DOCUMENTACIÓN TÉCNICA
Cómo las soluciones para la gestión de servicios de campo crean operaciones seguras y sostenibles
Cómo las soluciones para la gestión de servicios de campo crean operaciones seguras y sostenibles
Para los jefes y trabajadores de los servicios de campo, los procesos manuales y obsoletos son obstáculos para el éxito. Este tipo de procesos consumen mucho tiempo y son engorrosos, lo que impide que las empresas de servicios de campo se adapten fácilmente a los problemas de la cadena de suministro, aprovechen la automatización, prevean los resultados y ofrezcan la mejor experiencia posible al cliente. Un enfoque manual y basado en papel puede provocar la pérdida de clientes, errores costosos e incluso trabajadores lesionados.
Fuente: Allied Market Research
También genera pérdidas. Con una tasa de crecimiento anual compuesta (TCAC) del 19.2%, se espera que el mercado de gestión de servicios de campo alcance un valor de casi 30,000 millones de dólares en 2031 — frente a los 5,200 millones de dólares de 2021. Las empresas que todavía utilizan pizarras, firmas en papel y procesos manuales tienen la oportunidad de aprovechar este interesante crecimiento digitalizando sus operaciones con soluciones de gestión de servicios de campo.
Las herramientas digitales ayudan a los gerentes a satisfacer las demandas de los clientes, ofrecer valor, proteger a los empleados y aumentar tanto la productividad como las tasas de satisfacción de los clientes para producir un crecimiento constante. También ayudan a garantizar que los conductores y las entregas lleguen a sus destinos de forma segura y puntual; a mantener y gestionar los espacios remotos y el inventario externo; y a hacer que las operaciones sean más sostenibles.
La base de una gestión eficaz de los servicios de campo — tanto si trabaja en telecomunicaciones, logística o construcción — es la seguridad de los conductores y un servicio profesional y puntual.
Garantice la seguridad de los conductores y la puntualidad de las entregas con soluciones móviles y automatización del flujo de trabajo
La base de una gestión del campo de servicio efectiva es — bien sea que trabaje en telecomunicaciones, logística, o construcción — la seguridad del conductor y el servicio profesional y puntual.
El 76% de los ejecutivos y expertos en logística coinciden en que las empresas de transporte de mercancías y logística que no se centren en la creación de capacidades digitales pondrán seriamente en peligro su negocio.
Fuente: Accenture
Muchos clientes sacan tiempo de su trabajo para acudir a reparaciones y citas de mantenimiento, por lo que es importante respetar su valioso tiempo. Si sus conductores no pueden llegar a sus destinos de forma segura y puntual, los clientes insatisfechos buscarán servicios en otra parte.
Los procesos manuales pueden perjudicar la puntualidad y la productividad. Cuanto más tengan que consultar los técnicos con los gestores las rutas diarias, los trabajos específicos o las inspecciones de los vehículos, menos productivos serán. Necesitan poder acceder rápida y fácilmente a información actualizada sobre la empresa y los clientes, para poder ponerse en marcha.
"Los procesos manuales pueden perjudicar la puntualidad y la productividad. Permita que los técnicos accedan rápida y fácilmente a información actualizada de la empresa y los clientes con soluciones digitales y automatización."
Afortunadamente, con las soluciones de gestión de servicios de campo adecuadas, puede conseguir que los técnicos estén donde tienen que estar, cuando tienen que estar, sin comprometer la calidad del servicio. Estos son algunos ejemplos de cómo puede utilizar las soluciones móviles de gestión de servicios de campo para agilizar la seguridad de los conductores y los procesos de entrega.
