15 Funcionalidades PDF que debería conocer

Ingeniar con nuevas ideas usualmente requiere que nosotros aquí en Jotform pensemos en cómo poder hacer que las cosas funcionen más fácilmente –  no sólo los formularios o la colección de datos – sino hacerle más fácil el trabajo a las personas que utilizan nuestros productos todos los días.

Esto significa que cada producto o funcionalidad que creamos es diseñada con una variedad de trabajadores en mente, desde trabajadores de campo y profesionales de IT, a voluntarios en empresas sin fines de lucro, hasta organizadores de campamentos de verano.

Pero aún con tantas funcionalidades únicas integradas en nuestros productos, es bien fácil pasar alguna por alto, o dos, para que ayude a hacer su flujo de trabajo más fácil y remover un paso del mismo.

Jotform Editor de PDF no es muy diferente.

La información que colecta de sus formularios en línea no está destinada solamente a vivir en su cuenta de Jotform. Con la ayuda de algunas funcionalidades de PDF prácticas, puede aprovechar al máximo la información recolectada por medio de sus formularios.

Le daremos un recorrido por algunas de las funcionalidades que son nuestras favoritas que pueden ayudarle a ahorrar tiempo, permitirle compartir la información adecuada, y reducir la cantidad de datos manuales que tenga que ingresar.

1. Genere al instante PDFs con los envíos de sus formularios

El Editor PDF de Jotform permite a todos los usuarios de Jotform convertir la información enviada a través de un formulario en PDFs refinados y profesionales que pueden ser compartidos, archivados y reinventados fácilmente usando nuestras funcionalidades integradas. Ya que los documentos en PDF en el Editor de PDF de Jotform están enlazados a formularios específicos en línea, cualquier envío entrante puede ser utilizado al instante para crear múltiples documentos PDF.

2. Más de 600 plantillas listas para ser utilizadas de inmediato

El editor de PDF de Jotform puede tener solamente un año de haber sido creado, pero con la ayuda de nuestros diseñadores y los usuarios de Jotform que han guardado sus plantillas para que la puedan utilizar otros usuarios, ahora tenemos más de 600 de estos documentos prediseñados guardados en nuestra galería de plantillas.

Estas plantillas, que cubren todo desde aplicaciones para becas hasta propuestas, pueden ser aplicadas a un nuevo formulario o a uno existente y fácilmente ser modificado con el Editor de PDF de Jotform para llenar sus necesidades específicas.

3. Permita a las personas descargar una copia PDF de su comunicación

Esta funcionalidad está localizada en el Creador de Formularios de Jotform y está disponible cuando está creado un PDF rellenable. Puede habilitar esta opción mientras crea una respuesta automática que será enviada a las personas que llenen este formulario.

Una vez opte por enviar un PDF con envíos como un archivo adjunto en un email para su respuesta al instante, solamente pulse en el documento PDF que está asociado con el formulario. Pulsando en la selección de PDF le permitirá abrir el documento en el Editor de PDF de Jotform. Después de esto decidirá si quiere habilitar la protección de contraseña para su PDF que está asociado a su respuesta automática.

Cuando las personas llenen su formulario, una respuesta automática con un adjunto de los envíos va ser enviado directamente a su email. Este archivo adjunto, a cambio, mostrará las respuestas en el documento PDF que usted creó para el formulario en el Editor de PDF de Jotform.

4. Sincronice sus PDFs a herramientas de software de terceros.

Si ya ha probado el Creador de formularios, probablemente ya sabrá que puede conectar los envíos a una variedad de herramientas y plataformas a través de integraciones de terceros.

Ya que los documentos PDF creados en el Editor de PDF de Jotform están atados a formularios específicos, cualquier información sometida que es transferida como un PDF a las herramientas de software de terceros, incluyendo Dropbox y Google Drive, automáticamente aparece en el formato del documento que usted creó en el Editor de PDF de Jotform.

5. Añada metadata de los envíos de su formulario a su PDF

A veces necesita alguna información a nivel granular de las personas que llenarán su formulario, tal como su dirección IP, la ID de su envío, o la fecha y hora de cuándo se recibió.

Con el Editor de PDF de Jotform, puede arrastrar y soltar cualquiera de estos tres elementos en el documento que está creando.

Esto puede ser particularmente útil si necesita guardar una copia del envío para sus registros y compartirlo con miembros de su equipo.

6. Cree una plantilla en PDF para ahorrar tiempo

Si ha creado un documento PDF y quiere aplicar el formato a otros formularios que tiene en fila, crear una plantilla reutilizable es un respiro.

Si quiere que la plantilla de PDF sea para su uso solamente, asegúrese de que sea marcada como “Plantilla Privada” antes de que guarde el documento. Crear una “Plantilla Pública” mandará una copia de su documento que tiene borrada información personal a la galería del Editor de PDFs de Jotform, donde cualquier persona puede encontrarlo y utilizarlo.

