Cómo reducir costos y automatizar los procesos empresariales con e-firmas
Introducción
La automatización de los procesos empresariales contribuye a que las organizaciones controlen los gastos, incrementen la productividad y aumenten la rentabilidad. Además, crea una experiencia de cliente más cómoda y optimizada. Pero con el aumento actual de los costes operativos, la demanda de prácticas empresariales más sustentables y la necesidad de una mayor seguridad digital, la automatización de los procesos empresariales también se ha transformado en un requisito para seguir siendo competitivo en cualquier mercado.
Un proceso que se presta a la automatización es también uno de los que más tiempo consumen a cualquier organización: la firma. Afortunadamente, la tecnología de firma electrónica está automatizando estos procesos, facilitando la recogida de firmas, el almacenamiento en línea de documentos firmados, cumplir con las normativas y automáticamente notificar a las partes interesadas sobre el estado de un documento.
Estas funciones ahorran tiempo y reducen costes en todos los sectores y en todos los tipos de procesos empresariales, incluidos los contratos, las ventas, las finanzas, la incorporación, las liberaciones y las verificaciones.
Organizaciones como CivilLaw.Tech han reducido el tiempo y los costos de muchos de sus procesos de negocios simplemente implementando la firma electrónica.
Pronto, puede que ni siquiera sea factible exigir firmas físicas en su organización. Según un estudio realizado en 2022 por McKinsey, el 35% de los empleados puede trabajar desde casa a tiempo completo, mientras que el 23% puede hacerlo a tiempo parcial. Con tantos procesos de documentos digitales en marcha para adaptarse al trabajo remoto, la tecnología de firma electrónica es una parte vital del ecosistema digital de toda organización.
He aquí todo lo que necesita saber para automatizar los procesos de firma y reducir costos.
¿Qué es una e-firma?
¿Qué es una e-firma?
Una e-firma (también conocida como firma electrónica), es una versión digital de una firma física, o firma húmeda, que permite a las personas a firmar documentos en línea. Las e-firmas sustituyen a las firmas físicas para que el proceso de firma sea más rápido y cómodo. De hecho, muchas transacciones en línea no serían posibles sin esta tecnología.
Las e-firmas son típicamente creadas con software que permite a un usuario escribir o dibujar su firma con el ratón o el panel táctil. Se consideran jurídicamente vinculantes en la mayoría de los países y se utilizan ampliamente en sectores como el financiero, el inmobiliario y el sanitario para firmar contratos.
Por ejemplo, muchos bancos e instituciones financieras han implementado las e-firmas para permitir que sus clientes abran cuentas y completen otras transacciones remotamente. En el sector inmobiliario, las empresas dependen de las e-firmas para facilitar la firma de contratos sin necesidad de reunirse en persona.
En los últimos años ha aumentado el número de personas que trabajan desde casa, lo que ha generado una demanda sin precedentes de formas seguras y cómodas de firmar documentos electrónicamente. Como resultado, las plataformas de firma electrónica forman parte cada vez más de la vida cotidiana. De hecho, se espera que el tamaño del mercado mundial de la firma electrónica aumente hasta los 42,000 millones de dólares en 2030, frente a los 4,400 millones de 2021
Por qué las firmas físicas ya no bastan
Desde la década de 1980 y la llegada del sistema de oficina integrada, las operaciones de las empresas usan cada vez menos papel. En las décadas de 1990 y 2000, la adopción generalizada del correo electrónico, las redes cliente-servidor y los servidores web empresariales redujeron aún más la necesidad de imprimir copias en papel. Con la generalización de la informática en la nube y la tecnología móvil en la década de 2010, muchas organizaciones pudieron digitalizar aún más procesos críticos.
En la actualidad, casi todos los aspectos de nuestras vidas pueden gestionarse sin documentos en papel, pero seguimos necesitando acuerdos jurídicamente vinculantes, completos con firmas, para hacer negocios. Incluso el gobierno federal, famoso por su lentitud a la hora de adoptar la tecnología, está adoptando las herramientas de firma electrónica.
A finales de 2021, el Presidente Biden firmó una orden ejecutiva sobre la mejora de los servicios gubernamentales con tecnología, ordenando que las agencias federales digitalicen más sus interacciones con el público. La orden también ordena a las agencias federales que adopten un enfoque centrado en el cliente para la prestación de servicios.