Registre las horas de conducción
Para optimizar la seguridad de los conductores y la calidad de las entregas, los gestores de servicios de campo pueden utilizar hojas de registro de conductores en línea. Estas plantillas personalizables pueden incluir los datos de contacto de los conductores y la matrícula del vehículo, estadísticas de kilometraje de los viajes, solicitudes de tiempo libre y hojas de horas semanales para realizar un seguimiento de los datos de los conductores en un solo lugar. Con un sistema que incorpore hojas de registro de conductores móviles, tanto los técnicos de servicio sobre el terreno como los gestores pueden comunicarse rápidamente sobre los viajes de los conductores, incluso sobre la marcha. En lugar de escribir un correo electrónico, un conductor puede enviar una actualización del viaje mientras está sobre el terreno con sólo pulsar un botón y un gestor la verá al instante en su cola de aprobación.
Gestione la seguridad de alumnos y pasajeros
Pocas herramientas de gestión de conductores son tan vitales como los formularios de evaluación de conductores. Por ejemplo, si supervisa a conductores de autobuses urbanos o escolares, su principal responsabilidad es garantizar la seguridad de los pasajeros. Estos formularios le ayudan a evaluar las capacidades cognitivas y físicas de sus conductores, permitiéndole valorar sus habilidades para realizar giros, accionar las puertas del autobús, detenerse completamente en las señales de stop, aparcar e interactuar con los demás para mantener a salvo a los viajeros y estudiantes.
Estos formularios no sólo pueden ayudarle a formar y supervisar a sus conductores de autobús, sino que también pueden ayudarle a mantener registros de seguridad a lo largo del tiempo. El uso de un sistema de gestión de servicios de campo que recoja, organice y almacene automáticamente los datos de los formularios (sobre los puntos fuertes y débiles de los conductores, por ejemplo) le permite acceder a datos actualizados siempre que realice auditorías trimestrales o anuales.
Documente las inspecciones rutinarias de la flota
Sin una inspección adecuada de los vehículos de la flota, corre el riesgo de que se produzcan fallos en el trabajo, reparaciones de emergencia y responsabilidad por negligencia del vehículo, lo que se traduce en pérdida de tiempo y aumento de los gastos. Aunque puede completar una inspección manualmente, es más práctico utilizar una solución móvil de gestión de servicios de campo que le permita ejecutar, gestionar y almacenar inspecciones desde la palma de su mano. Digitalizar sus procesos de inspección de vehículos también le permite buscar rápidamente en su base de datos de vehículos. Por ejemplo, puede buscar por número de matrícula, marca o modelo, o fecha de inspección para consultar datos como el kilometraje o las fechas de renovación del seguro.
Al personalizar los campos del formulario y añadir otros nuevos que sugieran los empleados, puede utilizar el formulario de inspección de su flota para asegurarse de que todos los sistemas del vehículo funcionan correctamente, desde las luces de freno hasta las cerraduras de las puertas. Con una variedad de formatos de preguntas, puede incluir información sobre el vehículo, listas de verificación de la inspección, cuadros de texto para notas adicionales, imágenes e incluso un espacio para que los inspectores y los conductores firmen para certificar una inspección. Esta función, que es posible con herramientas de firma electrónica como Jotform Firmas, proporciona un registro oficial de la inspección y garantiza que sus formularios sean legalmente vinculantes.
Rastree los envíos en tránsito
Conectar formularios de seguimiento de envíos con aplicaciones de entrega de cargas ayuda a los gestores de servicios de campo a realizar un seguimiento de cada entrega de producto o servicio de principio a fin, incluidos el nombre y la dirección del cliente, la descripción del artículo o servicio y las fechas de servicio. Esta digitalización de los procesos internos de seguimiento permite a los supervisores recibir actualizaciones desde la carretera sobre los plazos de entrega, los retrasos y los daños, para que puedan alertar a los clientes y tomar medidas en caso necesario.
Reciba reportes sobre reparaciones necesarias de vehículos e inspecciones de seguridad
Incluso los conductores más seguros y mejor formados pueden sufrir accidentes. Además, si su organización emplea a docenas o cientos de conductores, los fallos en los vehículos son inevitables. Un sistema que permita a los trabajadores enviar y recibir formularios en la carretera faculta a los trabajadores para solucionar inmediatamente los problemas, ya sea internamente o a través de contratistas externos.
