Cuando se trata de trabajo y negocios, las hojas de cálculo han llegado a ser la solución inmediata para organizar, analizar, gestionar y compartir toda clase de información.
Pero, por mucho tiempo, los equipos de trabajo se encontraban con dos problemas principales al trabajar con hojas de cálculo.
Usualmente, se necesita de otra solución de software o una integración de un tercero para recolectar información, rellenar la hoja de cálculo, y ver estos datos en diferentes formatos, tal como calendarios o reportes visuales.
En un nivel más técnico, las hojas de cálculo fueron diseñadas para organizar y calcular datos numéricos. Muchos equipos hoy en día dependen de las hojas de cálculo para gestionar proyectos y llevar registro de otros tipos de información, incluyendo nombres, fechas, documentos adjuntos, correos electrónicos, horarios de citas, o números de teléfonos, que no siempre pueden ajustarse nítidamente en columnas y filas.
Estos problemas inherentes acabaron por imponer limitaciones y restricciones innecesarias a los equipos.
Jotform Tables está cambiando cómo los equipos colaboran y cómo las gestiones de proyectos se llevan a cabo al convertir la información captada en las tablas en un lugar de trabajo todo en uno donde puede desempeñar cálculos complejos, darle seguimiento a las tareas, analizar datos, y organizar procesos de trabajo.
Como ve, Jotform Tables, no solamente es una herramienta como una hoja de cálculo, análisis de datos, colaboración de grupo o de gestión de los procesos de trabajo. Jotform Tables es todo eso y mucho más. Ya no tiene que depender de procesos de trabajo segmentados, o de soluciones de software múltiples para terminar el trabajo de forma eficiente y efectiva.
Puede adaptar su proceso de trabajo dentro de Jotform Tables agregando una cantidad ilimitada de filas y columnas a una tabla y añadiendo nueva información en ellas sin alterar los envíos iniciales que ya están guardados en Jotform.
También puede controlar qué información se debe mostrar en la tabla ocultando columnas. Esto mantiene las respuestas a preguntas específicas fuera del camino, permitiéndole a su equipo enfocarse en la información relevante, permanecer organizado, y completar las tareas rápidamente.
Con cinco formularios diferentes para ver, organizar, analizar y hacer un seguimiento de los datos, Jotform Tables le permite crear procesos de trabajo personalizables y controlar el aspecto de su área de trabajo.
Jotform Tables le da la libertad de compartir su área de trabajo con cualquier persona a través de un correo electrónico o un enlace dedicado. Puesto que los datos se actualizan al instante en Jotform Tables, puede colaborar fácilmente con su equipo y asignar tareas desde su área de trabajo, sabiendo que está trabajando con datos recientes.
Si le preocupa que los colaboradores introduzcan errores o información innecesaria, Jotform Tables tiene mecanismos de seguridad que le permiten controlar quién tiene acceso a su tabla y cualquier cambio que realicen. Además, podrá revertir los cambios y modificar el acceso de alguien en cualquier momento.
Con la adición de Jotform Tables, en Jotform estamos develando más que una nueva hoja de cálculo o una herramienta de gestión de proyectos. Estamos ofreciendo una forma sin fricciones de aumentar la productividad de su equipo, convertir los datos en información procesable y crear un proceso de trabajo cohesivo en una sola plataforma.
Cuando se trata de reunir, organizar, clasificar, analizar, rastrear y compartir datos, no hay límite para lo que Jotform y Jotform Tables pueden hacer por su equipo.
Hay un montón de trucos, consejos y funciones interesantes incorporadas en esta nueva herramienta, así que le guiaremos a través de las muchas maneras en las que Jotform Tables puede funcionar para su equipo, y no al revés.
Por qué Jotform tables es más que una hoja de cálculo
Cuando las hojas de cálculo fueron lanzadas por primera vez en los años 1960s tempranos, servían como alternativas digitales a los libros contables. Que eran utilizados para registrar y procesar los números.
Incluso el nombre de “hoja de cálculo” es un nombre que hace referencia a los periódicos y revistas tradicionales, que pueden abrirse en dos páginas y desplegarse desde el centro para formar una sola página.
