Cómo crear una encuesta de pulso para empleados

En los años recientes, las compañías se han dado cuenta de cuán importante es la participación de los empleados en el desempeño global, satisfacción de equipo, y la retención de los empleados. Empoderar a los empleados para que compartan sus opiniones abre el camino para los profesionales de recursos humanos y el liderazgo de la compañía para tomar decisiones bien informadas sobre el futuro de la organización.

Una de las herramientas más utilizadas para adquirir, entender, y monitorear los comentarios de los empleados es una encuesta de pulso. Las encuestas de pulso son una excelente manera de suplementar las encuestas anuales de los empleados de una manera más frecuente a lo largo del año.

Este post lo guiará a través de la definición de encuesta de pulso (y lo más importante, lo que no es), los beneficios de la encuesta, y cómo crear una encuesta de pulso para empleados que satisfaga sus necesidades.

¿Qué es una encuesta de pulso?

Una encuesta de pulso es una encuesta que contiene solo unas cuantas preguntas cortas para recopilar los comentarios de los empleados con respecto a un tema en particular en el curso de un determinado período de tiempo. La frecuencia de las encuestas de pulso pueden variar de semanales a trimestrales. Debido a su alta frecuencia, las encuestas de pulso deben ser breves y no deben tomar más de unos cuantos minutos para terminarlas.

El formato corto distingue las encuestas de pulso del otro tipo de encuestas de empleados que son más largas y más formales y que se llevan a cabo anualmente. Donde las encuestas anuales abarcan muchas preguntas que cubren una gama de funcionalidades organizacionales e iniciativas, las encuestas de pulso anulan una iniciativa o tema para verificar las opiniones de los empleados con respecto a un tema. Le dan a usted un “pulso” de cómo está el sentir de los empleados en cierto tiempo en particular.

Las encuestas anuales son valiosas en su propio derecho. Les ayuda a los administradores a obtener las sutilezas de la cultura de la compañía y dirección organizacional. Sin embargo, con muchas preguntas vienen una gran cantidad de recopilación de datos y análisis – esto ni siquiera es un factor en el plan de acción basado en los resultados de la encuesta. Cuando se considera toda la preparación y trabajo post-encuesta involucrada en el proceso, haciendo los datos de la encuesta anual significativos en la vida real puede tomar bastante tiempo.

Ingrese la encuesta de pulso, que permite a sus empleados proporcionar los comentarios críticos que quieran durante el año. Puede rápida y fácilmente construir encuestas de pulso, y personalizarlas para que satisfaga sus necesidades.

Con más datos recolectados en tiempo real, su equipo puede ser más ágil, y de ser necesario, ser capaces de actuar en la retroalimentación resultante para un tema provisto. Piense en esto de la siguiente manera: Si las encuestas anuales son las ruedas, entonces las espigas internas son las encuestas de pulso que aseguran que se está dirigiendo en la dirección correcta.

¿Cuáles son los beneficios de una encuesta de pulso, y por qué lo necesita?

Ahora que tenemos la definición de una encuesta de pulso, hablemos un poco de por qué es beneficiosa (y necesaria) para su organización, su liderazgo y su equipo de recursos humanos.

Probablemente todos concordamos que ninguna organización debería tomar una decisión crucial de negocios sin primero entender cómo va a afectar a sus usuarios. Bueno, sus empleados son sus usuarios principales.

La participación consistente y los comentarios de sus empleados es crítica, y tomar un “pulso” de cómo se sienten les muestra de que está invirtiendo en sus contribuciones y desarrollo. Cuándo los empleados saben que lo que piensan no solamente es valorado sino que se toma en cuenta para guiar las decisiones del negocio, se comprometen más al trabajo.

A lo largo de los años, ha habido un montón de reportes de la correlación entre el compromiso de los empleados y una productividad organizacional más alta.