Con los formularios de seguimiento de vehículos o de notificación de accidentes de tráfico, sus conductores pueden notificarle los problemas del vehículo o del conductor, incluida su ubicación y situación. Los gestores reciben un mensaje de texto, un correo electrónico o una notificación móvil de un formulario cumplimentado, por lo que pueden proporcionar rápidamente la asistencia adecuada (por ejemplo, enviando un nuevo conductor, un nuevo vehículo o un servicio de grúa) para minimizar los retrasos en las entregas y priorizar las tareas en función de la distancia de entrega.
Automatice el flujo de trabajo de la gestión de entregas.
Las buenas soluciones de la gestión de servicios de campo le permite crear y almacenar formularios personalizables para los casos mencionados previamente. Pero las mejores, dirigen automáticamente los formularios y sus datos a los empleados correctos para alcanzar una eficiencia óptima. Con formularios en línea como la base, los flujos de trabajo automatizados agilitan procesos, reducen errores, mejoran la colaboración y lo más importante, alertan a los gerentes cuando surge un problema. Los procesos de aprobación completamente digitales reducen la necesidad de correos manuales y administrativos y mantiene a los empleados enfocados en brindar servicio de calidad.
Programación automatizada para los conductores
Una de las tareas más engorrosas pero necesarias para la gestión de servicio de campo es la programación horaria de los trabajadores — ya sea basado en disponibilidad, optimización de la ruta o habilidades especializadas. Sin embargo, al invertir en un software de gestión de servicio en el campo que incluya una programación de horarios automatizada, puede aumentar la productividad, reducir los tiempos de desplazamiento, mejorar el uso y asignación de los recursos y elevar la moral de sus empleados, todo esto sin descubrir el agua tibia.
— al invertir en un software de gestión del servicio de campo que incluya la capacidad de programación horaria automatizada, puede aumentar la productividad, reducir los tiempos de desplazamiento, mejorar el uso y asignación de los recursos y elevar la moral de sus empleados —
Fuente: Bain
Aproveche las soluciones digitales para gestionar espacios remotos y el inventario externo.
Los gestores de servicios de campo realizan un seguimiento de muchas partes móviles que no están centralizadas en un solo lugar. En primer lugar, los propios trabajadores pueden estar dispersos a lo largo de varios kilómetros. Además, las empresas de servicios de campo tienen cientos o incluso miles de equipos en su inventario repartidos entre vehículos y almacenes. Cuanto mejor gestione estos recursos, más probable será que sus técnicos tengan lo que necesitan para completar un trabajo de forma adecuada y eficaz.
Las mejores soluciones móviles de gestión de servicios de campo ayudan a recopilar, analizar y almacenar diversos datos para mejorar la gestión de inventarios, la gestión remota, la asistencia técnica y el servicio al cliente. Mediante formularios y aplicaciones en línea, códigos QR e informes y flujos de trabajo automatizados, estos sistemas mantienen conectados a los gestores de servicios de campo, los equipos y los datos.
"Los sistemas que permiten formularios y aplicaciones en línea, códigos QR e informes y flujos de trabajo automatizados, mantienen conectados a los gestores de servicios de campo, los equipos y los datos donde quiera que se encuentren."
He aquí algunas formas concretas de aprovechar las soluciones digitales en sus operaciones de servicio sobre el terreno para poder gestionarlo todo mejor a distancia.
Digitalice formularios importantes para mejorar la eficiencia y precisión
Desde informes en línea de seguridad de sitios y encuestas de opinión de clientes hasta listas de comprobación de inventarios y formularios de inspección de flotas, las soluciones de gestión de campo mantienen sus documentos importantes organizados y fácilmente accesibles en una ubicación central en línea, lo que facilita la gestión de las operaciones a distancia. Además, gracias a funciones como la lógica condicional y la cumplimentación automática, la digitalización también aumenta la probabilidad de que los trabajadores cumpleten los formularios con mayor rapidez y precisión.
