Cómo la digitalización en los servicios financieros optimiza la seguridad, las operaciones y el servicio al cliente

Aunque no hay nada intrínsecamente malo en los procesos manuales — como imprimir y enviar documentos por correo, almacenar papeles en armarios y recopilar datos mediante formularios físicos — , éstos pueden afectar a su cuenta de resultados. La compra de tinta, papel y sellos, así como el mantenimiento de impresoras y destructoras, pueden suponer un gasto considerable, sobre todo para las grandes empresas.

La automatización ayuda a reducir estos costes innecesarios -y a ahorrar tiempo a los empleados- convirtiendo los procesos cotidianos en flujos de trabajo. Un ejemplo es la automatización robótica de procesos (RPA), una automatización básica que utiliza "robots" de software para imitar las acciones humanas y ejecutar tareas repetitivas y mundanas con rapidez y sin apenas intervención.

Mediante un potente software de automatización de aprobaciones, puede autorizar o denegar el envío de formularios, enviar correos de notificación personalizados, reasignar tareas, solicitar información adicional y escalar problemas, todo ello con sólo pulsar un botón. Este tipo de digitalización impulsa la colaboración, aumenta la productividad y minimiza los retrasos.

Los servicios financieros tienen reputación de ser un sector seguro y optimizado, como demuestra la innovación de las apps orientadas al cliente, como la banca móvil y las plataformas de inversión. Y según Nick Bantick, consultor de automatización inteligente de DigiBlu, líder reconocido internacionalmente en automatización inteligente, "esta reputación no siempre se traslada al resto del negocio, donde hay muchas oportunidades de mejorar la eficiencia y la auditabilidad".

La digitalización y automatización de los procesos es absolutamente necesaria para estar a la altura del estándar establecido en las aplicaciones de salida al mercado. La estandarización de los datos es clave para aumentar la eficiencia y el cumplimiento de las mejores prácticas, y en DigiBlu utilizamos una combinación de herramientas, incluida Jotform Empresarial, para lograrlo. El impacto en la eficiencia operativa, los empleados internos y la experiencia del cliente es transformador."

Invertir en un creador de aplicaciones móviles sin código es otra forma segura de optimizar sus operaciones de servicios financieros. Estas ingeniosas herramientas ayudan a los profesionales de las finanzas de todos los niveles de programación a crear apps que almacenan datos financieros, mantienen a los colaboradores del proyecto en la misma página, realizan un seguimiento de los gastos de los empleados, funcionan como un panel de control del cliente y gestionan las finanzas personales.

Las aplicaciones ayudan a mejorar la experiencia del usuario, a diferenciarse de la competencia, a interactuar mejor con clientes y empleados y a agilizar la productividad. En función de sus necesidades, puede crear una aplicación para compartir mediante una simple URL o llegar a un público más amplio en Apple App Store y Google Play con una solución de aplicación nativa.

Como ya se ha mencionado, el software con funciones de firma electrónica puede ayudar a diversas instituciones financieras bancos, compañías de seguros y agencias de valores, a mejorar la confianza en la marca y la seguridad de los datos. Las Soluciones de e-firma también pueden acortar los ciclos de venta y facilitar los procesos internos al permitirle crear y personalizar contratos y documentos de confidencialidad reusables, monitorear, descargar, y guardar documentos firmados legalmente vinculantes; e incluir e-documentos en sus flujos de aprobación o apps.

La plataforma de firma electrónica adecuada le permitirá incluso establecer fechas de caducidad para sus documentos electrónicos, solicitando que sean firmados y devueltos en un plazo determinado. Esta función es especialmente útil si trabaja con un gran número de colaboradores, si dirige contratos vinculados a tipos de interés o a acontecimientos del mercado, o simplemente si necesita que los proyectos sigan avanzando.

Gracias a los sólidos creadores de formularios en línea, puede crear y compartir formularios para clientes, encuestas de opinión y otros documentos electrónicos totalmente personalizables y acordes con su marca desde la palma de su mano.

Sólo hay que elegir una plantilla ya hecha o crear un formulario desde cero, personalizarlo para adaptarlo a su marca, añadir campos de formulario y widgets atractivos, y compartirlo con sus empleados o clientes a través de un enlace o integrarlo en el sitio web de su empresa. Los mejores creadores de formularios en línea incluso se integran con las aplicaciones más populares del mundo, desde herramientas de gestión de proyectos hasta servicios de marketing por correo electrónico, para garantizar que el aspecto y los mensajes de su marca sean coherentes en los correos electrónicos, el sitio web, los anuncios, los correos y los paneles de control de los clientes.

Colaborar en el lugar de trabajo puede resultar bastante estresante como para tener que preocuparse de cómo definir funciones, asignar tareas, compartir documentos y recopilar y gestionar datos para que todo el mundo esté de acuerdo. Si a esto le añadimos colaboradores in situ y remotos, tenemos una receta para la posible falta de comunicación.

Sin embargo, si invierte en espacios de trabajo compartidos en línea, puede ayudar a los miembros del equipo a colaborar y comunicarse interna y externamente, tanto si trabajan in situ como si están en otra ciudad o fuera del país. Estas soluciones permiten a los usuarios crear equipos en línea, establecer permisos de acceso y crear, compartir y editar formularios, informes y contratos para permanecer conectados, mantener el cumplimiento y trabajar de forma más inteligente, no más dura.

La digitalización en los servicios financieros puede optimizar las operaciones automatizando todo el proceso de elaboración de informes, incluida la forma en que se recopilan, analizan y presentan los datos.