Una de las formas en que la orden alcanzará este objetivo es fomentando un mayor uso de la tecnología de firma electrónica. Al adoptar soluciones de firma electrónica, los organismos federales pueden reducir la necesidad de documentos en papel y facilitar a los ciudadanos el acceso a los servicios en línea y su cumplimentación.
Beneficios de la e-firma: Cómo la tecnología reduce costos
La optimización de las transacciones en línea no solo mejora la experiencia del cliente, sino que permite a las organizaciones a ahorrar una cantidad significativa de tiempo y dinero. El modo en que la firma electrónica reduce costos puede ayudar a cualquier organización a mejorar su rentabilidad. He aquí cómo.
Cinco formas en que las e-firmas ahorran costos a las organizaciones:
- Reduced paper and printing costs
- Lower filing and storage costs
- Fewer disposal and recycling costs
- Faster document processing times
- Reduced risk of security breaches
Costos reducidos de papel e impresión
Cada año, las empresas gastan una media de 1,200 dólares en costos de impresión por empleado. Aunque muchas organizaciones ya han digitalizado gran parte de sus documentos para reducir el uso de papel, las soluciones de firma electrónica pueden ayudar a mitigar aún más los costes de impresión al eliminar la necesidad de firmas húmedas en copias impresas. Reducir el tiempo dedicado a imprimir, fotocopiar y otros procesos de gestión del papel también mejora la eficiencia y permite a los empleados centrarse en un trabajo de mayor impacto.
Menor gasto de clasificación y almacenamiento
Business.com estima que el empleado promedio necesita 120 pies cuadrados de espacio para trabajar, sin embargo, cada estación de trabajo solo necesita medir 50 pies cuadrados para satisfacer las necesidades de los empleados. Los 70 pies cuadrados adicionales suelen servir para otros fines, como espacio de almacenamiento. Reducir la cantidad de documentos en papel, sobre todo contratos o formularios firmados, puede reducir la necesidad de costosos inmuebles de oficina.
En un momento en el que muchas empresas se están volviendo totalmente remotas, la eliminación total del papel con soluciones de firma electrónica podría eliminar también la necesidad del costoso almacenamiento de documentos en papel por parte de terceros.
Menos gastos de eliminación y reciclado
Los documentos en papel que contienen información confidencial (como firmas) requieren una cuidadosa eliminación para evitar el robo de identidad. La destrucción interna de documentos puede requerir una cantidad considerable de trabajo, sin mencionar el gasto que supone la compra y el mantenimiento de los equipos. Los servicios de terceros suelen ser igual de costosos, y en el caso de las grandes empresas se estiman en más de $1,500 al mes.
Puesto que las e-firmas eliminan la necesidad de documentos en papel, también mitigan los costos de eliminación.
Mayor rapidez en la tramitación de documentos
Obtener una firma física requiere imprimir documentos, programar una reunión para firmarlos físicamente o enviar un documento por correo electrónico en formato PDF. El firmante tiene que asistir físicamente a la reunión o imprimir el PDF para firmarlo, luego volver a escanear el documento y enviarlo de nuevo por correo electrónico. Pero la gestión de documentos aún no está completa, ya que los documentos en papel deben escanearse para su almacenamiento digital seguro.
Las firmas electrónicas eliminan casi todo este trabajo manual al permitir que la firma se realice a través de una plataforma en línea segura a la que se puede acceder desde cualquier lugar con conexión Wi-Fi.
Seguridad mejorada
Los documentos en papel requieren un almacenamiento físico seguro, así como una eliminación costosa y lenta para evitar robos y proteger la información confidencial. Los documentos digitales, incluidos los que requieren firma, son de más difícil acceso para los agentes malintencionados, incluso cuando se almacenan en la nube. Esto puede proteger a los consumidores del robo de identidad y a las organizaciones de las multas por fallos de seguridad.
Automatización de e-firma: Cómo funciona
Tradicionalmente, recoger y archivar firmas requiere muchos pasos y trabajo manual. Una de las razones por las que las soluciones de e-firma son capaces de generar un ahorro de gastos tan impresionante es porque automatizan gran parte de ese trabajo. Lo mejor de todo es que las soluciones de firma electrónica pueden crear flujos de trabajo de firma desde cero o integrarse en los procesos automatizados que una empresa ya tiene establecidos.