Si bien las hojas de cálculo son estupendas para almacenar y organizar números y realizar cálculos complejos, hoy en día la gente de todo el mundo las utiliza para trabajar con algo más que números. Los equipos utilizan estas herramientas para gestionar proyectos y hacer un seguimiento de casi cualquier cosa en la que estén trabajando.
Pero esto creó una desconexión mayor.
Sin la ayuda de herramientas de integración de datos, ninguna solución individual de software permitía a los equipos crear una herramienta perfecta de recolección de datos totalmente personalizable, ajustarla para rellenar sus espacios de trabajo, y hacer lo que tienen que hacer con la información recopilada.
Jotform Tables está cambiando el juego por medio de permitirle hacer todas las cosas en un solo lugar, gratis.
En Jotform, vemos la recopilación de datos solamente como el primer paso. El verdadero trabajo empieza cuando alguien llena su formulario en línea o fuera de línea.
Cuando eso pasa los envíos en el formulario llenan su espacio de trabajo en Jotform Tables, donde usted puede transformarlas en documentos PDF bien elaborados con el Editor de PDF de Jotform, construir reportes vibrantes con el Creador de Reportes de Jotform, y dar seguimiento a las personas que llenaron su formulario con Jotform inbox, entre otras cosas. Puede también mandar la información recopilada a otras herramientas de software instantáneamente con la ayuda de las integraciones de JotForm.
Las columnas de Jotform Tables no solo acomodan muchos de los campos del formulario en el creador de formularios de Jotform, sino que también puede crear nuevas columnas en una tabla para simular la funcionalidad de los campos. Usted y otros que tengan acceso a sus tablas pueden ingresar información directamente en la nueva columna sin alterar los datos del comentario inicialmente sometido. Esto significa que puede recolectar, gestionar y darle seguimiento a todo tipo de datos – desde correos electrónicos y teléfonos hasta las puntuaciones de servicio al cliente y archivos anexos – en un solo espacio de trabajo sin estar atado a las limitaciones de una hoja de cálculo tradicional.
Con la incorporación de Jotform Tables a nuestro conjunto de servicios, Jotform es ahora una solución integral de automatización de flujos de trabajo que permite a su equipos terminar el trabajo de forma rápida y eficaz sin tener que depender del ingreso manual de datos u otras herramientas de software.
Cómo acceder a Jotform Tables
Existe más de una manera para crear un formulario, y también para acceder a Jotform Tables.
Quisimos hacer más fácil para nuestros usuarios el acceder a Jotform Tables, independientemente de que esa tabla se encuentre enlazada a un formulario en línea.
Si quiere crear un espacio de trabajo en Jotform Tables utilizando los envios desde uno de sus formularios en línea, hay dos maneras de hacerlo desde la página Mis formularios:
- En la página Mis formularios, seleccione Envíos del menú Más en uno de los formularios de su cuenta.
- Seleccione un formulario en su cuenta de Jotform y luego seleccione Envíos en el menú Opciones que aparece cerca de la sección central de arriba en la página Mis formularios.
- Acceda a la página de menú Mis tablas pulsando el menú emergente a la par del ícono de Mis formularios.
Puede también crear una tabla desde cero en la página Mis tablas. Puede ingresar datos manualmente, importar datos de un archivo creado en otro programa, o seleccionar uno de nuestras plantillas para tablas.
Adicionalmente a darle un lugar donde gestionar las tablas que ha creado y / o las tablas que otros han compartido con usted, la página de Mis Tablas ofrece una vista de arriba de quién puede acceder a los espacios de trabajo.
Funciones destacadas
Jotform Tables es una nueva herramienta de las hojas de cálculo o nueva herramienta de base de datos. Hay más sobre este producto sofisticado que lo que podemos ver a simple vista.
Aparte de organizar los envíos de un formulario en formato de tabla, Jotform Tables, le permite fácilmente darle seguimiento el progreso de las tareas, creando un espacio de trabajo personalizado y controlar cómo se presenta, visualizar datos en un reporte, y llevar a cabo cálculos complejos, entre otras cosas.