Estas ventajas simplemente no son posibles con los formularios físicos. Por ejemplo, con los formularios digitales, un técnico de servicio de campo que tenga que solicitar nuevos equipos puede enviar un formulario en el momento en que vea la necesidad. Los administradores de inventario pueden aprobar la solicitud inmediatamente, lo que acelera los plazos de compra.
Cumplir las normas industriales
Con el sistema de gestión de servicios de campo adecuado, estará mejor equipado para conservar registros confiables y cumplir las normativas de seguridad del Departamento de Transporte (DOT), la Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) y la Administración de Materiales Peligrosos (HAZMAT).
Estas soluciones — especialmente las que permiten la firma electrónica, también mantienen los datos y las comunicaciones centralizados y transparentes, lo que facilita las auditorías. El software adecuado también puede ayudar a los gestores y trabajadores de servicios de campo a seguir cumpliendo las normas, incluidas las siguientes:
Mejorar la comunicación en tiempo real con proveedores y vendedores
Con el aumento de los precios de los materiales, la escasez y los retrasos, el sector de las adquisiciones ha experimentado muchos contratiempos en los últimos años. A medida que la atención se desplaza del ahorro de costes a una gestión más ágil de la cadena de suministro y a la mejora de las relaciones con los proveedores, los gestores de servicios de campo recurren a los sistemas digitales en busca de apoyo. Cuando los gestores de servicios de campo fortalecen sus relaciones con los proveedores, también pueden crear más oportunidades con ellos, lo que da lugar a soluciones innovadoras para problemas antiguos o incluso nuevos. Con mejores relaciones con proveedores y vendedores, los gestores de servicios de campo pueden mitigar el impacto de las subidas de precios en los clientes.
En última instancia, los sistemas móviles de gestión de servicios de campo mejoran la comunicación y la colaboración con proveedores externos para agilizar los procesos, facilitar la sustitución de materiales y generar valor.
Con el aumento de los precios de los materiales, la escasez y los retrasos, el sector de las adquisiciones ha experimentado muchos trastornos en los últimos años. A medida que la atención se desplaza del ahorro de costes a una gestión más ágil de la cadena de suministro y a la mejora de las relaciones con los proveedores, los gestores de servicios de campo recurren a los sistemas digitales como apoyo.
Acelere el inventario y actualice el estado
Un sólido sistema de gestión de inventarios, elemento fundamental de cualquier cadena de suministro, le ayuda a almacenar, enviar y realizar el seguimiento de los productos, a saber cuándo pedir y reordenar el inventario y a mejorar la experiencia del cliente. Los procesos automatizados de gestión de inventarios consumen menos tiempo y dinero que los manuales. Permiten a los trabajadores comunicarse entre varios almacenes y centros, gestionar el inventario en tiempo real y acceder a información importante en cuestión de segundos para mejorar la toma de decisiones.
Por ejemplo, para mantenerse conectados a lo largo de 27,000 hectáreas, los trabajadores de campo y mantenimiento del distrito de parques de Three Rivers, en Minnesota, utilizaron Jotform, una herramienta digital de productividad en el lugar de trabajo y creador de aplicaciones en línea. La plataforma les permitió crear su propia aplicación para recopilar datos importantes, realizar y registrar inspecciones diarias, generar informes procesables, crear flujos de trabajo y recibir notificaciones push instantáneas, independientemente de la ubicación de los trabajadores, tanto en línea como fuera de línea.
Three Rivers Park District también utilizó Jotform Empresarial para automatizar un proceso de inventario informático manual y que consumía mucho tiempo en su sistema de gestión de activos con el fin de optimizar el flujo trabajo y mejorar la visibilidad de los activos del distrito. Además de ahorrar tiempo y dinero, este tipo de digitalización mejora la precisión de los pedidos, la productividad en el lugar de trabajo y la satisfacción del cliente.
