes de paiements car ce sont elles qui sont à l'origine du développement des intégrations de paiement. Ce guide vos donne plus de détails au sujet des Fonctionnalités de paiement en ligne de Jotform. Une option permet d'envoyer un Email au client lorsque le paiement est effectué, et si vous utilisez l'élément Liste de Produits, une option permet d'envoyer une facture automatiquement au client. Ce guide peut aussi vous aider pour Maîtriser les intégrations de formulaires de paiement avec Jotform.

Par ailleurs, rien ne vous empêche d'attacher un PDF, créé dans l'Editeur de PDF et rempli avec les champs choisis qui peut faire office de facture, à l'email de réponse automatique envoyé au client, soit depuis le formulaire directement, soit depuis le Flux de travail. Ce guide indique comment Comment joindre la facture aux e-mails.

Pour envoyer un lien de paiement en ligne par email, il sera difficile de faire autrement que d'envoyer un lien personnalisé vers un formulaire de paiement pré-rempli, ce en générant automatiquement un lien avec des paramètres d'URL.

• Enfin, pour ce qui d'une automation centralisée.

Vous pouvez recourir à notre API qui vous permet de faire au moins autant que ce Make propose, selon les outils et les compétences à votre disposition.

N'hésitez pas à revenir vers nous si vous avez besoin d'aide. 

Bonjour,

Merci énormément pour votre retour, cela va me servir de base de travail solide.

Je tiens a souligner votre compétence dans votre domaine qui est bien au dessus de la moyenne.

Vous êtes au top !

bonjour, j'ai un point bloquant.

j'ai utilisé la calculatrice mais je n'arrive pas a enlever les décimales après la virgule.

Avez-vous une solution s'il vous plait ?

Bonjour Suntest,

Dans mon exemple, que vous pouvez toujours cloner, j'avais ajouté la fonction floor() qui prend la partie entière de la division, comme suit:

1. Cliquez sur Baguette du widget.
2. Cliquez sur le bouton violet fx en bas à droite du pad numérique pour accéder aux fonctions mathématiques et insérer floor() dans le calcul, la division devant être entre les parenthèse.
3. Et cliquez sur Enregistrer.

Faites un essai et dites-nous comment ça se passe. 

Merci, ça fonctionne, je me suis précipité.