Lo mejor de todo esto es que puede hacer todo simultáneamente sin alterar los datos recolectados a través de sus formularios en línea.
Jotform Tables también le permite la colaboración con otros. Aunque el abrir su espacio de trabajo a alguien más conlleva sus propios riesgos, Jotform Tables le da paz mental por medio de poder rastrear y deshacer sus acciones, y modificar su acceso en cualquier momento.
Una gran cantidad de funcionalidades que son prácticas hace que Jotform Tables sea un espacio de trabajo ideal para la colaboración en equipo, dénos unos minutos y le demostraremos cómo puede sacar provecho de los datos que recopila en sus formularios en línea.
1. Rastree, y organice cualquier tipo de datos con los diferentes tipos de columnas que están listas para ser usadas.
Las hojas de cálculo podrían parecer una gran manera de organizar, rastrear, monitorear, y analizar datos en una forma estructurada, pero hay un gran problema con ellas.
Cuando una nueva columna vertical es añadida para clasificar datos en un lugar común, todo lo que obtiene es un montón de espacios estáticos – comúnmente llamados celdas – que le permiten rellenar con texto básico, números y casi nada más.
Eso no es mucho problema si su equipo está trabajando solo con texto básico y unos cuantos números, pero ¿qué tal si está recolectando otros tipos de datos?
Por ejemplo, las compañías de taxis, las compañías de camiones, o los servicios de entrega, pueden mantenerse encima de su proceso de reclutamiento y contratación, con la ayuda de un formulario de contratación con la modalidad de rastreo en una tabla. Pero, ¿qué tal si los aplicantes seleccionados necesitan tomar un examen en la carretera y recibir una calificación después?
En una hoja de cálculo típica, los examinadores pueden agregar una nueva columna y escribir una letra o valor de puntuación basado en una escala del uno al cinco, pero ese proceso que visualmente no es llamativo puede llegar a ser desorganizado si no hay un proceso de reporte establecido.
Jotform Tables puede simplificar el proceso por medio de permitirle a alguien crear la tabla, rellenarla con los envíos al formulario de aplicación de conductor y agregar una columna que muestre visiblemente el puntaje de uno a cinco en estrellas por cada candidato que se eligió para realizar una prueba en la carretera.
Con todo, Jotform Tables ofrece una docena de maneras innovadoras y atractivas para presentar los datos en una columna – desde columnas con múltiples secciones hasta casillas marcables – para que su equipo pueda ingresar, analizar, organizar, gestionar y tomar acción al tipo de información correcta.
La mejor parte es que el agregar más datos en estas columnas recién adicionadas no altera ningún envío original a través de su formulario en línea.
2. Controle cómo se realiza el trabajo con tabulación y diferentes vistas.
De entrada, es fácil descartar que Jotform Tables es como una herramienta que organiza, clasifica, y arregla los datos en un formato de hoja de cálculo, pero eso denota sólo superficialmente lo que puede hacer.
La vista en forma de tabla que aparece al inicio por defecto cuando abre por primera vez las Jotform Tables es solamente una manera de ver, organizar y de darle seguimiento a los envíos de su formulario en línea.
Por medio de agregar nuevas pestañas, usted puede analizar, dar seguimiento y organizar diferentes grupos de información de su formulario en línea o de cualquier otro formulario.
También puede importar otros archivos de su computadora, incluídos aquellos creados en Microsoft Excel, para llenar una pestaña nueva.
Puede gestionar, dar seguimiento, analizar, y organizar sus datos importados en cinco diferentes vistas – tablas, tarjetas, cargas, reportes, y en calendarios – que han sido diseñados para adaptarse a una gran cantidad de flujos de trabajo. Ya que debe estar bien familiarizado con la vista de tablas hasta ahora, hablaremos un poco más acerca de los otros cuatro tipos de vistas y cómo puede ayudarle a simplificar su flujo de trabajo.