He aquí algunas de las funciones de automatización de las soluciones de e-firma:
7 ventajas de adoptar e-firmas
- Automate requests, updates, and confirmations
- Trigger communications from workflows
- Identify and remove bottlenecks
- View and share embedded digital paper trails
- Avoid version control with digital updates
- Experience faster overall processing times
- Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage. This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
- Trigger e-signature requests automatically. Many onboarding processes and other workflows that involve a lot of documents have already been automated with various platforms, but still require in-person signatures. When organizations add an e-signature solution to the mix, they can set e-signature requests to trigger automatically during the workflow, so recipients can sign on the spot. E-signature solutions allow organizations to fully automate entire document workflows instead of disrupting processes for wet signature collection.
- Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review. Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
- Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted. The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
- Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign. Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
- Enhance accessibility independent of location and time. Modern e-signature solutions are cloud-based, so users can access them anywhere they have a Wi-Fi connection. All documents and signing tools are available only online rather than on a computer-based software platform, so users can manage and sign documents whether they’re on their desktop computer, laptop, tablet, or smartphone.
- Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail. All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
- Enable easier version control. Traditionally, when PDFs of documents are emailed to recipients, senders must distribute a new version if they update it. On any cloud-based platform, there’s only one live version of a document, regardless of how many times it’s been distributed and to whom. Users simply make changes to the one document file on the platform, and the changes automatically update for whoever has the link.
- Speed up processing times. All of these automations streamline and speed up every aspect of signature collection and document management. Automatic notifications eliminate delays that can occur while distributing documents, enabling faster response times. Filing happens automatically after the final signature is accepted, preventing bottlenecks from stopping next steps in a process.
Dónde utilizar firmas electrónicas
Dada la comodidad, eficacia y seguridad que ofrecen, las plataformas de e-firma pueden ser útiles en muchos sectores diferentes. Pueden utilizarse prácticamente en cualquier sector que requiera que las personas firmen documentos. Estos son algunos de los principales casos de uso.
Recursos humanos
Los departamentos de recursos humanos pueden utilizar la tecnología de e-firma para facilitar la firma electrónica de las cartas de oferta, acuerdos de confidencialidad, y manuales del empleado. Esto puede ahorrar tiempo y recursos al eliminar la necesidad de que los equipos de RR.HH impriman, firmen y escaneen estos documentos. La tecnología de firma electrónica también puede utilizarse para las evaluaciones de rendimiento, los formularios de inscripción en prestaciones y las actualizaciones de las políticas de la empresa para recoger las firmas y el consentimiento necesarios.
Otra forma en que los departamentos de RR.HH. pueden utilizar la tecnología de firma electrónica es para realizar un seguimiento del progreso de un empleado durante su incorporación. Las plataformas de firma electrónica suelen incluir funciones que permiten a los departamentos de RRHH ver qué documentos han sido firmados y por quién, lo que garantiza que todos los documentos necesarios se completen a tiempo.
Departamentos de ventas
Los departamentos de ventas son muy conscientes de la importancia de eliminar tantos obstáculos como sea posible a la hora de cerrar un trato. Gracias a la tecnología de firma electrónica, los equipos de ventas pueden hacer un seguimiento rápido del estado de las propuestas, revisar y reenviar contratos y cláusulas, y designar al firmante o firmantes adecuados en función del importe de la compra u otros criterios.
El beneficio añadido de automatizar los procesos de venta con la tecnología de firma electrónica es que ofrece al personal de ventas más tiempo para generar ingresos conectando con los prospectos y convirtiéndolos en clientes. Además, al ofrecer una experiencia de firma fluida y elegante, las nuevas relaciones con los clientes empiezan por el buen camino.
Educación
Las instituciones educativas, como colegios y universidades, pueden utilizar la tecnología de e-firma para procesar electrónicamente una amplia gama de documentos, como expedientes académicos, documentos de matrícula, formularios de registro, formularios de ayuda financiera, etc.
Los departamentos de asuntos académicos pueden utilizar plataformas de e-firma para facilitar la firma de los documentos de admisión y matriculación de nuevos estudiantes. Esto puede ahorrar a todas las partes implicadas la molestia de concertar citas en persona para revisarlo todo.