Recopilar información en zonas remotas
Juntos, los formularios móviles (por ejemplo, formularios de inspección, informes de incidentes, etc.) y las aplicaciones móviles mejoran la recopilación de datos, permiten la firma electrónica y le permiten realizar un seguimiento instantáneo, ver y almacenar los envíos, impulsando la productividad y la colaboración. Por ejemplo, añadir códigos QR a los formularios -o colocarlos en los activos físicos- es una forma cómoda de que los empleados encuentren información actualizada sobre los productos, como dónde están almacenados y cuántos hay disponibles. Los códigos QR también pueden ayudar a realizar un seguimiento de los paquetes entre los transportistas en la oficina de correos, confirmar la recepción de mercancías de proveedores y garantizar la seguridad de las entradas y salidas en las obras.
Dicho esto, los trabajadores sobre el terreno no siempre tienen acceso instantáneo a Internet. Una herramienta móvil de gestión de servicios de campo como Jotform Empresarial Móvil puede recopilar respuestas a formularios en cualquier momento y lugar, incluso sin conexión. Las respuestas se guardan en el dispositivo móvil y se sincronizan automáticamente con un servidor cuando se restablece la conexión. Puede cargar archivos, aceptar firmas electrónicas, realizar inspecciones de seguridad, compartir solicitudes de aprobación y recibir notificaciones instantáneas cuando se hayan enviado los datos, en todas las ubicaciones remotas y zonas sin conexión Wi-Fi.
Mejorar el pronóstico de la demanda
La interrupción de la cadena de suministro ha provocado inflación, escasez y cierres de fábricas en los últimos años. Pero, utilizando soluciones de gestión de servicios de campo con funciones integradas de control de existencias, a algunas organizaciones les ha ido mejor que a otras. Combinar el registro de datos y las funciones de inventario permite a las empresas recortar lo costos, evitar la falta de existencias, automatizar la reposición de pedidos, reducir las necesidades de mano de obra y los gastos de inventario, y evitar el desperdicio de productos.
Cree operaciones más sostenibles
Además de atraer a empleados y clientes, mejorar sus prácticas de sostenibilidad también le permite mejorar su imagen de marca, beneficiarse de exenciones fiscales, utilizar menos recursos y generar menos residuos.
Aprovechar un sólido sistema móvil de gestión de servicios de campo le permite encontrar un equilibrio entre ofrecer a los clientes lo que desean y trabajar para alcanzar sus propios objetivos de sostenibilidad.
Tanto los empleados como los clientes prefieren organizaciones que den prioridad a la sostenibilidad. Según el estudio de IBM sobre consumidores para 2022,
El 68% de las personas tienden más a buscar empleo en organizaciones responsables con el medio ambiente, mientras que el 62% de los consumidores se muestran dispuestos a reducir el impacto ambiental cambiando sus hábitos de compra.
Fuente: IBM
Reduzca su huella de carbono
Adoptar las soluciones de gestión de servicios de campo es una de las decisiones más acertadas que puede tomar para reducir el impacto medioambiental de sus operaciones. Cambiar los documentos físicos por formularios, informes y registros en línea hace mucho más por el medio ambiente que simplemente salvar árboles. La fabricación de papel también utiliza una cantidad significativa de productos químicos y agua y contribuye a la contaminación debido a las emisiones de carbono y la eliminación de residuos.
Gracias a los registros en línea de conductores, rastreadores de rutas y otras funciones que simplifican el trabajo a distancia, las plataformas móviles de gestión de servicios de campo pueden sustituir a todos los documentos en papel, reduciendo los residuos cotidianos y los costes de suministros de oficina.
Maximizar la eficiencia del combustible y reducir los costes de reparación del vehículo
Con unos costes de combustible elevados y una inflación récord, necesita reducir costes siempre que pueda. Las soluciones de gestión de servicios de campo ofrecen información basada en datos que puede ahorrarle tiempo, dinero y estrés innecesario tanto en la gasolinera como en el taller.
Digamos, por ejemplo, que sus registros online de conductor muestran un consumo de combustible inusualmente alto, aunque sus técnicos estén conduciendo sus rutas normales. Al comparar los datos recopilados sobre kilometraje en verano e invierno puede identificar problemas que puede haber pasado por alto, como un mayor uso del aire acondicionado en verano. Luego puede tener en cuenta la actividad estacional en su presupuesto de verano o añadir más paradas a las rutas de los conductores para que puedan aprovechar al máximo cada viaje.