Vista de Tarjeta
Esta vista en particular despliega toda la información sometida a su formulario o información importada como tarjetas individuales. Cada tarjeta representa una sola entrada en una fila o un solo envío de alguien que llenó el formulario en línea enlazado a la pestaña. Las tarjetas en esta vista están organizadas basadas en cuándo la información fue creada o sometida, con la más reciente apareciendo primero.
Si los datos de un formulario en línea están enlazados con una vista nueva de tarjetas en su espacio de trabajo, le puede indicar cuales respuestas a preguntas específicas deberían aparecer en una tarjeta y cómo deberían estar organizadas.
Vista de cargas
Esta vista le permite fácilmente ver archivos que fueron recolectados a través de su formulario en línea o cargado directamente en su espacio de trabajo. La vista de carga puede ser particularmente útil para inspectores, equipos creativos, organizaciones sin fines de lucro, y organizaciones que necesiten ver imágenes o documentos sometidos por sus consumidores, colegas, trabajadores de campo, clientes.
Cuando se crea una vista de tarjeta en su espacio de trabajo que está enlazada a su formulario en línea, debe especificar la pregunta que le pidió al usuario cargar el archivo.
Vista de Calendario
Esta vista le permite desplegar los envíos en la tabla o la información provista en una modalidad de calendario. También le puede agregar nuevas entradas al calendario manualmente y tener una visión desde arriba de cómo se llevan a cabo reuniones cada mes, semana o día. Esta vista es de mucha utilidad si necesita ver los datos de formularios para reservaciones, horarios, y de citas en un calendario.
Vista de Reporte
Esta vista usa los envíos y los coloca en una tabla para crear gráficos y presentaciones instantáneamente que van a actualizarse a medida que nueva información llega.
Si esta vista le parece familiar, definitivamente tiene razón. El Creador de Reportes de Jotform es un producto independiente que esencialmente hace el mismo trabajo que la vista de reportes de Jotform Tables.
En el esfuerzo de hacer un flujo de trabajo sin fricción, integramos las capacidades del Creador de Reportes de Jotform en Jotform Tables de manera que usted pueda crear presentaciones personalizables rápido sin tener que navegar hacia afuera de su espacio de trabajo.
3. Aisle la información que necesita con filtros de búsqueda
Teniendo la información correcta en sus manos es la clave para dar seguimiento y monitorear el progreso dentro de su organización.
Pero cuando se está trabajando con una gran cantidad de datos, reducirla y conducir un análisis exhaustivo puede ser frustrante y consumidor de tiempo.
Jotform Tables puede simplificar agilizar este proceso por medio de filtrar las búsquedas en un tabla para mostrar solo los datos que necesita. Estos filtros le permiten controlar qué datos pueden ser desplegados por medio de eliminar información sometida al formulario que no incluye respuestas específicas a ciertas preguntas.
La función de filtro es flexible; puede agregar múltiples filtros a sus búsquedas. Ya que esta función está disponible en todas las vistas, puede dar seguimiento, monitorear, y analizar la información en sus propios términos y hacerlo en un espacio de trabajo que cumple con las necesidades de su equipo.
4. Fácilmente localice y analice los envíos por día
Pudieran haber momentos en que necesita analizar, evaluar, o revisar los envíos durante cierto período de tiempo.
Podría, por ejemplo, querer revisar solamente los formularios de aplicaciones para trabajo en línea que fueron completados y sometidos por los aplicantes antes de determinada fecha.
Jotform Tables le permiten hacer precisamente eso, por medio de permitirle filtrar los envíos que no llenan el criterio de la fecha establecida.
Ya sea que esté analizando segmentos en el tiempo para ver cuantas personas hicieron envíos de aplicación al empleo en días específicos o estableciendo tiempos de corte para los mismos, Jotform Tables puede localizar los datos que usted necesita para tomar decisiones importantes.
5. Comparta una tabla sin problemas con su equipo
Todos hemos escuchado el dicho ‘no existe el “yo” en “equipo”. El tener a todos en la misma página es importante cuando se está trabajando en proyectos que requieren bastante colaboración de equipo, como campañas, iniciativas, recaudadores de fondos, lanzamientos, grandes inauguraciones.