El reporte Gallup más reciente sobre el Estado del lugar de trabajo estadounidense muestra que los negocios con unidades más comprometidas miran un incremento del 17% en productividad y un 59% más bajo de cambio de empleados que las unidades de negocio menos comprometidas.

Uno de los mayores beneficios de las encuestas de pulso es la habilidad de mantener a los empleados comprometidos en una base consistente. Cuándo los empleados se sienten de esta manera, sienten una sensación de propiedad para con la empresa, y se vuelven más satisfechos, porque saben que son apreciados. Los empleados se sienten informados con respecto a la empresa, por que sus decisiones ayudan a esa información. Como resultado, tiene miembros del equipo que están alentados a ir más allá en sus roles.

Un poco después, resaltaremos maneras para asegurar que los empleados continúen respondiendo a las encuestas y se mantengan comprometidos.

Hablando de respuestas, otro beneficio de las encuestas de pulso es la tasa de respuesta. Las encuestas de pulso, por lo general, tienen una tasa de respuesta del 90-100%, mientras que las respuestas anuales comúnmente tienen tasas de respuesta de 30 a 40%.

Hablábamos antes de la relación entre rueda /eje de los dos tipos de modelos encuesta; estas estadísticas resaltan que tan importantes son las encuestas de pulso en obtener más respuestas de manera que usted puede pintar un cuadro más claro de los resultados al departamento de Recursos humanos y liderazgo ejecutivo.

Y no termina ahí, las encuestas de pulso también le permiten:

• Sumergirse muy adentro de temas y problemas. Centrando toda la encuesta ,(aunque sea corta), en un tema que alerta a los empleados en un área de necesidad y cree impulso para el cambio.
• Alimentar la planificación de acciones. Las opiniones colectivas en una idea específica llenan las brechas necesarias para modelar un plan integral de acción que represente a todos los involucrados.

Cómo crear una encuesta de pulso que encaje con sus necesidades

Ahora que sabemos de lo que se tratan las encuestas de pulso, y por qué son importantes para su organización, exploremos cómo podemos crear una encuesta de pulso efectiva.

Ya sea que esté creando su primera encuesta de pulso o la cincuenta, es importante tener en mente que hay diferentes factores que pueden hacer o deshacer su encuesta. Qué preguntas incluir, como presenta las preguntas, qué tan seguido manda sus encuestas, y que hace con la información recopilada, todo juega una parte importante en la creación de la encuesta que encaja en las necesidades específicas de su organización y asegura una tasa de respuesta alta.

Qué preguntas incluye

Las encuestas son únicas porque no solamente miden el compromiso sino porque ayudan a generar ese compromiso también. Las preguntas que incluya en su encuesta dependen de sus metas y de su compañía. Sin embargo, en algunas áreas es una buena idea enfocarse en una encuesta de pulso que incluya la satisfacción de sus empleados, ( así como se relacione con el tema de enfoque), cultura, la confianza en la administración y el rol de liderazgo en la iniciativa, comunicación, y oportunidades de crecimiento personal relacionadas, o las actitudes con respecto al tema tratado.

Adicionalmente, aquí se encuentran algunas preguntas esenciales para el compromiso de los empleados que le ayudarán a obtener esa información tan deseada.

Cómo presentar las preguntas que incluye en las encuestas

• Escala Likert
  • ¿Qué es? Una escala Likert es una escala de 5-7 puntos en una escala que usualmente mide el nivel de acuerdo de un usuario con un tema o una declaración. Esta escala también puede ser utilizada para medir frecuencia, calidad, y probabilidad.
  • ¿Por qué las respuestas de la escala Likert importan para las encuestas de pulso? En lugar de un simple sí o no, las escalas de Likert cubren una gama de opiniones. Ofrecen datos cuantitativos, que pueden ser revisados y analizados fácilmente.