La tecnología de firma electrónica puede incluso recoger firmas para las hojas de permiso, sin depender de que los alumnos lleven un papel a casa para que sus padres lo revisen. En su lugar, los profesores y administradores pueden enviar por correo electrónico enlaces a las hojas de permiso directamente a los padres y recoger sus firmas en línea. Esto no sólo es más económico y cómodo, sino que también puede evitar que los alumnos falsifiquen las firmas de sus padres.
Gobierno
Los organismos públicos pueden utilizar e-firmas para facilitar la firma de una amplia gama de documentos, como contratos, formularios y solicitudes de asistencia. La tecnología es especialmente útil para hacer más cómodos los servicios como la concesión de permisos, el pago de prestaciones, la declaración de impuestos y la tramitación de pasaportes y licencias. Los organismos pueden digitalizar formularios relacionados con prestaciones por desempleo, seguridad social y otros tipos de asistencia, eliminando la necesidad de citas en persona.
Para servicios que siguen requiriendo registros físicos, como completar las solicitudes TSA PreCheck o renovar los permisos de conducir, los empleados pueden utilizar la tecnología de firma electrónica en el lugar de trabajo para capturar rápidamente firmas digitales, en lugar de tener que escanear documentos físicos firmados para crear un registro digital.
Proveedores de servicios de salud
Los centros de salud pueden utilizar plataformas de firma electrónica para facilitar la firma de formularios de consentimiento e historia clínica. El personal de recepción de las clínicas y otros centros sanitarios puede agilizar el proceso de registro utilizando soluciones de e-firma con formularios como estados financieros y acuerdos de pago, eliminando la necesidad de escanear posteriormente el papeleo entintado. De hecho, durante la pandemia de COVID-19, muchos proveedores empezaron a exigir que los pacientes completaran los procesos de registro en aplicaciones móviles, incluso antes de entrar en la consulta para evitar un contacto físico innecesario.
En la sala de emergencias, las e-firmas pueden utilizarse para firmar resúmenes de altas, notas de evolución y otros tipos de documentación del paciente, lo que facilita el seguimiento del cumplimiento. El personal de enfermería y otros trabajadores pueden utilizar la tecnología para completar sus propias firmas internas y reducir el papeleo.
Organizaciones benéficas
Las organizaciones sin fines de lucro y las benéficas pueden utilizar las tecnologías de e-firma para todo, desde la aceptación de donativos hasta las renuncias a eventos, los contratos de voluntariado y mucho más. Los gestores pueden utilizar esta tecnología para firmar contratos con proveedores, socios y otras organizaciones sin necesidad de perder el tiempo con el intercambio de correos electrónicos.
Las plataformas de e-firma también pueden facilitar la firma de solicitudes de subvención, formularios de donación y otros documentos críticos. Con tantos contratos en proceso en un momento dado, una plataforma de firma electrónica es especialmente útil para ayudar a los gestores de organizaciones sin ánimo de lucro a comprobar el estado de cada documento y encontrar rápidamente lo que aún necesita revisión o firma.
En general, las plataformas de e-firma son una valiosa herramienta para agilizar los procesos de firma de documentos en cualquier sector imaginable. La tecnología puede ser la clave para una oficina totalmente digital y automatizada.
Preparación para la e-firma
Ahora que ya sabe cómo la firma electrónica puede beneficiar a su organización, probablemente se esté preguntando cómo integrarla en sus procesos documentales. Para ello, necesita entender qué hace que las e-firmas sean legalmente vinculantes y qué tipo de plataforma necesita para gestionarlas.
El marco jurídico de las e-firmas
Las e-firmas son una herramienta relativamente nueva, y las leyes y regulaciones que la respaldan siguen evolucionando. En Estados Unidos, la legislación sobre firma electrónica se basa en dos leyes:
- La ley uniforme de transacciones electrónicas (UETA), aprobada en 1999, reconoce las firmas electrónicas como equivalentes a las firmas manuscritas de tinta. Esto permite a las partes formalizar contratos y realizar negocios en línea, de la misma forma que lo harían con los documentos tradicionales en papel. La UETA otorga reconocimiento legal a las firmas y registros electrónicos al establecer que son admisibles como evidencia ante los tribunales. Asimismo, establece que a las firmas electrónicas no se les puede "negar efecto legal o fuerza ejecutiva" solo porque estén en formato electrónico. Resumiendo, la UETA especifica que un contrato u otro documento legal firmado electrónicamente tendrá la misma validez que un documento firmado con una firma manuscrita en papel.