Pero esto es difícil sin un espacio de trabajo centralizado, que satisfaga las necesidades del equipo, así como retener el control del nivel de acceso de cada persona involucrada.
Ya que el espacio de trabajo en Jotform Tables- y todas las pestañas creadas en él- pueden ser compartidas por medio de un enlace dedicado o una invitación por email personalizable, es cuestión de un par de segundos para que todos en el equipo estén a la misma velocidad.
Jotform Tables le permiten determinar quién tiene acceso a su espacio de trabajo, qué puede hacer ahí, y cuándo el acceso se eliminará.
Puede manejar el acceso a su espacio de trabajo por medio de cambiar el rol de una persona, monitoreando si las invitaciones fueron abiertas, o revocando el acceso de una persona.
6. Monitoree o deshaga los cambios hechos a su hoja de cálculo
Darle las llaves de su espacio de trabajo a alguien es como darle las llaves de su automóvil.
Usted sabe que esa persona puede manejar, pero puede sentirse un poco ansioso de que pueda tener un accidente mientras están en la carretera. De la misma manera, puede tener la suficiente confianza en sus colegas para darles acceso a su espacio de trabajo pero puede sentirse aprehensivo a que salten errores de vez en cuando.
Con Jotform Tables no hay de qué preocuparse.
Si observa que algo no está bien en su espacio de trabajo, Jotform Tables hace más fácil visualizar quien hizo los cambios y cuándo.
Jotform Tables le permite regresar atrás para eliminar cambios que no se desean por medio de revertir a una versión anterior que está almacenada.
Esto asegura la integridad de su espacio de trabajo, para que no se preocupe y pueda respirar sin problemas.
7. Use formulas para hacer cálculos complejos
Algunas cosas en la vida es mejor hacerlas a mano. Pero los cálculos complejos no son uno de ellos.
Resolver problemas de matemáticas simples en una calculadora y manualmente ir ingresando las respuestas en una herramienta de gestión de proyecto o de equipos, es una pérdida de tiempo. Este proceso también abre la puerta a errores de ingreso de datos y últimamente crea un cuello de botella en su flujo de trabajo.
Por ejemplo, puede necesitar calcular las horas trabajadas por empleado, voluntarios, o contratistas, una vez un formulario de monitoreo en línea es rellenado. Después de eso, debe determinar cuánto le debe pagar a cada persona.
Pudiera llevarse horas para poder procesar números e ingresarlos en la hoja de cálculo. Eso podría también retrasar el pago que las personas necesitan para pagar sus recibos.
Jotform Tables puede agilizar el proceso y remover la pesadilla de tener que ingresar los datos manualmente y con errores por medio de añadir una nueva columna que se encargue de los cálculos complejos y realizarlos automáticamente.
automáticamente.
Mientras se está creando la nueva columna, simplemente establezca una fórmula o ecuación usando los valores de las otras columnas de la hoja de cálculo, también utilizando funciones matemáticas y operaciones básicas, incluyendo aquellas aquellas como multiplicación, división, suma y resta.
Eche un vistazo…
Jotform Tables tiene unas funcionalidades muy elegantes que pueden simplificar una variedad amplia de procesos – desde gestión de proyectos hasta contrataciones – y proveer a su equipo con un espacio de trabajo de una parada para que pueda llevar a cabo el trabajo más rápidamente.
Eche un vistazo a nuestro blog para aprender más sobre las funcionalidades de Jotform Tables en tareas complejas que permiten que su equipo haga más con la información provista a los formularios, como establecer fórmulas complejas, búsquedas, paquetes acumulativos, y contadores.
8. Goce de todos los beneficios de Jotform Tables sin tener que enlazarse a un formulario.
Como un producto que es parte del conjunto total de servicios ofrecidos por Jotform, Jotform Tables trabaja mejor cuando están enlazadas con formularios en línea personalizados.
Esto es porque los envíos son inmediatamente utilizados para rellenar las tablas que están enlazadas al formulario.
Pero cuando la idea de Jotform Tables fue concebida en 2018, uno de los objetivos era crear una herramienta integral para gestión de proyectos, análisis de datos, y colaboración de equipo que usted pudiera utilizar sin tener que enlazarse a un formulario en línea.