• Escala Dicotómica
  • ¿Qué es? La escala dicotómica es una escala de dos puntos con opciones que son opuestas (i.e sí/no y justo/injusto). Este tipo de escala de respuesta requiere que el usuario se comprometa a una elección de una manera o de otra.
  • ¿Por qué las respuestas de la escala dicotómica importan para las encuestas de pulso? Simplemente, porque estás preguntas son cortas y fáciles de responder. Las preguntas dicotómicas deben ser usadas solamente si existen dos respuestas de las cuales escoger, en oposición a las preguntas formuladas para determinar el nivel de una emoción o sentimiento.

• Preguntas abiertas
  • ¿Qué son? Una pregunta abierta permite al usuario proveer comentarios en sus propias palabras.
  • ¿Por qué las respuestas abiertas importan para las encuestas de pulso? Estas respuestas son importantes para recopilar comentarios cualitativos; ayudan a consolidar los datos recopilados de otras fuentes en la encuesta.

Tomando en cuenta que las encuestas de pulso deben ser cortas y rápidas de terminar, sugerimos utilizar una combinación de estos tipos de preguntas con no más de una o dos preguntas abiertas para incrementar el número de respuestas.

¿Qué tan seguido debe enviar sus encuestas?

Las encuestas de pulso son cortas y se utilizan para trazar el curso de un tema a lo largo del tiempo o para la respuesta rápida a una iniciativa. Pero debe tener cuidado con su cadencia: utilizarlas demasiado o no utilizarlas lo suficiente puede redundar en niveles de compromiso bajos (o lo que es peor, la pérdida de la confianza de los empleados).

Aquí se muestran algunas de las reglas con respecto a la frecuencia de las encuestas:

• Las encuestas de pulso deberían enviarse ya sea cada mes o cada semana para que pueda identificar con precisión algún cambio.
• Entre más corta sea su encuesta, más frecuentemente puede utilizarla; entre más larga sea su encuesta menos frecuentemente debe enviarla.
• Conduzca sus encuestas lo tan frecuentemente como le sea posible de manera que sus empleados puedan dar opiniones significativas, pero tan frecuentemente que no le permitan actuar sobre los resultados obtenidos de los cuestionarios.

¿Qué hacer con la información obtenida?

Como mencionamos anteriormente, las encuestas de pulso gozan de tasas de respuestas más altas y de compromiso. Pero para poder tener estos índices altos, asegúrese de que sus empleados mantengan el enfoque, y que esto garantice que las encuestas para su departamento sean exitosas, debe tener algunas guías en mente.

Colectar información. Colectar y organizar la información que hemos capturado puede consumir mucho tiempo, y ser un proceso de vaivén. Cuanto más rápido colecte la información (ya sea que se esté recolectando por medio de teléfonos inteligentes o por computadoras) y la acomode a un formato fácil de entender, más rápido su equipo podrá actuar con respecto a los resultados obtenidos.

Sea transparente. Asegúrese de compartir la información que ha colectado con todos los equipos que sean relevantes. También, incluya un resumen del progreso desde la última encuesta, ya que el equipo quisiera conocer acerca de los hallazgos obtenidos de las opiniones anteriores. El equipo de liderazgo se sentirá satisfecho de que los empleados están compartiendo y ayudando a la empresa a crecer. Los empleados se sentirán más seguros en el lugar de empleo, sabiendo que la información fluye libremente y que las decisiones no se toman de una manera parcial.

Tome acción. Compile los resultados de su encuesta de pulso y convierta esos datos en perspectivas de tal manera que pueda elaborar planes de acción que se alineen con la compañía entera. Cuando los planes de acción son significativos y resultan de las opiniones de los empleados, los miembros de los equipos agradecen la inversión que se está haciendo en ellos y se vuelven más comprometidos.

Jotform ofrece más de 300 plantillas de encuestas, haciendo más fácil colectar la información que necesita. Puede utilizar las plantillas de encuestas o empezar desde cero con una encuesta básica utilizando sus propias preguntas de colaboración de sus empleados para encuestas.