7. Comparta su PDF elaborado con otros usuarios

Si ha diseñado un PDF genial y útil y quiere mostrar sus habilidades de diseño a otros usuarios de Jotform, solamente guarde el documento como una “Plantilla Pública” para que sea agregada a la galería de plantillas del Editor de PDF de Jotform.

8. Añada logotipos u otras imágenes para crear PDFs profesionales

Uno de los beneficios más populares del Editor de PDF de Jotform es su habilidad de crear documentos PDF profesionales con marca en un chasquido. Todo lo que tiene que hacer es utilizar la funcionalidad de arrastrar y soltar para seleccionar un campo de imagen y colocarla en su PDF.

Luego solo halle una imagen que le guste y cárguela a su pdf que ya tiene marca.

9. Controle el acceso a su PDF con una clave

Si maneja y comparte información sensible, como formularios bancarios, formularios de aplicación, o formularios de aplicación médica, restringir acceso a los documentos PDF creados con envíos en el formulario es un resguardo para ojos curiosos.

El Editor de PDF de Jotform le permite habilitar una clave para protección en cualquiera de los documentos PDF que cree con los envíos. Puede hallar esta opción en el menú del Editor de PDF de Jotform para personalizar y cambiar los ajustes de distribución de su documento.

Desplace a través del menú de opciones y pulse en la casilla para protección con contraseña. Una vez se haya hecho esto, solamente ingrese la contraseña que quiera utilizar y duerma tranquilo de que sus documentos están siendo protegidos con una capa extra de seguridad.

10. Colecte e-firmas e inclúyalas en su PDF

Ya sea que esté creando un certificado o trazando el marco general para un contrato extenso, el reservar espacio para e-firmas asegura que sus documentos sean legalmente vinculantes.

El Editor de PDF de Jotform le permite incluir múltiples campos de firmas electrónicas en su PDF. Estos campos en blanco se generan automáticamente cuando los documentos que están enlazados a su documento contienen firmas electrónicas.

11. Utilice un enlace dedicado o email para compartir su PDF

Bastante parecido a nuestro Creador de Formularios de Jotform, el Editor de Jotform le permite decidir cómo sus documentos profesionales y refinados deben ser compartidos con otras personas.

Podría, para empezar, utilizar un enlace dedicado para compartir sus documentos personalizados en una publicación en medios sociales, una app de mensajería, email, o publicación de un blog.

El Editor de PDF de Jotform también le permite enviar su PDF en un email con un enlace dedicado y personalizar el mensaje que va con él.

La mejor parte es que las dos opciones de compartir este documento tienen lugar dentro del Editor de PDF de Jotform, para que pueda seguir con su trabajo una vez que su documento haya sido compartido.

12. Imprima su documento al instante 

Aún en este tiempo donde mucha de la información es almacenada, consumida, o compartida en dispositivos digitales, todavía hay valor en tener impreso un documento PDF y tenerlo listo solo por si acaso la tecnología falle cuando más lo necesite.

Para este fin, puede imprimir rápidamente su PDF mientras todavía esté utilizando el Editor de PDF de Jotform.

13. Cambie sin problemas entre envíos del mismo formulario.

Este atajo integrado en su Editor de PDF de Jotform está diseñado para cambiar de tarea, abrir otro envío del mismo formulario, y comenzar a crear otro documento refinado en PDF.

Esto elimina la necesidad de que usted salga del Editor de PDF de Jotform, navegar por el tablero de control de su cuenta y abrir otro envío del mismo formulario en el Editor de PDF de Jotform. Localizar el envío que quiere abrir también es fácil ya que la lista de envíos en el Editor está organizada por fecha y en el orden en que los recibieron.

14. Convierta un formulario en línea en un PDF rellenable.

Los documentos PDF rellenables incluso proporcionan maneras de colectar la información que necesita, ya que estos documentos pueden ser publicados en sus páginas web y adjuntados a sus emails.

Jotform, por su parte, hace más fácil para sus usuarios el convertir un documento en línea existente en un PDF rellenable. Éste proceso se lleva a cabo en el tablero de control de su cuenta de Jotform, en donde se encuentran listados todos los formularios.

15. Descargue todas los envíos en PDF

Abrir y descargar un documento PDF a la vez, puede ser definitivamente frustrante y tedioso. A todos nos ha pasado, pero eso no es una preocupación al utilizar el  Editor de PDF de Jotform.

Ya que su documento personalizable está enlazado al formulario, todos los envíos que se han descargado tendrán el mismo formato bosquejado por su PDF. Todas los envíos serán comprimidos en un archivo .zip y enviados al email asociado con su cuenta de Jotform.

Conclusión

Al final del día, el Editor de PDF de Jotform utiliza el poder de recolección de datos de nuestra herramienta para crear documentos profesionales y fáciles de compartir que pueden ser descargados, impresos, y compartidos con facilidad.

Con Jotform, tiene el poder de una herramienta de recolección de datos potente en su bolsa trasera y un flujo de trabajo con generador de documentos a su disposición que es insuperable.

Pruebe el Editor de PDF de Jotform gratuitamente para poder ver cómo estamos redefiniendo la manera en que la información está siendo colectada y compartida.