Fuimos capaces de traer esa idea a buen término por medio de permitir a todos los usuarios de Jotform tener acceso a Jotform Tables a través de la nueva página “Mis tablas”, donde pueden construir un espacio de trabajo para su equipo que no esté enlazado a un formulario en línea.
Aparte de poder abrir una tabla en blanco que necesita ser llenada manualmente, puede utilizarse también una de las más de 250 plantillas para tener un buen comienzo o importar datos de un archivo que no fue creado en Jotform.
Empezando con plantillas “ listas para utilizarse”
Durante los casi tres años que pasamos creando Jotform y refinando Jotform Tables, realizamos investigación extensiva para determinar cómo los usuarios utilizan al máximo esta herramienta versátil y potente.
Descubrimos que Jotform Tables permite a los equipos gestionar, analizar, y colaborar en una amplia variedad de proyectos, desde planear presupuestos, y agendar voluntarios, incorporar clientes, y dar seguimiento a inventarios.
Observando estos flujos de trabajo en acción inspiraron a nuestro equipo de talentosos diseñadores y redactores a crear más de 250 plantillas que dan a su equipo un buen comienzo para personalizar su espacio de trabajo incluyendo lo siguiente:
- Plantilla de hoja de balance
- Plantilla de hoja de tiempo de empleados
- Plantilla de lista de donaciones
- Plantilla de registro de millaje
- Plantilla de seguimiento de un problema
- Plantilla de seguimiento de reclutamiento
- Plantilla de calendario de eventos para recaudar fondos
Si desea utilizar alguno de estos diseños o hallar algo de inspiración, dele un vistazo a nuestra amplia galería de plantillas para tablas. Puede agregar su propio diseño también por medio de compartirlo con nosotros.
Navegue alrededor de Jotform Tables con tutoriales
Como una solución “todo en uno”, no existe escasez de funcionalidades que vienen a ser prácticas en la Jotform Tables que le pueden ayudar a su equipo a colaborar, analizar la información, y gestionar los proyectos eficientemente.
Lo que hemos creado es un producto que es de alta calidad que puede ser simple aparte de ser complejo, pero habrán momentos en los que necesite ayuda para crear un espacio de trabajo adecuado para su equipo.
Para ese objetivo, hemos creado una variedad de guías de ayuda, que podrán guiarlo a través de algunas de las funcionalidades autónomas de Jotform Tables y contestarán preguntas subyacentes a estas, como:
- Cómo importar datos en Jotform Tables
- Cómo restaurar comunicaciones borradas en las Jotform Tables
- Cómo adquirir datos de otras tablas en Jotform Tables
- Cómo crear una pestaña en blanco en Jotform tables
- Cómo agregar diferentes vistas en Jotform Tables
- Cómo utilizar diferentes filtros para gestionar más fácilmente su información en Jotform Tables
- Cómo compartir sus Jotform Tables y colaborar
- Cómo ver los cambios hechos en Jotform Tables (Historia de la Revisión)
- Cómo ver, asignar, y editar Jotform Tables
- Cómo agregar y organizar columnas en Jotform Tables
- Cómo mostrar y ocultar columnas en Jotform Tables
- Cómo imprimir respuestas en Jotform Tables
- Cómo crear reportes automatizados en Jotform Tables
- Cómo agrupar por opciones singulares y múltiples en Jotform Tables
- Cómo congelar y activar columnas en Jotform Tables
Tras bambalinas
Es frecuentemente mencionado que hacer cosas grandes lleva tiempo, y Jotform Tables no es una excepción a la regla.
De hecho, la idea para Jotform Tables fue concebida hace tres años.
En ese tiempo, nuestro equipo estaba trabajando en resolver un problema común pero complejo. Muchas de las organizaciones que utilizaban Jotform estaban creando formularios en línea, utilizándolos para recolectar información, y teniendo que descargar la información recolectada o utilizar nuestras integraciones con otras herramientas de software para poder gestionarla.