- La Ley de firma electrónica (E-Sign Act) aprobada en 2000, regula el uso de firmas electrónicas en EE.UU. Permite a las partes utilizar medios electrónicos para crear, almacenar y firmar documentos y realizar negocios electrónicamente, tal como lo harían con documentos tradicionales en papel. Esta ley se traslapa con la UETA. Sin embargo, la Ley de firma electrónica se aplica a las transacciones que implican comercio interestatal o exterior, mientras que la UETA se aplica a las transacciones que tienen lugar dentro de un solo estado.
Otras normativas también han dado forma a las leyes de e-firmas en todo el mundo. El Parlamento Europeo promulgó el Reglamento eIDAS en 2014, que define el marco jurídico para el uso de la firma electrónica en la Unión Europea, incluyendo quién y qué entidades pueden aprovechar la tecnología y en qué circunstancias. En Australia, el gobierno aplicó la Ley de transacciones electrónicas en 1999, que actualiza retroactivamente las leyes que obligan a los ciudadanos a presentar una firma manuscrita permitiéndoles firmar electrónicamente.
Cualquier organización que realice negocios en Europa, Australia u otras regiones, debe investigar las leyes locales sobre firma electrónica para garantizar su cumplimiento.
Qué hay que buscar en una plataforma de e-firma
Existen muchas soluciones de software de e-firma en el mercado, pero no todas ofrecen el mismo nivel de comodidad e impacto. Cuando evalúe las distintas opciones, busque una plataforma de firma electrónica que cumpla estos criterios.
- Simple to adopt. The e-signature platform should be cloud-based and should run on any operating system or mobile device. The software should be no-code so that any user can set it up without any technological expertise and you don’t waste valuable time and resources setting it up and training staff to use it. The user interface should be straightforward and intuitive to navigate.
- Easy to integrate. If your organization already uses automation for your business processes, you’ll need an e-signature solution that plays well with your existing systems.
- Secure. The platform should have stateof-the-art data encryption and storage capabilities to keep user information secure. Look for platforms that have a demonstrated history of meeting evolving security standards. Check for integrations with your existing single sign-on provider for an added layer of security.
- Legally compliant. The software you choose should state whether or not they are compliant with existing regulations for e-signatures. E-signature platforms used in the healthcare industry in the United States should also be HIPAA compliant.
- Unlimited. The solution you choose should be able to grow with your organization over many years. Your e-signature solution should allow your organization to collect an unlimited number of signatures, so you are not penalized for your success by paying more as your business grows. Additionally, you should be able to keep an unlimited number of records, so storage is never an issue.
- Clear cost structure. Many e-signature vendors have complex pricing structures based on cost per document or the amount of storage space available. These pricing methods can make it challenging to estimate the actual cost of the solution and determine ROI. Look for a solution that offers straightforward and transparent pricing to avoid unexpected fees.
- End-to-end. The best e-signature solutions do more than enable users to collect signatures online — they allow organizations to manage and automate many of their document processes. Opting for a full, end-to-end solution will help consolidate vendors and reduce overall operating costs, while eliminating issues that could arise from incompatibility between different software.
Jotform Firmas: La plataforma de e-firma preparada para el futuro
La firma electrónica mejora la comodidad, la eficacia y la seguridad de cualquier tipo de transacción, tanto para los firmantes como para los signatarios. Incorporar soluciones de e-firma en toda la organización es clave para aprovechar todas las ventajas de la tecnología, como la mejora de la productividad y la reducción de costes.
Jotform Firmas faculta a los usuarios para automatizar todos los aspectos de la obtención de firmas electrónicas, desde la creación de documentos y flujos de trabajo hasta el almacenamiento seguro en la nube. Esta versátil plataforma, que forma parte del paquete de soluciones Jotform Empresarial, puede mejorar tanto la eficiencia que los usuarios son capaces de reducir la duración de muchos de sus flujos de trabajo de firma a tan solo 1.8 días en promedio. Para una configuración rápida e implementación sencilla, la plataforma se integra perfectamente con muchas plataformas de terceros que los usuarios pueden tener ya instaladas.
Los clientes, y las organizaciones que les prestan servicios, merecen comodidad a la hora de firmar y gestionar documentos. Las soluciones de firma electrónica no solo ahorran tiempo y dinero, sino que mejoran la experiencia de firma para todos los implicados.
The best e-signature solutions enable end-to-end document management and automation.
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