Además, la documentación digital de las inspecciones rutinarias de los vehículos muestra información vital, como cuánto tiempo puede funcionar cada camión antes de necesitar una puesta a punto y con qué frecuencia se avería. Muchas soluciones móviles de gestión de servicios de campo rastrean, almacenan y analizan este tipo de datos, ayudándole a minimizar los costes de reparaciones importantes y a optimizar el valor de vida útil de cada vehículo.
Desarrolle cadenas de suministro más sostenibles
Muchos sistemas de gestión de servicios de campo incluyen funciones de analítica de formularios, que pueden ayudarle a comparar sus proveedores, evaluar sus esfuerzos en materia de sostenibilidad, identificar áreas de oportunidad y, en última instancia, elegir aquellos que se alineen con sus objetivos. Por ejemplo, puede utilizar estas soluciones móviles de gestión de servicios de campo para consolidar los envíos de varios proveedores a múltiples ubicaciones, u obtener visibilidad sobre la forma exacta en que los proveedores extraen o producen las materias primas. Con una visibilidad total de los datos, incluso los datos más insignificantes pueden ayudarle a utilizar los activos de forma más eficiente, predecir mejor la demanda, optimizar las rutas de envío y planificar en función de los efectos del cambio climático, las sequías y otros factores medioambientales.
Los esfuerzos de sostenibilidad de la cadena de suministro también mejoran la reputación de su empresa. Marcas mundiales como Starbucks, Nike, Apple y Microsoft están poniendo de su parte para comprometerse con un futuro más sostenible y demostrar la importancia de la responsabilidad medioambiental, elevando el valor de su marca. Nike, por ejemplo, ha integrado una cultura de sostenibilidad no sólo en su proceso de diseño, sino también en la distribución y las ventas. La empresa incluso ha publicado un mapa de fabricación para mostrar de forma transparente dónde se fabrican sus productos en todo el mundo.
Optimice su toma de decisiones y planeamiento estratégico
Un sólido sistema de gestión de servicios de campo recopila, gestiona, almacena y analiza de forma segura todos sus datos en tiempo real en una única ubicación. Los resultados son conjuntos de datos comprensibles, accesibles, legibles por máquina y fáciles de auditar. De hecho, cuantos más datos recopile, más completa será la imagen de los puntos fuertes y débiles de su empresa. En general, los datos mejoran la toma de decisiones, ya que permiten establecer mejores líneas de base, dedicar menos tiempo a conciliar datos, predecir mejor los resultados, informar sobre las prácticas de la cadena de suministro y reducir costes.
No es práctico tener los datos aislados en varias soluciones tecnológicas que no se conectan entre sí o, peor aún, dispersos en hojas de cálculo a mano o impresas. Además de costar a las empresas 12,9 millones de dólares al año, la mala calidad de los datos conduce a una toma de decisiones errónea.
Fuente: Gartner
Mejore la eficiencia de sus centros de datos
Los centros de datos son la razón por la que las plataformas de gestión de servicios de campo completas y potentes funcionan tanto en línea como fuera de línea, in situ y fuera de las instalaciones, los tamaños.
Las instalaciones de centros de datos con diversos tipos de equipos informáticos y sistemas informáticos consumen más de 100 veces la cantidad de energía que los espacios de oficinas de tamaño similar. Este elevado consumo de electricidad no sólo consume mucha energía, sino que además es caro. Puede aplicar las mejores prácticas para ahorrar energía, como aumentar la temperatura del aire de suministro del sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC) para que los servidores permanezcan conectados más tiempo y mejorar la vida útil del hardware. También puede reciclar o donar productos electrónicos.
La mejor manera de mantener la seguridad de los datos de forma sostenible es utilizar una solución de gestión de campo basada en la nube que almacene la información en un servidor dedicado. Cuando no se preocupe por mantener el alojamiento de los datos, podrá centrarse en mejorar su forma de trabajar.