Nos dimos cuenta que este flujo de trabajo segmentado no solamente era inconveniente – era ineficiente y a veces caro por el hecho de que los equipos tenían que suscribirse a planes de soluciones de software separados. Más importante aún, sabíamos que este era un problema que Jotform podía solventar.
Nuestro equipo de producto impulsó su proceso de lluvia de ideas por medio de desarrollar prototipos de una página nueva que tuviera las características de una hoja de cálculo y que pudiera desplegar toda la información recopilada para un formulario específico.
Después de comparar anotaciones, compartir ideas, y recolectar opiniones, nuestros equipos desarrollaron metas claves para lo que luego llegaría a ser Jotform Tables. Entre otras cosas, imaginamos a Jotform Tables como un producto que permitiera a los usuarios de Jotform hacer:
- Uso de Jotform como una herramienta de solución a la cual acudir para recolectar, gestionar, y analizar información sin la necesidad de tener que acudir a otras herramientas de software para ayudarles a lograr sus objetivos.
- Fácilmente la gestión, análisis, edición y poder compartir la información a través de funcionalidades más avanzadas.
- Uso de esta nueva herramienta sin tener que enlazarla a un formulario en línea o crear un formulario.
El trabajo de desarrollo de Jotform Tables empezó oficialmente en abril del 2018. A medida que pasó el tiempo y las funcionalidades fueron implementadas y mejoradas, vimos el potencial para crear una solución “todo en uno” para la gestión de información.
Las versiones tempranas de Jotform Tables desplegaban información sometida para un solo formulario. Las actualizaciones eventualmente permitieron a los usuarios de Jotform agregar pestañas para analizar diferentes grupos de datos – utilizando los envíos para un determinado formulario o de otros formularios – en diferentes pestañas.
También nos dimos cuenta de que el formato original en forma de cuadrícula no siempre les funcionaba a los usuarios que tenían que visualizar la información en otro formato.
Aunque lograr nuevos niveles era un rol clave en la formación de Jotform Tables, nunca perdimos el enfoque de la necesidad de crear un producto de alta calidad. De hecho, 15 evaluaciones separadas de garantía de calidad a nuestras funcionalidades en los pasados dos años identificaron unos 459 problemas que fueron solucionados.
Pero el verdadero reto fue cuando empezamos a escuchar a nuestros usuarios.
Empezamos a hacer pruebas a Jotform Tables por medio de dar acceso a 10,000 usuarios actuales de Jotform al nuevo producto.
Luego, expandimos el grupo piloto, proporcionando este acceso al 5% de los nuevos usuarios de Jotform cada día e incrementando este porcentaje hasta llegar a un 20% antes de que el nuevo producto se lanzara en octubre del 2020. Para ese entonces, unos 95,000 usuarios habían utilizado Jotform Tables al menos una vez.
Nuestros investigadores de experiencia del usuario también entrevistaron a 108 usuarios de Jotform para aprender más acerca de cómo utilizan Jotform Tables y qué podría hacerlas aún mejores.
Lo que descubrieron fueron negocios, organizaciones, compañías, y equipos que sus necesidades es tan únicas como nuestro nuevo producto, incluyendo:
- Una compañía de seguros en línea que utiliza Jotform Tables para monitorear y darle seguimiento a un formulario de encuesta para la satisfacción del cliente
- Un profesor en Corea del Sur que utiliza Jotform Tables para gestionar las reservaciones de los estudiantes para el English cafe en la Universidad de Hanseo.
- Una organización de desarrollo sostenible en India que utiliza Jotform Tables para monitorear y darle seguimiento a los formularios para la financiación de un proyecto de organizaciones rurales y trabajadores agrícolas.
- Una compañía grande de bienes raíces que utiliza Jotform Tables para monitorear, revisar, y descargar propuestas personalizadas sometidas a ellos para eventos educativos.
- El Fútbol Club de Knoxville en Tennessee, que utiliza Jotform Tables para monitorear, revisar y darle seguimiento a la información de registro para un torneo y exención sometidos por los entrenadores y los jugadores respectivamente
El problema es que estos usuarios de Jotform estaban descargando su información recolectada o mandándola a herramientas de software de terceros, que ellos podían analizar, visualizar, y compartir con colegas.