Supongamos que está pensando en lanzar una nueva división de planificación financiera en su banco, pero no está seguro de por dónde empezar. ¿Están sus clientes interesados principalmente en acumular, preservar o distribuir su patrimonio? Para averiguarlo, envíe una encuesta en línea a algunos de sus clientes más activos para comprender mejor sus necesidades y objetivos financieros, y si estarían interesados o no en conocer su oferta de productos.

Una vez recopilados los datos, utilice un creador de reportes para convertir las respuestas de la encuesta en informes visuales y pulidos que le ayuden a comunicar sus conclusiones a colegas y accionistas. En un abrir y cerrar de ojos, sabrá exactamente a qué fase de la planificación financiera deben dar prioridad sus equipos de ventas y marketing.

Lo mejor de todo es que, con el software de informes adecuado, podrá compartir los datos recopilados en tiempo real. De este modo, toda su organización -desde ventas y atención al cliente hasta control de calidad y marketing- dispondrá de la información necesaria para tomar decisiones informadas, pertinentes y actualizadas sobre qué productos ofrecer y cuándo lanzarlos.

Los consumidores esperan personalización de las marcas y suelen preferir las que ofrecen compromiso e interactividad -así como productos y servicios de alta calidad- a las que no lo hacen.

Estas experiencias a medida son posibles con la segmentación de clientes. Al enviar mensajes personalizados a los consumidores más adecuados a través de una amplia variedad de canales publicitarios, puede ofrecer servicios rápidos, económicos y precisos y, al mismo tiempo, garantizar que los clientes clave se sientan escuchados, vistos y valorados. Como resultado, es más probable que consiga clientes a largo plazo entre su público objetivo.

La rapidez de respuesta hace sentirse importantes a los clientes y reduce el riesgo de que lo contacten mediante otros canales, lo que podría duplicar su carga de trabajo. Al ofrecer un servicio rápido y fiable usted se diferenciará de la competencia.

Debido a la creciente preocupación del público por la privacidad digital, en los últimos años han ido apareciendo nuevas leyes y normativas, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y varias protecciones aplicadas por la Comisión Federal de Comercio de Estados Unidos.

El GDPR es la ley de privacidad y seguridad de datos más estricta del mundo, y exige a los responsables del tratamiento de datos que recopilen, procesen y eliminen correctamente la información personal -como el nombre, la dirección, el sexo, el origen étnico, etc.- o se expondrán a fuertes multas. Según el RGPD, si procesa datos, debe hacerlo de acuerdo con siete principios de protección de datos.

Parte del RGPD es el derecho al olvido, que otorga a los consumidores el derecho a pedir a las organizaciones que eliminen sus datos personales para minimizar el riesgo de filtración de datos y usurpación de identidad. Sin embargo, una organización sólo tiene que borrar los datos si, por ejemplo, ya no es necesario que la organización conserve los datos personales del individuo, la organización está utilizando los datos para marketing directo al que el individuo se opone, o la organización ha procesado los datos ilegalmente.

Al automatizar la gestión, el procesamiento, el almacenamiento y la eliminación de los datos de los clientes, las mejores soluciones de servicios financieros y herramientas de evaluación de riesgos le ayudan a cumplir con la normativa GDPR, el RTFB y otras leyes y normativas importantes de protección de datos. También permiten a los gestores de relaciones servir a los clientes con mayor eficacia, lo que se traduce en mayores ingresos y menores costes operativos.

Aunque la colaboración en el lugar de trabajo puede tener sus dificultades (por ejemplo, funciones y expectativas no definidas, rivalidades entre empleados, políticas de oficina), con el software adecuado, puede agilizar el servicio al cliente y optimizar la formación del servicio de asistencia dentro de su institución financiera.

Al dar acceso a los encargados a las listas de verificación de la formación de los empleados, a las plantillas de tests y pruebas de progreso y a los formularios de opinión de formadores y formados, puede garantizar unos niveles de servicio coherentes en toda la organización. Los espacios de trabajo y las bases de datos compartidos también pueden ayudar a los empleados a aprender a trabajar juntos para lograr objetivos comunes, a enfrentarse a personalidades y retos diferentes y a desarrollar la capacidad de escuchar activamente, lo que puede traducirse en un servicio de atención al cliente satisfactorio.

La tecnología puede ayudarle a hacer crecer y ampliar su negocio más rápido que nunca. Hoy en día, un contador público, un asesor financiero y un abogado fiscal pueden utilizar una solución de software integral, repleta de una amplia variedad de herramientas de colaboración, funciones e integraciones, para garantizar que sus clientes obtengan la mejor experiencia de servicio posible de principio a fin.

Para comprender mejor cómo puede utilizar la tecnología en su subsector específico, vea cómo tres tipos de instituciones financieras aprovechan las herramientas de productividad digital, el software de firma electrónica y los espacios de trabajo en línea compartidos para mejorar su eficiencia operativa.

Como profesional de servicios financieros, usted conoce la importancia de una planificación adecuada. Tanto si su cliente es un recién graduado universitario que necesita ayuda para elaborar un presupuesto, como si es el propietario de una pequeña empresa que va a pagar la nómina por primera vez o un inversor mayor que quiere diversificar su cartera, usted sabe lo importante que es recopilar primero los datos. Cuanta más información reciba de sus clientes -incluidos saldos de cuentas bancarias, objetivos, necesidades y expectativas-, más eficazmente podrá asesorarles.

Invertir en tecnología para su propia organización de servicios financieros sigue el mismo proceso. Si se reúne con sus principales ejecutivos y accionistas, identifica una visión tecnológica y un calendario de implantación, y lleva a cabo una investigación adecuada de las opciones disponibles, estará mejor preparado para encontrar la mejor solución para su empresa.