Estas observaciones nos llevaron a crear funcionalidades que no solamente podían solventar estas brechas entre los servicios de Jotform pero también en desarrollar un producto que fuera más que una hoja de cálculo.
Más específicamente, las opiniones de los usuarios de Jotform nos ayudan a crear funcionalidades dentro de Jotform Tables que le permiten a usted:
- Evaluar, analizar, y darle seguimiento a diferentes grupos de datos o llevar a cabo tareas diferentes dentro de un mismo espacio de trabajo por medio de añadir pestañas
- Controlar cómo la información es desplegada, presentada, y expuesta en las nuevas pestañas por medio de crear diferentes vistas
- Comparta su espacio de trabajo con alguien, y controle lo que puede hacer en él y cuánto tiempo tendrán acceso
- Aísle la información en la cual se quiere enfocar por medio de utilizar diversos filtros a su tabla, incluyendo los envíos a preguntas específicas
- Importe datos que no son de formularios en línea para rellenar la nueva pestaña dentro de un espacio de trabajo
- Preserve la integridad de su información por medio de permitirle revisar, monitorear y rápidamente revertir los cambios hechos por otras personas en su espacio de trabajo
- Agregue información a las nuevas columnas o filas en la hoja de cálculo sin comprometer la información original que ha sido proporcionada por los participantes en los formularios en línea
La versión actual de Jotform Tables es la culminación de más de dos años de investigación, desarrollo, y aportaciones de los usuarios de Jotform alrededor del mundo que continuamente nos inspiran a reevaluar cómo debe ser el trabajo.
Conclusión
Independientemente de cómo se mire su escritorio en este momento o cómo las pestañas de su navegador están organizadas en la pantalla de su computadora, de seguro hay algún método detrás de eso.
Organizamos, categorizamos, y clasificamos prácticamente todo – desde elementos químicos en una tabla periódica hasta reservaciones en un restaurante – por la necesidad innata de reconocer alguna forma de organización y entender el mundo a nuestro alrededor un poco mejor.
Por décadas, las hojas de cálculo han sido la elección por excelencia para los equipos que necesitan organizar, gestionar, analizar y compartir toda clase de información. Pero a veces simplemente no son lo suficiente para el equipo.
Mientras las hojas de cálculo pueden hacer cálculos muy complejos y gestionar una gran cantidad de datos, no proveen una herramienta sin fricción para recolectar datos, rellenar su espacio de trabajo con ella, y gestionarlo.
Jotform está cerrando la brecha por medio de permitirle crear flujos de trabajo perfectos bajo una misma plataforma. Media vez hace un formulario personalizado en línea y lo comparte, puede instantáneamente verlos, organizarlos, gestionarlos, y compartir las respuestas sometidas entre Jotform Tables.
Jotform Tables también le permite personalizar su espacio de trabajo por medio de añadir nuevas vistas y utilizando las respuestas sometidas por otros formularios en línea para rellenar una pestaña nueva. Puede también agregar u ocultar las filas y columnas en una tabla, así como escribir nueva información en su espacio de trabajo sin comprometer la integridad de su información que ha sido recopilada por medio de sus formularios en línea.
Aunque un espacio de trabajo se puede compartir con todos por medio de una invitación por correo electrónico personalizable o un enlace dedicado, Jotform Tables tiene aspectos de seguridad integrados que le permiten monitorear quién tiene acceso a su información, determinar qué pueden hacer con ella, y controlar por cuánto tiempo van a tener acceso a ella.
Jotform Tables también le facilita darle seguimiento a los cambios hechos a su espacio de trabajo y deshacer cualquiera de ellos.
Con todas estas funcionalidades integradas, Jotform Tables está redefiniendo la colaboración en equipo, la gestión de proyectos, y la productividad.
Si no lo ha hecho hasta ahora, ¡pruebe Jotform Tables! Y compruebe por sí mismo cómo le estamos ayudando a todos los equipos de trabajo del mundo a ser más eficientes con menos esfuerzo.
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